Hướng dẫn xây dựng quy chế lương thưởng

Trong bài học dành cho những newbie này, mình sẽ cùng nhau tìm hiểu cách có thể xây dựng một Quy chế lương thưởng đơn giản nhằm đảm bảo các quy định của Bộ luật Lao động về tiền lương.

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học C&B cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Hướng dẫn xây dựng quy chế lương thưởng.

Để xây dựng được Quy chế lương thưởng sẽ xuất phát từ Sứ mệnh & Tầm nhìn của Công ty - Cơ cấu tổ chức, sau đó phải phân tích và xếp hạng vị trí công việc, chức danh dựa trên Mô tả công việc...Đây là công việc dành cho các cấp từ Manager trở lên.

Và trong bài học dành cho những newbie này, mình sẽ cùng nhau tìm hiểu cách có thể xây dựng một Quy chế lương thưởng đơn giản nhằm đảm bảo các quy định của Bộ luật Lao động về tiền lương. Còn việc tại sao áp mức lương này thay vì mức lương kia cho từng vị trí thì mình sẽ tìm hiểu vào một Khóa học chuyên sâu khác bạn nhé!

{tocify} $title={Xem Menu bài viết}

Tại sao Công ty cần có Quy chế lương thưởng

Bất kỳ một ai đi làm, dù là công ty nhà nước hay tư nhân thì họ đều mong muốn được nhận một mức thu nhập xứng đáng với công sức mình bỏ ra. Việc một Công ty có ban hành quy chế lương thưởng rõ ràng sẽ giúp dễ thu hút ứng viên hơn khi tuyển dụng nhân sự và giữ chân được nhân viên giỏi.

Bên cạnh đó, Quy chế lương thưởng giúp tăng sự minh bạch và rõ ràng trong việc tính lương, phụ cấp, các quy định thưởng phạt...Việc này sẽ tạo cho Người lao động sự tin tưởng và yên tâm làm việc, yên tâm cống hiến. Từ đó giúp tăng năng suất lao động.

Quy chế lương thưởng khi được ban hành công khai cũng như một lời cam kết của doanh nghiệp đối với Người lao động chứ không chỉ là lời hứa suông. Thực tế hiện tại thì rất nhiều Công ty khi tuyển nhân viên thì hứa hẹn rất nhiều thứ, vẽ ra một viễn cảnh màu hồng nào là sau 6 tháng tăng lương, thưởng quý, thưởng Tết...Nhưng sau đó không thực hiện mà tùy thuộc vào cảm xúc của ông chủ.

Đồng thời, đây cũng là cơ cở cho Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán làm căn cứ để có thể tính lương, kiểm tra chéo và đảm bảo việc chi trả chính xác, kịp thời mà không phải đợi xin ý kiến hay đề xuất Ban Giám Đốc hàng tháng. Chỉ việc căn cứ vào Quy chế lương thưởng đã ban hành để thực hiện, trừ những trường hợp phát sinh đặc biệt khác.

Quy chế lương thưởng cũng giúp các bộ phận, phòng ban kiểm soát chi phí về Nhân sự. Đây là căn cứ rất quan trọng để Công ty ra quyết định về việc tăng, giảm nhân sự hoặc cần điều chỉnh lương hàng năm cho toàn Công ty nói chung hoặc từng vị trí đặc biệt nói riêng.

Các nội dung chính của Quy chế lương thưởng

Đối tượng áp dụng: Công ty có thể xây dựng Quy chế lương thưởng chung và riêng lẽ cho từng Phòng ban, bộ phận nếu cần.

Mục đích xây dựng: Phần này nhằm giải thích tại sao cần Quy chế lương thưởng, nó giúp gì cho phòng ban nói riêng và Công ty nói chung.

Căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động 2019 và các Nghị định hướng dẫn đi kèm. Đồng thời sẽ căn cứ thêm vào điều lệ hoạt động và tổ chức của từng Công ty. Luật sẽ bắt buộc những điều cơ bản, còn lại mỗi Công ty sẽ tùy tính chất nghành nghề, sản phẩm để xây dựng cho phù hợp và cạnh tranh nhất so với thị trường.

