HR FOUNDATION · KHÓA HỌC TUYỂN DỤNG · BÀI TẬP TỔNG HỢP
Từ một yêu cầu tuyển người đến ngày người mới bắt đầu làm việc, HR cần nối được nhiều việc nhỏ thành một quy trình có người chịu trách nhiệm và thông tin nhất quán. Bài này cùng bạn thực hành trọn một đợt tuyển: làm rõ nhu cầu, chuẩn bị nội dung, xử lý hồ sơ, phỏng vấn, đề xuất lựa chọn, trao đổi điều kiện và bàn giao nhận việc.
Với Thành, bài tổng hợp không phải cuộc thi làm nhiều biểu mẫu nhất. Mình muốn khi mở hồ sơ của một đợt tuyển, bạn chỉ ra được vì sao cần người, vì sao đề xuất ứng viên đó, hai bên đã thống nhất điều gì và ngày đầu ai sẽ đón. Có một cái tên nhận việc là chưa đủ nếu những phần còn lại vẫn phải đoán.
Bạn dùng lại cách làm đã học trong khóa, không cần học thêm một “mô hình tuyển dụng” mới. Phần thực hành kết thúc ở xác nhận người mới đã bắt đầu làm việc và bàn giao việc hướng dẫn tiếp theo; chưa kết luận người đó đã đạt thử việc hoặc tuyển dụng đã thành công dài hạn.
CÁCH LÀM BÀI
Đọc dữ kiện, viết phương án của mình rồi mới mở phần gợi ý đối chiếu ở mục 5. Có thể chia thành ba lượt: chuẩn bị đợt tuyển; xử lý hồ sơ và lựa chọn; thư mời, nhận việc và báo cáo. Lưu một tài liệu làm bài và một bảng theo dõi, không cần tạo bảy file riêng.
Đây là một tình huống giả lập mới. ABC, nhân vật, hồ sơ, mức tiền và các mốc tháng 10/2026 đều được biên soạn để học, không phải tuyển dụng thật hay dữ liệu tiếp diễn của các ứng viên ở bài trước. Không đăng tin hoặc liên hệ người thật để hoàn thành bài. Các ô trong ngoặc vuông là thông tin cần thay khi thực hành theo doanh nghiệp của bạn.
| Mã | Bạn cần hoàn thành |
|---|---|
| M1 | Yêu cầu tuyển đã làm rõ và kế hoạch có đầu mối, mốc bàn giao. |
| M2 | Hồ sơ vị trí, JD rút gọn, tin tuyển và phương án phối hợp kênh. |
| M3 | Danh sách hồ sơ, câu hỏi sàng lọc và lịch phỏng vấn đúng trạng thái. |
| M4 | Câu hỏi, phiếu đánh giá, đề xuất lựa chọn và phần thông tin cần kiểm tra. |
| M5 | Thư mời nhận việc, ghi nhận trao đổi và phiên bản được chấp nhận. |
| M6 | Bảng chuẩn bị ngày đầu, xác nhận nhận việc và việc bàn giao tiếp. |
| M7 | Báo cáo kết quả, số liệu nhất quán và phần tự rút kinh nghiệm. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
ĐI THEO MẠCH BÀI
1. Nhận đề và dữ kiện · 2. Chuẩn bị đợt tuyển · 3. Hồ sơ và phỏng vấn · 4. Từ lựa chọn đến nhận việc · 5. Gợi ý đối chiếu · 6. Tự đánh giá · Xem video bài học
1. Nhận đề: tuyển một người, nhưng cần làm rõ cả công việc
Bạn đóng vai HR phụ trách tuyển dụng tại ABC, một doanh nghiệp giả lập cung cấp dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp. Trưởng phòng Kinh doanh nhắn: “Tháng tới anh cần thêm một bạn Sales, tìm giúp anh người làm được việc nhé”.
Việc đầu tiên: viết năm câu hỏi cần làm rõ trước khi đăng tin. Đừng tự biến “Sales” thành một JD có sẵn hoặc nhận luôn một mốc tuyển chưa được bàn với người liên quan.
PHẢN HỒI CỦA QUẢN LÝ SAU KHI HR LÀM RÕ
ABC cần bổ sung một người vì đội hiện tại đang ưu tiên chăm sóc khách có sẵn, chưa đủ thời gian phát triển khách hàng mới. Quản lý đã xem phương án phân bổ lại công việc và xác nhận vẫn cần thêm vị trí. Đây là tuyển mới, không phải thay thế một người đang làm.
Ngày 01/10/2026, Giám đốc duyệt tuyển 01 Nhân viên Kinh doanh khách hàng doanh nghiệp, mục tiêu bắt đầu ngày 26/10/2026. Nội bộ chưa có người đáp ứng yêu cầu và sẵn sàng chuyển trong khoảng thời gian này; đợt thực hành triển khai nguồn bên ngoài.
| Nhóm | Thông tin đã được xác nhận |
|---|---|
| Công việc | Tìm khách hàng doanh nghiệp mới; làm rõ nhu cầu; giới thiệu dịch vụ và gửi báo giá đã duyệt; theo dõi phản hồi, cập nhật hồ sơ khách hàng. Không quản lý nhân sự, không tự quyết giảm giá ngoài thẩm quyền. |
| Ba tiêu chí cốt lõi | C1: tìm và tiếp cận khách phù hợp. C2: làm rõ nhu cầu, xử lý băn khoăn về giá đúng thẩm quyền. C3: theo dõi và phối hợp sau báo giá. Cần có kinh nghiệm công việc liên quan để kể ví dụ; không dùng tên trường hoặc sở thích để thay tiêu chí. |
| Ưu tiên và phần được hướng dẫn | Ưu tiên từng làm với khách doanh nghiệp. Dịch vụ cụ thể và phần mềm quản lý khách hàng của ABC sẽ được hướng dẫn. Không tự đổi điểm ưu tiên thành điều kiện loại hồ sơ. |
| Điều kiện làm việc | Làm tại văn phòng ABC ở TP.HCM và gặp khách theo lịch; thứ Hai đến thứ Sáu, 08:30-17:30, nghỉ trưa 12:00-13:00. Không có phương án làm từ xa toàn thời gian trong đợt tuyển này. |
| Khung đề nghị | Lương theo công việc 13-15 triệu đồng/tháng trước khấu trừ, mức cụ thể phải được duyệt. Ăn trưa 30.000 đồng/ngày làm việc thực tế. Gói đề nghị của tình huống không có khoản hoa hồng hoặc thưởng cố định được cam kết. |
| Hồ sơ giao kết | Phương án C&B đã rà cho tình huống: hợp đồng lao động 12 tháng, thỏa thuận thử việc 30 ngày trong hợp đồng, lương thử việc bằng 100% mức lương công việc được duyệt. Đây là lựa chọn giả lập, không phải thời hạn/tỷ lệ áp cho mọi vị trí. |
| Nguồn lực | Ngân sách chi trực tiếp tối đa 3.000.000 đồng cho đợt này. Giờ làm của HR và quản lý ghi riêng. Không coi mức ngân sách này là báo giá thị trường. |
| Phân công | Chị Lan: HR điều phối. Anh Hưng: Trưởng phòng Kinh doanh, xác nhận tiêu chí và đánh giá chuyên môn. Giám đốc: duyệt lựa chọn, điều kiện và thay đổi ngày bắt đầu. C&B: rà tiền lương, hồ sơ giao kết và chế độ. Hành chính, IT, người hướng dẫn: chuẩn bị nhận việc. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Địa chỉ đầy đủ, email, số liên hệ và đường dẫn họp không được tạo giả trong bài. Khi soạn mẫu, dùng các trường [Địa chỉ văn phòng ABC], [Email tuyển dụng] và [Số liên hệ HR]. Chúng là ô bài tập, không phải thông tin có thể gửi cho ứng viên thật.
Ở bước lập kế hoạch, hãy ghi cả phương án dự phòng nếu chưa đủ hồ sơ hoặc ngày bắt đầu thay đổi. Muốn xem lại cách làm, dùng bài kế hoạch tuyển dụng và bài hồ sơ vị trí, JD và tin tuyển dụng.
2. Chuẩn bị đợt tuyển: kế hoạch, JD, tin đăng và kênh tiếp cận
Nhiệm vụ M1. Chốt yêu cầu và lập kế hoạch
Ghi lại mục đích tuyển, số lượng, ngày cần người, ba tiêu chí, điều kiện và người duyệt. Lập kế hoạch ngược từ ngày bắt đầu, có thời gian trao đổi hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra thông tin, cân nhắc lời mời và chuẩn bị tiếp nhận. Không để ngày gửi offer trùng sát ngày nhận việc chỉ để kế hoạch trông đúng hạn.
KHUNG ĐỂ ĐIỀN
Việc cần làm → đầu ra chuyển bước → người thực hiện/người xác nhận → ngày dự kiến → việc phụ thuộc → phương án khi chậm.
Nhiệm vụ M2. Viết một bộ thông tin, không tạo ba phiên bản công việc
Từ dữ kiện mục 1, tạo hồ sơ vị trí rút gọn, phần JD về mục đích - nhiệm vụ - yêu cầu, rồi một tin tuyển khoảng 120-180 từ. Độ dài này chỉ để luyện viết gọn; bài đăng thật có thể cần thêm thông tin. Trong tin phải giữ đúng địa điểm, lịch làm, khoảng lương trước khấu trừ, khoản ăn trưa và cách ứng tuyển.
Chọn vai trò của từng kênh: kênh chính, bổ sung hoặc dự phòng. Với nguồn giới thiệu, ứng viên vẫn được đối chiếu cùng tiêu chí. Người được nhân viên giới thiệu từ công ty khác vẫn là nguồn bên ngoài, không tự thành ứng viên nội bộ.
| Kênh | Cách triển khai và giới hạn |
|---|---|
| K1 - Website việc làm | Đăng bản đã duyệt, nhận hồ sơ qua tài khoản tuyển dụng của công ty. Chi trực tiếp của đợt được cung cấp ở mục 4; không cần mua dịch vụ để làm bài. |
| K2 - Nhân viên giới thiệu | Gửi nội dung thống nhất cho nhân viên và hướng dẫn người quan tâm tự gửi hồ sơ qua kênh công ty. Có chính sách thưởng giới thiệu 500.000 đồng khi người do kênh này mang lại thực sự nhận việc; không tính thưởng khi mới nhận CV. |
| K3 - Cộng đồng nghề nghiệp | Đăng bản rút gọn ở cộng đồng phù hợp. Bản tin dẫn về thông tin gốc và kênh nhận hồ sơ; theo dõi trạng thái bài đăng. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Quy ước ghi nguồn của bài: dùng kênh được xác nhận mang lại hồ sơ ứng tuyển đầu tiên. Khi một người xuất hiện lần nữa, giữ một mã ứng viên và ghi điểm tiếp cận bổ sung. Đây là quy ước cho bộ dữ liệu thực hành, không phải cách quy nguồn duy nhất của mọi hệ thống.
Cuối M2, trả lời thêm: khi tuần đầu chưa có đủ hồ sơ phù hợp, bạn sẽ kiểm tra nội dung tin, cách nhận hồ sơ hay chi thêm ngân sách ngay? Ghi một mốc rà lại và dữ kiện cần xem trước khi đề xuất tăng chi. Tham khảo bài phối hợp kênh và theo dõi hiệu quả.
ĐIỂM DỪNG TRƯỚC KHI ĐĂNG
Công việc và tiêu chí đã được thống nhất; tin không tự tăng quyền lợi hoặc bỏ điều kiện; có kênh nhận hồ sơ hoạt động; người phụ trách biết ai tiếp nhận và lúc nào rà kết quả. Trong bài tự học, chỉ lưu bản nháp, không đăng một việc làm không có thật.
3. Xử lý hồ sơ và phỏng vấn: đừng bỏ mất căn cứ giữa các bước
Từ ngày 02/10 đến 17:00 ngày 06/10/2026, có bảy lượt hồ sơ được nhận cho cùng vị trí. Một hồ sơ của Minh xuất hiện ở cả K1 và K2; đã xác nhận đó là cùng một người, gửi qua K1 trước. Sau khi đối chiếu, danh sách có sáu mã ứng viên.
| Mã / nguồn | Thông tin đang có | Điều chưa được kết luận |
|---|---|---|
| TH-01 · Minh · K1 | CV ghi tham gia tìm khách doanh nghiệp, gửi báo giá và cập nhật lịch chăm sóc. Có thêm một lượt giới thiệu qua K2 sau đó. | Phần Minh trực tiếp làm, cách xử lý giá và điều kiện nhận việc cần trao đổi. |
| TH-02 · Linh · K2 | Có kinh nghiệm chăm sóc khách doanh nghiệp và xử lý đơn hàng; từng hỗ trợ nhóm phát triển khách mới. | Chưa rõ mức tự chủ khi tìm khách mới. Không cộng điểm vì có người giới thiệu. |
| TH-03 · Duy · K1 | CV nêu bán hàng dịch vụ, có gọi tìm khách và theo dõi báo giá; chưa mô tả rõ cách lưu lịch sử làm việc. | Cần hỏi quy trình cụ thể và phần công cụ có thể hướng dẫn. |
| TH-04 · Hà · K3 | Có kinh nghiệm với khách doanh nghiệp; hồ sơ chưa nói rõ hình thức làm việc mong muốn. | Chưa biết có thể làm theo điều kiện tại mục 1 không. |
| TH-05 · Phúc · K1 | CV chỉ ghi “nhân viên bán hàng”, thiếu mô tả nhiệm vụ và ví dụ công việc. | Cần xin bổ sung trước khi kết luận phù hợp hay không; thiếu thông tin không đồng nghĩa thiếu năng lực. |
| TH-06 · An · K2 | Hồ sơ có kinh nghiệm liên quan; chưa trao đổi sàng lọc. | Chưa xác nhận nhu cầu tiếp tục và điều kiện. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Nhiệm vụ M3. Ghi trạng thái và chuẩn bị trao đổi
Lập bảng gồm mã, nguồn chính, điểm tiếp cận bổ sung, thông tin phù hợp, điều cần hỏi, trạng thái, người phụ trách và mốc tiếp theo. Viết ba câu hỏi sàng lọc cho một hồ sơ. Với Phúc, soạn một lời xin bổ sung thông tin thay vì ghi ngay “CV không đạt”.
CẬP NHẬT SAU NGÀY 07/10
- Minh, Linh, Duy và Hà đã hoàn thành trao đổi sàng lọc. Minh, Linh, Duy xác nhận có thể làm tại văn phòng theo lịch đã nêu và muốn tiếp tục tìm hiểu trong khoảng lương trước khấu trừ. Đây chưa phải chấp nhận một thư mời nhận việc.
- Hà cho biết chỉ có thể làm từ xa toàn thời gian. Hai bên xác nhận chưa thể tiếp tục vì điều kiện làm việc hiện tại chưa phù hợp; không ghi thành Hà không có chuyên môn.
- An chủ động rút hồ sơ trước buổi trao đổi; HR xác nhận đã nhận yêu cầu và dừng lời mời tiếp theo.
- HR đã nhờ Phúc bổ sung mô tả công việc trước 17:00 ngày 09/10, nhắc lại qua kênh đã thống nhất nhưng chưa nhận được phản hồi. Đến ngày 12/10, HR thông báo hồ sơ chưa được chuyển tiếp trong đợt này do chưa có đủ thông tin; không tự gắn kết luận về năng lực.
