Workforce planning là gì? Đừng để hai chữ “Chiến lược” làm bạn sợ

Lesson 4: Workforce Planning - Đừng Để Hai Chữ "Chiến Lược" Làm Bạn Sợ. Hoạch định nhân sự ở cấp độ Fresher SME không phải là Excel phức tạp, mà là khả năng nhìn xa 3 tháng, nhận diện quy luật nghỉ việc và không "đợi hết muối mới đi mua".

Lesson 4

WORKFORCE PLANNING Đừng Để Hai Chữ "Chiến Lược" Làm Bạn Sợ

Hoạch định nhân sự không bắt đầu bằng hàm Excel phức tạp. Nó bắt đầu bằng việc bạn chịu nhìn xa 3 tháng thay vì chỉ nhìn vào deadline hôm nay.

BẮT ĐẦU HỌC

ModuleStrategy

Trình độFresher

Cấp độThực chiến

Nỗi sợ mang tên "Họp Quý"

Anh Thành ơi, sếp bảo tuần sau họp Workforce Planning cho quý tới. Em mới vào làm, biết gì mà chiến lược vĩ mô? Có phải làm file dự báo phức tạp lắm không anh? 😰

Thành

Bình tĩnh em ơi! Ở cấp độ Fresher, không ai yêu cầu em vẽ chiến lược toàn công ty đâu. Nhưng nếu không có tư duy Planning tối thiểu, em sẽ mãi rơi vào cảnh: Đợi người nghỉ mới cuống cuồng đi tuyển đấy! 🛑

1. Thực Tế: Planning Ở Cấp Độ Fresher

Rất nhiều HR Newbie tự mặc định "Chiến lược là việc của Sếp hoặc HRBP". Điều này dẫn đến sai lầm chí mạng: Chỉ nhìn số lượng hiện tại mà quên mất xu hướng biến động.

Workforce Planning (Hoạch định nguồn nhân lực) ở mức độ Fresher không phải là một file Excel dày 30 trang. Nó là khả năng nhận diện "Pattern" (quy luật lặp lại) để không bị bất ngờ.

2. Workforce Planning Thực Sự Là Gì? (Phiên bản dễ hiểu)

Theo cách đơn giản nhất, nó chỉ xoay quanh việc trả lời 3 câu hỏi liên hoàn:

1. Hiện tại Có Gì?

➡

2. Tương lai (3 tháng) Xảy Ra Gì?

➡

3. GAP Thiếu Ở Đâu?

Ví dụ quy luật (Pattern) rất Việt Nam:

• 🔸 Hiện tại: Team Sales đang có 10 người (2 người đang không đạt KPI). Lịch sử năm ngoái: tỷ lệ nghỉ sau thưởng Tết là 20%.
• 🔸 Tương lai: Tháng sau là cao điểm, nhận thưởng Tết xong. Dự kiến 1-2 người sẽ nghỉ, 2 người yếu có thể rớt.
• 🔸 GAP: Có nguy cơ thiếu 2-3 người. -> Phải lên nguồn CV dự phòng ngay từ bây giờ.

3. Case Thực Tế: Cú Sốc Sau Thưởng Tết

📍 Tình huống: Tháng 12. Team Sales báo cáo đủ 10 người. Bạn đề xuất: "Dạ team full rồi, em xin phép dừng tuyển hoàn toàn ạ".

---

📉 Diễn biến: Ngày 15/01. Nhận thưởng Tết xong, 3 nhân viên Sales nộp đơn xin nghỉ việc đột ngột.

🔥 Sự thật: Bạn không sai vì không biết trước tương lai. Nhưng bạn sai nếu: Biết năm nào cũng có người nghỉ sau Tết mà không chuẩn bị, và thấy KPI Sales bấp bênh mà không dự phòng Talent Pool.

👉 Hậu quả: Team thiếu hụt trầm trọng đúng mùa cao điểm. Bạn cuống cuồng đăng tin nhưng sát Tết không ai đi phỏng vấn.

4. Làm Sao Để "Planning" Khi Mới Làm Fresher?

Không cần báo cáo phức tạp. Bạn chỉ thoát khỏi cảnh "chạy theo sự vụ" nếu tự trả lời được 4 câu hỏi này mỗi tháng:

📅 Sự kiện sắp tới?

Trong 3 tháng tới có biến động gì không? (Tết, chốt quý, mở dự án mới...)

📉 Tỷ lệ nghỉ?

Vị trí nào trong công ty thường xuyên có tỷ lệ nghỉ việc (Turnover) cao nhất?

🛑 Tỷ lệ rớt thử việc?

Nhân sự mới tuyển vào tỷ lệ rớt thử việc trong 1-2 tháng đầu là bao nhiêu?

🗂️ CV Dự phòng?

Nếu mất 1 người chủ chốt ngày mai, mình có sẵn danh sách ứng viên (Talent Pool) để gọi ngay không?

5. Góc Nhìn Thành HR: Không Cần Vẽ Biểu Đồ

Ở SME, Fresher không làm chiến lược toàn công ty. Nhưng Fresher hoàn toàn có thể:

Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc -> Nhận diện chu kỳ biến động -> Giữ một Talent Pool nhỏ -> Đề xuất Sếp cho tuyển sớm 1-2 tuần thay vì chờ khủng hoảng nổ ra.

Planning không biến em thành HRBP ngay lập tức. Nhưng nó khiến Sếp bắt đầu nhìn nhận: "À, bạn HR này hiểu cách vận hành công ty, chứ không chỉ biết đăng tin."

6. Bài Tập Thực Hành & Kiểm Tra

📝 Câu 1: Workforce Planning giúp ích gì nhất cho một HR Newbie?

Đáp án C: Nhận diện trước các khoảng trống nhân sự (GAP) để không bị rơi vào trạng thái hoảng loạn (Panic Hiring) khi có người nghỉ đột ngột.

📝 Câu 2: Biểu hiện của một HR "bị động" (chưa có tư duy Planning) là gì?

Đáp án A: Thấy team báo "đủ người" là dừng hoàn toàn việc tương tác với ứng viên và không xây dựng Talent Pool dự phòng.

🚀 Bài Tập: Tự Soi Tình Hình Công Ty

Mở file danh sách nhân sự hiện tại của công ty/bộ phận bạn đang phụ trách và trả lời nhanh:

• Trong 3 tháng tới, có sự kiện nào ảnh hưởng đến nhân sự không?
• Vị trí nào có nguy cơ biến động (nghỉ việc/không đạt KPI) cao nhất?
• Nếu mất 1 người ở vị trí đó, bạn có sẵn phương án dự phòng không?

(Trả lời được 3 câu này, bạn đã bắt đầu làm Workforce Planning rồi đấy!)

Lưu ý: Thực tế mỗi công ty sẽ có quy trình hoạch định khác nhau. Các tập đoàn lớn sẽ có bộ phận C&B hoặc HRBP lo phần số liệu chi tiết. Bài học này cung cấp Tư duy nền tảng (Mindset) để bạn làm việc thông minh hơn tại môi trường SME.

👨‍🏫

Thành HR

"Workforce Planning không phải là việc của riêng Giám đốc. Ở cấp độ Fresher, nó đơn giản là: Không đợi hết muối mới xách xe đi mua. Bạn không cần chiến lược cao siêu, bạn chỉ cần nhìn xa hơn deadline của tuần này."

Tiếp tục hành trình

Hoàn thành lộ trình để tự tin chinh phục nghề Nhân sự.

👉 BIỂU MẪU KHÓA HỌC 🏠 XEM TOÀN BỘ KHÓA HỌC

Sứ mệnh của chúng mình là giúp bạn đi nhanh hơn bằng những trải nghiệm thực tế "xương máu".

© 2026 Content by Thành HR | HRVN Academy