HR Foundation · Phiên bản mới nhất · Bài 19
C&B cơ bản cho người mới — Từ hồ sơ nhân sự đến một kỳ lương
Một khoản không tính đóng BHXH vẫn có thể thuộc thu nhập chịu thuế. Và số tiền được chuyển cho nhân viên chưa chắc đều là tiền lương.
Cuối kỳ, kế toán gửi lại file: “Khoản nào không đóng bảo hiểm thì em bỏ luôn khỏi thu nhập chịu thuế nhé?”. Nếu làm theo, bảng lương có thể tính đúng công thức nhưng sai ngay từ cách phân loại đầu vào.
Ở Bài 16, bạn đã đọc cấu trúc lương, phụ cấp, thưởng và phúc lợi. Sau phần tổng quan BHXH ở Bài 18, bước tiếp theo là đưa từng khoản qua hai lần kiểm tra độc lập: căn cứ BHXH và cách xử lý thuế TNCN, có hồ sơ để giải thích kết luận.
Phạm vi và thời điểm: biên tập ngày 23/09/2026; tình huống thực hành cho người lao động là cá nhân cư trú, hưởng lương do doanh nghiệp quyết định và thuộc diện BHXH bắt buộc. Cột bảo hiểm trong bài tập xét BHXH bắt buộc; khi lập bảng lương thật, BHYT và BHTN cần được kiểm tra riêng về đối tượng, căn cứ và giới hạn. Các khoản chi trong bài tập đều phát sinh và được chi trả trong tháng 9/2026.
1. Tách ba con số trước khi tính lương
Tiền chi trả
Khoản phải trả cho nhân viên trong kỳ có thể gồm lương, thưởng, hỗ trợ và hoàn chi phí. Cần nhận diện từng loại trước khi cộng.
Căn cứ BHXH
Mức tiền lương dùng làm căn cứ đóng theo quy định. Không lấy tổng mọi khoản chi, cũng không tự lấy riêng cột “lương cơ bản”.
Thu nhập chịu thuế
Thu nhập sau khi nhận diện phần không tính và phần được miễn theo quy định; chưa phải thu nhập tính thuế sau giảm trừ, càng chưa phải số thuế phải nộp.
Ví dụ, thưởng kết quả thực sự biến động theo thành tích có thể không nằm trong căn cứ BHXH nhưng vẫn thuộc thu nhập chịu thuế. Hoàn tiền vé đi công tác đủ điều kiện lại có cách xử lý khác. Hai khoản có thể cùng xuất hiện trong một lệnh chuyển tiền, nhưng không dùng cùng một kết luận.
Căn cứ: Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP; Điều 8 và Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
2. Xét bản chất và điều kiện, không kết luận bằng tên cột
Với BHXH: khoản này có thuộc tiền lương làm căn cứ đóng?
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, cần đọc mức lương công việc/chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung trong hợp đồng. Khoản bổ sung xác định được mức tiền, trả thường xuyên, ổn định được phân biệt với khoản thực sự phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình và chất lượng công việc.
Các chế độ, phúc lợi ghi riêng và không phải tiền lương được xét theo bản chất của chúng. “Tháng nào cũng có” hoặc “đặt tên là hỗ trợ” đều chưa đủ để chốt một khoản. Cần đối chiếu thỏa thuận với cách chi trả thực tế.
Đọc khoản 1 Điều 7 và giải đáp của BHXH TP. Hồ Chí Minh về chế độ, phúc lợi ghi riêng. Đối tượng trong giải đáp là lao động nước ngoài; bài này chỉ tham chiếu phần giải thích cấu phần tiền lương, không dùng thay cho việc xác định đối tượng tham gia.
Với thuế: ghi đúng kết luận và phần tiền tương ứng
- Tính vào thu nhập chịu thuế: ghi số tiền của khoản thuộc diện chịu thuế.
- Không tính vào thu nhập chịu thuế: ghi điều kiện loại trừ và hồ sơ đáp ứng.
- Thu nhập được miễn thuế: ghi căn cứ miễn và phần đủ điều kiện.
- Chưa đủ căn cứ: ghi thông tin còn thiếu, người cần xác nhận và hạn xử lý. Đây là trạng thái nghiệp vụ, không phải một nhóm miễn thuế.
Chứng từ và quy chế giúp chứng minh cách chi, nhưng không tự tạo ra một diện không tính thuế. Một khoản cũng có thể phải tách thành hai phần, chẳng hạn tiền ăn chi bằng tiền vượt mức áp dụng.