Ba người được mời phỏng vấn là Minh, Linh và Duy. Cùng ngày 09/10, lịch dự kiến lần lượt là 09:00-09:35, 09:50-10:25 và 10:40-11:15. Linh đề nghị đổi lịch. Quản lý xác nhận còn khung 14:00-14:35 ngày 12/10; Linh và HR cùng xác nhận khung mới. Cả ba sau đó đều tham dự đủ buổi đã thống nhất.
Việc cần làm: cập nhật lịch Linh, đánh dấu khung cũ không còn hiệu lực, soạn thư mời có hình thức, thời lượng, đầu mối và hướng dẫn phản hồi. Không đếm một lần đổi lịch thành ứng viên vắng mặt. Dùng lại bài thư mời phỏng vấn và điều phối lịch.
Nhiệm vụ M4. Hỏi cùng tiêu chí, ghi căn cứ rồi mới đề xuất
Trước khi đọc câu trả lời bên dưới, viết một câu hỏi chính cho mỗi C1-C3 và hai câu hỏi làm rõ. C1 và C3 hỏi về việc đã làm; C2 dùng tình huống khách yêu cầu giảm giá ngoài thẩm quyền. Có thể dùng STAR để sắp xếp phần đã nghe, nhưng không biến một câu trả lời giả định thành việc ứng viên đã thực hiện.
Phỏng vấn có cấu trúc cần thống nhất cả câu hỏi lẫn thang đánh giá. OPM mô tả cách sử dụng câu hỏi định trước và cùng tiêu chuẩn chấm; bảng dưới đây là thang thực hành riêng cho tình huống, không phải thang của OPM. [1]
| Tiêu chí | Mức 1 | Mức 2 | Mức 3 |
|---|---|---|---|
| C1 Tìm, tiếp cận khách phù hợp | Chưa nêu được cách tự xác định và tiếp cận khách mục tiêu; câu trả lời chủ yếu là nhận nguồn có sẵn. | Có cách xác định khách và tiếp cận theo nhu cầu; mô tả được phần trực tiếp làm. | Như mức 2, đồng thời giải thích cách ưu tiên, theo dõi phản hồi và điều chỉnh cách tiếp cận. |
| C2 Nhu cầu, giá và thẩm quyền | Đề xuất cam kết giảm giá ngoài quyền được giao hoặc bỏ qua việc làm rõ nhu cầu. | Làm rõ nhu cầu, giải thích phương án và xin duyệt trước khi thay đổi điều kiện. | Như mức 2, có phương án thay thế phù hợp, cách ghi lại thống nhất và xử lý khi chưa được duyệt. |
| C3 Theo dõi sau báo giá | Chưa nêu được cách giữ lịch sử và hẹn bước tiếp theo. | Có cách ghi nhu cầu, báo giá, ngày hẹn và người phụ trách. | Như mức 2, có cách xử lý thay đổi, bàn giao hoặc phát hiện việc bị bỏ sót. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Quy tắc của bài: phương án đề xuất cần có căn cứ mức 2 trở lên ở cả ba tiêu chí, không lấy tổng điểm bù cho một tiêu chí chưa đáp ứng. Nếu chưa được hỏi hoặc thiếu điều kiện trả lời, ghi “chưa đủ thông tin” và bổ sung, không tự cho mức 1. Không thay ngưỡng sau khi đã biết tên người mình thích.
| Mã | C1 | C2 | C3 |
|---|---|---|---|
| Minh | Kể việc lập danh sách 12 doanh nghiệp theo ngành, quy mô; ưu tiên nhóm có nhu cầu rõ, tìm đầu mối, ghi phản hồi rồi điều chỉnh cách tiếp cận. | Với yêu cầu giảm ngoài khung, đề xuất hỏi lại nhu cầu, giải thích phương án và xin quản lý duyệt trước khi hứa; chưa nói rõ phương án thay thế khi không được duyệt. | Mô tả ghi nhu cầu, phiên bản báo giá, lịch liên hệ; rà việc quá hẹn và bàn giao người thay khi vắng. |
| Linh | Ví dụ được hỏi chủ yếu là xử lý khách do nhóm tiếp thị chuyển sang. Sau câu hỏi làm rõ, chưa nêu được cách tự xác định khách mới. | Trong tình huống giảm giá, nêu cách làm rõ nhu cầu, xin duyệt, đề xuất gói phù hợp ngân sách và ghi lại phương án đã thống nhất. | Kể cách rà lịch hẹn, chuyển đầu mối và xác nhận lại với khách khi một thành viên nghỉ. |
| Duy | Mô tả tự lập nhóm khách theo ngành, liên hệ tìm hiểu nhu cầu; đã nêu phần mình làm nhưng chưa giải thích cách điều chỉnh theo phản hồi. | Đề xuất tự nhận giảm 10% để giữ khách rồi mới báo quản lý, dù tình huống đã nêu mức này ngoài quyền được giao. | Có bảng lưu báo giá, ngày gọi lại và kết quả; chưa mô tả cơ chế rà việc quá hẹn. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Trong trao đổi nội bộ có câu: “Minh cùng quê với anh nên chắc dễ làm việc”. Hãy gạch phần không liên quan yêu cầu công việc khỏi căn cứ lựa chọn. Mỗi người ghi mức đánh giá và lý do riêng trước khi đối chiếu chung; không sửa điểm chỉ vì một người đã phát biểu trước. Nguyên tắc ghi nhận độc lập được CIPD nêu trong hướng dẫn lựa chọn. [2]
Hoàn thành một phiếu cho từng người: tiêu chí → lời chia sẻ/phương án → mức đánh giá → điều cần kiểm tra → đề xuất. Tham khảo phiếu phỏng vấn có cấu trúc, câu hỏi hành vi và STAR và cách ghi nhận, đối chiếu ý kiến.
4. Từ lựa chọn đến nhận việc: điều chỉnh thông tin nhưng không đánh mất lịch sử
Phần này cung cấp diễn biến để bạn tiếp tục làm bài, không phải nội dung được phép tự suy ra từ điểm phỏng vấn. Mỗi lần nhận thông tin mới, cập nhật lại bảng theo dõi và ghi ngày có hiệu lực.
Trước khi phát hành lời mời: làm rõ một điểm trong hồ sơ
DỮ KIỆN KIỂM TRA NGÀY 13/10
Minh là phương án được đề xuất sau đối chiếu tiêu chí. CV ghi bắt đầu tại công ty cũ từ tháng 01/2024, trong khi giấy xác nhận công tác tính từ tháng 03/2024. Minh giải thích tháng 01-02 là thời gian thực tập, từ tháng 03 mới làm theo hợp đồng lao động.
Sau khi thống nhất phạm vi và được Minh đồng ý, HR liên hệ đầu mối nhân sự cũ do Minh cung cấp qua kênh đã kiểm tra. Đầu mối xác nhận đúng hai giai đoạn và phạm vi công việc; không xác nhận doanh số hoặc toàn bộ năng lực. Bản ghi được cập nhật rõ phần thực tập và phần làm theo hợp đồng. Giám đốc duyệt lựa chọn Minh sau khi xem kết quả này.
