HỘI NHẬP VÀ THEO DÕI NHÂN SỰ TRONG GIAI ĐOẠN THỬ VIỆC
Gần hết thử việc,
mình đang dựa vào đâu để đánh giá?
Giả sử HR nghĩ người mới đang làm ổn vì chưa thấy ai phản ánh. Đến cuối kỳ, quản lý lại nói chưa thấy bạn ấy làm được việc cần thiết. Mở lại phần giao việc thì mục tiêu chưa rõ, những lần hướng dẫn cũng chưa được ghi nhận.
Thành muốn quay lại phần công việc cụ thể: đã giao gì, người mới được hỗ trợ ra sao, kết quả nào đã xem được. Khi những thông tin này rõ, cuộc trao đổi mới có căn cứ cho cả người nhận xét lẫn người được nhận xét.
Có mặt ở buổi giới thiệu hoặc đào tạo.
Được thử một phần việc, có người cùng xem.
Có sản phẩm/thao tác để đối chiếu với mức đã thống nhất.
Một ô “đã onboarding” chưa nói hết ba mức này. Hội nhập giúp người mới làm quen với vai trò, con người, công cụ và cách làm việc. Theo dõi thử việc ghi nhận kết quả công việc trong thời gian đã thỏa thuận phù hợp quy định, để xử lý khi kết thúc.
CIPD nhấn mạnh vai trò của kiến thức và hỗ trợ trong định hướng người mới. [1] Hai quá trình có thể diễn ra cùng lúc; kế hoạch hội nhập dài hơn không tự kéo dài thử việc. Xem phần kết thúc thử việc.
“Em cứ làm quen đi” vẫn còn thiếu một đầu việc
Người mới có thể đọc rất nhiều tài liệu mà chưa biết cần làm được gì. Mình sẽ nối tài liệu với một việc đủ cụ thể, người hỗ trợ và cách xem kết quả.
SMART · NĂM CÂU HỎI ĐỂ GIAO VIỆC RÕ HƠN
- S
- Việc gì?Nêu đúng phần cần làm.
- M
- Xem bằng gì?Sản phẩm, thao tác, cách giải thích.
- A
- Có làm được?Đủ điều kiện, thời gian và hỗ trợ.
- R
- Gắn với việc nào?Liên quan nhiệm vụ của vị trí.
- T
- Khi nào xem lại?Có mốc hoàn thành hoặc trao đổi.
Không nhất thiết mục tiêu nào cũng là doanh thu. Một phiếu xử lý mẫu, một lượt tư vấn hoặc cách giải thích quy trình đều có thể giúp quản lý xem người mới đang làm đến đâu. Số lượng và chất lượng cần được ghi cùng nhau.
MẪU A · KẾ HOẠCH HƯỚNG DẪN GẮN VỚI CÔNG VIỆC
Ví dụ nhân viên tư vấn sản phẩm X
Ba đầu việc minh họa, chưa phải toàn bộ tiêu chí thử việc. Các mốc tuần/tháng chỉ dùng khi phù hợp khoảng thời gian thực tế đã xác nhận.
Biết phối hợp và báo vướng mắc
- Được hỗ trợ
- HR giới thiệu kênh liên hệ; quản lý hướng dẫn cách báo việc chưa làm được.
- Cùng kiểm tra
- Người mới tìm được hướng dẫn và nêu đúng đầu mối trong hai tình huống minh họa.
- Ai xác nhận?
- HR và quản lý, theo phần thuộc trách nhiệm của mình.
Thực hành ba lượt tư vấn sản phẩm X
- Được hỗ trợ
- Ba tình huống đóng vai, tài liệu sản phẩm, một lượt làm mẫu và người quan sát.
- Cùng kiểm tra
- Mỗi lượt: hỏi rõ nhu cầu, giải thích đúng thông tin được duyệt, thống nhất và ghi bước tiếp theo.
- Ai xác nhận?
- Quản lý chuyên môn xem từng lượt, ghi chỗ cần sửa. Chưa chỉ đánh dấu “đủ ba cuộc”.
Xử lý một yêu cầu trên dữ liệu mẫu
- Được hỗ trợ
- Quy trình hiện hành, một lượt quan sát người có kinh nghiệm và dữ liệu thực hành.
- Cùng kiểm tra
- Giải thích đúng các bước, biết phần tự xử lý/phần chuyển đầu mối; hoàn thành phiếu mẫu.
- Ai xác nhận?
- Quản lý xem phiếu và mức độ thực hiện, làm rõ phần còn cần hướng dẫn.