Nguồn: điểm g khoản 2 Điều 8 và điểm b khoản 1 Điều 69 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, được dẫn trong giải đáp trên Cổng thông tin Bộ Tài chính.
3. Bảng phân loại để rà hồ sơ
Bảng dưới là điểm bắt đầu kiểm tra cho bối cảnh doanh nghiệp trong bài, không phải danh sách “miễn” dùng cho mọi hồ sơ. Các kết luận về hỗ trợ, thưởng giả định khoản chi đúng bản chất, được ghi nhận riêng và đáp ứng điều kiện nêu trong dòng.
Trên điện thoại, kéo ngang trong bảng để đọc đủ ba cột.
| Khoản và điều kiện | Căn cứ BHXH | Xử lý thuế TNCN và việc cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Lương công việc; phụ cấp trách nhiệm bù đắp công việc, ổn định và ghi trong HĐLĐ | Tính vào căn cứ theo Điều 7. Không loại phụ cấp chỉ vì được đặt ở cột riêng. | Tính vào thu nhập chịu thuế theo khoản 1 Điều 8. |
| Khoản ghi “KPI” nhưng thực chất được bảo đảm cố định mỗi kỳ | Rà điều khoản cam kết; nếu đáp ứng tiêu chí khoản bổ sung cố định thì tính. Tên “KPI” không quyết định. | Thông thường tính vào thu nhập chịu thuế. Cần tách câu hỏi thuế khỏi việc xác định bản chất lương/thưởng. |
| Thưởng kết quả thực sự biến động; thưởng Tết/tháng 13 đúng quy chế thưởng | Không tính nếu đúng là thưởng/chế độ riêng, không phải tiền lương cố định đổi tên. | Thưởng thông thường của doanh nghiệp tính vào thu nhập chịu thuế. Một số thưởng đặc thù được loại trừ theo luật cần xét riêng. |
| Tiền ăn giữa ca, ăn trưa | Không tính khi là chế độ riêng đúng bản chất. | Chi bằng tiền: tính phần vượt 1,2 triệu/tháng từ 01/07/2026. Nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn: không tính theo điều kiện tại điểm g khoản 2 Điều 8. |
| Khoán điện thoại, công tác phí, trang phục phục vụ công việc | Không tính nếu là chế độ hỗ trợ riêng, không phải lương đổi tên. | Kiểm tra mục đích, mức khoán và điều kiện tương ứng về chi phí được trừ của doanh nghiệp. Phần vượt mức quy định tính thuế; không có một mức “miễn điện thoại” chung cho mọi công ty. |
| Tiền hỗ trợ xăng xe đi từ nhà đến nơi làm việc, trả bằng tiền | Không tính nếu là hỗ trợ riêng đúng bản chất. | Thông thường tính vào thu nhập chịu thuế. Phân biệt với phương tiện đưa đón theo quy chế và khoản chi cho chuyến công tác có đủ điều kiện. |
| Hoàn chi phí đi công tác có quyết định, chính sách và chứng từ hợp lệ | Không phải khoản tiền lương làm căn cứ đóng. | Không tính khi đáp ứng điểm k khoản 4 Điều 8. Không tạo hồ sơ công tác để đổi bản chất hỗ trợ đi lại cá nhân. |
| Tiền làm thêm giờ, làm việc ban đêm | Không cộng khoản trả theo giờ làm thêm/đêm vào căn cứ BHXH của trường hợp trong bài. | Xét miễn theo Điều 26, phù hợp điều kiện, thời gian và mức luật định; phần vượt mức quy định tính thuế. Không tiếp tục dùng quy tắc cũ “chỉ miễn phần chênh lệch” cho ví dụ cá nhân cư trú năm 2026. |
| Tiền nhà ở, điện, nước doanh nghiệp trả thay | Không tính nếu là chế độ hỗ trợ riêng, không phải tiền lương. | Có thể là lợi ích chịu thuế dù nhân viên không nhận tiền mặt. Rà cách cung cấp và quy định tại điểm h khoản 2 Điều 8; không lấy số tiền mặt trên phiếu lương làm toàn bộ dữ liệu thuế. |
| Chi hiếu, hỉ; quà sinh nhật; các phúc lợi khác | Rà bản chất chế độ, phúc lợi và cách ghi riêng. | Tách từng loại. Chi hiếu, hỉ đủ điều kiện tại điểm m khoản 4 Điều 8 có thể không tính; quà sinh nhật không tự được hưởng cùng kết luận. |
Căn cứ BHXH: Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và phần chế độ, phúc lợi tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Căn cứ thuế: Điều 8, Điều 26 và Điều 69 Nghị định 253/2026/NĐ-CP trên Công báo. Xem thêm giải đáp của cơ quan thuế về tiền làm thêm, làm đêm và tiền phép.
