MỜI NHẬN VIỆC VÀ HỖ TRỢ NGƯỜI MỚI
Ứng viên nói “đồng ý”.
Mình đã rõ họ đồng ý điều gì chưa?
Giả sử Minh nhắn: “Em nhận việc nếu công ty điều chỉnh lương lên 17 triệu”. Nếu lúc này HR báo quản lý đã tuyển xong, hai bên đang hiểu khác nhau rồi.
Với Thành, phần đáng chú ý ở thư mời nhận việc nằm ở chỗ đó: ứng viên hiểu công ty đang đề nghị gì, còn điều gì chưa thống nhất, và ai sẽ trả lời phần còn vướng. Mẫu thư đẹp vẫn cần những thông tin này.
gồm những khoản nào?
còn chờ điều gì?
hay đã bắt đầu làm?
Tình huống xuyên suốt dùng ABC Corp và ứng viên Minh để minh họa. Mức tiền, ngày tháng trong bài là dữ kiện học tập.
Thư mời ghi lại phương án công ty có thể đề nghị
Thư mời nhận việc (offer letter) thường nêu vị trí, điều kiện làm việc, thu nhập, ngày bắt đầu và cách phản hồi. Sau bước lựa chọn ở Bài 20, HR còn cần xác nhận nội dung đã được duyệt trước khi phát hành thư.
Mình nghiêng về cách hẹn một mốc gửi có thể thực hiện được. Mốc “trong 24 giờ” chỉ có ích khi người duyệt và thông tin đã sẵn sàng; nếu còn chờ, báo lại đúng việc đang xử lý.
MẪU A · BẢNG KIỂM ĐIỀU KIỆN
Nhìn vào thư, ứng viên tìm được những gì?
- 01 · Công việc
- Công ty, vị trí, bộ phận, quản lý và phạm vi công việc/JD.
- 02 · Nơi và giờ làm
- Địa điểm, hình thức làm việc, lịch làm và thời gian nghỉ.
- 03 · Ngày bắt đầu
- Ngày, giờ cụ thể; phần nào đã thống nhất, phần nào còn chờ.
- 04 · Tiền lương
- Khoản nào, đơn vị tiền, kỳ tính; trước hay sau khấu trừ, ngày trả.
- 05 · Khoản khác
- Phụ cấp, hỗ trợ, thưởng/hoa hồng và điều kiện được hưởng.
- 06 · Giao kết và thử việc
- Loại, thời hạn hợp đồng; nếu có thử việc, ghi phương án đã kiểm tra.
- 07 · Chế độ
- Bảo hiểm, quyền lợi, điều kiện và thời điểm áp dụng.
- 08 · Phản hồi
- Hạn, cách trả lời, người liên hệ; mã phiên bản, người gửi có thẩm quyền và tài liệu kèm.
“Lương 16 triệu” có thể khiến hai bên hiểu khác nhau
Trong ví dụ ABC, phương án đã duyệt là 15 triệu lương theo công việc trước khấu trừ và hỗ trợ ăn trưa tối đa 1 triệu khi làm đủ tháng, đủ điều kiện. Hỗ trợ được tính theo ngày công thực tế.
đồng/tháng, trước khấu trừ
tối đa, theo ngày công và điều kiện
Tổng hai khoản khi đủ điều kiện.
Chưa trừ các khoản áp dụng cho người lao động.
Gộp thành “lương thực nhận 16 triệu” sẽ làm sai đề nghị. Thưởng kinh doanh, nếu có, còn phụ thuộc chính sách riêng. Nếu công ty thỏa thuận lương sau khấu trừ (net), mình sẽ nhờ người phụ trách tiền lương kiểm tra cách quy đổi trước khi xác nhận với ứng viên.
Mức tối thiểu khi thử việc
so với lương của công việc; hai bên có thể thỏa thuận cao hơn.
Thử việc không tự động là “2 tháng, 85%”
Điều 24-26 quy định: có thể ghi thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc; không thử việc với hợp đồng lao động dưới 1 tháng. Chỉ thử một lần cho một công việc; thời hạn tùy nhóm công việc, chẳng hạn công việc cần trình độ từ cao đẳng trở lên tối đa 60 ngày. [3]
Phần bảo hiểm cần đối chiếu loại hợp đồng và đối tượng áp dụng. Đừng tự điền “sau thử việc mới tham gia” vào mọi thư.
