HỌC TUYỂN DỤNG CÙNG THÀNH HR
“Có 100 CV rồi, kết quả đến đâu?”
Giả sử quản lý hỏi bạn câu này trong buổi cập nhật tuyển dụng. Nếu mình chỉ trả lời “đang liên hệ thêm”, người nghe vẫn chưa biết bao nhiêu hồ sơ phù hợp, bao nhiêu người đã phỏng vấn và còn việc gì đang chờ.
Với Thành, một bảng phễu hữu ích là bảng giúp mình mở đúng danh sách để xử lý tiếp. Con số cho thấy ứng viên đã đi đến đâu; lý do họ dừng lại thì mình vẫn cần hỏi và ghi nhận.
Bài này dùng tiêu chí đã thống nhất ở Bài 07 để theo dõi từng mốc tuyển dụng. Bạn sẽ có một bảng phễu, cách tính các tỷ lệ cơ bản và một đoạn báo cáo ngắn để người nghe biết việc cần phối hợp.
Phễu tuyển dụng đang theo dõi điều gì?
Recruitment funnel là cách nhìn hành trình từ biết đến cơ hội tới nhận việc qua từng chặng. Trong bài, mình dùng năm chặng lớn rồi tách các mốc nhỏ để đếm.
- 01
Biết đến cơ hội
Thấy tin, được giới thiệu hoặc được tiếp cận. Lượt xem, lượt nhấp chưa phải số hồ sơ.
- 02
Ứng tuyển
Gửi hồ sơ hoặc hoàn tất cách ứng tuyển đã quy định. Gửi lại CV vẫn là hồ sơ đó.
- 03
Đạt sàng lọc
Thông tin đáp ứng tiêu chí đã thống nhất. “Đã xem” hoặc “đã gọi” chưa đồng nghĩa với đạt.
- 04
Phỏng vấn, đánh giá
Tách được mời, xác nhận lịch, thực sự tham dự và kết quả đánh giá.
- 05
Đề nghị và nhận việc
Gửi offer chính thức, ứng viên chấp nhận và bắt đầu làm là ba mốc khác nhau.
Vị trí có bài kiểm tra hoặc nhiều vòng phỏng vấn có thể tách thêm mốc. Mỗi mốc cần một cách ghi nhận rõ. Workable cũng phân biệt số hồ sơ đạt từng bước với tình trạng đi tiếp, bị loại hoặc còn chờ. [1]
Phễu hẹp dần có thể do sàng lọc đúng tiêu chí hoặc ứng viên chủ động rút. Mình chưa xem đó là lỗi của quy trình khi chưa biết kết quả cụ thể của từng nhóm.
Cùng đếm một thứ, cùng theo dõi một nhóm
Một người gửi lại CV rồi được HR gọi ba lần vẫn là một hồ sơ cho vị trí đó. Lượt gọi giúp xem khối lượng hoạt động; số hồ sơ giúp theo dõi ứng viên.
× 1 vị trí × 1 đợt
Là một hồ sơ ứng tuyển. Gặp lại ở kênh khác không tạo hồ sơ thứ hai cho cùng quy trình.
có nhiều hồ sơ
Ứng tuyển hai vị trí là hai quy trình. Báo cáo số người toàn công ty cần khử trùng theo người.
Ví dụ, chọn hồ sơ nhận từ 01-14/08, theo dõi đến 31/08. Người được tính ở bước sau phải thuộc chính nhóm này. Không lấy người nhận việc từ đợt trước chia cho CV mới của đợt hiện tại.
Theo cùng một nhóm
Nhóm hồ sơ nhận từ 01-14/08 đã đi đến đâu khi chốt ngày 31/08?
Hoạt động trong kỳ
Tuần này HR đã gọi bao nhiêu lượt, thực hiện bao nhiêu buổi phỏng vấn?
Tình trạng tại một lúc
Đến ngày chốt, có bao nhiêu hồ sơ đang chờ quản lý phản hồi?