Với phụ cấp độc hại, thu hút hoặc trợ cấp đặc thù, phải kiểm tra đúng đối tượng, chế độ và mức được cơ quan có thẩm quyền quy định. Doanh nghiệp tự đặt tên khoản tiền không đủ để được loại trừ thuế. Căn cứ: khoản 3 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
4. Năm bước lập danh mục có thể bàn giao
- Chốt bối cảnh: kỳ chi trả, tư cách cư trú, chế độ lương và đối tượng bảo hiểm. Ghi rõ văn bản và thời điểm áp dụng.
- Đọc hồ sơ: hợp đồng/phụ lục, quy chế, quyết định, bảng công và chứng từ chi. Làm rõ khoản là quyền hưởng của nhân viên, khoản trả thay hay hoàn chi phí.
- Kết luận BHXH: ghi tính/không tính/chờ xác minh, kèm lý do và số tiền. Kiểm tra mức sàn, trần và tháng đóng ở bước tính nghĩa vụ tiếp theo.
- Kết luận thuế riêng: chia phần chịu thuế, không tính và miễn thuế nếu có. Đối chiếu cả điều kiện hồ sơ, hình thức chi và thời điểm.
- Kiểm tra và khóa phiên bản: người có thẩm quyền rà phần chưa rõ; lưu hồ sơ và ngày hiệu lực. Không để công thức tự coi ô trống là số 0.
5. Thực hành: 8 khoản chi trong một kỳ
Dữ liệu giả lập: nhân viên Linh, kỳ tháng 9/2026; làm đủ điều kiện hưởng mức lương tháng và phụ cấp trong bảng. Linh là cá nhân cư trú, thuộc BHXH bắt buộc. Các mức sàn, trần và điều kiện tháng đóng đã được kiểm tra, không làm thay đổi kết quả phân loại. Không có khoản chi khác hoặc thu nhập bằng hiện vật.
Hồ sơ được giả định đã xác nhận đúng bản chất từng khoản. Đặc biệt, thưởng kết quả không được bảo đảm cố định; điện thoại là khoán phục vụ công việc có căn cứ, trong mức hợp lệ; hoàn công tác có đầy đủ hồ sơ theo Điều 8; OT đáp ứng điều kiện, thời gian và mức được miễn theo Điều 26.
| Khoản chi | Số tiền (đồng) | Dữ kiện đã xác nhận |
|---|---|---|
| Lương công việc | 12.000.000 | Mức tháng trong HĐLĐ; kỳ này hưởng đủ. |
| Phụ cấp trách nhiệm | 1.500.000 | Bù đắp trách nhiệm công việc, cố định, ghi trong HĐLĐ; không biến động theo kết quả. |
| Thưởng kết quả | 2.000.000 | Theo quy chế thưởng hợp lệ, phụ thuộc kết quả; có xác nhận mức được hưởng kỳ này. |
| Ăn giữa ca | 1.400.000 | Chi bằng tiền; hỗ trợ riêng đúng bản chất cho tháng này, không có hình thức ăn khác chi trùng. |
| Hỗ trợ đi lại cá nhân | 600.000 | Chi bằng tiền cho việc đi từ nhà đến nơi làm việc; ghi riêng, không phải công tác phí. |
| Lương OT | 1.200.000 | Tách riêng khỏi lương thường; hồ sơ đã xác nhận toàn bộ khoản này đáp ứng Điều 26, không có phần vượt. |
| Hoàn chi phí công tác | 800.000 | Hoàn đúng số tiền đã chi; có quyết định, chứng từ và chính sách phù hợp, đủ điều kiện không tính thuế. |
| Khoán điện thoại công việc | 400.000 | Hồ sơ quy định rõ và mức chi đã được rà phù hợp điều kiện; không có phần vượt mức hợp lệ. |
Yêu cầu: tính tổng tiền của tám khoản trước khấu trừ; xác định căn cứ BHXH; tách phần thu nhập chịu thuế. Giải thích vì sao khoản đi lại khác hoàn công tác. Chưa áp tỷ lệ bảo hiểm hay biểu thuế.
