THƯ TỪ CHỐINghệ Thuật "Say No" Nhân Văn
Học cách từ chối ứng viên chuyên nghiệp để bảo vệ thương hiệu doanh nghiệp và giữ lại những mối quan hệ giá trị cho tương lai.
HỌC CÁCH CHIA TAY
"Không đạt thì không cần báo" là tư duy sai lầm nhất. Sự im lặng là sự thiếu tôn trọng lớn nhất trong nghề.
- Hiểu tại sao gửi thư từ chối là bắt buộc để bảo vệ thương hiệu tuyển dụng.
- Nắm vững cấu trúc thư từ chối khéo léo để giữ chân nhân tài cho Talent Pool.
- Biết cách xử lý thời điểm gửi thư hợp lý để không gây sốc cho ứng viên.
1. Tại Sao Phải Gửi Thư Từ Chối?
Candidate Experience: Quy trình chỉ kết thúc khi ứng viên nhận thông báo cuối. Gửi thư giúp họ giải tỏa tâm lý để tìm cơ hội mới.
Nhiều HR sợ ứng viên phản ứng hoặc lười nên im lặng cho xong (Ghosting). Đây là cách nhanh nhất để nhận đánh giá xấu về công ty.
Ứng viên hôm nay có thể là khách hàng ngày mai. Đừng biến mình thành kẻ thù trong mắt họ chỉ vì thiếu một lá thư.
2. Cấu Trúc Thư "Chia Tay" Êm Đẹp
- Cảm ơn chân thành vì thời gian họ đã bỏ ra.
- Thông báo kết quả rõ ràng, không mập mờ.
- Lý do từ chối khéo léo (VD: chưa phù hợp bối cảnh hiện tại).
- Xin phép lưu hồ sơ vào Talent Pool của công ty.
- Hẹn cơ hội hợp tác khác khi có vị trí phù hợp hơn.
- Lời chúc tốt đẹp nhất cho sự nghiệp ứng viên.
3. Thời Điểm Gửi Thư
Phản hồi càng sớm càng tốt sau khi có quyết định chính thức (thường từ 3-5 ngày làm việc).
Đừng gửi ngay khi họ vừa rời phòng họp (quá phũ), cũng đừng đợi 1 tháng sau (họ đã quên mình rồi).
Hãy đặt deadline cho bản thân: "Phải phản hồi kết quả vào chiều Thứ 6 hàng tuần cho mọi ứng viên".
📍 Mẫu Thư Từ Chối Tham Khảo Thực Chiến
Tiêu đề: Thư Cảm Ơn & Thông Báo Kết Quả Phỏng Vấn - [Tên Ứng Viên]
Chào bạn [Tên Ứng Viên],
Đại diện ABC Corp, mình xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã dành thời gian đến phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị Trí] vừa qua.
- Chúng mình đánh giá cao kinh nghiệm và nhiệt huyết của bạn.
- Tuy nhiên, dựa trên các tiêu chí đặc thù của giai đoạn này, ABC Corp rất tiếc chưa thể mời bạn đi tiếp trong đợt này.
- Hồ sơ của bạn sẽ được lưu lại hệ thống nhân tài để chúng mình ưu tiên liên hệ khi có vị trí phù hợp hơn.
Chúc bạn sớm tìm được bến đỗ sự nghiệp ưng ý.
Trân trọng,
Phòng Tuyển dụng ABC Corp.
Hãy tự soạn một mẫu thư từ chối mang đậm bản sắc riêng của mình hoặc công ty:
- Đảm bảo đủ 3 phần: Cảm ơn - Thông báo - Mở đường lui.
- Thử dùng giọng văn ấm áp hơn (VD: "Chúc bạn vững bước"...).
- Lưu lại mẫu này để tiết kiệm thời gian về sau mình nhé.
Mình tin rằng kiến thức nền tảng nên được chia sẻ rộng rãi. Khóa học này giúp bạn nhìn thấy nghề như nó vốn là: công việc thật, áp lực thật – không tô hồng.
Khám phá lộ trình HR Foundation
Tổng hợp toàn bộ kiến thức Tuyển dụng thực chiến dành cho Newbie tại HRVN Academy.
HRVN Academy không đứng trên bục để “dạy” bạn làm HR. Chúng tôi chọn đồng hành, để bạn hiểu đúng gốc rễ nghề, đi làm đủ tỉnh táo trong thực tế Việt Nam, và giỏi lên từ chính những va chạm đó.
📝 HR Quick Quiz
1. Tại sao nói "Thư từ chối là cách duy trì Network"?
2. Nên gửi thư từ chối qua kênh nào trang trọng nhất?
© 2025 Content by Thành HR | HRVN Academy