Ba cách xem trả lời ba câu hỏi khác nhau. Đây cũng là cách Greenhouse phân biệt báo cáo theo nhóm, theo hoạt động và tại một thời điểm. [2]
Trong phễu dưới đây, mình đếm hồ sơ đã từng đạt mốc. Người đã nhận việc cũng nằm trong nhóm đã phỏng vấn và nhận offer. Vì thế, cộng các dòng phễu sẽ đếm một người nhiều lần.
Nếu lấy báo cáo từ phần mềm, xem thêm quy tắc bỏ qua hoặc quay lại bước. Chẳng hạn, Workable có thể tính người ở bước sau vào các bước trước theo giả định của báo cáo; điều đó không xác nhận từng hoạt động đã thực sự diễn ra. [1]
CÙNG ĐỌC MỘT ĐỢT TUYỂN
100 hồ sơ đã đi đến đâu?
Trong ví dụ tuyển Nhân viên chăm sóc khách hàng, công ty nhận 100 hồ sơ khác nhau từ 01-14/08/2026. Đến 31/08, mọi lịch và phản hồi đều đã kết thúc, không còn hồ sơ chờ. Quy trình có một vòng phỏng vấn, không bỏ qua bước.
Các số liệu trong bài dùng để học cách đếm và đọc kết quả, không phải dữ liệu HRVN Academy hay mức chuẩn thị trường. Người từng xác nhận rồi hủy hoặc rút vẫn được tính vào nhóm “đã xác nhận”.
Số hồ sơ đã đạt từng mốc
Thanh ngang dùng cùng thang 0-100 hồ sơ. Phép tính ghi cạnh mỗi dòng là tỷ lệ từ mốc ngay trước.
không tham dự30 − 18
không chấp nhận6 − 4
rút trước khi nhận việc4 − 3
Nhìn bảng, mình có thể mở 12 hồ sơ không tham dự để kiểm tra lịch và phản hồi. Nhưng chưa thể gọi cả 12 người là “bùng lịch”, hay kết luận HR trao đổi chưa tốt. Họ có thể đã báo hủy hoặc chủ động rút; bảng tổng chưa tách những kết quả đó.
Nếu ngày nhận việc đang đến gần, nhóm đã chấp nhận offer có thể cần được theo sát trước. Ưu tiên xử lý còn phụ thuộc công việc đang cần gì, chứ không chỉ là chỗ hụt nhiều người nhất.
Mẫu số cho biết mình đang hỏi nhóm nào
Số hồ sơ của nhóm A đã đạt B÷ số hồ sơ ở A × 100%
Ví dụ: 18 người tham dự / 30 người đã xác nhận = 60%.Trong cùng một đợt, ba phép tính dưới đây đều đúng. Chúng trả lời những câu hỏi khác nhau:
Trong 6 người được gửi đề nghị chính thức, 4 người chấp nhận.
Trong 4 người chấp nhận, 3 người đã bắt đầu làm.
Trong 6 người được gửi đề nghị, 3 người đã bắt đầu làm.
Offer acceptance rate dùng số chấp nhận trên số đề nghị chính thức đã gửi. Trao đổi sơ bộ về lương chưa được tính là offer. Trong bài, mỗi người có một kết quả offer cuối cùng; sửa thư đề nghị không làm tăng số người được offer. [3]
- Đạt sàng lọc
- Số đạt ÷ số hồ sơ ứng tuyển của nhóm. Nếu còn hồ sơ chưa xem, ghi rõ đó là kết quả đến ngày chốt.
- Tham dự sau xác nhận
- Số tham dự ÷ số từng xác nhận lịch. Chỉ đọc kết quả cuối khi lịch đã đến hạn; người đổi lịch còn chờ được theo dõi riêng.
- Từ hồ sơ đến nhận việc
- Số thực tế bắt đầu làm ÷ số hồ sơ của nhóm. Chỉ số này chưa cho biết riêng bước nào đang vướng.
