Kỹ Năng Mail Merge:
In Hàng Loạt Hợp Đồng Lao Động Trong 5 Phút
"Trong kỷ nguyên số, làm C&B không có nghĩa là cặm cụi gõ tên từng nhân viên vào hợp đồng. Hãy để công nghệ làm việc đó thay bạn!"
1. Tại Sao Phải Dùng Mail Merge?
Mail Merge (Trộn thư) là tính năng "thần thánh" trong Microsoft Office giúp bạn tạo ra hàng trăm văn bản cá nhân hóa từ một nguồn dữ liệu duy nhất. Không chỉ Hợp đồng, bạn có thể áp dụng cho:
2. Giai Đoạn Chuẩn Bị: "Garbage In, Garbage Out"
Nguyên tắc vàng của xử lý dữ liệu: Đầu vào sạch thì đầu ra mới đẹp. Bạn cần 2 file "sạch":
📄 1. File Word (Template)
Là khung sườn Hợp đồng chuẩn của công ty.
- Soạn thảo đầy đủ các điều khoản cố định.
- Để trống các vị trí cần điền thông tin (Họ tên, Lương, Chức danh...).
- Nên highlight vàng các chỗ trống để dễ nhìn (sau này xóa đi).
📊 2. File Excel (Database)
Chứa thông tin nhân viên.
- Dòng 1: Phải là Tiêu đề cột (Họ tên, CMND, Ngay_sinh...). Không merge cells, không để dòng trống trên cùng.
- Định dạng: Đưa hết về Text hoặc Number chuẩn. Tránh format màu mè không cần thiết.
3. Các Bước Thực Hiện (Word 2016 trở lên)
Tại file Word: Vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Chọn Letters.
Tiếp tục chọn Select Recipients -> Use an Existing List... -> Chọn file Excel bạn vừa chuẩn bị.
Đặt con trỏ chuột vào chỗ trống cần điền (ví dụ: chỗ Ông/Bà...).
Bấm Insert Merge Field -> Chọn trường tương ứng (ví dụ: HO_TEN).
Lặp lại cho đến khi hết các mục (Lương, Ngày sinh, Địa chỉ...).
Bấm Preview Results để xem thử. Dùng mũi tên qua lại để soi các bản ghi khác xem có bị lỗi xuống dòng hay mất chữ không.
Nếu ổn, bấm Finish & Merge -> Edit Individual Documents (để xuất ra file Word mới kiểm tra lần cuối) hoặc Print Documents (để in ngay).
4. Pro Tips: Xử Lý Các Lỗi "Kinh Điển" 🛠️
Đây là phần quan trọng nhất giúp bạn khác biệt với người chỉ biết thao tác cơ bản.
⚠️ Lỗi ngày tháng bị đảo ngược (mm/dd/yyyy)
Vấn đề: Excel ghi 15/10/2025 nhưng Word lại hiện 10/15/2025 hoặc 45289.
Cách sửa (Merge Switches):
- Tại file Word, bôi đen trường ngày tháng (ví dụ: «Ngay_sinh»).
- Bấm Shift + F9. Mã sẽ hiện ra dạng:
{ MERGEFIELD Ngay_sinh } - Sửa mã thành:
{ MERGEFIELD Ngay_sinh \@ "dd/MM/yyyy" } - Bấm F9 để cập nhật lại. Bingo! Ngày tháng đã chuẩn Việt Nam.
💡 Mẹo định dạng số tiền (Currency)
Tương tự, để số tiền hiện dấu chấm phân cách hàng ngàn (ví dụ: 10.000.000 thay vì 10000000), hãy dùng mã switch này:
{ MERGEFIELD Muc_Luong \# "#.##0" }
HRVN Academy – Learn HR from the core. Practice HR with purpose.
© 2025 HRVN Academy | Nội dung thuộc bản quyền của Thành HR.