Mẫu thư cám ơn ứng viên không đạt phỏng vấn

Gửi thư cám ơn ứng viên không đạt phỏng vấn là một điều cần thiết, giúp bạn để lại ấn tượng đẹp, thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt ứng viên về bạn và công ty bạn đang làm.

Cách viết thư cám ơn cho ứng viên không đạt phỏng vấn

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Mẫu thư cám ơn ứng viên không đạt phỏng vấn.

Có thể tóm gọn quy trình phỏng vấn tuyển chọn trải qua rất nhiều giai đoạn chính, bắt đầu từ việc bạn sàng lọc hồ sơ ứng viên, và kết thúc ở giai đoạn bạn chốt kết quả phỏng vấn. Sẽ có người được chọn và có người không được chọn.

Một ứng viên không được chọn, không đồng nghĩa họ không có năng lực mà có thể vì rất nhiều lý do khác nhau. Khi sàng lọc hồ sơ bạn có thư mời họ phỏng vấn, thì khi chốt kết quả nếu họ không đạt thì bạn cũng cần gửi thư cảm ơn vì họ đã dành thời gian đến tham gia phỏng vấn.

Đây là bước cần thiết và bắt buộc phải thực hiện. Dù đạt hay không đạt họ cũng xứng đáng được thông báo kết quả. Điều này giúp bạn để lại ấn tượng đẹp, thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt ứng viên về bạn và công ty bạn đang làm.

Và bạn nên giữ lời hứa với ứng viên, thông báo cho họ kết quả sớm nhất có thể và vẫn nằm trong deadline mà bạn đã trao đổi với họ trong buổi phỏng vấn. Trong trường hợp xấu hơn là đã gần hết thời gian đó mà ban giám đốc hoặc quản lý phòng ban đó vẫn chưa đưa ra được kết quả bạn cũng nên cho họ biết.

Bạn có quyền lựa chọn thì ứng viên cũng có quyền lựa chọn công ty. Thư thông báo kết quả phỏng vấn giúp ứng viên không phải mất thời gian chờ đợi và đi tìm công việc khác.

Hoặc nếu là ứng viên tiềm năng thì việc bạn thông báo sớm để họ không nhận lời làm việc nơi khác trước khi bạn báo kết quả. Mình không đánh giá cao một số nhà tuyển luôn xem họ ở bậc cao hơn, xem việc cho ứng viên công việc là một ân huệ. Trường hợp này không nhiều nhưng vẫn còn tồn tại ở một số công ty.

Đồng thời, việc gửi thư từ chối và cám ơn ứng viên giúp bạn duy trì network cho những lần tuyển dụng khác. Hoặc có thể chính họ sẽ giới thiệu ứng viên khác phù hợp hơn cho bạn. 

Vậy một bức thư cám ơn nên có những nội dung gì là phù hợp? Mình cùng nhau xem một ví dụ mẫu sau trong nội dung chính của bài học Cách gửi thư từ chối ứng viên bạn nhé!

Phần tiêu đề (subject) của email thư cám ơn

Thông thường thì bây giờ chúng ta sẽ dung email để trao đổi chính thống với ứng viên. Nên ở đây mình gọi chung là thư cũng đồng nghĩa là email bạn nhé!

Tiêu đề email: Thư cám ơn từ công ty ABC

Gửi Anh/Chị A

Chúng ta thường hay bị quên việc ghi chủ đề email. Cá nhân của mình cũng có một vài lần như thế, dẫn đến việc ứng viên không xem thư bạn gửi. Nên bạn cũng cần tập thói quen đọc lại nó một lần nữa thật chắc chắc trước khi bấm nút gửi bạn nha.

Phần nội dung chính của thư cám ơn ứng viên

Trong một thư cám ơn để thông báo kết quả cho ứng viên không đạt phỏng vấn, thì bạn không cần viết quá dài dòng mà có thể đi vào chủ đề chính. Tránh việc mất thời gian, lan man và gây sự hiểu lầm cho ứng viên.

Mỗi người có thể có một cách viết khác nhau, nhưng cơ bản sẽ bao gồm các nội dung:

- Cám ơn về việc ứng viên đã quan tâm đến vị trí bạn đăng tuyển và đã dành thời gian đến tham gia buổi phỏng vấn.

- Thông báo cho ứng viên là quá trình đánh giá kết quả đã được thực hiện rất nghiêm túc và công bằng. Tuy nhiên, rất tiếc là họ chưa phù hợp với yêu cầu của công ty đưa ra vào thời điểm hiện tại. Nó đồng nghĩa với việc bạn và ứng viên đó vẫn có cơ hội hợp tác vào thời gian khác.

- Và phần kết thúc thư, hãy chân thành chúc họ sớm tìm được một công việc phù hợp hơn. Nên có ký tên và phòng ban gửi thư bạn nhé!

Thông thường, các công ty có quy trình bài bản sẽ có sẵn mẫu thư cám ơn. Bạn có thể dùng và chỉnh sửa một tí cho phù hợp từng vị trí. Trong trường hợp công ty bạn chưa có, hãy làm một mẫu chuẩn và lưu lại để sử dụng cho những lần sau.

Ví dụ tham khảo về thư cám ơn ứng viên

Sau đây, bạn có thể tham khảo một ví dụ về thư cám ưng ứng viên đã tham gia phỏng vấn nhưng không đạt yêu cầu. Sau bài học này, hãy lên internet tìm hiểu thêm nhiều mẫu để làm phong phú kiến thức hơn bạn nhé!

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty]. Chúng tôi đánh giá cao năng lực và kinh nghiệm của bạn, cũng như những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, sau quá trình phỏng vấn và cân nhắc thật kỹ lưỡng, chúng tôi rất lấy làm tiếc chưa thể cộng tác cùng bạn vào thời điểm này. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp hơn trong tương lai.

Xin chúc bạn mọi điều may mắn và sớm tìm được công việc phù hợp, luôn thành công trong sự nghiệp cũng như cuộc sống.

Trân trọng,

Nguyễn Văn A - HR Dept.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về bài học, bạn vui lòng để lại comment hoặc gửi vào phần liên hệ bên dưới blog. Cám ơn bạn đã tham gia khoá học này.


Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng