HR Foundation · Tuyển dụng cơ bản · Bài 14/24
Từ cuộc gọi sàng lọc đến một đề xuất có căn cứ
Bạn mới làm tuyển dụng tại ABC, đang theo dõi năm hồ sơ Marketing. Quản lý hỏi: “Ai có thể chuyển sang trao đổi chuyên môn?”. Phiếu của Nam chỉ ghi “đã gọi, OK”. Bạn chưa ghi rõ Nam trực tiếp làm gì, mức lương vừa nói là kỳ vọng hay đã thống nhất, và còn phải xác nhận việc gì.
Bài này giúp bạn chuẩn bị câu hỏi từ CV, trao đổi đúng mục đích rồi hoàn thành phiếu ghi nhận và danh sách có trạng thái, người phụ trách, bước tiếp theo. Mình làm mẫu với Nam trước, sau đó bạn thử sửa ghi chú và báo cáo năm hồ sơ.
Chặng 4 · Sàng lọc và giao tiếp. Khoảng 20-25 phút đọc và 15 phút thực hành. ABC, ứng viên, mức lương, lịch hẹn và câu trả lời trong bài đều là dữ liệu giả lập.
Video Bài 14 · Trao đổi sàng lọc và lập danh sách ứng viên
1. Trước khi gọi, xác định cuộc trao đổi cần làm rõ điều gì
Từ phiếu đọc CV ở Bài 13, chọn phần cần hỏi thêm: việc ứng viên trực tiếp làm, ví dụ đối chiếu, điều kiện công việc và mong muốn tiếp tục.
Người đang bận và đề nghị hẹn lại chưa cung cấp đủ thông tin để đánh giá. Ghi “chưa trao đổi” để xử lý tiếp; chưa có căn cứ ghi “không đạt”.
- Mở lời liên hệNói rõ mình là ai, giới thiệu cơ hội và hỏi người nhận có muốn tìm hiểu.
- Trao đổi sàng lọcKhi người nhận đồng ý, làm rõ thông tin liên quan tới tiêu chí và điều kiện công việc.
- Hẹn phỏng vấnKhi bước tiếp theo đã được thống nhất, xác nhận thời điểm, hình thức và người tham gia.
2. Apply và Search: khác cách mở lời, cùng tiêu chí công việc
Apply · đã nộp hồ sơ
Nhắc tên công ty, vị trí và hồ sơ đã nhận. Hỏi người nghe còn quan tâm, có thuận tiện lúc này hay muốn hẹn lại.
Việc đã nộp CV không cho biết chắc người đó hiện vẫn tìm việc hoặc đang sẵn sàng trả lời.
Search · HR chủ động tìm thấy
Nói rõ nguồn hồ sơ và cơ hội muốn giới thiệu. Khi người nhận đồng ý tìm hiểu, thống nhất mục đích và thời điểm trao đổi.
Đồng ý kết nối hoặc nhận JD chưa phải đồng ý tham gia buổi sàng lọc.
↓ Khi đã đồng ý trao đổi ↓
Cùng vị trí → cùng nhóm tiêu chí cốt lõi
JD là bản mô tả công việc. Nếu người nhận chưa biết cơ hội, dùng bước chủ động tìm và liên hệ ứng viên trước. Khi đã hẹn, nhắc lại nội dung và thời lượng, rồi xác nhận họ còn thuận tiện.
“Để làm rõ phần kinh nghiệm và điều kiện công việc, mình dự kiến cần khoảng 10 phút. Bạn có tiện trao đổi lúc này, hay mình thống nhất thời điểm khác?”
Mười phút là thời lượng của mẫu luyện tập. Nếu chỉ xin hai phút để giới thiệu, hãy giữ đúng mục đích đó; muốn hỏi thêm thì nói rõ và xin người nhận tiếp tục.
3. Chuẩn bị câu hỏi từ phần CV chưa trả lời
Chuẩn bị câu hỏi, báo thời lượng và ghi chú câu trả lời; khi cần, hỏi làm rõ trước khi đi tiếp. [2]
Dữ kiện chung: Nam ứng tuyển Marketing nội dung tại ABC
- Công việc: viết nội dung mạng xã hội, chuẩn bị nội dung phối hợp thiết kế và theo dõi lịch đăng. Có người phụ trách thiết kế và quảng cáo riêng.
- Cần làm rõ: Nam đã trực tiếp viết gì và có ví dụ trình bày phần mình làm hay không. Quy trình duyệt và công cụ lên lịch có thể hướng dẫn.
- Điều kiện đã được xác nhận trong tình huống: làm tại văn phòng TP.HCM, thứ Hai-thứ Sáu; lương cố định 12-15 triệu đồng/tháng trước khấu trừ, chưa gồm thưởng.
- Thông tin trong CV: Nam ghi tham gia chiến dịch ra mắt sản phẩm và có portfolio - bộ sản phẩm minh họa - nhưng chưa rõ phần cá nhân phụ trách.
Đây là dữ kiện để luyện hỏi và ghi nhận, không phải mức lương thị trường. Khi áp dụng, dùng phạm vi công việc và thông tin đã được đơn vị xác nhận.
Mẫu A · Phiếu chuẩn bị cuộc gọi với Nam
- Hồ sơ, bối cảnh
- SL-01 · Nam · nguồn Apply · Marketing nội dung tại ABC. Đã thống nhất trao đổi lúc 09:00 ngày 26/10/2026, giờ Việt Nam; dự kiến 10 phút.
- Tài liệu trước mặt
- CV Nam bản gửi 23/10/2026; JD Marketing nội dung bản 22/10/2026; hai đường dẫn sản phẩm Nam đã gửi. Ngày và phiên bản là dữ kiện giả lập của mẫu.
- Câu hỏi cần trả lời
- Phần Nam trực tiếp làm trong chiến dịch? Hai bài nào do Nam viết? Lịch làm, kỳ vọng thu nhập và thời gian có thể bắt đầu ra sao?
- Phạm vi của HR
- Ghi nhận, đề xuất quản lý xem xét; chưa tự chốt lương, ngày nhận việc hoặc lịch phỏng vấn.
- Mốc cập nhật
- HR cập nhật cho Nam qua email trước 17:00 ngày 27/10/2026, kể cả khi chưa có quyết định cuối cùng.
Mẫu B · Hỏi từng ý và biết mình cần ghi gì
- Sự quan tâm
- “Bạn còn muốn tiếp tục không? Muốn hỏi thêm phần nào?”
Ghi mong muốn hiện tại và câu hỏi. - Phần trực tiếp làm
- “Trong dự án ở CV, phần nào do bạn làm, phần nào do đồng đội?”
Ghi việc cá nhân và phần cần hỏi sâu. - Ví dụ đối chiếu
- “Bạn có sản phẩm được phép chia sẻ để minh họa không?”
Ghi tài liệu đã xem và phần đang chờ; link lỗi chưa nói lên năng lực. - Điều kiện
- “Lịch và hình thức làm việc có phù hợp không?”
Ghi điểm thống nhất, điểm còn vướng, ai cần quyết định. - Thu nhập, bắt đầu
- “Kỳ vọng mỗi tháng, trước hay sau khấu trừ? Nếu thống nhất nhận việc, bạn cần bao lâu để sắp xếp?”
Ghi đúng kỳ vọng và thời gian dự kiến.
Giữ nhóm nội dung cốt lõi nhất quán, hỏi thêm theo chỗ thiếu ở từng CV. Hỏi khả năng đáp ứng công việc; không dùng đời tư thay tiêu chí hoặc yêu cầu bí mật công ty cũ.
4. Hai kịch bản: mở lời đúng bối cảnh, kết thúc bằng việc rõ ràng
Nhánh Apply · Nam đã nộp CV và có lịch trao đổi
Dùng dữ kiện đã chuẩn bị ở Mẫu A. Nếu chưa có lịch, trước hết hỏi người nhận có thuận tiện hoặc muốn hẹn lại.
HR: “Chào Nam, mình là Thành, phụ trách tuyển dụng tại ABC. Mình liên hệ về hồ sơ Marketing bạn đã gửi. Bạn còn quan tâm và có tiện trao đổi khoảng 10 phút như mình đã hẹn không?”
Nam: “Mình còn quan tâm, hiện có thể trao đổi.”
HR: “Công việc tập trung viết nội dung mạng xã hội và phối hợp thiết kế. Trong chiến dịch ra mắt sản phẩm ở CV, phần nào do bạn trực tiếp thực hiện?”
Nam: “Mình viết bài và chuẩn bị nội dung gửi thiết kế. Mục tiêu và số liệu chiến dịch là của cả nhóm; mình không phụ trách chạy quảng cáo.”
HR: “Mình ghi nhận bạn trực tiếp viết và phối hợp thiết kế, còn kết quả chiến dịch là của nhóm. Bạn có thể chỉ giúp hai bài bạn viết và nói rõ phần mình làm, trong phạm vi được phép chia sẻ không?”
Nam: “Hai đường dẫn trong portfolio là bài mình viết. Mình có thể trao đổi thêm về nội dung, nhưng không gửi báo cáo nội bộ.”
HR: “Cảm ơn bạn. Vị trí làm tại văn phòng TP.HCM, thứ Hai-thứ Sáu; lương cố định đang trao đổi là 12-15 triệu đồng/tháng trước khấu trừ. Bạn thấy điều kiện này thế nào?”
Nam: “Mình có thể làm theo lịch đó. Kỳ vọng của mình là 14 triệu đồng/tháng trước khấu trừ; nếu hai bên thống nhất nhận việc, mình cần khoảng 30 ngày để sắp xếp. Mình muốn biết ai duyệt bài và có hướng dẫn quy trình mới không.”
HR: “Mình ghi 14 triệu là kỳ vọng và 30 ngày là thời gian dự kiến của bạn. Mình sẽ hỏi quản lý về đầu mối duyệt bài, cách hướng dẫn và chuyển ghi nhận hôm nay để xem bước tiếp theo. Mình cập nhật qua email trước 17:00 ngày 27/10/2026, giờ Việt Nam, kể cả khi chưa có kết quả cuối cùng nhé.”
Nếu đã đủ điều kiện mời phỏng vấn
Trong một bước tiếp theo của tình huống, giả sử quản lý đã đồng ý phỏng vấn, xác nhận người tham gia và hai khung giờ. Lúc này mới dùng lời mời:
“Bên mình mời bạn trao đổi trực tuyến với quản lý Marketing, dự kiến 45 phút. Hai khung giờ đã xác nhận là 09:00 ngày 29/10/2026 hoặc 14:00 ngày 30/10/2026, giờ Việt Nam. Bạn thuận tiện khung nào?”
“Mình xác nhận lại 09:00 ngày 29/10/2026, giờ Việt Nam. Mình sẽ gửi thư mời và đường dẫn tham gia qua email bạn vừa xác nhận. Bạn phản hồi khi nhận được hoặc báo lại nếu cần điều chỉnh nhé.”
Đoạn xác nhận cuối dùng sau khi Nam chọn khung 09:00. Đây là nhánh giả định để luyện lời mời, chưa phải trạng thái của Nam trong danh sách ở phần 5. Cách viết thư và điều phối lịch nằm ở Bài 15.
Nhánh Search · người HR tìm thấy chưa nộp hồ sơ
Tình huống độc lập: HR tìm thấy anh Nam trên LinkedIn có kinh nghiệm quản lý, muốn giới thiệu vị trí Trưởng nhóm Marketing tại ABC. Đây là người khác với SL-01; dữ kiện hai hồ sơ được giữ riêng.
Chưa có trao đổi trước: “Chào anh Nam, em là Thành, phụ trách tuyển dụng tại ABC. Em tìm thấy hồ sơ nghề nghiệp của anh trên LinkedIn và muốn giới thiệu vị trí Trưởng nhóm Marketing. Anh có muốn nhận bản mô tả để xem trước không?”
Anh chỉ muốn nhận thông tin: “Dạ, em gửi bản mô tả qua LinkedIn theo lựa chọn của anh. Anh chưa cần trả lời câu hỏi sàng lọc lúc này. Sau khi xem, anh có muốn mình thống nhất một mốc trao đổi lại không ạ?”
Đã nhận JD và đồng ý một cuộc hẹn: “Em nhắc lại cơ hội Trưởng nhóm Marketing mình đã trao đổi qua LinkedIn. Anh có tiện dành khoảng 10 phút như đã hẹn để làm rõ phần công việc anh phụ trách, điều kiện vị trí và những điểm anh muốn hỏi không?”
Anh không muốn tiếp tục: “Cảm ơn anh đã cho biết. Em ghi nhận không tiếp tục liên hệ về cơ hội này.”
Nhận JD, đồng ý trao đổi và đồng ý ứng tuyển là các mốc khác nhau. Khi hồ sơ Search chuyển sang sàng lọc cùng một vị trí, dùng bộ tiêu chí chung của vị trí ấy.
Khi người nghe phản hồi khác dự kiến
- Đang bận
- Hỏi lựa chọn hẹn lại; nếu không tiện thì kết thúc. Ghi chưa trao đổi/hẹn lại.
- Chưa nhớ vị trí
- Nhắc bối cảnh, gửi lại khi được đồng ý. Ghi chờ xem thông tin.
- Điều kiện chưa rõ
- Ghi câu hỏi, hẹn phản hồi; không tự hứa ngoại lệ. Ghi chờ HR/quản lý xác nhận.
- Tín hiệu kém
- Thống nhất kênh hoặc thời điểm khác. Ghi chưa đủ thông tin, không chấm năng lực qua lỗi đường truyền.
- Muốn dừng liên hệ
- Cảm ơn, kết thúc, cập nhật người cùng xử lý. Ghi không tiếp tục; không tự gửi thêm JD.
5. Ghi nhận sao cho người khác đọc được căn cứ
Mình muốn mở lại phiếu hôm sau vẫn biết ứng viên nói gì, HR đã xem gì và còn phải hỏi ai. Người nhận bàn giao cần đọc được những căn cứ ấy.
Mẫu C · Phiếu ghi nhận SL-01 sau cuộc gọi
- Hồ sơ, cuộc gọi
- SL-01 · Nam · Marketing nội dung tại ABC · Apply.
26/10/2026, 09:00, giờ Việt Nam; HR phụ trách: Thành. CV 23/10; JD 22/10/2026. - Ứng viên cho biết
- Trực tiếp viết bài và chuẩn bị nội dung phối hợp thiết kế; không phụ trách quảng cáo. Kết quả chiến dịch là của nhóm.
- HR đã xem
- Hai bài trong portfolio mở được. Việc Nam trực tiếp viết là thông tin Nam cung cấp; chất lượng và phần đóng góp cần quản lý chuyên môn đối chiếu thêm.
- Điều kiện
- Nam xác nhận lịch làm phù hợp; kỳ vọng 14 triệu đồng/tháng trước khấu trừ; dự kiến cần 30 ngày nếu hai bên thống nhất nhận việc. Chưa chốt lương hoặc ngày bắt đầu.
- Còn cần làm rõ
- Quản lý hỏi sâu cách nhận yêu cầu, viết và chỉnh sửa nội dung. HR xác nhận đầu mối duyệt bài và cách hướng dẫn quy trình.
- Đề xuất, mốc cập nhật
- Đề xuất trao đổi chuyên môn. HR gửi quản lý xem và cập nhật Nam trước 17:00 ngày 27/10/2026. Chưa có lịch phỏng vấn.
Mẫu D · Năm hồ sơ, năm trạng thái cụ thể
Năm hồ sơ cùng vị trí Marketing nội dung; dữ liệu và mốc xử lý đều giả lập, theo giờ Việt Nam. Bảng theo dõi giữ cả người chưa đủ căn cứ đề xuất.
