Bài 6: Kế hoạch nhân lực và kế hoạch tuyển dụng cho HR mới

HR Foundation miễn phí · Bài 05

Kế hoạch nhân lực
và kế hoạch tuyển dụng cho HR mới

Tháng tới tăng đơn hàng, cuối quý mở thêm điểm bán, một nhân viên đã báo nghỉ. HR cần nhìn các thông tin này cùng nhau để biết công ty cần bổ sung người ở đâu, vào lúc nào và nên bắt đầu tuyển từ khi nào.

Chặng 2: Hoạch định và định nghĩa nhu cầu · Thành HR / HRVN Academy

Nối tiếp Bài 04

Từ một yêu cầu tuyển đến bức tranh của cả bộ phận

Ở Bài 04 về nhận yêu cầu tuyển dụng và quản trị tuyển gấp, bạn đã học cách làm rõ một đợt tuyển. Khi nhiều yêu cầu cùng xuất hiện, mình cần nhìn thêm: số người đang có, phần việc sắp tăng, biến động đã biết và khả năng đáp ứng của đội tuyển dụng.

Có công ty đã lập kế hoạch nhân sự theo năm, quý và có số lượng được duyệt cho từng bộ phận. Có doanh nghiệp nhỏ chỉ trao đổi khi phát sinh nhu cầu. HR mới nên bắt đầu từ thông tin và cách làm đang có, rồi bổ sung những điểm còn thiếu để quản lý cùng quyết định.

Sau bài này, bạn có thể:

• Phân biệt kế hoạch nhân lực, số lượng nhân sự và kế hoạch tuyển dụng.
• Tính số người còn cần tuyển trong một tình huống đơn giản, tránh tính trùng.
• Dự kiến thời gian, nguồn tuyển, chi phí và người phối hợp.
• Theo dõi thay đổi để cập nhật kế hoạch sát với công việc.

Học cùng HRVN trên YouTube

Giới thiệu khóa học tuyển dụng

Cùng Thành HR tìm hiểu định hướng của khóa Tuyển dụng cho người mới. Bạn có thể xem ngay trong khung video dưới đây, rồi tiếp tục phần tình huống và bài tập của bài học.

Xem video này trên YouTube

Nội dung bài học

1. Hiểu đúng ba khái niệm
2. Xác định nhu cầu từ công việc thực tế
3. Tình huống: đang có 6 người, sắp cần 8 người
4. Chuyển nhu cầu thành kế hoạch tuyển dụng
5. Ưu tiên và cập nhật khi có thay đổi
6. Góc nhìn Thành HR
7. Bài tập miễn phí và tự kiểm tra

Nền tảng nghề

1. Hiểu đúng ba khái niệm

Kế hoạch nhân lực: cần người như thế nào để làm được việc?

Hoạch định nhân lực (workforce planning) là xem nhu cầu công việc sắp tới, đối chiếu với đội ngũ hiện có và xác định cách đáp ứng. Cần tính cả số người, năng lực, thời điểm và chi phí. Tùy tình hình, phương án có thể gồm tuyển thêm, đào tạo hoặc bố trí lại công việc.

Cơ sở khái niệm: CIPD – Workforce planning (cập nhật 29/07/2025). Các tình huống và khung thực hành bên dưới do HRVN Academy biên soạn để minh họa cho người mới.

Số lượng nhân sự: đang nói đến con số nào?

Headcount thường được dùng để chỉ số người. Khi nghe “bộ phận có 8 headcount”, hãy làm rõ đó là 8 người hiện đang làm, 8 người được duyệt hay mục tiêu cần đạt ở một thời điểm tới. Những con số này có thể khác nhau.

Ví dụ, được duyệt 8 nhưng đang có 6 không có nghĩa mọi trường hợp đều phải lập tức tuyển thêm 2. Cần xem lịch triển khai, người sắp vào hoặc rời bộ phận và phần việc thực tế. Cũng không nên xem hai người làm lịch khác nhau là có khả năng đáp ứng công việc như nhau chỉ vì đều được tính là một người.

Kế hoạch tuyển dụng: tổ chức tuyển để đáp ứng phần nhu cầu đã xác định

Recruitment planning là cụ thể hóa việc tuyển: vị trí nào, bao nhiêu người, khi nào cần nhận việc, dự kiến bắt đầu tìm từ lúc nào, tìm ở đâu, ai phối hợp và cần chi phí gì.