Kế hoạch nên nối với mô tả công việc và vai trò đã trao đổi lúc tuyển. Khi công việc hoặc điều kiện thay đổi, ghi nội dung, lý do, người thống nhất và ngày áp dụng. Tránh đến cuối kỳ mới đưa ra tiêu chí người mới chưa từng được biết.
Trao đổi xong, mỗi người biết phần mình làm tiếp
Một buổi hỏi thăm có thể mở đầu bằng cảm nhận. Sau đó mình cần quay lại công việc: đã làm gì, đang vướng ở đâu, ai hỗ trợ và lúc nào cùng xem lại. Acas cũng khuyến nghị trao đổi thường xuyên, phản hồi và xem lại nhu cầu hướng dẫn khi kết quả chưa đáp ứng kỳ vọng. [2]
MẪU B · LỊCH TRAO ĐỔI
- 01
Đầu kỳ · thống nhất cách làm
Mục tiêu, người hướng dẫn, tài liệu/công cụ, cách kiểm tra và các ngày hẹn.
- 02
Tuần đầu hoặc sớm hơn · gỡ việc đang vướng
Đã dùng được công cụ chưa? Việc nào bắt đầu được? Phần chờ có người xử lý và mốc cập nhật.
- 03
Giữa kỳ phù hợp · xem công việc cụ thể
Đối chiếu sản phẩm/thao tác, phần làm được, phần cần cải thiện, hỗ trợ và ngày xem lại.
- 04
Trước khi kết thúc · tổng hợp và trình duyệt
Dành đủ thời gian cho nhận xét, ý kiến người mới, phê duyệt và chuẩn bị thông báo đúng hạn.
Điền ngày cụ thể theo hồ sơ. “Tuần 1”, “tháng 1” hoặc “trước một tuần” là gợi ý tổ chức, không phải hạn chung. Thử việc ngắn thì lịch gặp cũng phải điều chỉnh; có vướng mắc không cần đợi cuộc hẹn định kỳ.
Tuần vừa rồi, phần việc nào bạn đã làm được, phần nào khó hơn dự kiến?
Công cụ, tài liệu hoặc cách phối hợp đang có chỗ nào cần hỗ trợ?
Có điều gì khác với nội dung lúc tuyển dụng mà bạn muốn làm rõ không?
Ví dụ, thay nhận xét “cần chủ động hơn” bằng một thỏa thuận cụ thể: khi không truy cập được tài liệu, người mới báo qua kênh hỗ trợ và cho quản lý biết nhiệm vụ bị ảnh hưởng. Một buổi khoảng 15 phút có thể đủ để rà việc; nội dung cần trao đổi sâu thì hẹn thêm đúng người.
MẪU C · GHI NHẬN BUỔI TRAO ĐỔI
[Nhân sự/vị trí] · [Ngày] · [Người tham gia]
- Mục tiêu đang đối chiếu
- [Nội dung, phiên bản đã thống nhất].
- Kết quả đã xem
- [Sản phẩm/thao tác/tài liệu; phần nào mới là lời chia sẻ].
- Ý kiến người mới
- [Phần làm được, khó khăn, điều cần làm rõ].
- Nhận xét quản lý
- [Yêu cầu đã đáp ứng/cần cải thiện, căn cứ tương ứng].
- Hỗ trợ và việc tiếp theo
- [Điều kiện còn thiếu] · [Việc] · [Người xử lý] · [Mốc] · [Cách kiểm tra đã xong].
- Lần trao đổi tiếp
- [Ngày, người phụ trách, phần còn chưa thống nhất].
Gửi lại tóm tắt để người tham gia bổ sung nếu ghi chưa đúng. Nhận bản tóm tắt chưa có nghĩa đồng ý mọi nhận xét; giữ rõ ý kiến khác nhau. Dùng công cụ được đơn vị cho phép, giới hạn người xem; chuyện riêng hoặc hồ sơ nhạy cảm không đưa vào bảng chung cả phòng.
An chưa xử lý được lỗi đầu tiên. Mình cần kiểm tra gì?
Một bạn mới ít nói, thường ngồi trước máy. Quản lý nghĩ bạn đang đọc mã nguồn, HR nghĩ bạn đã ổn. Sau đó mới biết bạn chưa có quyền truy cập cần thiết và còn ngại hỏi. Trong tình huống này, dự án chậm và người mới nghỉ.
Mình dùng câu chuyện để xem chỗ phối hợp bị thiếu, không suy ra người ít nói thì thiếu chủ động hay mọi trường hợp nghỉ sớm đều do HR.