Ghi hai số gốc cùng tỷ lệ. Khi mẫu số bằng 0, ghi “chưa có cơ sở tính”. Đừng điền 0% rồi khiến người đọc hiểu rằng đã có ứng viên nhưng không ai đạt.
Có 2 người nhận việc.
Có 10 người nhận việc.
Vì vậy, mình đọc cả số lượng lẫn tỷ lệ. So sánh các đợt còn cần xem vị trí, tiêu chí, nguồn và thời gian theo dõi. Tăng tỷ lệ bằng cách cho hồ sơ chưa phù hợp đi tiếp sẽ làm bảng đẹp hơn nhưng không giải quyết nhu cầu tuyển. Việc lựa chọn vẫn bám khả năng thực hiện công việc. [4]
Ba dòng báo cáo còn thiếu phần giải thích
1.000 lượt xem, 5 hồ sơ
Đọc được: nếu cùng tin và cùng khoảng theo dõi, có 5/1.000 = 0,5% hồ sơ trên lượt xem. Một người có thể xem nhiều lần; chưa thể nói 0,5% người xem đã ứng tuyển.
Mình kiểm tra tiếp: tin có rõ việc, đúng nhóm người không; link nộp hồ sơ trên điện thoại có dùng được không; hồ sơ gửi qua kênh khác đã được ghi nhận chưa. Chưa đủ dữ kiện để kết luận lương thấp hoặc JD kém.
100 cuộc gọi, 5 người đồng ý
Còn thiếu: đã gọi bao nhiêu người khác nhau, kết nối được bao nhiêu người và họ đã nhận đủ thông tin chưa?
Mình tách lại: đã thử liên hệ → đã kết nối → đã thống nhất lịch. Người xin hẹn lại có bước xử lý tiếp; không tự gộp họ vào nhóm từ chối. Lấy 5 chia 100 lượt gọi chưa phải tỷ lệ ứng viên đồng ý.
Mời 20 người, 2 người tham dự
Đọc được: 2/20 = 10% từ người được mời tới tham dự, nếu cùng nhóm và mọi lịch đã đến hạn.
Còn cần biết: bao nhiêu người thực sự xác nhận? Có ai đổi lịch, báo rút hoặc chưa nhận được thông tin? Chưa thể gọi 18 người còn lại là đã nhận lời nhưng không đến.
Thành không dùng một ngưỡng phần trăm chung để chấm kỹ năng HR. Mình muốn biết phần nào đã được ghi nhận và việc kiểm tra nào sẽ giúp tìm hiểu nguyên nhân. Nếu chưa có dữ liệu lượt xem, phễu có thể bắt đầu từ hồ sơ; không cần điền thêm một con số ước đoán.
Từ danh sách hồ sơ đến bảng tổng hợp
Ở nhóm tuyển dụng nhỏ, hai phần trong cùng file Excel có thể đủ: danh sách từng hồ sơ và bảng tổng hợp theo vị trí. Muốn sửa một con số trên báo cáo, mình quay về những dòng hồ sơ tạo ra số đó.
- Nhận diện
- Mã hồ sơ, vị trí/đợt tuyển, ngày nhận, nguồn theo quy ước chung. Thông tin liên hệ ở nơi có phân quyền phù hợp.
- Lịch sử mốc
- Ngày đạt sàng lọc, xác nhận lịch, dự kiến và thực tế phỏng vấn; gửi/nhận phản hồi offer; dự kiến và thực tế nhận việc.
- Trạng thái hiện tại
- Đang chờ, đi tiếp, không đạt, chủ động rút… Ghi lý do đã được xác nhận; giữ các mốc từng đạt dù ứng viên rút sau đó.
- Việc tiếp theo
- Ai phụ trách, cần làm gì, hẹn phản hồi ngày nào, lần cập nhật gần nhất.
20 hồ sơ chưa xem đang nằm ở đâu?
