Phương pháp lập Kế hoạch tuyển dụng

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Phương pháp lập Kế hoạch tuyển dụng.

Là một Chuyên viên tuyển dụng, thì việc đầu tiên bạn phải biết đó là Lập Kế hoạch tuyển dụng. Nó giúp bạn có một lộ trình chi tiết bao gồm thứ tự các bước phải thực hiện, dự trù và kiểm soát chi phí để hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng đề ra. 

Kế hoạch tuyển dụng thường sẽ có theo năm, theo quý, tháng và tuần. Ở đây mình sẽ đi chi tiết về Kế hoạch tuyển dụng tháng. Vì nó dễ áp dụng và mọi người thực hiện thường xuyên căn cứ trên target (chỉ tiêu) phải đáp ứng hàng tháng của cá nhân bạn. Bao gồm các bước như sau.

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Khi nhận được phiếu yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, bạn sẽ được phân một chỉ tiêu cá nhân phải hoàn thành. Căn cứ trên đó, bạn sẽ phải cần làm rõ là mình tuyển những vị trí nào? Số lượng bao nhiêu? Thời gian phải hoàn thành. Lý do tuyển là tăng mới hay bù nghỉ? Mức lương dự kiến, nơi làm việc...

Việc xác định được nhu cầu tuyển dụng ngay từ đầu sẽ giúp bạn biết mình cần làm gì, từ đó vách ra được lộ trình các việc cần làm. Từ đó bạn sẽ có căn cứ vững chắc, rõ ràng để đề xuất những công cụ hỗ trợ, nguồn lực, chi phí để hoàn thành nhiệm vụ

Các kênh nguồn sử dụng và chi phí dự kiến

Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng rồi, bạn sẽ căn cứ trên vị trí, số lượng tuyển và thời gian tuyển để lên kế hoach sử dung các kênh nguồn nào, chi phí khoảng bao nhiêu. Đầu tiên, thông thường sẽ ưu tiên ứng viên nội bộ và kênh network cá nhân.

Bạn sẽ làm thông báo nội bộ để gửi đến các phòng ban hoặc bản tin công ty trên web hoặc bảng thông báo ở khu vực nhân viên hay ra vào. Kênh này có chi phí thấp nhưng hiệu quả cao vì ứng viên được giới thiệu qua các nhân viên công ty sẽ có mức độ gắn bó lâu hơn. Tuy nhiên, chỉ là một kênh bổ trợ nếu bạn tuyển số lượng nhiều.

Kế đến là kênh website, ngoài việc đăng tin lên các website miễn phí thì bạn có thể cân nhắc việc sử dụng đăng tin trên các website trả phí. Một kênh nguồn hot hiện nay bạn cũng không thể bỏ qua đó chính là đăng tin tuyển dụng trên Facebook và các mạng xã hội khác để gia tăng hiệu quả.

Hoặc nếu cần thiết có thể sẽ trả phí cho các Công ty dịch vụ tuyển dụng (headhunt) để đẩy nhanh tiến độ. Đây thường đượng xem là phương án backup bởi vì có chi phí khá cao. Sẽ tùy theo tiến độ và số lượng để bạn ra quyết định có nên sử dụng hay không.

Công tác phối hợp các phòng ban

Bạn cũng phải có bảng chi tiết về việc phối hợp với các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng càng cụ thể càng tốt để không bị động. Ví dụ như xin bài test chuyên môn, thời gian dự kiến phỏng vấn vòng 2, thời gian tối đa phản hồi kết quả để phòng ban đó nắm và sắp xếp thời gian phối hợp. 

Vì một số trưởng phòng, quản lý thường rất bận nên nếu bạn không có plan này thì bạn sẽ phải chạy theo để nhờ hoặc thậm chí năn nỉ họ hỗ trợ. Và khi bạn đã có plan chi tiết như vậy, nếu kết quả không đảm bảo deadline vì công tác phối hợp của họ, thì bạn hoàn toàn có cơ sở để phản biện lý do không hoàn thành.

Thời gian hoàn thành (deadline)

Nên bao gồm từng giai đoạn hoàn thành cho từng hạng mục công việc như: Thời gian nhận hồ sơ, thời gian phỏng vấn lần 1, lần 2, thời gian chốt kết quả và gửi thư mời nhận việc (offer letter). Nếu phát sinh ở giai đoạn nào thì bạn phải nhanh chóng bổ sung phương án backup cho giai đoạn đó ngay.

Và tất nhiên, từng giai đoạn nhỏ đó nhằm đạt mục tiêu cuối cùng là bạn phải tuyển được đủ số lượng đúng thời gian theo yêu cầu. Đặc biệt là đảm bảo chất lượng ứng viên và với một chi phí tốt nhất có thể.

Phương án dự phòng (backup)

Trong các cả kế hoạch chứ không riêng kế hoạch tuyển dung, tất cả luôn luôn phải có phương án 2 thay thế khi có phát sinh hoặc tiến độ không đi đúng theo kế hoạch. Để tất cả phải trong tầm kiểm soát cho mục tiêu cuối cùng.

Ví dụ tăng kênh nguồn, dùng dịch vụ headhunt khi bạn đang bị lost tiến độ thu hút nguồn và không đủ CV. Tất nhiên phương án 2 chỉ được kích hoạt khi đã đánh giá thấu đáo các tình huống và khả năng thực hiện tới đâu, mức thiệt hại nếu không thể hoàn thành. Vì phương án 2 sẽ làm phát sinh chi phí cao. Tuy nhiên nó là cần thiết để kích hoạt khi cần thiết và không bị động.

Trong quá trình thực hiện, có thể có những phát sinh thay đổi hoặc điều chỉnh vì lý do khách quan. Ví dụ như tăng số lượng, thay đổi nơi ứng viên làm việc, mức lương, KPI...điều này sẽ gây khó khăn nhất định cho bạn. Vì bạn đã thông tin đến ứng viên rồi.

Với những tình huống ngoài ý muốn như vậy, bạn phải thật bình tĩnh để tìm hướng xử lý tốt nhất. Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch theo yêu cầu của công ty, cũng như liên hệ ứng viên để thông báo các điều chỉnh nếu có. Lưu ý phải thật chân thành và mong sự cảm thông từ ứng viên.

Qua nội dung bài học Phương pháp lập kế hoạch tuyển dụng, chắc chắn bạn đã nắm được tầm quan trọng của việc có một Kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Nó giúp bạn kiểm soát tốt từng công đoạn của công việc, giúp bạn không bị quên task hoặc bị quá tải trong công việc và. Tất cả điều đó tạo nên kết quả hoàn thành cuối cùng.

Phần thực hành

Để có thể nắm kỹ hơn nội dung bài hoạc, bạn có thể thực hành theo gợi ý sau: Phòng Kinh doanh đang cần tuyển 5 bạn nhân viên phát triển và phân phối sản phẩm mì gói cho các tạp hóa trong khu vực thành phố. Yêu cầu từ cấp 3 trở lên, có kinh nghiệm tiếp thị và sales, có xe gắn máy và rành đường. Thời gian có nhân sự là 15 ngày. Bạn hãy lên một kế hoạch tuyển dụng chi tiết thử nhé!

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về bài học, bạn vui lòng để lại comment hoặc gửi vào phần liên hệ bên dưới blog. Cám ơn bạn đã tham gia khoá học này.