Kỹ năng Mail Merge: Hướng dẫn trộn thư in hàng loạt Hợp đồng lao động, Quyết định, Phiếu lương trong 5 phút. Xử lý lỗi ngày tháng và định dạng số tiền.

HR Tech Skill • Productivity

Kỹ Năng Mail Merge:
In Hàng Loạt Hợp Đồng Lao Động Trong 5 Phút

Trong kỷ nguyên số, làm C&B không có nghĩa là cặm cụi gõ tên từng nhân viên vào hợp đồng. Hãy để công nghệ làm việc đó thay bạn!

📚 XEM TOÀN BỘ BÀI HỌC

Người hướng dẫn Thành HR

Thời gian đọc 6 phút

Kỹ năng EXCEL & WORD

💡 Tại Sao Phải Dùng Mail Merge?

Mail Merge (Trộn thư) là tính năng "thần thánh" trong Microsoft Office giúp bạn tạo ra hàng trăm văn bản cá nhân hóa từ một nguồn dữ liệu duy nhất.

Không chỉ Hợp đồng, bạn có thể áp dụng cho:

• Quyết định tăng lương / Bổ nhiệm / Thôi việc.
• Thư mời nhận việc (Offer Letter).
• Phiếu lương (Payslip) gửi qua email hàng loạt.
• Thư cảm ơn / Chúc mừng sinh nhật.

🚀 Hiệu quả thực tế: Thay vì mất 2 ngày để soạn thủ công 100 hợp đồng (và dễ sai sót lỗi chính tả, copy nhầm tên), Mail Merge giúp bạn hoàn thành trong 15 phút với độ chính xác 100% so với dữ liệu nguồn.

⚙️ Giai Đoạn Chuẩn Bị: "Garbage In, Garbage Out"

Nguyên tắc vàng của xử lý dữ liệu: Đầu vào sạch thì đầu ra mới đẹp. Bạn cần chuẩn bị 2 file "sạch":

📄 1. File Word (Template)

Là khung sườn Hợp đồng chuẩn của công ty.

• Soạn thảo đầy đủ các điều khoản cố định.
• Để trống các vị trí cần điền thông tin (Họ tên, Lương, Chức danh...).
• Mẹo: Nên highlight vàng các chỗ trống để dễ nhìn (sau này khi chèn trường dữ liệu vào thì xóa highlight đi).

📊 2. File Excel (Database)

Chứa thông tin nhân viên cần điền vào hợp đồng.

• Dòng 1: Phải là Tiêu đề cột (Họ tên, CMND, Ngay_sinh...). Không merge cells, không để dòng trống trên cùng.
• Định dạng: Đưa hết về Text hoặc Number chuẩn. Tránh format màu mè không cần thiết.

🛠️ Các Bước Thực Hiện (Word 2016 trở lên)

1

Kết nối dữ liệu (Connect Data)

Tại file Word: Vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Chọn Letters.
Tiếp tục chọn Select Recipients -> Use an Existing List... -> Chọn file Excel bạn vừa chuẩn bị.

2

Chèn trường dữ liệu (Insert Fields)

Đặt con trỏ chuột vào chỗ trống cần điền (ví dụ: chỗ Ông/Bà...).
Bấm Insert Merge Field -> Chọn trường tương ứng (ví dụ: HO_TEN).
Lặp lại cho đến khi hết các mục (Lương, Ngày sinh, Địa chỉ...).

3

Xem trước & Hoàn tất (Preview & Finish)

Bấm Preview Results để xem thử. Dùng mũi tên qua lại để soi các bản ghi khác xem có bị lỗi xuống dòng hay mất chữ không.
Nếu ổn, bấm Finish & Merge -> Edit Individual Documents (để xuất ra file Word mới kiểm tra lần cuối) hoặc Print Documents (để in ngay).

⚠️ Pro Tips: Xử Lý Các Lỗi "Kinh Điển"

Đây là phần quan trọng nhất giúp bạn khác biệt với người chỉ biết thao tác cơ bản. Dân Newbie thường gặp lỗi này và không biết cách sửa.

Lỗi 1: Ngày tháng bị đảo ngược (mm/dd/yyyy)

Vấn đề: Excel ghi 15/10/2025 nhưng Word lại hiện 10/15/2025 hoặc con số 45289.

Cách sửa (Dùng Merge Switches):

• Tại file Word, bôi đen trường ngày tháng bị lỗi (ví dụ: «Ngay_sinh»).
• Bấm tổ hợp phím Shift + F9. Mã sẽ hiện ra dạng: { MERGEFIELD Ngay_sinh }
• Sửa mã thành (thêm đoạn code phía sau):

{ MERGEFIELD Ngay_sinh \@ "dd/MM/yyyy" }

Sau đó bấm F9 để cập nhật lại. Bingo! Ngày tháng đã chuẩn Việt Nam.

Lỗi 2: Định dạng số tiền (Currency)

Vấn đề: Lương 10.000.000 trong Excel sang Word bị mất dấu chấm phân cách (thành 10000000) rất khó đọc.

Cách sửa: Tương tự như trên, dùng mã switch này:

{ MERGEFIELD Muc_Luong \# "#.##0" }

Nếu muốn thêm chữ "VND" hoặc "đồng" thì bạn gõ trực tiếp bên ngoài trường merge nhé.

"HRVN Academy không đứng trên bục để “dạy” bạn làm HR. Chúng tôi chọn đồng hành cùng bạn trên từng nấc thang nghề nghiệp bằng những trải nghiệm xương máu và tư duy nhân văn nhất."

TẢI BIỂU MẪU KHÓA HỌC DANH SÁCH BÀI HỌC

© 2025 HRVN Academy | Nội dung thuộc bản quyền của Thành HR