Giả sử phát hiện vấn đề ở tuần thứ hai, vẫn trong khoảng thử việc đã thỏa thuận. Gọi người mới là An: nhiệm vụ đầu là tái hiện và xử lý một lỗi nhỏ trên môi trường kiểm thử, có quản lý kỹ thuật xem lại. An đã đọc tài liệu nhưng chưa chạy được vì thiếu quyền; nhiệm vụ này chưa có sản phẩm để đánh giá.
Chưa truy cập được
Hỏi rõ môi trường, quyền cần dùng, yêu cầu đã gửi và tình trạng phê duyệt.
Chưa có kết quả xử lý lỗi
Xác nhận phần bị chặn, hướng dẫn đã có và việc phù hợp có thể làm trong lúc chờ.
“Ít nói nên không đạt”
Còn thiếu căn cứ về năng lực. Làm rõ đầu mối và cách báo vướng mắc.
Bạn đang vướng ở bước nào, và việc đó ảnh hưởng đến nhiệm vụ nào?
Em đọc được tài liệu nhưng chưa vào được môi trường kiểm thử để chạy lại lỗi. Em chưa rõ nhờ ai cấp quyền.
Mình sẽ xác nhận quyền cần dùng với IT. Trong lúc chờ, bạn rà mô tả lỗi và ghi các bước cần kiểm tra. Khi vào được hệ thống, mình cùng xem lượt đầu. Có lỗi tiếp thì báo kênh hỗ trợ của nhóm và nhắn mình nhé.
Đây mới là phương án thống nhất xử lý. Quyền chưa được coi là đã cấp; An cần thử truy cập thành công. Không mượn tài khoản hay mật khẩu của đồng nghiệp để giải quyết tạm.
MẪU D · THEO DÕI VIỆC HỖ TRỢ
- Quản lý kỹ thuậtTrong ngày trao đổi
- Xác định môi trường/quyền, gửi yêu cầu đúng quy trình. Có phạm vi và người phê duyệt; chưa đánh dấu đã cấp quyền.
- ITTrước 10:00 ngày làm việc tiếp theo
- Cập nhật tiến độ, báo sớm nếu vướng. Hoàn thành bước hỗ trợ khi An thử truy cập đúng môi trường thành công.
- An + quản lýTrong lúc chờ quyền
- Rà mô tả lỗi, chuẩn bị bước kiểm tra, hỏi phần chưa hiểu. Có bản ghi được quản lý xem; chưa gọi là đã sửa lỗi.
- Quản lý + AnKhi môi trường dùng được
- Chốt lịch xem lượt thực hành trong thời gian còn lại phù hợp. Có thao tác/sản phẩm, phản hồi và việc tiếp theo.
- HRTại mốc đã hẹn
- Theo dõi phối hợp, nhắc mốc đánh giá. Tách việc hỗ trợ đã xong với kết quả chuyên môn còn chờ.
Mốc 10:00 là hẹn cập nhật tiến độ trong ví dụ, chưa phải cam kết đã cấp xong. Khi điều kiện sẵn sàng, quản lý vẫn cần xem công việc theo yêu cầu. Ghi nhận trở ngại giúp nhận xét đúng phần có căn cứ, đồng thời xác định việc cần hỗ trợ tiếp.
Bản ghi cho HR: Tuần thứ hai, nhiệm vụ kiểm thử của An chưa có kết quả do đang thiếu quyền truy cập. Quản lý xác nhận phạm vi quyền, IT cập nhật tiến độ, An chuẩn bị bước kiểm tra trên tài liệu. Chưa có căn cứ đánh giá khả năng xử lý lỗi từ nhiệm vụ này; cần xem lượt thực hành khi điều kiện được đáp ứng.
HR theo dõi phối hợp, quản lý xem kết quả chuyên môn
Mình không chấm chuyên môn thay quản lý. Nhưng nếu quản lý chưa phản hồi, HR vẫn cần biết việc đang chờ ở đâu và nhắc đúng mốc. Sự im lặng chưa phải là một kết quả đánh giá.
- Quản lý trực tiếp
- Giao việc, nêu mức yêu cầu, hướng dẫn, xem kết quả và phản hồi. Bàn giao nhận xét, căn cứ, đề xuất.
- HR
- Theo dõi mốc, phối hợp xử lý vướng mắc, chuyển hồ sơ đúng thẩm quyền. Ghi phần đã làm và phần đang chờ.