Ghi một phiếu ngắn: điểm cần kiểm tra, nguồn, thông tin được xác nhận, giới hạn và cách xử lý. Không viết “đã xác minh toàn bộ CV”. Việc tham khảo người từng làm việc cùng chỉ là một nguồn thông tin liên quan công việc; không giao cho họ quyết định thay nhóm tuyển dụng. [3]
Nhiệm vụ M5. Xử lý hai phiên bản thư mời
| Mốc | Thông tin mới |
|---|---|
| 14/10 | Nội dung thư v1 được duyệt và gửi: lương công việc 15 triệu đồng/tháng trước khấu trừ; ăn trưa 30.000 đồng/ngày làm việc thực tế; dự kiến bắt đầu 26/10. Hạn phản hồi 17:00 ngày 16/10. Các điều kiện khác theo mục 1. |
| 15/10 | Minh phản hồi: “Tôi quan tâm công việc, nhưng mong mức 15 triệu là thực nhận và có thể bắt đầu ngày 28/10 để bàn giao xong”. Minh chưa chấp nhận v1. |
| 16/10 | Giám đốc và C&B xác nhận vẫn giữ 15 triệu trước khấu trừ, không tăng thành 15 triệu thực nhận; chấp thuận ngày bắt đầu 28/10. HR giải thích rõ và gửi v2 thay v1, đề nghị phản hồi trước 17:00 ngày 19/10. |
| 19/10, 15:00 | Minh xác nhận đã đọc v2, đồng ý mức trước khấu trừ, khoản ăn trưa và ngày bắt đầu 28/10. HR ghi nhận chấp nhận v2 và chuyển chuẩn bị hồ sơ nhận việc. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Bạn cần viết: một phản hồi ghi nhận đề nghị của Minh ngày 15/10, một thư v2 và một dòng xác nhận sau phản hồi ngày 19/10. Giọng văn lịch sự, nhất quán “chúng tôi - Anh”; không gọi ứng viên “quay xe”, không hứa điều chưa được duyệt và không biến ăn trưa thành khoản thực nhận cố định hằng tháng.
Dùng phương án hợp đồng/thử việc đã cho để luyện ghi điều kiện. Khi dùng thật, người phụ trách cần rà hồ sơ cụ thể: Bộ luật Lao động quy định các hình thức thỏa thuận, giới hạn thử việc và mức lương tối thiểu trong thời gian đó; 30 ngày và 100% ở bài này chỉ là phương án giả lập được chọn, không phải chuẩn cho mọi vị trí. [4]
Tham khảo lại bài mời nhận việc và trao đổi điều kiện. Với Linh và Duy, viết thông báo cảm ơn theo kết quả đã duyệt; không tự đưa họ vào nguồn dự phòng. Không cần chép toàn bộ bảng chấm vào thư.
Nhiệm vụ M6. Chuẩn bị để người mới thật sự bắt đầu công việc
DỮ KIỆN TRƯỚC VÀ TRONG NGÀY NHẬN VIỆC
- Ngày 27/10: hợp đồng được người có thẩm quyền và Minh ký; C&B xác nhận hồ sơ và việc thực hiện chế độ theo phương án đã rà. Ngày bắt đầu 28/10; thời gian thử việc trong hợp đồng từ 28/10 đến hết 26/11/2026.
- Chỗ ngồi, máy tính, email công ty, người đón và lịch gặp quản lý đã sẵn sàng. IT báo quyền phần mềm quản lý khách hàng phải chờ tới 11:00 ngày 28/10 mới hoàn tất.
- Ngày 28/10, 08:30: Minh thực tế có mặt và được đón. Quản lý dành buổi đầu hướng dẫn dịch vụ bằng dữ liệu mẫu, chưa giao xử lý khách thật.
- Đến 11:30: IT thông báo đã cấp quyền nhưng Minh vẫn chưa đăng nhập được. Quản lý đã giao Huy hỗ trợ; IT tiếp tục kiểm tra, hẹn cập nhật lúc 15:00. Tại mốc báo cáo 11:30, việc này chưa hoàn tất.
Lập bảng nhận việc với các cột: việc, người phụ trách, trạng thái, căn cứ hoàn tất và mốc tiếp theo. Soạn email hướng dẫn trước ngày đầu, có ngày giờ, địa điểm và người đón. Sau đó viết ghi nhận 11:30: phần nào đã xong, phần nào còn chờ, ai xử lý và ai theo dõi tiếp.
Một kế hoạch đón nhận cần chuẩn bị trước, có người phối hợp và kiểm tra công cụ người mới sử dụng được. Hướng dẫn Acas cũng lưu ý phân bổ nội dung, tránh dồn mọi thứ vào ngày đầu. [5] Phần theo dõi sau bàn giao sử dụng bài chuẩn bị ngày đầu và bài hội nhập, theo dõi thử việc.
Nhiệm vụ M7. Chốt số liệu và báo cáo có giới hạn
Tại 11:30 ngày 28/10, dữ liệu chi trực tiếp của đợt gồm: K1: 1.200.000 đồng; K2: 0 đồng; K3: 300.000 đồng. Các khoản trên đã phát sinh, không còn hóa đơn chờ trong phạm vi bài tập. Khoản thưởng giới thiệu 500.000 đồng chưa phát sinh vì không có người nhận việc được quy nguồn chính cho K2. Tổng công là 24 giờ HR và 6 giờ quản lý, chưa quy đổi ra tiền.
Tính số người ở từng bước, tỷ lệ từ phỏng vấn sang được gửi lời mời, từ hồ sơ sang nhận việc, chi trực tiếp trên một người đã nhận việc và chênh lệch với ngày cần người ban đầu. Viết một báo cáo ngắn có cả việc chưa hoàn tất. Hai phiên bản thư cho cùng Minh vẫn là một người được mời, không phải hai offer cho hai ứng viên.
Bài này đếm theo sự kiện thực tế đã ghi của cùng sáu người. Workable lưu ý một số báo cáo phần mềm có cách suy ngược các bước theo trạng thái hiện tại; vì vậy, cần kiểm tra cách đếm trước khi so sánh số liệu. Không suy ra một người đã qua bước chỉ vì đã được kéo sang cột sau. [6]
5. Gợi ý đối chiếu: xem cả cách làm, không chỉ xem đã chọn đúng tên chưa
Hãy dừng lại làm bài trước khi đọc phần này. Đây là một phương án tham khảo để bạn đối chiếu dữ kiện, không phải văn mẫu bắt buộc phải chép. Kế hoạch và cách diễn đạt có thể khác; số liệu, thẩm quyền và những thông tin đã được xác nhận thì phải nhất quán.
M1. Một kế hoạch hợp lý có cả mốc rà và việc phụ thuộc
Năm câu hỏi mở đầu có thể xoay quanh: cần người để giải quyết việc gì; tuyển mới hay thay thế; cần thực hiện những nhiệm vụ nào; thời điểm sẵn sàng và điều kiện được duyệt là gì; ai đánh giá, ai phê duyệt và ai tiếp nhận. Đề bài đã cung cấp câu trả lời sau khi làm rõ; bạn đưa chúng vào phiếu yêu cầu thay vì giữ nguyên câu “cần một bạn Sales”.
| Mốc | Đầu ra | Đầu mối / việc phụ thuộc |
|---|---|---|
| 01/10 | Yêu cầu, tiêu chí, ngân sách và ngày cần người được duyệt. | Hưng xác nhận công việc, Giám đốc duyệt; Lan ghi M1. |
| 02-06/10 | JD và tin thống nhất, kênh nhận hoạt động, danh sách hồ sơ duy nhất. | Lan triển khai; rà mức phù hợp của hồ sơ cuối 06/10 trước khi đổi kênh hoặc tăng chi. |
| 07-12/10 | Hoàn thành trao đổi sàng lọc, lịch đã xác nhận và phiếu phỏng vấn. | Lan điều phối; Hưng có lịch đánh giá. Ghi riêng lịch Linh chuyển sang 12/10. |
| 13-19/10 | Kết quả kiểm tra, phê duyệt và thư được chấp nhận. | Không phát hành thay đổi điều kiện khi chưa duyệt; theo dõi v1/v2 và phản hồi. |
| Trước ngày bắt đầu | Hợp đồng, người đón, thiết bị và phương án cho việc còn vướng. | C&B, Hành chính, IT, Hưng và Huy xác nhận phần việc. |
| 28/10, 11:30 | Nhận việc thực tế, báo cáo M7 và bàn giao việc còn chờ. | Ngày gốc 26/10 được điều chỉnh có duyệt ngày 16/10. Không sửa mất mốc gốc. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Phương án dự phòng nên nêu điều sẽ rà: hồ sơ chưa phù hợp vì phạm vi việc, tin chưa rõ hay kênh chưa tiếp cận đúng người; lịch nội bộ bị chậm ở đâu; có cần đề xuất lại ngày nhận việc không. Không mặc định cứ thiếu người là giảm tiêu chí hoặc chi hết ngân sách.