Xem đáp án · Ba số cần tách rõ
19.900.000 đồng tiền chi trả trước khấu trừ · 13.500.000 đồng căn cứ BHXH · 16.300.000 đồng thu nhập chịu thuế.
| Khoản | Căn cứ BHXH | Thu nhập chịu thuế |
|---|---|---|
| Lương công việc | 12.000.000 | 12.000.000 |
| Trách nhiệm | 1.500.000 | 1.500.000 |
| Thưởng kết quả | 0 | 2.000.000 |
| Ăn giữa ca | 0 | 200.000, là phần vượt 1.200.000 |
| Đi lại cá nhân | 0 | 600.000 |
| OT đủ điều kiện | 0 | 0; 1.200.000 được miễn theo giả định |
| Hoàn công tác đủ hồ sơ | 0 | 0; không tính |
| Khoán điện thoại đủ điều kiện | 0 | 0; không tính |
| Tổng | 13.500.000 | 16.300.000 |
Đối chiếu: phần không tính vào thu nhập chịu thuế là 1.200.000 tiền ăn + 800.000 hoàn công tác + 400.000 điện thoại = 2.400.000. Phần miễn là 1.200.000 OT. Vì vậy: 19.900.000 − 2.400.000 − 1.200.000 = 16.300.000.
19,9 triệu có cả 800.000 đồng hoàn chi phí, nên không gọi toàn bộ là “lương gross”. 16,3 triệu là thu nhập chịu thuế trước các bước giảm trừ; không phải thu nhập tính thuế cuối cùng hay tiền thuế. Căn cứ BHXH 13,5 triệu cũng chưa phải số tiền phải trích đóng.
Khoản hỗ trợ đi làm là lợi ích bằng tiền cho nhu cầu cá nhân. Hoàn công tác của đề bài gắn với nhiệm vụ, chính sách và chứng từ đủ điều kiện. Không lấy tên “xăng xe” để gộp hai trường hợp.
6. Ba tình huống cần dừng để làm rõ
Tình huống 1 · “KPI cố định 2 triệu” trong hợp đồng
Quản lý nói khoản này được loại BHXH vì tên là KPI. Tuy nhiên hợp đồng bảo đảm 2 triệu mỗi kỳ, không có điều kiện biến động thực tế. Cần đưa hợp đồng và lịch sử trả về bước phân loại khoản bổ sung; không tự loại khỏi căn cứ. Nếu dữ kiện đáp ứng khoản bổ sung cố định tại Điều 7, khoản đó được tính.
Nếu thay khoản thưởng 2 triệu trong bài tập bằng khoản bổ sung cố định đủ điều kiện nêu trên, căn cứ BHXH thành 15.500.000 đồng; tổng tiền chi và thu nhập chịu thuế giữ nguyên theo các dữ kiện còn lại.
Tình huống 2 · “800.000 công tác phí” nhưng thiếu hồ sơ
Chỉ có dòng đề nghị thanh toán, chưa có thông tin chuyến đi và căn cứ chi. Ghi chờ xác minh; yêu cầu quyết định/căn cứ công tác, chính sách, chứng từ theo hình thức chi và người xác nhận. Chưa thể giữ kết luận không tính thuế của đáp án vì giả định hồ sơ đã thay đổi.
Không tự đổi tên khoản chi, tạo chứng từ không có thật hoặc mặc định một con số vào nhóm được loại trừ. Phân biệt việc xác nhận quyền được thanh toán với việc xác nhận cách xử lý thuế; báo người phụ trách trước hạn chốt.
Tình huống 3 · Tiền nhà công ty trả thẳng cho chủ nhà
Nhân viên không nhận tiền mặt nhưng có thể nhận lợi ích chịu thuế. Phải bổ sung dữ liệu từ kế toán: ai được hưởng, hình thức nhà ở, số trả thay và kỳ chi. Rà điểm h khoản 2 Điều 8 trước khi kết luận; không để hệ thống thuế chỉ đọc các cột tiền được chuyển vào tài khoản nhân viên.
Sau khi phân loại, tổng tiền nhân viên nhận và tổng lợi ích dùng cho thuế có thể khác nhau. Không áp phép đối chiếu của bài tập tám khoản một cách máy móc cho trường hợp có khoản trả thay.
7. Tự kiểm tra trước khi khóa danh mục
Câu 1 · Không tính BHXH có đồng nghĩa không tính thuế?