- Người mới
- Thực hiện nhiệm vụ, cung cấp kết quả, hỏi phần chưa hiểu và báo điều kiện còn thiếu.
- Người hỗ trợ/IT/hành chính
- Làm phần được giao, cập nhật tiến độ, kiểm tra sử dụng được và báo việc chưa xong.
Người hướng dẫn có thể góp ý; quyền đánh giá và quyết định theo phân công của đơn vị. Nếu một người kiêm nhiều vai trò, vẫn phân biệt lúc đang hướng dẫn, lúc nhận xét và lúc phê duyệt.
Trước khi kết thúc: tính lịch từ ngày đã xác nhận
Đừng để đến ngày cuối mới xin nhận xét. Từ ngày kết thúc trên hồ sơ, bố trí đủ thời gian nghe ý kiến người mới, xem căn cứ công việc, trình người có thẩm quyền và chuẩn bị thông báo. Gần hết hạn mà còn thiếu thì báo rõ để xử lý ngay.
HR không tự cộng thêm thời gian thử việc vì chưa kịp đánh giá. Nếu đã quá hạn hoặc có đề nghị thay đổi, rà hồ sơ với người có thẩm quyền. Lịch đào tạo không thay cho thủ tục lao động; phần hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm nối với đầu mối C&B/pháp lý.
MẪU E · TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ VÀ VIỆC TIẾP THEO
[Nhân sự/vị trí/quản lý] · [Ngày tổng hợp/người lập]
Thử việc từ […] đến […] theo hồ sơ đã kiểm tra.
Thỏa thuận: [Trong HĐLĐ/Hợp đồng thử việc riêng].
- 1 · Công việc đã thống nhất
- [Mục tiêu, mức yêu cầu, phiên bản kế hoạch].
- 2 · Kết quả từng mục tiêu
- [Đầu ra đã xem, nhận xét quản lý, phần thiếu căn cứ].
- 3 · Hướng dẫn và điều kiện
- [Đã hỗ trợ gì, trở ngại đã xử lý/còn ảnh hưởng].
- 4 · Ý kiến người mới
- [Điểm thống nhất, điểm cần làm rõ, hỗ trợ tiếp].
- 5 · Đề xuất quản lý
- [Đề xuất và căn cứ].
- 6 · Phê duyệt
- [Ý kiến, người có thẩm quyền, ngày].
- 7 · Thông báo và hồ sơ
- [Nội dung, người thực hiện, mốc, trạng thái thực tế].
- 8 · Tiếp tục hướng dẫn
- [Phần cần hỗ trợ, người phụ trách, mốc xem lại nếu phù hợp].
Quản lý có nhận xét và căn cứ.
Đúng người, có ý kiến thực tế.
Kết quả đã được thông tin.
Đã xử lý theo trường hợp áp dụng.
Phiếu “đề xuất đạt” chưa hoàn thành cả bốn việc. Khi trao đổi kết quả chưa đáp ứng, bám vào công việc và căn cứ đã kiểm tra, giữ cách nói tôn trọng. Thư từ chối ứng viên ở giai đoạn tuyển dụng không thay việc xử lý quan hệ lao động đang có.
Thực hành nhận xét và ghi đúng trạng thái
Các tình huống dưới đây độc lập, dùng dữ kiện học tập. Bạn có thể làm trên bản nháp rồi mở gợi ý để đối chiếu.
Ba lượt tư vấn đã đủ để kết luận?
Cuối tuần thứ hai, người mới đã hoàn thành ba lượt đóng vai về sản phẩm X. Người hướng dẫn ghi nhận như sau:
Bạn viết phản hồi thế nào, hướng dẫn thêm gì và kiểm tra lại phần nào? Có thể ghi đạt thử việc vì đủ ba lượt không?
Đối chiếu phản hồi A
Đã đủ số lượt, nhưng chưa đủ kết quả cho mọi yêu cầu của hoạt động. Có thể nói: “Bạn đã thực hành ba lượt. Hai lượt hỏi được nhu cầu và giải thích đúng thông tin sản phẩm. Ở lượt còn lại, mình cùng xem lại bước xác nhận nhu cầu nhé. Lần thực hành tiếp, mình sẽ theo dõi thêm cách bạn thống nhất bước tiếp theo với khách”.
Quản lý làm mẫu lại phần cần sửa, cho thực hành trong thời gian phù hợp và ghi kết quả. Một hoạt động chưa đại diện cho cả kỳ thử việc; còn cần đối chiếu các mục tiêu khác của vị trí.