M2. Ba bản viết cùng mô tả một công việc
Hồ sơ vị trí rút gọn: mục đích là bổ sung khả năng phát triển khách doanh nghiệp mới, dưới sự quản lý của Hưng. Kết quả cần hướng đến gồm danh sách khách phù hợp, nhu cầu được làm rõ, báo giá đúng phê duyệt và lịch theo dõi có người phụ trách. C1-C3 là căn cứ đánh giá; dịch vụ và công cụ nội bộ được hướng dẫn. Số lượng, ngân sách và hạn nhận việc ghi ở phần riêng của đợt tuyển.
JD RÚT GỌN ĐỂ ĐỐI CHIẾU
Vị trí: Nhân viên Kinh doanh khách hàng doanh nghiệp. Báo cáo: Trưởng phòng Kinh doanh.
- Tìm và tiếp cận khách doanh nghiệp theo nhóm mục tiêu; ghi lại đầu mối, nhu cầu và bước tiếp theo.
- Trao đổi nhu cầu, giới thiệu dịch vụ và chuẩn bị báo giá theo nội dung đã duyệt; chuyển quản lý khi đề nghị vượt thẩm quyền.
- Theo dõi phản hồi sau báo giá, cập nhật lịch sử làm việc và phối hợp người liên quan khi bàn giao.
- Yêu cầu: mô tả được kinh nghiệm liên quan và cách trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ trên. Ưu tiên kinh nghiệm với khách doanh nghiệp; được hướng dẫn về dịch vụ và phần mềm của ABC.
TIN TUYỂN GIẢ LẬP · CHỈ DÙNG ĐỂ LUYỆN VIẾT
ABC tuyển 01 Nhân viên Kinh doanh khách hàng doanh nghiệp
Bạn sẽ tìm khách doanh nghiệp mới, trao đổi nhu cầu, gửi báo giá đã duyệt và theo dõi phản hồi cùng Trưởng phòng Kinh doanh. Công việc phù hợp với người có kinh nghiệm bán hàng liên quan, biết ghi nhận thông tin và phối hợp; ưu tiên từng làm với khách doanh nghiệp.
Làm tại văn phòng ABC ở TP.HCM và gặp khách theo lịch, thứ Hai đến thứ Sáu, 08:30-17:30; nghỉ trưa 12:00-13:00. Lương công việc 13-15 triệu đồng/tháng trước khấu trừ, mức cụ thể được trao đổi theo yêu cầu vị trí; ăn trưa 30.000 đồng/ngày làm việc thực tế. Công ty hướng dẫn dịch vụ và công cụ làm việc.
Anh/Chị quan tâm vui lòng gửi CV và mô tả ngắn phần công việc từng trực tiếp thực hiện đến [Email tuyển dụng]. Phòng Nhân sự sẽ liên hệ trao đổi theo quy trình tuyển dụng của Công ty.
Trong phương án kênh, K1 có thể là kênh chính, K2 bổ sung và K3 mở rộng tiếp cận. Đây là lựa chọn cho tình huống; chưa có dữ liệu để khẳng định cách phân vai đó luôn tối ưu. Trước khi đăng thật, bổ sung đủ thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, hạn nhận hồ sơ và thông báo dữ liệu theo quy trình áp dụng.
M3. Danh sách đúng không chỉ có cột “đạt / loại”
Tại cuối bước hồ sơ, giữ sáu mã, không tạo mã thứ bảy cho lượt giới thiệu lại Minh. TH-01/02/03 chuyển phỏng vấn sau trao đổi; TH-04 dừng do điều kiện làm việc chưa khớp; TH-05 chờ bổ sung trước khi được thông báo không chuyển tiếp; TH-06 rút hồ sơ. Mỗi thay đổi có mốc ghi nhận.
VÍ DỤ LỜI MỞ ĐẦU KHI TRAO ĐỔI SÀNG LỌC
“Chào Anh Minh, tôi là Lan phụ trách tuyển dụng tại ABC. Công ty đã nhận được hồ sơ Anh gửi cho vị trí Nhân viên Kinh doanh khách hàng doanh nghiệp. Anh có thuận tiện trao đổi ngắn lúc này không, hay mình hẹn vào thời gian khác?”
Khi người nhận thuận tiện: “Tôi muốn hiểu rõ hơn phần Anh trực tiếp tìm khách mới, cách theo dõi báo giá và điều kiện làm việc Anh đang cân nhắc. Sau phần trao đổi, tôi sẽ gửi thông tin bước tiếp theo để Anh tiện sắp xếp.”
Ba câu hỏi gợi ý: “Anh có thể kể một lần trực tiếp tìm khách mới và phần mình đã làm?”; “Khi gửi báo giá rồi, Anh thường lưu thông tin và theo dõi thế nào?”; “Với hình thức làm tại văn phòng, gặp khách theo lịch và khoảng lương trước khấu trừ đã gửi, có nội dung nào Anh muốn làm rõ?”. Hỏi điều còn thiếu, không yêu cầu ứng viên kể lại toàn bộ CV.
Với Linh, lịch có hiệu lực là 14:00-14:35 ngày 12/10. Khung 09:50 ngày 09/10 được bỏ khỏi lịch đang dùng và ghi đã đổi; cả ứng viên lẫn người phỏng vấn nhận thông tin mới. Đến cuối chặng, có ba người đã tham dự, không phải ba lời mời cộng thêm một cuộc phỏng vấn mới vì đổi lịch.
M4. Đề xuất phải giải thích được bằng từng tiêu chí
Cặp câu hỏi mẫu cho C1: “Anh/Chị kể một lần tự tìm khách mới phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ mình phụ trách” và “Anh/Chị đã chọn ai để liên hệ trước, dựa vào thông tin nào?”. C2: “Khách yêu cầu giảm 10% ngoài quyền của Anh/Chị, Anh/Chị sẽ xử lý thế nào trước khi phản hồi?”. C3: “Anh/Chị kể một lần phải theo dõi hoặc bàn giao nhiều báo giá, làm thế nào để không bỏ sót?”.
| Hồ sơ | C1 / C2 / C3 | Căn cứ và hướng xử lý |
|---|---|---|
| Minh | 3 / 2 / 3 | Có cách ưu tiên và điều chỉnh tiếp cận; biết xin duyệt nhưng chưa nêu phương án thay thế ở C2; theo dõi và bàn giao rõ. Có cơ sở đề xuất, sau khi làm rõ chênh lệch thời gian công tác. |
| Linh | 1 / 3 / 3 | C1 chưa cho thấy cách tự xác định khách mới sau khi đã hỏi rõ. C2-C3 có cách xử lý và phối hợp tốt. Chưa đáp ứng điều kiện của cả ba tiêu chí cho đợt này; không kết luận Linh không thể học hoặc không có năng lực kinh doanh. |
| Duy | 2 / 1 / 2 | Có cách tìm khách và ghi lịch; C2 lại đề xuất cam kết ngoài thẩm quyền. Chưa đáp ứng điều kiện đã thống nhất cho vị trí, không lấy C1 hoặc tổng điểm để bỏ qua. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Câu “cùng quê” không được dùng để nâng điểm Minh. Nếu hai người chấm khác nhau, đối chiếu câu trả lời và mô tả mức; ghi lý do điều chỉnh, không lấy trung bình để che đi bất đồng chưa giải quyết. Ghi nhận này vẫn là căn cứ từ phỏng vấn, không tự trở thành chứng minh độc lập mọi lời ứng viên kể.