Hai kế hoạch nối với nhau: kế hoạch nhân lực xác định nhu cầu và phương án đáp ứng; kế hoạch tuyển dụng triển khai phần cần tuyển. Còn số lượng nhân sự là một dữ liệu để tính toán, chưa phải toàn bộ kế hoạch.

Bắt đầu từ việc cần làm

2. Xác định nhu cầu từ công việc thực tế

“Doanh thu dự kiến tăng 20%” là thông tin cần trao đổi thêm, chưa đủ để suy ra phải tăng 20% nhân sự. Có thể đơn hàng tăng nhưng tập trung vào một nhóm sản phẩm; cũng có thể mở thêm ca làm khiến nhu cầu bố trí người thay đổi dù doanh thu chưa tăng nhiều.

HR có thể cùng quản lý làm rõ bốn nhóm thông tin:

Công việc sẽ thay đổi gì?

Tăng số đơn cần xử lý, thêm địa điểm, thêm ca, mở sản phẩm mới hay thay đổi cách phục vụ? Dự kiến bắt đầu khi nào, kéo dài bao lâu?

Đội hiện tại đáp ứng tới đâu?

Ai đang làm phần việc nào, ca nào thường thiếu, kỹ năng nào còn cần bổ sung? Đối chiếu khối lượng và chất lượng thực tế cùng quản lý, thay vì chỉ nhìn số người.

Biến động nào đã biết?

Ai đã xác nhận nghỉ hoặc chuyển bộ phận? Ai đã nhận lời và có ngày vào làm? Dữ liệu được cập nhật đến ngày nào?

Phương án nào có thể thực hiện?

Cần tuyển thêm, bố trí nội bộ, hướng dẫn kỹ năng hay điều chỉnh cách làm? Mỗi phương án cần ai đồng ý, thời gian và nguồn lực gì?

Nếu công ty đã có định biên, kế hoạch kinh doanh và quy trình duyệt, dùng các thông tin đó làm điểm xuất phát. Nếu chưa có, HR có thể tổng hợp một bảng ngắn để quản lý xác nhận. Việc quyết định số người và ngân sách cần có người có thẩm quyền; HR mới hỗ trợ bằng dữ liệu và đề xuất.

Phân biệt điều đã biết với điều có thể xảy ra. Một người đã báo nghỉ và chốt ngày nghỉ là thông tin cụ thể. “Sau Tết có thể có người nghỉ” là dự kiến cần theo dõi. Có thể chuẩn bị nguồn dự phòng từ lịch sử tuyển dụng và biến động của công ty, nhưng không tự tính người chưa báo nghỉ vào nhóm chắc chắn rời đi. Kết quả công việc chưa tốt cũng chưa đồng nghĩa người đó sẽ nghỉ.

Tình huống giả định tại doanh nghiệp phân phối nhỏ

3. Đang có 6 người, sắp cần 8 người: tuyển mấy?

Ngày 01/10/2026, bộ phận xử lý đơn hàng đang có 6 người. Sau khi xem khối lượng đơn, lịch làm việc và nhiệm vụ, quản lý xác nhận cần đội ngũ 8 người đáp ứng công việc từ 16/11/2026. Mức 8 người đã được duyệt.

HR kiểm tra thêm: 1 người đã chốt nghỉ ngày 30/10; 1 nhân viên bộ phận khác đã được hai bên đồng ý chuyển sang từ 02/11. Chưa có ứng viên bên ngoài nào nhận lời. Giả định các nhân sự trong ví dụ đều đáp ứng lịch làm việc và yêu cầu của vị trí sau khi được hướng dẫn.

Tính tại cùng mốc nhu cầu 16/11/2026

Thành phần	Số người
Đang có tại ngày 01/10	6
Rời bộ phận trước mốc cần người	− 1
Chuyển nội bộ vào, đã xác nhận	+ 1
Dự kiến có trước khi tuyển ngoài thêm	6 − 1 + 1 = 6
Còn cần tuyển từ bên ngoài	8 − 6 = 2

Vậy cần tuyển ngoài thêm 2 người. Nếu chỉ nhìn “tăng từ 6 lên 8”, bạn cũng ra số 2 nhưng bỏ sót cả người nghỉ và người chuyển vào. Khi kế hoạch chuyển nội bộ thay đổi, phép tính sơ sài đó sẽ không còn đúng.

Nếu việc chuyển nội bộ mới là đề xuất thì sao?