Ở một nhóm khác có 40 hồ sơ, HR mới xem xong 20: trong đó 10 đạt, 10 không đạt. Còn 20 chưa xử lý.
Của toàn nhóm đã đạt đến ngày chốt.
Trong số hồ sơ đã xem xong.
Hai tỷ lệ đều dùng được nếu tên gọi rõ. Còn kết luận “75% hồ sơ không phù hợp” đã biến 20 hồ sơ chưa xử lý thành không đạt.
Hồ sơ còn mở cần một mốc xử lý
Ví dụ vào bước hiện tại ngày 10/08, chốt ngày 14/08 là 4 ngày chờ theo ngày lịch. Nếu đơn vị tính ngày làm việc thì dùng quy ước đó nhất quán. Đọc số ngày cùng lịch hẹn, đầu mối phụ trách và phản hồi ứng viên để biết việc nào cần xử lý.
Khi tính thời gian trung bình, tách nhóm còn chờ với nhóm đã hoàn tất. Số ngày chờ riêng lẻ chưa cho biết độ trễ do ai.
Mang bảng phễu vào cuộc trao đổi
Với bộ 100 hồ sơ ở trên, mình có thể báo cáo gọn như thế này:
“Nhóm hồ sơ nhận từ 01-14/08 có 100 hồ sơ. Đến 31/08 đã có 3 người nhận việc. Trong 30 người từng xác nhận lịch, 18 người tham dự, tương ứng 60%.
Em chưa kết luận nguyên nhân của 12 trường hợp không tham dự.
Em sẽ đối chiếu lịch và phản hồi, phân loại kết quả cuối của từng trường hợp, rồi báo lại nhóm lý do đã ghi nhận và phần cần anh/chị hỗ trợ.”
Đoạn này giúp người nghe biết mình đang nói về nhóm nào và sẽ làm gì tiếp. Chưa có dữ kiện thì mình để ngỏ, thay vì thêm một câu “chắc do thị trường” cho đủ phần nhận xét.
Ứng viên biết lịch làm rồi thấy không phù hợp và chủ động rút cũng là một kết quả cần ghi nhận. Mình vẫn nói rõ điều kiện công việc, để cả hai bên có cơ sở cân nhắc.
Người khác có đọc bảng giống mình không?
Cùng vị trí, nhóm hồ sơ, khoảng nhận và ngày chốt; tử số thuộc mẫu số.
Phân biệt người với lượt; phân biệt mời, xác nhận, tham dự, chấp nhận và nhận việc.
Còn chờ được ghi riêng; có số gốc và tỷ lệ; giả thuyết chưa thành nguyên nhân.
Bản chia sẻ rộng có thể chỉ dùng số tổng hợp và vấn đề công việc. Không cần kèm số điện thoại, CV hoặc trao đổi riêng để giải thích một tỷ lệ.
BÀI TẬP ĐỂ ĐỐI CHIẾU CÁCH ĐẾM
Một đợt tuyển mới, bạn đọc được gì?
Bộ A có 80 hồ sơ, theo cùng một nhóm đến khi mọi lịch và phản hồi kết thúc, không còn người chờ. Người từng xác nhận rồi hủy hoặc rút vẫn ở nhóm đã xác nhận.
Tính tỷ lệ đạt sàng lọc; tham dự trong nhóm xác nhận; được offer trong nhóm tham dự; chấp nhận offer; nhận việc sau chấp nhận; và từ hồ sơ tới nhận việc. Chọn một nhóm để kiểm tra thêm, viết câu hỏi bạn muốn làm rõ.
A · Đối chiếu phép tính
- Đạt sàng lọc
- 24/80 = 30%
- Tham dự sau xác nhận
- 15/20 = 75%
- Được offer sau phỏng vấn
- 5/15 ≈ 33,3%
- Chấp nhận offer
- 4/5 = 80%
- Nhận việc sau chấp nhận
- 3/4 = 75%
- Hồ sơ tới nhận việc
- 3/80 = 3,75%
Có thể hỏi: “Năm người từng xác nhận nhưng không tham dự đã được ghi kết quả thế nào?” hoặc “Người đã chấp nhận nhưng không nhận việc dừng ở thời điểm nào?”. Dãy số chưa xác nhận nguyên nhân.