BẢN TỔNG HỢP LỰA CHỌN THAM KHẢO
“Đề xuất lựa chọn Minh cho vị trí đang tuyển vì có căn cứ đáp ứng C1-C3 theo thang thống nhất. Điểm cần hỗ trợ thêm là xây phương án trao đổi khi đề nghị của khách chưa được duyệt. Chênh lệch thời gian công tác đã được làm rõ: 01-02/2024 là thực tập, từ 03/2024 làm theo hợp đồng; đầu mối nhân sự cũ đã xác nhận trong phạm vi được thống nhất. Chưa kiểm tra doanh số hoặc toàn bộ CV. Giám đốc đã duyệt lựa chọn ngày 13/10; bước tiếp theo là trình và gửi điều kiện nhận việc.”
Với Phúc, kết luận của đợt tuyển là chưa có đủ thông tin để chuyển tiếp sau các mốc đã liên hệ. Với An, ghi rút hồ sơ. Không gộp hai trường hợp này vào nhóm “không đủ năng lực” hoặc dùng để báo tỷ lệ phỏng vấn không đạt.
M5. Thư lịch sự, điều kiện rõ và không nhầm phiên bản
PHẢN HỒI NGÀY 15/10 · CHƯA CAM KẾT ĐIỀU CHỈNH
Kính gửi Anh Minh,
Cảm ơn Anh đã chia sẻ thêm mong muốn về thu nhập và thời gian có thể nhận việc. Trong thư đã gửi, mức 15.000.000 đồng/tháng là lương trước khấu trừ; khoản ăn trưa được tính riêng theo ngày làm việc thực tế.
Chúng tôi đã ghi nhận đề nghị của Anh về mức thực nhận và ngày bắt đầu 28/10. Phòng Nhân sự sẽ trao đổi lại với người phụ trách và cập nhật đến Anh trước 16:00 ngày 16/10 để Anh thuận tiện cân nhắc.
Trân trọng,
Lan - Phòng Nhân sự ABC
Mốc 16:00 trong lời hẹn trên là mốc HR chủ động nhận trách nhiệm cập nhật, không phải hứa chắc được tăng lương. Theo dữ kiện mới, nội bộ không duyệt tăng thành mức thực nhận nhưng đồng ý đổi ngày; HR cần nói rõ cả hai việc.
THƯ THỰC HÀNH · DỮ KIỆN GIẢ LẬP
ABC - THƯ MỜI NHẬN VIỆC
Vị trí: Nhân viên Kinh doanh khách hàng doanh nghiệp
Phiên bản v2, ngày 16/10/2026 - thay cho thư v1 ngày 14/10/2026
Kính gửi Anh Minh,
ABC trân trọng cảm ơn Anh đã dành thời gian trao đổi và tìm hiểu cơ hội làm việc tại Công ty. Chúng tôi vui mừng gửi đến Anh lời mời đảm nhận vị trí Nhân viên Kinh doanh khách hàng doanh nghiệp, với các nội dung đã được rà soát như sau:
Công việc và quản lý: tìm khách doanh nghiệp mới, trao đổi nhu cầu, gửi báo giá được duyệt và theo dõi phản hồi; báo cáo Trưởng phòng Kinh doanh. Nội dung chi tiết theo bản mô tả công việc gửi kèm.
Địa điểm, lịch làm: [Địa chỉ văn phòng ABC, TP.HCM], kết hợp gặp khách theo lịch công việc; thứ Hai đến thứ Sáu, 08:30-17:30, nghỉ trưa 12:00-13:00.
Ngày bắt đầu: 08:30, thứ Tư ngày 28/10/2026. Phòng Nhân sự sẽ gửi hướng dẫn đón tiếp và đầu mối hỗ trợ trước ngày nhận việc.
Tiền lương: 15.000.000 đồng/tháng trước các khoản khấu trừ thuộc trách nhiệm người lao động. Sau khi trao đổi lại, Công ty xin giữ mức đề nghị trước khấu trừ này, chưa thể điều chỉnh theo mức thực nhận Anh mong muốn.
Ăn trưa: 30.000 đồng/ngày làm việc thực tế, tính riêng với tiền lương trên. Gói đề nghị này không có khoản hoa hồng hoặc thưởng cố định được cam kết.
Hồ sơ giao kết: hợp đồng lao động 12 tháng, từ 28/10/2026 đến hết 27/10/2027; thỏa thuận thử việc trong hợp đồng từ 28/10 đến hết 26/11/2026, hưởng 100% mức lương công việc nêu trên. Các chế độ áp dụng được bộ phận C&B hướng dẫn và thực hiện theo hồ sơ đã rà soát.
Anh vui lòng phản hồi thư này trước 17:00 ngày 19/10/2026. Nếu cần trao đổi thêm, Anh có thể liên hệ Phòng Nhân sự qua [Thông tin liên hệ]. Chúng tôi rất mong có cơ hội đồng hành cùng Anh tại ABC.
Trân trọng,
Lan - Phòng Nhân sự ABC
[Thông tin liên hệ công ty]
Mẫu giữ ngôn ngữ thư mời, không dùng lời “khóa ứng viên”. Khi áp dụng thật, người có thẩm quyền cần rà đầy đủ điều kiện, tài liệu kèm theo và ý nghĩa pháp lý của thỏa thuận. Không dùng nhãn “thư mời” để khẳng định văn bản chắc chắn không có nghĩa vụ nào.
Ghi nhận ngày 19/10: “Minh đã phản hồi chấp nhận v2, trong đó lương 15 triệu trước khấu trừ, ăn trưa tính theo ngày thực tế, bắt đầu 28/10. HR đã xác nhận nhận được phản hồi và chuyển chuẩn bị hồ sơ.” Không viết “đã nhận việc” ở mốc này.
MỘT ĐOẠN THÔNG BÁO KẾT QUẢ CHO LINH
“ABC trân trọng cảm ơn Chị Linh đã dành thời gian tham gia phỏng vấn và chia sẻ kinh nghiệm làm việc. Sau khi cân nhắc kết quả trao đổi cùng yêu cầu của vị trí, chúng tôi rất tiếc chưa thể mời Chị đảm nhận vị trí Nhân viên Kinh doanh khách hàng doanh nghiệp trong đợt tuyển dụng này. Một lần nữa, chân thành cảm ơn Chị. Kính chúc Chị sức khỏe và thuận lợi trong công việc.”
Đoạn trên là phần thông báo, không tự gắn nhận xét “không có khả năng” hoặc cam kết ưu tiên tuyển lại. Cách viết đầy đủ và phản hồi khi ứng viên hỏi thêm có ở bài thư cảm ơn, thông báo kết quả ứng tuyển.
Về dữ liệu: Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển khi không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Vì vậy, không mặc định giữ CV Linh, Duy, Hà, Phúc hoặc An vào kho nguồn. Khi kết thúc từng trường hợp, chuyển phần dữ liệu cho đúng đầu mối xử lý theo quy định và thỏa thuận áp dụng. [7]
M6. Nhận việc rồi vẫn cần bàn giao phần còn vướng
Email trước ngày đầu cần dùng ngày 28/10, không lấy lại ngày 26/10 từ v1. Nội dung tối thiểu trong bài gồm giờ 08:30, địa chỉ đầy đủ cần thay trong mẫu, người đón, cách ra vào, chương trình đầu ngày và kênh báo khi kế hoạch thay đổi.