Ghi riêng hai khả năng: được chuyển người thì tuyển ngoài 2; không chuyển được thì tuyển ngoài 3, vì 8 − (6 − 1) = 3. Báo quản lý chốt phương án và phạm vi được triển khai. Chưa duyệt việc tuyển thêm người thứ ba thì không tự gửi offer cho vị trí đó.

Với người chuyển nội bộ, cần xem cả ảnh hưởng đến bộ phận cũ. Chuyển một người có thể làm phát sinh nhu cầu tuyển thay ở nơi khác; không nên ghi thành “giảm được một người cần tuyển” cho toàn công ty khi chưa kiểm tra.

Số người và khả năng làm việc cần được xem cùng nhau. Trong tình huống này, quản lý dự kiến cần hai tuần hướng dẫn để người mới xử lý công việc theo yêu cầu. Vì vậy, mục tiêu nhận việc là 02/11 để chuẩn bị cho mốc 16/11. Hai tuần là giả định của ví dụ, không phải thời gian đào tạo chuẩn cho mọi vị trí.

Từ nhu cầu đến việc triển khai

4. Chuyển nhu cầu thành kế hoạch tuyển dụng

Với nhu cầu và điều kiện đã được đồng ý, HR có thể bắt đầu tìm người, đồng thời hoàn thiện các chi tiết còn thiếu. Dùng biểu mẫu, phần mềm hoặc bảng theo dõi của công ty nếu đã có. Một kế hoạch cần giúp người liên quan biết việc gì sẽ làm, ai phối hợp và mốc nào cần theo sát.

Ghi đủ thông tin để triển khai

Ví dụ ghi kế hoạch cho bộ phận xử lý đơn hàng

Nội dung	Cách ghi trong tình huống
Vị trí, số lượng, căn cứ	Nhân viên xử lý đơn hàng: tuyển ngoài 2 người. Đội mục tiêu 8; hiện có 6, nghỉ 1, chuyển vào 1.
Mốc cần đáp ứng	Mục tiêu nhận việc 02/11; được hướng dẫn để đáp ứng yêu cầu công việc từ 16/11/2026.
Tiêu chí và điều kiện tuyển	Dùng JD, lịch làm việc và khung thu nhập đã thống nhất. Làm rõ phần nghiệp vụ cần có và phần quản lý sẽ hướng dẫn.
Thời gian và nguồn tuyển	Bắt đầu tìm từ đầu tháng 10. Xem lại nguồn đã tuyển được vị trí tương tự, đăng kênh phù hợp và nhận giới thiệu theo cách làm của công ty.
Người phối hợp	HR tìm và sàng lọc; quản lý đánh giá nghiệp vụ, giữ lịch phỏng vấn và bố trí người hướng dẫn; người có thẩm quyền duyệt đề xuất tuyển.
Chi phí và trạng thái	Ghi khoản đăng tuyển hoặc giới thiệu cần dùng, phần đã duyệt, phần chờ quyết định và tiến độ thực tế của từng người dự kiến nhận việc.

Tính lùi từ thời điểm cần người

Trong ví dụ, ngày cần đáp ứng công việc là 16/11; mục tiêu nhận việc là 02/11. Từ đó, dự kiến thời gian tìm ứng viên, phỏng vấn, duyệt đề xuất, gửi offer và chờ ứng viên thu xếp nhận việc. Các việc có thể diễn ra nối tiếp hoặc song song, tùy quy trình và nguồn thực tế.

Công ty có thời gian tuyển dự kiến theo nhóm vị trí thì đối chiếu trước. Nếu chưa có, xem các lần tuyển tương tự, trao đổi với quản lý và kiểm tra nguồn hiện tại. Ngày ứng viên có thể đi làm cần được hỏi sớm; một người phù hợp nhưng cần thêm một tháng để thu xếp sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch.

Vì vậy, mốc trên bảng là mục tiêu để phối hợp và theo dõi, cần cập nhật theo thực tế. Khi khó kịp, HR chủ động điều chỉnh nguồn tìm kiếm, lịch đánh giá và báo quản lý về phần việc cần được bố trí trong thời gian chờ.

Phân biệt chi phí tuyển với chi phí sử dụng lao động

Chi phí đăng tin, dịch vụ tìm ứng viên hoặc thưởng giới thiệu theo chính sách thuộc phần cần xem khi lập ngân sách tuyển dụng. Lương, các khoản đóng góp và phúc lợi của người được tuyển nằm trong kế hoạch chi phí nhân sự. Có thể tổng hợp hai nhóm trong cùng báo cáo, nhưng nên ghi riêng để người duyệt hiểu rõ.