MẪU B · THƯ MỜI NHẬN VIỆC
Một thư đủ rõ để ứng viên cân nhắc
Phần chào mừng có thể ngắn. Chỗ nên dành dung lượng là điều kiện cụ thể và cách liên hệ khi còn câu hỏi. Các ô trong ngoặc dưới đây cần được điền bằng thông tin đã duyệt, bỏ phần không áp dụng trước khi gửi.
[Tên công ty] · [Vị trí] · [Tên ứng viên]
Mã/phiên bản: […] · Ngày phát hành: […]
Kính gửi Anh/Chị [Tên ứng viên],
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian trao đổi cùng Công ty. Chúng tôi vui mừng gửi đến Anh/Chị lời mời đảm nhận vị trí [Tên vị trí] với các nội dung sau:
- Công việc
- Bộ phận […]; quản lý trực tiếp […]; phạm vi công việc theo [JD/tài liệu kèm].
- Làm việc
- Địa điểm/hình thức […]; ngày và giờ làm […]; thời gian nghỉ […].
- Bắt đầu và giao kết
- Ngày, giờ bắt đầu […]. Loại, thời hạn hợp đồng […]; thời điểm và đầu mối hoàn thiện hồ sơ […].
- Tiền lương
- [Số tiền] đồng/tháng [trước/sau các khoản khấu trừ], gồm [các khoản cụ thể]. Kỳ/ngày trả […]; phương thức […]; kỳ lương đầu […].
- Thử việc, nếu có
- Hình thức thỏa thuận […]; từ ngày […] đến ngày […]; mức lương […].
- Phụ cấp và hỗ trợ
- [Tên khoản, mức, điều kiện]; cách tính khi không làm đủ tháng […].
- Thưởng/hoa hồng
- [Điều kiện, chính sách kèm theo hoặc dẫn chiếu].
- Bảo hiểm và quyền lợi
- [Nội dung, điều kiện, thời điểm áp dụng].
Anh/Chị vui lòng phản hồi trước [Giờ, ngày/tháng/năm], xác nhận đồng ý với các nội dung và ngày bắt đầu nêu trên, hoặc cho chúng tôi biết nội dung cần trao đổi/thời gian cân nhắc thêm.
Đầu mối hỗ trợ: [Tên, chức danh, điện thoại/email]. Sau khi thống nhất, chúng tôi sẽ phối hợp hoàn thiện hồ sơ giao kết và hướng dẫn nhận việc.
Rất mong được chào đón Anh/Chị tại Công ty.
Trân trọng,
[Người gửi có thẩm quyền · Chức danh · Liên hệ]
Email kèm thư chỉ cần dẫn đúng tài liệu
Tiêu đề: [Tên công ty] - Thư mời nhận việc vị trí [Tên vị trí]
Kính gửi Anh/Chị [Tên],
Chúng tôi gửi kèm thư mời nhận việc [Mã/phiên bản] để Anh/Chị xem xét. Anh/Chị vui lòng phản hồi trước [Giờ, ngày] hoặc liên hệ [Đầu mối] nếu cần trao đổi thêm. Rất mong nhận được phản hồi của Anh/Chị.
Trân trọng,
[Tên người gửi]
Email và file đính kèm cùng phiên bản, cùng điều kiện. Kiểm tra người nhận và tệp đính kèm để tránh gửi lẫn thông tin của ứng viên khác. Cách tổ chức email tham khảo [4].
“Tôi nhận việc nếu…” còn một đề nghị cần trả lời
Quay lại Minh: công ty đề nghị 15 triệu lương theo công việc và hỗ trợ ăn trưa như trên. Minh muốn lương theo công việc 17 triệu, giữ các khoản khác. Mình sẽ tách đúng hai con số trước khi trình duyệt.
triệu · lương + hỗ trợ tối đa
Phương án đã duyệttriệu · giữ điều kiện hỗ trợ cũ
Chưa được duyệtNếu được duyệt và đủ điều kiện, tổng hai khoản sẽ là 18 triệu trước khấu trừ. Hiện tại, HR chưa thể hứa mức này. Câu trả lời của Minh được ghi là đang trao đổi điều kiện.
- 01Ghi đúng đề nghị
Khoản nào thay đổi, trước hay sau khấu trừ, những gì giữ nguyên?
- 02Trình đúng người
Đối chiếu phạm vi được phép trao đổi và người có quyền duyệt.
- 03Hẹn mốc cập nhật
Đó là lúc HR trả lời tiến độ/kết quả, chưa phải lời hứa được tăng.
- 04Xác nhận lại phương án
Nếu thay đổi được duyệt, gửi bản điều chỉnh và nhận phản hồi cho bản đó.
MẪU C · PHẢN HỒI ĐỀ NGHỊ ĐIỀU CHỈNH
Kính gửi Anh Minh,
Cảm ơn Anh đã phản hồi. Chúng tôi ghi nhận mong muốn điều chỉnh lương theo công việc từ 15 triệu lên 17 triệu đồng/tháng trước khấu trừ, các nội dung còn lại giữ như thư đã gửi.
Phòng Nhân sự sẽ trao đổi với người phụ trách và cập nhật đến Anh trước [Giờ, ngày/tháng/năm]. Nếu còn nội dung cần làm rõ, Anh vui lòng cho chúng tôi biết để cùng xem xét.
Trân trọng,
[Tên người gửi] · Phòng Nhân sự ABC Corp
Nếu công ty giữ mức 15 triệu, nói rõ phương án có thể đề nghị và để Minh cân nhắc. Những câu như “vào rồi sẽ tăng” hoặc “sếp chắc sẽ linh động” dễ khiến ứng viên dựa vào một điều chưa được xác nhận.
- Cần thêm thời gian
- Trao đổi mốc ứng viên có thể trả lời, kiểm tra kế hoạch tuyển rồi xác nhận lại. “2-3 ngày” trong một mẫu không phải hạn chung cho mọi vị trí.
- Muốn đổi ngày vào
- Ghi “đang đề nghị đổi” trong lúc chờ. Khi hai bên thống nhất ngày mới, cập nhật những người chuẩn bị tiếp nhận.
- Công ty sửa/rút đề nghị
- Kiểm tra thẩm quyền và các thỏa thuận đã có trước khi thông báo. Nếu đã có chấp nhận hoặc giao kết, chuyển người phụ trách rà nghĩa vụ cụ thể; không âm thầm thay file cũ.
Từ phản hồi đồng ý đến ngày bắt đầu làm
Một người đã chấp nhận thư vẫn còn việc bàn giao ở công ty cũ, hồ sơ cần hoàn thiện và ngày đầu cần được hướng dẫn. Theo Thành, theo sát những việc này có ích hơn việc chỉ đếm số người nói “đồng ý”.
- 01Đã duyệt đề nghị
Có nội dung và người duyệt.
- 02Đã gửi thư
Có bản gửi và thời điểm gửi.
- 03Đang trao đổi
Có nội dung còn chờ xử lý.
- 04Đã chấp nhận
Rõ phiên bản, ngày bắt đầu.
- 05Đang chuẩn bị
Đã giao việc cho đầu mối tiếp nhận.
- 06Đã bắt đầu làm
Có xác nhận thực tế.
Đây là các mốc điều phối. Hồ sơ có thể quay lại trao đổi, hoặc dừng khi một bên thay đổi; trạng thái theo dõi không tự quyết định hiệu lực pháp lý của thỏa thuận.
MẪU D · XÁC NHẬN ĐÃ NHẬN PHẢN HỒI
Khi đã rõ bản được chấp nhận
Dùng khi không còn đề nghị điều chỉnh đang chờ. Nếu Minh vẫn chờ tăng lương, chưa dùng thư này để xác nhận đồng ý toàn bộ.
Kính gửi Anh/Chị [Tên],
Cảm ơn Anh/Chị đã xác nhận đồng ý với thư mời nhận việc [Mã/phiên bản, ngày phát hành] cho vị trí [Tên vị trí]. Phòng Nhân sự đã ghi nhận ngày bắt đầu dự kiến là [Giờ, ngày/tháng/năm].