Các định nghĩa, khái niệm: Việc đưa ra các định nghĩa này giúp người đọc, người thi hành không bị hiểu nhầm hoặc hiểu sai. Chẳng hạn Công định mức (CĐM) thì mỗi Công ty có một cách tính khác nhau, nên cần được làm rõ. Có Công ty sẽ tính CĐM = Số ngày trong tháng - 6, có Công ty thì lại quy định CĐM = Số ngày trong tháng - số ngày CN...Và nhiều  định nghĩa khác nữa.

Tổng thu nhập được nhận: Nên có phần diễn giải cụ thể thu nhập người lao động sẽ bao gồm những khoản nào. Chẳng hạn:

Thu nhập = Lương cơ bản + Phụ cấp + Bonus - Các khoản giảm trừ

Lương cơ bản: Là bao nhiêu?

Phụ cấp: Bao gồm những khoản phụ cấp cụ thể nào? 

Lương làm thêm giờ: Cần có quy định rõ ràng về lương làm thêm giờ, lương làm đêm, lương làm ngày Lễ tết...

Các ngày nghỉ được hưởng lương: Trong năm có 11 ngày nghỉ được hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động, Kết hôn, Hiếu hỉ...Cũng cần quy định rõ cách tính

Lương ngày phép: Được tính trên lương cơ bản hay tổng lương, có bao gồm Bonus không...

Bonus: Cách tính cụ thể ra sao?

Thời gian và hình thức trả lương: Quy định rõ ngày chi trả lương cụ thể là ngày nào? Hình thức trả lương là chuyển khoản hay tiền mặt.

Chế độ tăng lương: Cần có quy định về thời hạn xem xét nâng bậc lương, các quy định rõ ràng về đối tượng được nâng bậc lương hàng năm.

Các khoản giảm trừ: Có quy định rõ ràng về các khoản phạt theo đúng quy định của Luật và công khai với Người lao động.

Lương thưởng tháng 13: Đây là một trong những nội dung mà người lao động rất quan tâm, công ty nào có quy định càng rõ ràng thì càng thu hút được người lao động hơn.

Các chính sách phúc lợi: Bao gồm thưởng các ngày Lễ trong năm, quà sinh nhật, thăm hỏi, hiếu hỉ, ốm đau, du lịch hàng năm...Một số Công ty thì ban hành thành một chính sách riêng chứ không đưa vào Quy chế lương thưởng.

Công tác phí: Nếu công ty bạn có cách tính công tác phí đơn giản thì có thể gộp chung vào Quy chế lương thưởng, nếu không có thể tách ra thành một văn bản độc lập.

Các bước xây dựng quy chế lương thưởng

Căn cứ trên các nội dung chính cần có của một quy chế lương thưởng và các căn cứ pháp lý, chúng ta sẽ có các bước chuẩn bị thông tin, dữ liệu để hoàn chỉnh nó như sau:

Bước 1: Xác định doanh thu, lợi nhuận và quỹ lương

Bước này thường là cấp Ban Lãnh Đạo Công ty sẽ làm với Giám đốc Nhân sự / Trưởng phòng Nhân sự để tính toán doanh thu, chi phí bao gồm chi phí lương trong năm tài chính để có thể tính toán ra một quỹ lương tổng trước khi xây dựng quy chế lương thưởng.

Thông thường với những công ty đang hoạt động thì sẽ căn cứ trên doanh thu chi phí của năm cũ để tính toán lại cho năm tiếp theo. Mức điều chỉnh hoặc thay đổi cho phép là bao nhiêu trên cơ cấu giá thành để cân bằng sự hài hòa giữa Công ty và Người lao động, đảm bảo sự cạnh tranh so với thị trường để thu hút và giữ chân nhân sự giỏi.

Bước 2: Xác định hình thức trả lương

Công ty cần xác định hình thức trả lương cho người lao động là trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hay lương khoán...Để có những quy định chi trả và hướng dẫn tính lương phù hợp trong Quy chế lương thưởng.