Cũng cần tính khả năng tham gia của HR và quản lý: có đủ thời gian sàng lọc, phỏng vấn, phản hồi và hướng dẫn người mới không? Đăng thêm tin chưa chắc giúp nhanh hơn nếu lịch phỏng vấn đang bị dồn lại.

Kế hoạch cần đi cùng thực tế

5. Ưu tiên và cập nhật khi có thay đổi

Khi nhiều bộ phận cùng yêu cầu tuyển, hãy tổng hợp để quản lý và người quyết định nhìn chung: công việc nào bị ảnh hưởng, mốc cần đáp ứng, phương án hỗ trợ hiện có và mức độ khó tìm người. Một vị trí cần muộn hơn vẫn có thể phải bắt đầu tìm sớm vì nguồn phù hợp ít.

Nếu nguồn lực chưa đủ làm tất cả cùng lúc, đề xuất thứ tự triển khai và phần cần hỗ trợ. Ví dụ, ưu tiên sàng lọc cho vị trí ảnh hưởng đến vận hành tuần tới, đồng thời duy trì tìm nguồn cho vị trí chuyên môn cần lâu hơn. Ghi rõ người thống nhất ưu tiên để các bên cùng phối hợp.

Cập nhật con số

Nhu cầu có thay đổi không? Người chuyển nội bộ đã chốt chưa? Bao nhiêu người đã nhận lời, ngày vào làm nào được xác nhận, còn thiếu bao nhiêu?

Cập nhật việc cần làm

Đang vướng nguồn, lịch phỏng vấn, phản hồi, điều kiện tuyển hay ngày nhận việc? Ai sẽ xử lý việc tiếp theo và khi nào kiểm tra lại?

Chọn nhịp cập nhật phù hợp với đợt tuyển và cách làm của công ty. Khi có thay đổi ảnh hưởng đến ngày cần người, nên trao đổi sớm để điều chỉnh, không chờ đến lịch báo cáo định kỳ.

Mẫu cập nhật ngắn theo tình huống giả định:

“Mốc 16/11 bộ phận cần 8 người; hiện có 6, nghỉ 1 và đã chốt chuyển nội bộ vào 1, nên cần tuyển ngoài 2. Hiện 1 ứng viên đã nhận lời, dự kiến vào 02/11; còn 1 người đang cần tuyển. Em tiếp tục tìm nguồn và gửi các hồ sơ phù hợp để anh/chị giữ lịch phỏng vấn trong tuần. Em sẽ xác nhận lại ngày đi làm với ứng viên đã nhận lời và cập nhật tiến độ vào thứ Sáu; nếu mốc nhận việc thay đổi, em báo ngay để mình bố trí công việc.”

Ứng viên đã nhận lời vẫn cần theo sát đến khi đi làm. Trên bảng, tách rõ đang làm, đã nhận lời và dự kiến vào, đang phỏng vấn. Danh sách nhiều hồ sơ chưa đồng nghĩa đã đủ người đáp ứng nhu cầu.

Góc nhìn Thành HR

HR mới có thể bắt đầu bằng việc nối các thông tin lại

Bạn có thể chưa phụ trách lập kế hoạch nhân lực toàn công ty. Nhưng khi quản lý nói sắp tăng việc, bạn biết hỏi thời điểm; khi nhận thông tin nghỉ việc, bạn đối chiếu kế hoạch; khi ứng viên báo lùi ngày vào, bạn cập nhật số người có thể đáp ứng.

Giá trị của kế hoạch nằm ở việc giúp các bên chuẩn bị và phối hợp sớm hơn.

Ở SME, nhiều nhu cầu vẫn phát sinh trong lúc đang chạy việc. HR vừa đáp ứng yêu cầu trước mắt, vừa ghi nhận dữ liệu để lần sau dự kiến tốt hơn. Bắt đầu từ một bộ phận, một đợt tuyển và những thông tin bạn có thể kiểm tra được.

Thực hành miễn phí

6. Tự lập một kế hoạch ngắn

Tình huống giả định độc lập: đội kho đang có 9 người, được duyệt và cần 11 người từ 01/12/2026. Trước ngày đó, 1 người đã chốt nghỉ, không có chuyển nội bộ vào. Có 1 ứng viên bên ngoài đã nhận lời và xác nhận vào kịp. Giả định người mới được hướng dẫn để đáp ứng công việc đúng mốc cần.

1. Tính tổng số người cần tuyển ngoài để bù nghỉ và đạt mục tiêu. Sau khi tính người đã nhận lời, còn cần tìm thêm bao nhiêu?
2. Viết ba thông tin cần kiểm tra thêm để lên lịch tuyển sát thực tế.
3. Ghi một kế hoạch ngắn: vị trí, số còn cần tìm, mốc nhận việc, nguồn dự kiến, người phối hợp, chi phí cần duyệt và lần cập nhật tiếp theo.

Mở gợi ý đáp án bài tập

Tổng cần tuyển ngoài: 11 − (9 − 1) = 3 người. Đã có 1 người nhận lời vào kịp, nên còn cần tìm thêm 2. Số dự kiến có, gồm người nhận lời, là 9 − 1 + 1 = 9; so với mục tiêu 11 còn thiếu 2.

Ba thông tin có thể kiểm tra: ngày nghỉ và ngày người đã nhận lời bắt đầu; thời gian hướng dẫn để đáp ứng ca làm; nguồn ứng viên cùng lịch phỏng vấn thực tế. Ngoài ra cần đối chiếu tiêu chí, điều kiện tuyển, ngân sách và phạm vi đã được duyệt.

Trong kế hoạch, ghi riêng “tổng nhu cầu 3”, “đã nhận lời 1”, “còn cần tìm 2”. Mốc nhận việc cần tính cả thời gian hướng dẫn và khả năng đi làm của ứng viên. Không tự thêm một thời hạn tuyển cố định khi chưa có căn cứ.

Câu hỏi tự kiểm tra

1. Được duyệt 10 người, đang có 8: có thể kết luận tuyển ngay 2 không?

Chưa đủ thông tin. Cần xem mốc cần đáp ứng, nhu cầu công việc, người sắp nghỉ, chuyển vào hoặc đã nhận lời và lịch triển khai được đồng ý. Sau khi đối chiếu, số cần tuyển có thể là 2 hoặc khác.

2. Dự kiến có người nghỉ sau Tết nên ghi chắc chắn thiếu người?

Nên ghi đây là kịch bản dự kiến và nêu căn cứ, chẳng hạn dữ liệu các năm trước của công ty. Theo dõi để cập nhật, chuẩn bị nguồn khi phù hợp; không biến dự báo thành thông tin nghỉ việc đã xác nhận.

3. Cần người tự xử lý công việc từ đầu tháng: cho nhận việc đúng ngày đó đã đủ chưa?

Cần trao đổi thêm về thời gian hướng dẫn và năng lực khi vào làm. Nếu phải có thời gian học sản phẩm hoặc hệ thống, mục tiêu nhận việc có thể cần sớm hơn. Nếu không kịp, quản lý cần biết để bố trí hỗ trợ.

4. Có ứng viên nhận lời nhưng báo lùi ngày vào làm thì cập nhật gì?

Cập nhật ngày nhận việc và xem lại số người đáp ứng tại mốc cần. Trao đổi với quản lý về công việc trong khoảng trống, tiếp tục theo sát ứng viên và thống nhất việc tìm thêm nếu cần. Không giữ trạng thái “đã đủ đúng hạn” khi ngày vào đã thay đổi.

Áp dụng vào công việc: chọn một vị trí bạn đang phụ trách và thử điền kế hoạch bằng dữ liệu hiện có. Phần chưa rõ ghi “cần xác nhận” kèm người sẽ trao đổi. Bạn đang bắt đầu biến yêu cầu tuyển thành những việc có thể theo dõi và phối hợp.

Tiếp tục lộ trình

Đã biết cần tuyển, tiếp theo là hiểu vị trí

Biết cần bao nhiêu người và khi nào mới là một phần. Bước tiếp theo, bạn cần hiểu công việc cụ thể, kết quả mong đợi và năng lực cần có để tìm đúng người.

Đọc tiếp: tìm hiểu vị trí cần tuyển Xem lộ trình tuyển dụng miễn phí

Bạn muốn thực hành thêm? Tìm hiểu nội dung dành cho người đăng ký tại Page HRVN Academy hoặc các chương trình tại HRHUB Vietnam.

Thành HR | HRVN Academy
Đồng hành 5 năm đầu sự nghiệp HR.

Biên soạn ngày 08/09/2026. Các tình huống, số người và mốc thời gian trong bài là giả định để học tập; cần điều chỉnh theo công việc, dữ liệu và quy trình của từng công ty.