Chúng tôi sẽ phối hợp hoàn thiện hồ sơ giao kết và gửi hướng dẫn ngày đầu trước [Mốc đã thống nhất]. Đầu mối hỗ trợ: [Tên, chức danh, liên hệ].
Nếu có thay đổi ảnh hưởng đến kế hoạch nhận việc, Anh/Chị vui lòng thông tin sớm để hai bên cùng sắp xếp. Rất mong được chào đón Anh/Chị tại Công ty.
Trân trọng,
[Người gửi] · Phòng Nhân sự [Tên công ty]
MẪU E · BÀN GIAO CHUẨN BỊ NHẬN VIỆC
Ai cần thông tin nào để chuẩn bị?
- Hồ sơ chung
- Ứng viên/vị trí […]; bản thư được chấp nhận […]; nơi lưu có phân quyền […]; ngày, giờ, nơi đón […].
- Hợp đồng, tiền lương
- Điều kiện thuộc phạm vi phụ trách; tình trạng hồ sơ giao kết […]; người xử lý và mốc hoàn tất […].
- Quản lý, người hướng dẫn
- Người tiếp nhận […]; công việc cần chuẩn bị […]; lịch hướng dẫn […].
- Thiết bị, quyền truy cập
- Yêu cầu đã duyệt […]; đầu mối […]; thời điểm cần sẵn sàng […].
- Hướng dẫn ngày đầu
- Người gửi […]; hạn gửi […]; trạng thái […]. Việc còn mở: [Nội dung, người xử lý, hạn cập nhật].
Mỗi đầu mối nhận phần cần cho công việc của mình. Người chuẩn bị máy tính thường không cần nguyên thư có mức lương và thông tin riêng của ứng viên.
Thực hành trên một thư và năm hồ sơ
Bạn có thể dùng bản nháp trong sổ thực hành. Mình để gợi ý riêng bên dưới để bạn có chỗ đối chiếu cách hiểu của mình trước khi xem cách xử lý.
Thư này còn thiếu điều gì?
“Bạn đã được nhận. Lương 16 triệu, thử việc 2 tháng 85%, các chế độ theo công ty. Thứ Hai lên làm nhé. Trả lời OK hôm nay giúp mình.”
Dữ kiện đã có: 15 triệu lương trước khấu trừ và hỗ trợ ăn trưa tối đa 1 triệu như ví dụ ABC. Hợp đồng, thử việc, địa chỉ và ngày bắt đầu cụ thể chưa được xác nhận.
Phần nào cần hỏi lại? Bạn sẽ viết lại đoạn mở và phần thu nhập thế nào khi đã đủ thông tin?
Đối chiếu cách xử lý A
Chưa đủ điều kiện phát hành. Phần “16 triệu” cần tách lương và hỗ trợ; chưa thể tự điền thời gian thử việc, mức thử việc hay “Thứ Hai”. Còn thiếu công việc, lịch/nơi làm, phương án giao kết, mốc phản hồi và liên hệ.
Khi đã đủ dữ kiện, phần chào có thể viết: “ABC Corp cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian phỏng vấn. Chúng tôi vui mừng gửi lời mời đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại Công ty”. Phần thu nhập dùng cơ cấu 15 + 1 và điều kiện hỗ trợ ở trên.
Minh đề nghị đổi cả lương lẫn ngày vào
Minh viết: “Tôi nhận việc nếu lương theo công việc là 17 triệu, giữ nguyên hỗ trợ ăn trưa và chuyển ngày bắt đầu từ 12/10/2026 sang 19/10/2026”. Hai thay đổi đều chưa được duyệt.
Bạn ghi trạng thái gì và trình những nội dung nào? Nếu chỉ ngày mới được duyệt, email trả lời sẽ khác ra sao?
Đối chiếu cách xử lý B
Ghi đang trao đổi điều kiện. Trình riêng lương từ 15 lên 17 triệu trước khấu trừ, giữ điều kiện hỗ trợ; ngày bắt đầu lùi từ 12/10 sang 19/10. Phản hồi theo Mẫu C nhưng ghi đủ cả hai đề nghị.