Không. Hai kết luận dùng căn cứ và điều kiện khác nhau. Thưởng kết quả trong bài tập là một ví dụ.
Câu 2 · Có quy chế là mọi khoản hỗ trợ đều không tính thuế?
Không. Quy chế là một phần hồ sơ. Vẫn phải xác định đúng loại khoản chi, hình thức, mức, điều kiện và thời điểm áp dụng.
Câu 3 · 200.000 đồng tiền ăn vượt mức là số thuế phải nộp?
Không. Đó là phần thu nhập chịu thuế của khoản tiền ăn trong ví dụ. Thuế phải nộp cần được xác định ở các bước tiếp theo.
Câu 4 · Tiền OT năm 2026 chỉ được miễn phần trả cao hơn lương thường?
Không dùng quy tắc đó cho bối cảnh cá nhân cư trú trong bài. Phải xét Điều 26 và thời điểm áp dụng tại Điều 69 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Điều kiện, thời gian làm và phần vượt mức luật định vẫn phải được kiểm tra; không gắn nhãn OT rồi miễn toàn bộ vô điều kiện.
Câu 5 · Hai tháng nhận cùng số tiền chứng minh đó là khoản cố định?
Chưa đủ. Đọc thỏa thuận, công thức, điều kiện và kết quả thực tế. Khoản biến động có thể tình cờ bằng nhau; khoản ghi “thưởng” cũng có thể được bảo đảm cố định.
8. Thử thách 24 giờ: bàn giao một danh mục có căn cứ
Dùng tám khoản giả lập ở trên, lập một bảng có đủ các cột ở phần 4. Tách dữ liệu chi trả khỏi quy tắc phân loại; mỗi quy tắc có kỳ áp dụng và hồ sơ tham chiếu. Thêm một dòng “chưa đủ hồ sơ” để luyện cách theo dõi, thay vì chỉ làm những dòng dễ kết luận.
- Mọi khoản chi, kể cả lợi ích trả thay nếu có, đã được nhận diện.
- Mỗi khoản có hai kết luận độc lập về BHXH và thuế.
- Phần không tính/miễn có căn cứ, điều kiện và số tiền rõ ràng.
- Các số tổng đối chiếu được; chưa lẫn thu nhập chịu thuế với thuế phải nộp.
- Ô chờ xử lý có người phụ trách, hạn phản hồi và trạng thái; bản bàn giao có người kiểm tra và ngày hiệu lực.
Ở tầng Blog, mục tiêu là phân loại được và giải thích được. Tình huống nhiều kỳ, hồ sơ mâu thuẫn và bài làm tính lương trọn kỳ sẽ được phát triển ở tầng Sub và HRHUB khi có nội dung tương ứng.
Video bài học
Cùng Thành HR đi qua cách phân loại khoản thu nhập và kiểm tra hai cột BHXH, thuế TNCN trước khi đưa vào bảng lương.
Xem video bài học trên YouTube · Kênh YouTube HRVN Academy
Căn cứ để tự tra lại
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP, khoản 1 Điều 7: cấu phần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
- Giải đáp BHXH TP. Hồ Chí Minh ngày 24/07/2026: phân biệt chế độ, phúc lợi ghi riêng với tiền lương; tham chiếu khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP trên Công báo: Điều 8 về các khoản thu nhập; Điều 26 về tiền làm thêm/đêm, tiền phép; Điều 46 về thu nhập tính thuế; Điều 69 về thời điểm áp dụng. Có bản ký để đối chiếu.
- Giải đáp trên Cổng thông tin Bộ Tài chính: tiền ăn giữa ca, ăn trưa và mốc áp dụng 01/07/2026.
- Giải đáp của cơ quan thuế về Điều 26: kiểm tra điều kiện miễn thuế và phần vượt mức quy định.
Các ví dụ là dữ liệu học tập, không phải hồ sơ một doanh nghiệp hay kết luận thanh tra có thật. Khi áp dụng cho hồ sơ thực tế, kiểm tra văn bản có hiệu lực cho kỳ tương ứng, tình trạng cư trú, thỏa thuận và chứng từ cụ thể.
Bài tiếp theo: Quyền lợi BHXH và hồ sơ C&B cần theo dõi. Sau khi nhận diện khoản thu nhập, mình tiếp tục nối quyền lợi của người lao động với hồ sơ cần tiếp nhận và theo dõi.