Bản đồ sàng lọc · Tình huống ABC
Từ cuộc gọi đến bước tiếp theo
Nghe rõ → Ghi đúng → Đề xuất có căn cứ
01 Ghi nhận sau mỗi cuộc trao đổi
và điều kiện công việc
02 Cập nhật danh sách theo tiến độ
5 hồ sơ đang theo dõi · Mỗi hình người = 1 hồ sơ
03 Chốt việc cần làm, người làm và mốc hẹn
SL-01 · Nam - đề xuất trao đổi chuyên môn
Căn cứ: có hai bài viết mở được, đã làm rõ phần Nam cho biết mình phụ trách và điều kiện công việc. Cần hỏi sâu chuyên môn.
Việc tiếp: HR gửi phiếu cho quản lý xem; cập nhật Nam trước 17:00 ngày 27/10. Chưa xác nhận lịch phỏng vấn.
SL-02 · Linh - chờ bổ sung tài liệu
Căn cứ: đã trao đổi về phần viết bài nhưng đường dẫn sản phẩm chưa xem được.
Việc tiếp: Linh và HR thống nhất gửi bản có thể xem trước 12:00 ngày 27/10; HR kiểm tra và cập nhật trạng thái trước 17:00 cùng ngày.
SL-03 · Duy - chưa khớp điều kiện đợt tuyển
Căn cứ: Duy xác nhận chỉ nhận công việc làm từ xa toàn thời gian; vị trí hiện yêu cầu tại văn phòng.
Việc tiếp: HR phản hồi về điểm chưa khớp trước 17:00 ngày 26/10 theo quy trình. Không kết luận về năng lực chuyên môn từ yêu cầu làm từ xa.
SL-04 · Hà - không tiếp tục theo lựa chọn của ứng viên
Căn cứ: Hà cho biết không muốn tiếp tục sau khi nhận lại thông tin công việc.
Việc tiếp: HR cập nhật yêu cầu trong ngày 26/10 và dừng liên hệ về vị trí này.
SL-05 · An - chưa thực hiện trao đổi
Căn cứ: đã thống nhất lịch sàng lọc 10:00 ngày 28/10 nhưng chưa đến lịch.
Việc tiếp: HR thực hiện cuộc gọi theo lịch. An chưa có kết quả sàng lọc để đưa vào danh sách đề xuất.
Mẫu báo cáo ngắn gửi quản lý
“Trong 5 hồ sơ Marketing đang theo dõi, em đề xuất SL-01 Nam trao đổi chuyên môn; SL-02 Linh chờ tài liệu xem được; SL-03 Duy chưa khớp điều kiện làm việc; SL-04 Hà không tiếp tục; SL-05 An chưa đến lịch sàng lọc.
Với Nam, nhờ anh/chị hỏi sâu cách nhận yêu cầu và chỉnh sửa nội dung. Em gửi kèm phiếu ghi nhận, chưa xác nhận lịch phỏng vấn. Em kiểm tra tài liệu của Linh và cập nhật Nam trước 17:00 ngày 27/10; lịch trao đổi với An là 10:00 ngày 28/10. Các mốc theo giờ Việt Nam.”
Báo rõ nếu thiếu hồ sơ đủ căn cứ; khi yêu cầu đổi, lưu phiên bản và rà lại hồ sơ liên quan. Chỉ chia sẻ phiếu với người cần xử lý qua tài liệu có phân quyền.
6. Thực hành: nói, ghi và báo cáo lại
Làm trên giấy hoặc tài liệu cá nhân với dữ liệu của bài. Viết câu trả lời trước khi mở gợi ý; không cần gọi ứng viên thật.
Bài tập A · Luyện hai nhánh mở lời
Viết lời mở đầu và cách xử lý cho hai người: Nam đã nộp CV nhưng đang bận; người HR tìm thấy chỉ đồng ý nhận JD. Có thể ghi âm phần tự đóng vai để nghe lại, không cần ghi âm ứng viên thật hay công khai bản thu.
Bài tập A - mở gợi ý sau khi tự làm
- Lời chào có tên, công ty, vị trí và bối cảnh liên hệ.
- Nam đang bận: hỏi có muốn hẹn lại không; chỉ xác nhận lịch khi hai bên đồng ý.
- Người chỉ muốn nhận JD: gửi đúng thông tin qua kênh họ chọn; chưa chuyển sang hỏi sàng lọc.
- Nghe lại để kiểm tra tốc độ, câu thiếu và phần mình có thể đã hiểu sai; không chấm bằng việc có “giọng cười” hay không.
Bài tập B · Sửa ghi chú sau cuộc gọi
Một bạn HR ghi: “Nam giỏi, tự làm toàn bộ chiến dịch, chốt lương 14 triệu và nhận việc sau 30 ngày. Hẹn phỏng vấn 9 giờ sáng mai, không cần hỏi thêm.”
Dùng dữ kiện của Mẫu C để sửa thành một ghi nhận có thể bàn giao.
Bài tập B - mở gợi ý sau khi tự làm
Nam cho biết viết bài, phối hợp thiết kế; kết quả chiến dịch thuộc nhóm. HR mở được hai bài mẫu; quản lý cần hỏi sâu cách làm và đóng góp.
14 triệu đồng/tháng trước khấu trừ là kỳ vọng; 30 ngày là dự kiến nếu thống nhất nhận việc. Chưa chốt lương, ngày bắt đầu hay lịch phỏng vấn.
HR hỏi thêm về duyệt bài, hướng dẫn quy trình và cập nhật Nam trước 17:00 ngày 27/10/2026, giờ Việt Nam.
Bài tập C · Báo đúng số người và trạng thái
Dùng năm hồ sơ ở Mẫu D. Đồng nghiệp báo: “Đã xử lý 5 người, có 2 người đạt vì Nam có thể đi tiếp và An đã đồng ý lịch; còn 3 người loại.” Bạn sửa báo cáo này thế nào?
Bài tập C - mở gợi ý sau khi tự làm
Nam được đề xuất; Linh chờ tài liệu; An chưa đến lịch sàng lọc; Duy chưa khớp điều kiện; Hà không tiếp tục. Chưa có căn cứ báo “2 đạt, 3 loại”.
Tổng là 1 + 2 + 2 = 5 người, giữ lý do riêng. Số người cũng khác số lượt gọi: một người có thể được liên hệ nhiều lần.
Trước khi chuyển danh sách
- Mỗi đề xuất có tiêu chí và thông tin hỗ trợ.
- Lời ứng viên nói, tài liệu đã xem và phần cần kiểm tra được tách rõ.
- Kỳ vọng lương, thời gian dự kiến và lịch hẹn giữ đúng trạng thái.
- Mục đang chờ có người phụ trách và mốc cập nhật; ứng viên biết bước tiếp theo.
- Danh sách đề xuất và lịch phỏng vấn đã xác nhận được phân biệt.
Hoàn thành Bài 14: lưu gì để học tiếp?
Lưu hai nhánh mở lời, phiếu đã sửa và danh sách có trạng thái, người phụ trách, mốc cập nhật. Mang hồ sơ được đề xuất cùng các điểm cần làm rõ sang Bài 15. Khi nối dữ kiện từ Bài 13, chỉ dùng hồ sơ của cùng vị trí.
Tài liệu và biểu mẫu để thực hành
Sao chép mẫu trong bài để luyện; giữ bản tự làm và bản đã sửa để đối chiếu.
Miễn phí · Bộ Word và Excel v1.1
Dùng Word W09 · Excel E04, E05.
Chọn Tệp → Tải xuống; hoặc đăng nhập và Tạo bản sao để làm trực tuyến. Đọc E00 trước, chỉ sửa ô nhập liệu. File Excel có ví dụ ABC; với tình huống khác, tạo bản trống theo E00.
Học tiếp: từ danh sách đề xuất đến lịch phỏng vấn
Bài 15 hướng dẫn xác nhận với các bên, gửi thư mời và xử lý đổi lịch. Nếu yêu cầu còn mơ hồ, đối chiếu hồ sơ vị trí và JD với quản lý trước.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.