Nếu chỉ ngày được duyệt, xác nhận ngày mới và nói rõ mức lương công ty còn giữ. Không viết “Công ty đồng ý đề nghị của Anh” vì Minh có thể hiểu cả hai đã được chấp thuận. Cần nhận lại phản hồi cho phương án cuối.
Năm hồ sơ có phải năm người đã tuyển xong?
Dữ liệu minh họa tại ngày 09/10/2026. Bạn phân biệt số thư đã gửi, số người hiện đang chấp nhận nhận việc và số người đã bắt đầu làm thế nào?
- OF-01
- Điều kiện đã duyệt. HR chưa gửi thư.
- OF-02
- Đã gửi thư. Ứng viên báo đã nhận được, đang cân nhắc.
- OF-03
- Đã nhận thư; đồng ý nếu tăng lương. Đề nghị tăng còn chờ.
- OF-04
- Đã chấp nhận bản 02, bắt đầu dự kiến 19/10. Chưa đến ngày vào.
- OF-05
- Từng chấp nhận; nay thông báo không thể tiếp tục nhận việc.
Đối chiếu báo cáo C
Đã gửi thư cho OF-02 đến OF-05. Hiện OF-04 chấp nhận bản 02; OF-05 từng chấp nhận nhưng đã đổi kế hoạch. Chưa có trường hợp bắt đầu làm được ghi nhận.
Báo cáo có thể viết: “Em đã gửi 4 thư. OF-04 xác nhận bản 02 và dự kiến vào ngày 19/10, em đang bàn giao tiếp nhận. OF-02 đang cân nhắc; OF-03 chờ phản hồi tăng lương. OF-05 thông báo không tiếp tục, em đã chuyển người phụ trách kiểm tra việc cần xử lý. OF-01 chưa phát hành thư”.
Với OF-05, cập nhật người có thẩm quyền và rà các thỏa thuận, việc chuẩn bị liên quan. Một ô trạng thái chưa đủ để kết luận có hay không có trách nhiệm pháp lý.
Bản bàn giao dùng tiếp ở Bài 22
Đến đây, thứ mình muốn người học giữ lại là thư đã sửa, phản hồi cho đề nghị của Minh và bảng trạng thái gắn với đúng phiên bản. Nhìn vào đó, người tiếp nhận biết ai dự kiến đến, ngày nào và còn việc gì chờ.
Trước khi chuyển bài
Đối chiếu nội dung đã duyệt, từng khoản thu nhập, hợp đồng/thử việc, bản được chấp nhận và người phụ trách việc còn mở. Giữ cả bản đầu và bản đã sửa để thấy chỗ thay đổi.
Quay lại thực hànhNối với việc chuẩn bị
Dùng cùng một vị trí thì lấy điều kiện đã duyệt ở Bài 20. Chuyển bản được chấp nhận và ngày dự kiến sang Bài 22 để chuẩn bị tiếp nhận.
Đầu ra Chặng 6Tài liệu thực hành
Word W14 · Excel E08 · Bộ v1.1 miễn phí. Mẫu A-E cũng có ngay trong bài để bạn sao chép.
Chọn Tệp → Tải xuống để dùng trên máy, hoặc đăng nhập Google rồi chọn Tệp → Tạo bản sao. Đọc E00 trước khi nhập; chỉ sửa ô nhập liệu. Excel có ví dụ ABC; với tình huống khác, tạo bản trống theo E00 và dùng đúng dữ kiện của bài. Thư viện tài liệu HRVN.
Video cùng khóa Tuyển dụng
Chuẩn bị để người mới bắt đầu thuận lợi
Khi Minh đã hiểu và chấp nhận bản cuối, HR có thể chuyển sang chuẩn bị ngày đầu với thông tin rõ ràng. Nếu ứng viên còn cân nhắc hoặc đổi kế hoạch, bài Trải nghiệm ứng viên, phản hồi và duy trì nguồn tuyển có thêm cách trao đổi để bạn tham khảo.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.