B · 100 lượt gọi cho 60 người
HR gọi 100 lượt cho 60 người khác nhau, kết nối được 45 người; 18 người trong nhóm đã kết nối thống nhất lịch phỏng vấn. Tính tỷ lệ thống nhất lịch trên nhóm đã kết nối và trên nhóm đã thử liên hệ. Phép chia 18/100 đang dùng đơn vị gì?
B · Đối chiếu mẫu số
18/45 = 40% trong nhóm đã kết nối. 18/60 = 30% trong nhóm đã thử liên hệ. Còn 18/100 = 18% dùng lượt gọi, không thể đặt tên là tỷ lệ ứng viên đồng ý.
Hai tỷ lệ theo người vẫn cần đọc cùng hồ sơ, mục đích và nội dung trao đổi. Chúng chưa tự chấm được kỹ năng gọi điện.
C · Một offer vẫn đang chờ phản hồi
Trong 4 đề nghị chính thức: 2 người chấp nhận, 1 người từ chối, 1 người còn trong hạn phản hồi. Bạn viết một câu báo cáo tại ngày chốt. Có đúng là 50% đã từ chối không?
C · Đối chiếu cách báo cáo
“Tính đến ngày chốt, 2/4 người đã chấp nhận, tương ứng 50%; 1/4 đã từ chối, tương ứng 25%; còn 1 người trong hạn phản hồi.”
50% là tỷ lệ chấp nhận hiện tại của toàn nhóm, chưa phải kết quả cuối. Nếu dùng 2/3 ≈ 66,7%, tên tỷ lệ phải nói rõ trong nhóm đã phản hồi.
Giữ bảng phễu cùng cách giải thích của bạn
Bảng số và đoạn báo cáo
Ghi nhóm hồ sơ, ngày chốt, tử số/mẫu số; kèm một câu hỏi cần kiểm tra và việc tiếp theo. Có thể dùng bài tập A nếu chưa có dữ liệu công việc.
Quay lại bài tậpSo sánh nguồn và kênh
Mang quy ước đếm sang Bài 09 về nguồn nội bộ và bên ngoài, rồi dùng ở Bài 10 về kênh tuyển dụng.
Đầu ra Chặng 2Nếu dùng vị trí riêng, lấy tiêu chí đã thống nhất ở Bài 07 và dữ liệu được phép sử dụng. Giữ bản đầu cùng bản đã sửa; số của bài tập không phải dự báo cho vị trí mới.
Khi được hỏi “100 CV rồi, kết quả đến đâu?”, mình có thể trả lời bằng nhóm hồ sơ cụ thể, những mốc đã đạt và phần còn cần phối hợp. Đó là điều Thành muốn bạn lấy được từ bảng phễu này.
SỔ THỰC HÀNH · BỘ WORD VÀ EXCEL v1.1
Mở biểu mẫu để làm cùng bài
Word: W05.
Excel: E01, E04, E12, E13.
Chọn Tệp → Tải xuống để dùng trên máy; hoặc đăng nhập Google, chọn Tệp → Tạo bản sao. Với Excel, đọc E00 trước và chỉ sửa ô nhập liệu. File có ví dụ ABC; tình huống khác dùng bản trống theo E00 và nhập dữ kiện của bài đang học.
Thư viện tài liệu HRVN AcademyVIDEO KHÓA HỌC
Xem video cùng Thành HR
Video giới thiệu chương trình Tuyển dụng và cách học theo lộ trình.
Đọc lại hồ sơ vị trí, JD và tin tuyển dụng · Các bài về Tuyển dụng HR
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.