Ghi chú về An có chỗ nào thiếu căn cứ?
“An ít nói, thiếu chủ động, chưa làm xong lỗi đầu tiên nên không đạt. Để công bằng, cho thử thêm hai tuần khi IT cấp tài khoản”.
Dùng đúng dữ kiện Developer ở trên để sửa ghi chú và xác định việc cần xử lý ngay.
Đối chiếu ghi chú B
Bỏ suy luận từ ít nói sang năng lực và kết luận không đạt. Ghi nhiệm vụ chưa có sản phẩm, vướng mắc truy cập cần được xác nhận, người xử lý và cách xem kết quả sau đó.
Ưu tiên xác nhận quyền, tình trạng cấp quyền và phần việc phù hợp trong lúc chờ. HR kiểm tra thời gian còn lại, báo người phụ trách nếu nguy cơ thiếu căn cứ trước hạn. Không tự cộng hai tuần thử việc.
Ba hồ sơ đang chờ ba việc khác nhau
Với từng hồ sơ, bạn phối hợp ai và ghi việc tiếp theo thế nào? Hồ sơ nào đủ dữ kiện báo đã hoàn tất thử việc và toàn bộ thủ tục?
Quản lý đã đề xuất đạt
Có ghi nhận công việc. Chưa có ý kiến người phê duyệt, chưa chuẩn bị thông báo kết quả.
Một nhiệm vụ đang thiếu công cụ
Người mới chưa dùng được; chưa rõ yêu cầu hỗ trợ tới đầu mối nào, chưa có sản phẩm của nhiệm vụ bị chặn.
Quản lý nhắn “làm thêm 15 ngày rồi tính”
Chưa gửi đánh giá, chưa có kết quả, chưa có căn cứ xử lý đề nghị kéo dài.
Đối chiếu ba hồ sơ C
- HN-01
- Trình đề xuất kèm căn cứ đến người có thẩm quyền, theo dõi trước hạn, chuẩn bị thông báo/hồ sơ tương ứng. Chưa ghi đã duyệt.
- HN-02
- Làm rõ vướng mắc, giao đầu mối xử lý và kiểm tra dùng được. Quản lý bố trí phần việc phù hợp, cách xem kết quả.
- HN-03
- Báo ngay người có thẩm quyền, rà hồ sơ và nghĩa vụ khi hết hạn. Không tự sửa ngày kết thúc, lùi ngày giấy tờ hay ghi gia hạn 15 ngày theo tin nhắn.
Chưa hồ sơ nào đủ dữ kiện báo hoàn tất toàn bộ. Mỗi hồ sơ có phần đã làm và phần còn chờ khác nhau.
Bản theo dõi để người khác tiếp tục được việc
Nếu người phụ trách nghỉ một hôm, người thay có biết cần liên hệ ai và xử lý việc gì trước không? Mình dùng câu hỏi này để rà bản ghi: mục tiêu đủ rõ, căn cứ đã xem được, việc còn chờ có đầu mối và mốc cập nhật.
Giữ phần thực hành Bài 23
Kế hoạch hướng dẫn, phản hồi theo công việc và cách xử lý HN-01-HN-03. Tách nhận xét/đề xuất, phê duyệt, thông báo và hồ sơ.
Quay lại phần thực hànhChuyển sang Bài 24
Bài tổng hợp dùng tình huống mới, dừng ở nhận việc và bàn giao. Lưu riêng kết quả thực hành hội nhập/thử việc của bài này.
Đầu ra Chặng 6Nếu học cùng một vị trí xuyên khóa, nối từ bàn giao ở Bài 22. Các tình huống độc lập trong bài không tự trở thành kết quả thử việc của nhân viên trong ví dụ ABC.
Tài liệu thực hành
Word W16 · Excel E10 · Bộ v1.1 miễn phí. Mẫu A-E có ngay trong bài; có thể đặt chung một tài liệu.
Chọn Tệp → Tải xuống để dùng trên máy, hoặc đăng nhập Google rồi chọn Tệp → Tạo bản sao. Đọc E00 trước khi nhập, chỉ sửa ô nhập liệu. Làm riêng HN-01-HN-03 ở W16/E10; với tình huống khác, tạo bản trống theo E00. Thư viện tài liệu HRVN.
Video cùng khóa Tuyển dụng
Nối các phần việc thành một hồ sơ tuyển dụng
Khi cần rà điều kiện đã thống nhất, xem lại bài mời nhận việc. Phần hợp đồng, tiền lương và bảo hiểm nối với khóa C&B cơ bản.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.