Workforce planning là gì? Vì sao HR mới hay hoảng loạn?

Lesson 4: Workforce Planning - Đừng Để Từ "Chiến Lược" Dọa Bạn Sợ. Giải mã tư duy hoạch định nguồn nhân lực qua ví dụ nấu cỗ và bài học thực tế tuyển dụng mùa Tết.

Lesson 4

WORKFORCE PLANNING Đừng Để Từ "Chiến Lược" Dọa Bạn Sợ

Bạn nghĩ "Hoạch định" là việc vĩ mô của Giám đốc? Nếu không có tư duy này, bạn sẽ mãi là người chạy theo sự vụ trong mệt mỏi.

BẮT ĐẦU HỌC

ModuleStrategy

Trình độNewbie

Cấp độTư duy

1. Bối Cảnh: Nỗi Sợ Mang Tên "Họp Quý"

🗓️ Sáng Thứ Hai

Sếp bước vào phòng họp: "Tuần sau team mình họp Workforce Planning cho Quý tới. Em chuẩn bị tinh thần đóng góp ý kiến nha."

😨 Nỗi Lo Newbie

Nghe từ "Planning" là thấy áp lực. Tưởng chỉ việc đăng tin thôi chứ? Có phải vẽ biểu đồ chiến lược hay dùng hàm Excel phức tạp không?

Suy nghĩ của bạn

Chết rồi! Mình mới vào làm sao biết chiến lược công ty là gì? Có khi nào Sếp đang thử thách quá tầm không? 😰

2. Cơ Sở Lý Thuyết: Định Nghĩa Chuẩn

Đừng để thuật ngữ tiếng Anh hù dọa. Theo CIPD (Hiệp hội Nhân sự Anh Quốc), bản chất Workforce Planning rất đơn giản:

Quy trình 3 bước:

Hiện tại (Có gì?) ➡ Tương lai (Cần gì?) ➡ GAP (Khoảng trống)

Workforce Planning không phải là vẽ biểu đồ đẹp, mà là sự CHUẨN BỊ (Preparation) để không bị bất ngờ.

3. Thực Tế: Chuyện "Nấu Cỗ" (Reactive vs. Proactive)

Để dễ hiểu, hãy tưởng tượng bạn đang nấu một bữa cỗ:

🐢 Kiểu Bị Động (Reactive)

• ❌ Đang nấu canh thì hết muối -> Chạy ù đi mua.
• ❌ Về nấu tiếp thì hết gas -> Lại chạy đi gọi gas.
• Kết quả: Bữa ăn muộn, bạn mệt lả vì chạy sự vụ. (Giống việc đợi nhân viên nghỉ mới cuống cuồng tuyển).

🐇 Kiểu Chủ Động (Proactive)

• ✅ Mở tủ lạnh kiểm tra trước khi nấu.
• ✅ Thấy muối sắp hết -> Mua luôn 1 lần cho đủ.
• Kết quả: Nấu ăn thảnh thơi. (Giống việc dự đoán ai sắp nghỉ để chuẩn bị nguồn trước).

4. Case Study: Cú Sốc Mùa Tết

📍 Tình huống: Tháng 12 (Cận Tết). Team Sales đang đủ 10 người.

🗣️ Bạn báo cáo: "Sếp ơi, team Sales đang Full, em xin phép tạm dừng tuyển để đỡ mệt ạ."

---

📉 Diễn biến thực tế (15/01): Vừa nhận thưởng Tết xong, 3 nhân viên Sales nộp đơn nghỉ việc cùng lúc.

🔥 Hậu quả: Team chỉ còn 7 người ngay mùa cao điểm. Sếp nổi giận, bạn cuống cuồng tuyển nhưng không ai đi phỏng vấn cận Tết.

👉 Lỗi sai: Bạn nhìn vào con số HIỆN TẠI mà quên mất yếu tố TƯƠNG LAI (thói quen nghỉ việc sau Tết).

5. Góc Nhìn Thành HR: Tư Duy "Kiểm Tra Tủ Lạnh"

Planning không cần file Excel hoành tráng. Ở cấp độ Newbie, Planning chính là sự QUAN SÁT. Hãy tự hỏi:

📅 Thời Điểm

"Sắp Tết/Hết Quý rồi, lịch sử các năm trước nhân sự có biến động không?"

📉 Tỷ Lệ Rớt

"Cứ tuyển 10 người thì 3 người nghỉ sau 1 tháng. Vậy có cần tuyển dư (Over-hiring) để bù vào không?"

👀 Con Người

"Anh Leader dạo này hay ra ngoài nghe điện thoại lạ. Liệu ảnh có đang đi phỏng vấn chỗ khác không?"

💡 Lời khuyên:
Đừng đợi "hết muối mới đi mua". Hãy luôn giữ một danh sách ứng viên tiềm năng (Talent Pool) ngay cả khi công ty chưa thiếu người. Đó là "của để dành" của một Recruiter giỏi.

6. Bài Tập Thực Hành & Kiểm Tra

📝 Câu 1: Tuyển dụng bị động (Reactive Recruitment) là gì?

Đáp án B: Trạng thái "nước đến chân mới nhảy": Đợi phát sinh nhu cầu hoặc có người nghỉ rồi mới bắt đầu tìm kiếm.

📝 Câu 2: Mục tiêu quan trọng nhất của Workforce Planning với Newbie?

Đáp án C: Để có sự chuẩn bị trước (Proactive), tránh rơi vào thế bị động và mệt mỏi khi nhân sự biến động.

🚀 Bài Tập: Dự Báo Thời Tiết

Quan sát team hiện tại của bạn và trả lời:

• Trong 3 tháng tới, có sự kiện gì đặc biệt không? (Tết, chốt quý, dự án mới...)
• Dựa trên sự kiện đó, dự đoán nhu cầu nhân sự sẽ Tăng hay Giảm?

Lưu ý: Thực tế mỗi công ty sẽ có quy trình hoạch định khác nhau. Các tập đoàn lớn sẽ có bộ phận C&B hoặc HRBP lo phần số liệu. Bài học này cung cấp Tư duy nền tảng (Mindset) để bạn không bị động. Hãy linh hoạt áp dụng tùy theo bối cảnh doanh nghiệp của mình nhé!

👨‍🏫

Thành HR

"Workforce Planning không phải là việc của riêng Giám đốc. Nó bắt đầu từ việc bạn biết nhìn vào tủ lạnh xem còn bao nhiêu quả trứng cho bữa sáng ngày mai."

Tiếp tục hành trình

Hoàn thành lộ trình để tự tin chinh phục nghề Nhân sự.

👉 BIỂU MẪU KHÓA HỌC 🏠 XEM TOÀN BỘ KHÓA HỌC

Sứ mệnh của chúng mình là giúp bạn đi nhanh hơn bằng những trải nghiệm thực tế "xương máu".

© 2026 Content by Thành HR | HRVN Academy