ĐOẠN MỞ EMAIL HƯỚNG DẪN NGÀY ĐẦU
“Kính gửi Anh Minh, ABC rất vui được chào đón Anh vào ngày 28/10/2026. Anh vui lòng có mặt lúc 08:30 tại [Địa chỉ văn phòng]. Chị Lan - Phòng Nhân sự sẽ đón Anh tại [Điểm hẹn]; Anh có thể liên hệ [Số liên hệ HR] khi cần hỗ trợ. Buổi sáng, Anh sẽ gặp Trưởng phòng Kinh doanh, được giới thiệu công việc, đồng nghiệp và công cụ sử dụng.”
| Việc | Trạng thái và căn cứ | Đầu mối / tiếp theo |
|---|---|---|
| Ngày bắt đầu, đón tiếp | Minh đã có mặt lúc 08:30 và được tiếp nhận. | Lan ghi nhận sự kiện nhận việc thực tế. |
| Hồ sơ và điều kiện | Hợp đồng đã ký ngày 27/10; dùng điều kiện theo v2 và hồ sơ đã được C&B xác nhận. | C&B quản lý hồ sơ và thực hiện phần việc thuộc phạm vi mình. |
| Thiết bị, email | Máy tính và email công ty đã sử dụng được. | Hành chính/IT bàn giao theo tài khoản cá nhân được cấp. |
| Phần mềm quản lý khách hàng | Chưa đăng nhập được dù IT đã báo cấp quyền. Đang chờ xử lý, không đánh dấu hoàn tất. | IT kiểm tra, Huy phối hợp; cập nhật 15:00. Không cho dùng chung mật khẩu người khác. |
| Hướng dẫn công việc | Hưng hướng dẫn dịch vụ bằng dữ liệu mẫu; chưa giao xử lý khách thật khi công cụ chưa sẵn sàng. | Hưng/Huy giao việc phù hợp, xem lại kết quả theo kế hoạch hội nhập. |
| Theo dõi thử việc | Đã ghi mốc thử việc theo hợp đồng đến 26/11; chưa có kết quả đánh giá. | HR và Hưng tiếp tục lịch hướng dẫn, trao đổi và xử lý cuối kỳ; không báo đã đạt thử việc. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Tình huống thiếu quyền không làm mất sự kiện Minh đã đến nhận việc, nhưng làm thay đổi việc nào được giao ngay và phần nào cần hỗ trợ. Giữ riêng hai trạng thái này giúp báo cáo không “đẹp” hơn thực tế.
M7. Đáp án số liệu và báo cáo kết thúc đợt
| Mốc đã thực sự xảy ra | Số người | Đối chiếu |
|---|---|---|
| Hồ sơ duy nhất | 6 | 7 lượt nhận, trong đó Minh xuất hiện hai lần; giữ một mã. |
| Đã trao đổi sàng lọc | 4 | Minh, Linh, Duy, Hà. Không tính lời mời trao đổi như cuộc trao đổi đã hoàn thành. |
| Được mời phỏng vấn | 3 | Minh, Linh, Duy. |
| Đã tham dự phỏng vấn | 3 | Linh đã dự theo lịch mới; không đếm thêm một người vì đổi lịch. |
| Được gửi thư mời nhận việc | 1 | Chỉ Minh. v1 và v2 là hai phiên bản của cùng một đề nghị. |
| Đã chấp nhận điều kiện | 1 | Phản hồi 19/10 chấp nhận v2. |
| Đã bắt đầu làm việc | 1 | Minh có mặt ngày 28/10. Chưa có dữ kiện đạt thử việc. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Từ phỏng vấn sang người được gửi thư mời: 1 ÷ 3 × 100 = 33,3%. Từ hồ sơ duy nhất sang nhận việc: 1 ÷ 6 × 100 = 16,7%. Tỷ lệ chấp nhận trong đợt: 1 ÷ 1 = 100%, nhưng chỉ có một người được mời nên chưa thể dùng để khẳng định chất lượng tuyển dụng ổn định.
| Nguồn | Hồ sơ | Đã sàng lọc qua trao đổi | Đã phỏng vấn | Nhận việc | Chi trực tiếp |
|---|---|---|---|---|---|
| K1 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1.200.000 đồng |
| K2 | 2 | 1 | 1 | 0 | 0 đồng |
| K3 | 1 | 1 | 0 | 0 | 300.000 đồng |
| Tổng | 6 | 4 | 3 | 1 | 1.500.000 đồng |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Chi trực tiếp trên một người đã nhận việc: 1.500.000 ÷ 1 = 1.500.000 đồng. So với ngân sách 3.000.000 đồng, còn 1.500.000 đồng chưa sử dụng. Đây chưa phải tổng chi phí tuyển vì còn 24 giờ HR, 6 giờ quản lý và các chi phí ngoài phạm vi đề bài chưa quy đổi. Không gọi phần ngân sách chưa dùng là lợi nhuận hoặc tự kết luận K2 “miễn phí”.
Từ ngày duyệt 01/10 đến ngày nhận việc 28/10 là 27 ngày lịch theo phép lấy ngày sau trừ ngày trước; quy ước này không cộng thêm ngày đầu. So với mốc cần người ban đầu 26/10, nhận việc chậm 2 ngày lịch, dù đúng ngày đã điều chỉnh và được duyệt. Ghi cả mốc gốc và mốc mới, không sửa kế hoạch gốc để báo đúng hạn.
BÁO CÁO MẪU
“Đến 11:30 ngày 28/10, đợt tuyển đã tiếp nhận một nhân sự bắt đầu làm việc. Nhóm có sáu hồ sơ duy nhất, bốn cuộc trao đổi sàng lọc, ba người phỏng vấn và một người được gửi thư mời, chấp nhận điều kiện. Hai phiên bản thư của Minh được theo dõi trong cùng hồ sơ.
Chi trực tiếp là 1,5 triệu đồng trên ngân sách 3 triệu; công HR và quản lý lần lượt 24 giờ, 6 giờ, chưa quy đổi. Ngày bắt đầu muộn hai ngày so với kế hoạch gốc, đúng ngày điều chỉnh đã duyệt. Quyền phần mềm khách hàng còn lỗi, IT và Huy theo dõi, cập nhật 15:00. Phần hướng dẫn và đánh giá thử việc đã được bàn giao cho Hưng cùng HR; chưa có kết quả thử việc.”
6. Tự đánh giá và chuyển từ bài tập sang cách làm việc
Mục đích tự đánh giá là biết phần nào cần làm lại. Thang dưới đây là công cụ luyện tập của bài, không phải thang chấm ứng viên hoặc điều kiện cấp chứng chỉ.
| Đầu ra | Dấu hiệu cần kiểm tra |
|---|---|
| M1 - Nhu cầu và kế hoạch | Có mục đích, số lượng, tiêu chí, ngày cần người, đầu mối, mốc phụ thuộc và lịch sử điều chỉnh. |
| M2 - Nội dung và kênh | Hồ sơ vị trí, JD, tin tuyển giữ cùng phạm vi, yêu cầu và điều kiện; nêu được vai trò kênh, cách nhận và ghi nguồn. |
| M3 - Hồ sơ và lịch | Không trùng ứng viên; phân biệt chờ bổ sung, rút, điều kiện chưa khớp; lịch đổi được xác nhận đúng. |
| M4 - Đánh giá và lựa chọn | Câu hỏi gắn C1-C3; mỗi mức có căn cứ; ý kiến được đối chiếu; kiểm tra thông tin đúng phạm vi và có phê duyệt. |
| M5 - Thư mời và phản hồi | Đúng điều kiện được duyệt; tách gross với thực nhận; quản lý v1/v2; chấp nhận gắn với đúng phiên bản. |
| M6 - Nhận việc và bàn giao | Đủ người đón, công cụ, hướng dẫn và hồ sơ; ghi được đã nhận việc cùng phần còn chờ; có người nhận bàn giao. |
| M7 - Báo cáo và rút kinh nghiệm | Mẫu số đúng; không đếm hai phiên bản thành hai người; chi phí và ngày được định nghĩa; nêu giới hạn kết quả. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Với từng đầu ra, tự ghi 0: chưa làm hoặc mâu thuẫn dữ kiện; 1: đã có nhưng thiếu phần quan trọng; 2: đủ và giải thích được. Tổng tối đa 14 điểm chỉ để so lần làm đầu với lần sửa; không chứng minh bạn đã làm chủ mọi tình huống tuyển dụng.
NHỮNG LỖI CẦN SỬA DÙ TỔNG ĐIỂM CAO
Tự đổi điều kiện chưa được duyệt; kết luận năng lực từ thông tin còn thiếu; gửi dữ liệu người này cho người khác; coi chấp nhận offer là nhận việc; giấu việc chưa sẵn sàng; hoặc sửa mất lịch sử để báo đúng hạn. Gặp một trong các lỗi này, quay lại đầu ra liên quan và chỉnh trước khi dùng làm mẫu.
Ba nhánh mở rộng để luyện lại cách xử lý
1. Minh rút sau khi chấp nhận v2 nhưng trước ngày bắt đầu. Bạn cần cập nhật trạng thái, xác nhận việc thay đổi, báo người có thẩm quyền và các đầu mối chuẩn bị. Chưa được báo có người nhận việc; không tự gửi offer cho Linh chỉ vì Linh đứng thứ hai. Phải xem lại nhu cầu, tiêu chí, tình trạng hồ sơ và phê duyệt. Các nghĩa vụ từ thỏa thuận đã có cần để người phụ trách rà, không tự kết luận không có ràng buộc.
2. Quản lý muốn thêm điều kiện tiếng Anh sau khi phỏng vấn. Ghi rõ lý do công việc, trình thống nhất và xác định cách bổ sung đánh giá nhất quán cho những hồ sơ liên quan. Không tự cho Minh điểm đạt, người khác điểm không đạt dựa vào suy đoán. Cập nhật các tài liệu nếu yêu cầu vị trí thực sự thay đổi.
3. Ngày 28/10 chỉ có email “hẹn gặp” nhưng chưa xác nhận người mới đã đến. Giữ trạng thái chờ xác nhận, liên hệ theo kênh đã thống nhất và kiểm tra với người đón. Không báo nhận việc dựa vào lịch dự kiến; cũng không vội ghi ứng viên bỏ việc khi chưa rõ tình hình.
Góc nhìn Thành HR: rút kinh nghiệm ở điểm bàn giao
Khi tự nhìn lại một đợt tuyển, Thành không chỉ hỏi “kênh nào ra người?”. Mình còn muốn biết có đoạn nào thông tin bị đổi nghĩa, ai đang chờ ai và việc nào đã được đánh dấu xong nhưng người nhận bàn giao chưa dùng được. Sửa một điểm bàn giao nhỏ đôi khi giúp lần tuyển sau bớt nhiều cuộc gọi hỏi lại.
Viết thêm ba dòng cuối hồ sơ làm bài: điều đã làm tốt; một điểm cần sửa; cách kiểm tra ở đợt sau. Chẳng hạn: lần tới thử đăng nhập bằng tài khoản của người mới trước khi bàn giao, thay vì chỉ hỏi IT đã tạo tài khoản chưa.
Khi mang bài ra thực tế, dùng lại mẫu của đơn vị và chỉ bổ sung phần còn thiếu. Có thể nhờ đồng nghiệp đóng vai để luyện câu hỏi, đọc chéo tin tuyển và rà các phép tính. Nếu dùng AI hỗ trợ, chỉ dùng dữ liệu giả lập hoặc dữ liệu được phép xử lý, kiểm tra từng thông tin nguồn và tự chịu trách nhiệm về bản ghi; không giao công cụ tự quyết định chọn người.
Bài tự học không yêu cầu nộp hồ sơ cá nhân, gửi CV thật hoặc liên hệ người thật. Bạn giữ bản làm và bản đã sửa để so sánh; nếu chia sẻ như sản phẩm thực hành, cần ghi rõ “tình huống giả lập”, không kể thành một đợt tuyển mình đã thực hiện.
Tài liệu và biểu mẫu
Các khung M1-M7, dữ kiện và gợi ý đối chiếu đã có ngay trong bài. Bạn có thể sao chép vào một tài liệu và một bảng theo dõi đang dùng. Không cần tạo thêm một bộ hồ sơ chỉ để hoàn thành bài tập.
MỞ THƯ VIỆN BIỂU MẪU HRVN ACADEMY
Nút dẫn tới thư viện tài liệu chung; không phải đường dẫn tới một bộ file riêng của tình huống này.
XEM VIDEO BÀI HỌC
Video dưới đây giới thiệu chung chương trình Tuyển dụng của HRVN Academy. Đây không phải video giải riêng tình huống bài tập tổng hợp.
Khép bài tập, không khép việc đồng hành với người mới
Bạn đã đi hết một tình huống từ yêu cầu tuyển đến nhận việc. Đầu ra quan trọng không chỉ là bộ thư và biểu mẫu, mà là khả năng giải thích quyết định, quản lý những thông tin thay đổi và bàn giao công việc có người theo dõi.
Sau ngày đầu, tiếp tục hội nhập và theo dõi nhân sự trong giai đoạn thử việc. Muốn ôn lại từng chặng, trở về lộ trình khóa Tuyển dụng; khi cần rà các tỷ lệ, dùng bài phễu tuyển dụng và chỉ số cơ bản.
TIẾP TỤC HỌC CÙNG THÀNH HR
Lộ trình khóa Tuyển dụng · Các bài Tuyển dụng HR · Tài liệu khóa học
Nguồn tham khảo và phạm vi thực hành
Tình huống, bảy đầu ra, các số liệu và đáp án tham khảo được biên soạn mới cho bài tổng hợp. Bài sử dụng lại cách tổ chức thông tin của chuỗi HRVN Academy: hồ sơ vị trí - tiêu chí - ghi nhận - phê duyệt - bàn giao. Các nguồn ngoài chỉ hỗ trợ nguyên tắc ghi dưới đây, không phải nguồn của các nhân vật, mức lương hoặc kết quả giả lập.
[1] OPM - Structured Interviews: Đối chiếu nguyên tắc câu hỏi và thang đánh giá được thống nhất. C1-C3 và mô tả các mức trong bài là nội dung thực hành riêng.
[2] CIPD - Selection methods: Đối chiếu việc đánh giá theo công việc, ghi nhận độc lập trước khi thảo luận chung.
[3] OPM - Reference Checking: Tham khảo phạm vi thu thập thông tin công việc từ người từng làm việc cùng; không thay thỏa thuận dữ liệu và quy định Việt Nam.
[4] Bộ luật Lao động 2019 - toàn văn tại VCCI: Đối chiếu Điều 13, 24-27 về thỏa thuận lao động và thử việc. Điều kiện giả lập trong bài không phải mẫu hợp đồng hoàn chỉnh.
[5] Acas - Planning an induction programme: Tham khảo chuẩn bị trước ngày đầu, phân công và hỗ trợ sử dụng công cụ; không áp dụng thủ tục của Anh cho doanh nghiệp Việt Nam.
[6] Workable - Using the Hiring funnel report: Đối chiếu việc xác định nhóm hồ sơ, mốc đếm và cách hệ thống tính số người qua từng bước. Bài dùng sự kiện thực tế của dữ liệu giả lập.
[7] Bộ Công an - Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng: Đối chiếu nội dung Điều 25 về thông tin người dự tuyển. Mốc hiệu lực Luật 91/2025/QH15 xem tại Công báo điện tử Chính phủ.
Nguồn bên ngoài được đối chiếu ngày 22/09/2026. Thành HR · HRVN Academy.