Nếu Công ty muốn chọn nhiều hình thức trả lương khác nhau vẫn hợp lệ. Ví dụ: Khối văn phòng trả lương theo thời gian, khối sản xuất trả lương theo sản phẩm...Chỉ cần có quy định rõ ràng trong quy chế lương thưởng. Bạn có thể ban hành chung hoặc độc lập, phương án nào tốt và tối ưu nhất thì mình sẽ lựa chọn.

Bước 3: Xây dựng hệ thống chức danh

Thông thường, các công ty nhỏ sẽ gom các chức danh công việc tương đương thành một nhóm để xác định level lương. Chẳng hạn, Khối văn phòng bao gồm: Nhân viên P. Nhân sự, Nhân viên Phòng Kế toán, Nhân viên Phòng Kinh doanh...sẽ gom chung Level lương cứng (Lương cứng nó gần như là tiếng lóng trong Nhân sự, ở đây bạn tạm hiểu là mức lương cố định trả cho người lao động)

Tuy nhiên, các vị trí sẽ khác nhau ở phần phụ cấp và thưởng hoàn thành công việc / hiệu quả công việc hàng tháng. Cách xây dựng này có thể chưa chuyên nghiệp và chưa chuẩn, tuy nhiên nó vẫn đang được áp dụng ở khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Thực tế ở các công ty lớn quy mô tập đoàn thì họ có một hệ thống chức danh, cấp bậc rất bài bản đi kèm với mức lương, hệ số lương chuẩn được đối chiếu với thị trường chứ không cảm tính như các công ty quy mô nhỏ.

Bước 4: Xây dựng đánh giá hoàn thành công việc cho từng vị trí

Nếu công ty bạn có đánh giá hoàn thành công việc hàng tháng để chi trả lương thì cần phải xây dựng các tiêu chí cụ thể, rõ ràng. Công việc này thường Phòng Nhân sự sẽ có đóng vai trò hướng dẫn, tư vấn, phối hợp với các Trưởng Phòng ban để họ xây dựng. Sau đó phải triển khai để đảm bảo tất cả nhân viên hiểu và thực hiện.

Một số công ty sẽ quy kết quả hoàn thành công việc ra hệ số từ 0.8 đến 1.2 để nhân trực tiếp vào lương cứng của Người lao động. Tuy nhiên, khi áp dụng cách này cần đảm bảo các tiêu chí rõ ràng, có thể đo lường được, và hệ số thấp nhất khi nhân vào lương cứng không làm giảm thu nhập của họ xuống dưới mức lương tối thiểu vùng.

Một số công ty khác thì sẽ chia lương ra nhiều phần, ví dụ thu nhập sẽ bằng P1 + P2 + P3. Trong đó P3 sẽ là số biến thiên chứ không cố định. Tức là hệ số hoàn thành công việc sẽ được nhân với P3 này chứ không phải nhân với tổng thu nhập. Và P3 có thể bằng 0 nếu họ không hoàn thành công việc theo tiêu chí đã vạch ra ngay từ đầu.

Bước 5: Ban hành, áp dụng và điều chỉnh

Khi bất kỳ một quy chế lương thưởng nào ban hành cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót hoặc các tình huống chưa lường hết được. Nên trước khi áp dụng bạn cần chạy dữ liệu thử bằng cách áp dữ liệu 3 tháng gần nhất trước đó để so sánh tính ưu việt của quy chế mới so với quy chế cũ.

Đồng thời, khi áp dụng quy chế lương thưởng mới phải tạo kênh nhận phản hồi của người lao động để liên tục xem xét, cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp. Đừng cứng nhắc khi áp dụng mà có thể sẽ phạm những sai lầm, dẫn đến sự bất mãn của Người lao động.

Trên đây là các hướng dẫn cơ bản nhất để bạn có thể Xây dựng được một Quy chế lương thưởng đơn giản, áp dụng tại các công ty nhỏ. Và đây là nền tảng để bạn có thể lập bảng lương và thực hành tính lương trong bài học tiếp theo.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về nội dung bài học thì hãy để lại comment bên dưới, mình sẽ cố gắng trả lời cho các bạn trong thời gian sớm nhất.

Bạn có thể tham file Quy chế lương thưởng mẫu đính kèm bên dưới để có thể hình dung cách làm cụ thể và thực tế nhé! 

Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng