BÀI 12/24 · CHẶNG 3: THU HÚT VÀ TÌM NGUỒN
Chưa kịp giới thiệu việc làm,
người nghe đã muốn kết thúc.
Giả sử bạn vừa gọi để giới thiệu một vị trí Sales. Câu đầu tiên nhận lại là: “Bạn lấy số ở đâu? Tôi đang họp. Đừng gọi nữa nhé.” Có lẽ bạn sẽ hơi hụt hẫng, nhất là khi mới làm tuyển dụng.
“Tôi đang họp.
Đừng gọi nữa nhé.”
Họ đang bận và yêu cầu dừng liên hệ.
Họ có phù hợp hoặc muốn đổi việc không.
Yêu cầu dừng; chưa đánh giá mức độ phù hợp.
Thành sẽ nhìn lại cách chuẩn bị cuộc gọi trước: mình có lý do tìm đến người này không, có giải thích được nguồn liên hệ không và đã hỏi họ có tiện nói chuyện chưa? Câu trả lời giúp mình sửa cách làm cụ thể hơn việc tự kết luận “mình không hợp nghề”.
Ở bài đăng tuyển, bạn đã chuẩn bị thông tin và đường ứng tuyển. Khi vẫn thiếu hồ sơ, mình có thể chủ động tìm người, mở lời và thống nhất việc tiếp theo. Bài này đi cùng bạn qua một tình huống như vậy.
Mình tìm thấy hồ sơ, còn họ đang cần gì?
Tạo nguồn (sourcing) là tìm những người đáng tìm hiểu cho nhu cầu tuyển. Tiếp cận (outreach) là mở trao đổi với họ. Gọi khi chưa có cuộc hẹn hay bối cảnh trao đổi trước đó, thường gọi là cold calling, chỉ là một cách tiếp cận.
Người chủ động tìm việc thường được gọi là active candidate; người chưa tích cực tìm việc mới là passive candidate. Họ vẫn có thể muốn nghe về một cơ hội, nhưng mình cần hỏi để biết. [1]
Nhắc lại hồ sơ đã gửi
“Mình liên hệ về hồ sơ bạn gửi cho vị trí… tại…”
Vẫn hỏi thời điểm thuận tiện và xác nhận nhu cầu hiện tại.
Nói rõ vì sao liên hệ
Giới thiệu người tuyển, nguồn đã kiểm tra và điểm liên quan tới công việc.
Chưa mặc định họ biết công ty hoặc muốn gửi CV.
Nối lại đúng bối cảnh
Nhắc lần trao đổi cũ và cơ hội mới sau khi kiểm tra việc dùng lại hồ sơ.
Kinh nghiệm, số liên hệ và mong muốn có thể đã thay đổi.
CV còn trên website không có nghĩa người đó vẫn đang tìm việc. Đã gửi CV cũng không có nghĩa lúc nào họ cũng tiện nghe máy.
Danh sách liên hệ bắt đầu từ công việc cần tuyển
Với câu giao việc “tìm Trưởng phòng, lương 20 triệu”, mình còn thiếu khá nhiều thứ. Trưởng phòng phụ trách mảng nào? Quản lý bao nhiêu người? “20 triệu” là khoản nào, kỳ trả nào, trước hay sau khấu trừ?
Phần xác định vai trò đứng trước thu hút và lựa chọn trong khung tuyển dụng của CIPD. Trong công việc, điều này giúp HR có căn cứ tìm người và trả lời câu hỏi ban đầu. [4]
Tìm ai, dựa vào đâu, giới thiệu gì?
- Vị trí & công việc
- Tên vị trí; mã hoặc link JD đã thống nhất; hai, ba đầu việc chính. Tách yêu cầu cần có với điểm ưu tiên.
- Dấu hiệu & từ khóa
- Kinh nghiệm hoặc sản phẩm công việc liên quan tới từng yêu cầu; chức danh thường dùng, tên tương đương, kỹ năng.
- Thông tin để trao đổi
- Phạm vi, nơi làm, lịch làm và thu nhập đã xác nhận. Phần còn thiếu ghi kèm người cần hỏi; chưa tự điền cho đủ.
- Nguồn & cách liên hệ
- Nơi tìm, phạm vi sử dụng đã kiểm tra, kênh phù hợp và lịch sử trao đổi nếu có.
- Điều muốn thống nhất
- Người nhận có muốn xem JD, hẹn trao đổi hay dừng nhận thông tin?
Với vị trí quản lý bán hàng, bạn có thể tìm bằng “Trưởng phòng Kinh doanh”, “Sales Manager”, “Trưởng nhóm Kinh doanh”. Đây là các hướng tìm; phạm vi thực tế của ba chức danh có thể khác nhau.
Đọc một nhóm hồ sơ rồi điều chỉnh từ khóa nếu kết quả lệch. Một chức danh nghe gần giống chưa thay được phần mô tả người đó đã làm gì.
Có thể tìm ở đâu?
Hồ sơ sẵn có
Tìm theo kinh nghiệm liên quan; rà lịch sử, độ mới và phạm vi dùng lại hồ sơ.
Người giới thiệu
Nhờ chuyển cơ hội hoặc hỏi trước việc kết nối; được giới thiệu chưa đồng nghĩa đã ứng tuyển.
Website việc làm, mạng nghề nghiệp
Dùng tài khoản và chức năng được phép; kiểm tra điều kiện tiếp cận hồ sơ và liên hệ.
Cộng đồng, sự kiện, sản phẩm nghề
Tìm dấu hiệu công việc và bối cảnh kết nối; xem quy định nơi tham gia.
Tham khảo các hướng tạo nguồn của Workable. [1] Phần thao tác riêng trên LinkedIn có ở bài đọc thêm về LinkedIn.
Có lý do tìm hiểu thêm
Quản lý nhóm bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh.
Quy mô nhóm, quyền quyết định, thông tin còn mới không và nhu cầu hiện tại.
Lý do tiếp cận: kinh nghiệm quản lý nhóm có thể liên quan tới phần quản lý đội ngũ trong JD. Chưa ghi Nam “đạt” hoặc “sẵn sàng chuyển việc”.
Nếu đồng nghiệp chỉ chuyển một số điện thoại mà chưa rõ nguồn, Thành sẽ hỏi lại trước khi dùng. Thấy số công khai cũng chưa đủ để coi người đó đồng ý nhận mọi cuộc gọi.
Kiểm tra nguồn, phạm vi sử dụng và yêu cầu dừng với đầu mối phụ trách của đơn vị. Tránh danh sách không rõ nguồn, giả làm khách hàng để xin số hoặc nhờ nơi làm việc hiện tại chuyển cuộc gọi tuyển dụng. Dùng nơi lưu được phép và chỉ ghi thông tin cần cho công việc.
Soạn lời mở đầu, rồi dành chỗ để nghe
Trong tình huống này, giả sử quản lý đã xác nhận vị trí Trưởng phòng Kinh doanh tại ABC, có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng và quản lý đội ngũ. Nguồn hồ sơ Nam cùng phạm vi liên hệ đã được kiểm tra. Những dữ kiện này dùng cho bài tập, không phải một đợt tuyển thật.
Còn con số “20 triệu” chưa rõ thì để lại trong phần cần xác nhận. Mình chưa đổi nó thành “20 triệu thực nhận mỗi tháng” chỉ vì cách nói đó nghe đầy đủ hơn.
Đi từng đoạn theo phản hồi của người nghe
Giới thiệu, nhắc nguồn, hỏi có tiện không
“Chào anh Nam, em là [tên], phụ trách tuyển dụng tại ABC. Em liên hệ từ hồ sơ anh chia sẻ trên [nguồn đã kiểm tra]. Em muốn giới thiệu một vị trí Trưởng phòng Kinh doanh; anh có tiện nghe em nói ngắn gọn không ạ?”
Chờ người nghe trả lời.Khi họ đồng ý nghe tiếp
“Em thấy hồ sơ anh có phần quản lý nhóm bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh. Vị trí bên em cũng có hai phần việc này nên em muốn hỏi xem anh có quan tâm tìm hiểu thêm không.”
Giới thiệu đủ để họ cân nhắc
“Công việc tập trung vào [phạm vi đã xác nhận], làm tại [địa điểm], theo [lịch hoặc hình thức làm việc đã xác nhận]. Em có bản mô tả để anh xem kỹ hơn.”
Thống nhất việc tiếp theo
“Anh có muốn nhận bản mô tả công việc không? Nếu có, em gửi qua kênh nào thuận tiện cho anh?”
Thay phần trong ngoặc bằng dữ kiện thật trước khi dùng. Tên website hoặc người giới thiệu chỉ nhắc khi đúng nguồn. Nếu người nghe muốn trao đổi sâu ngay, thống nhất lại mục đích và thời lượng trước khi chuyển sang sàng lọc.
Nếu nhắn trước phù hợp hơn
Tin nhắn cho người nhận cơ hội chọn lúc phản hồi. Việc chọn email hay một kênh khác vẫn dựa vào nguồn và cách liên hệ phù hợp, không chỉ vì mình tìm được địa chỉ.
Chào anh Nam,
Mình là [tên], phụ trách tuyển dụng tại ABC. Mình thấy phần kinh nghiệm quản lý nhóm bán hàng trong hồ sơ anh chia sẻ trên [nguồn đã kiểm tra]. ABC đang tìm người phụ trách [phạm vi đã xác nhận], nên mình muốn giới thiệu để anh cân nhắc.
Anh có muốn nhận thông tin chi tiết hoặc trao đổi ngắn vào lúc thuận tiện không? Nếu hiện tại anh không muốn nhận thông tin tuyển dụng, mình sẽ ghi nhận để không tiếp tục liên hệ.
[Tên người tuyển] · [Vai trò]
[Thông tin doanh nghiệp và kênh liên hệ chính thức]
Workable và LinkedIn gợi ý nội dung ngắn, có liên quan tới hồ sơ và làm rõ việc muốn trao đổi. Mẫu trên được viết cho tình huống của bài. [2] [3]
Người nhận nói gì, mình xử lý theo đó
“Tôi đang họp.”
“Em xin lỗi vì gọi chưa đúng lúc. Em dừng ở đây ạ.” Nếu họ còn tiện và muốn hẹn lại, hỏi thời điểm họ chọn.
“Bạn lấy số ở đâu?”
Nói đúng nguồn đã kiểm tra. Nếu chưa xác minh được: “Em sẽ kiểm tra lại nguồn, xin lỗi vì làm anh/chị bất tiện.”
“Đừng liên hệ nữa.”
“Cảm ơn anh/chị đã cho biết. Em ghi nhận để không tiếp tục liên hệ.”
“Gửi JD qua email giúp tôi.”
Xác nhận đúng email và gửi bản đã duyệt. Hỏi về lần trao đổi tiếp nếu người nhận muốn.
“Lương bao nhiêu, làm ở đâu?”
Trả lời phần đã xác nhận. Với phần chưa rõ, nói cần hỏi lại và hỏi họ có muốn nhận thông tin bổ sung không.
Không nghe máy, chưa trả lời
Rà lại thông tin, thời điểm, lịch sử và quy tắc liên hệ của đơn vị trước khi chọn bước tiếp; không gọi dồn.
Với Thành, chỗ ngừng lại trong kịch bản cũng đáng chuẩn bị như câu mở đầu. Người nghe đã nói đang bận thì mình nghe điều đó; một lời xin nói ngắn gọn cần được giữ đúng như đã xin.
Cuộc gọi xong, người làm tiếp đọc được gì?
Ghi “ứng viên chảnh” sẽ không giúp đồng nghiệp biết chuyện gì đã xảy ra. Ghi “đang họp, chưa thống nhất lịch trao đổi” thì rõ hơn: mình có sự việc, cũng thấy phần còn chưa có.
Dòng chính và lịch sử các lần liên hệ
- Nhận diện
- Mã người/hồ sơ, mã vị trí; nguồn và ngày kiểm tra; lý do tìm hiểu.
- Từng lượt liên hệ
- Ngày giờ, kênh, người phụ trách; phản hồi và nội dung đã thống nhất.
- Việc tiếp theo
- Việc làm, người làm, mốc hẹn nếu có hoặc yêu cầu dừng.
Xác nhận email, gửi đúng bản và ghi giờ gửi. Chưa có lịch trao đổi.
Ghi ngày giờ cụ thể, múi giờ nếu khác nhau; liên hệ theo hẹn.
Ghi vào sổ dùng chung được phân quyền để tránh liên hệ lặp.
Giữ đúng trạng thái; chưa đánh giá phù hợp hoặc không phù hợp.
Một người xuất hiện ở hai kênh vẫn cần đối chiếu để tránh trùng. Danh sách người cần tìm hiểu và hồ sơ ứng tuyển có bước chuyển riêng; nhận JD chưa tự động trở thành nộp CV.
2 nhận JD · 1 hẹn lại · 1 yêu cầu dừng · 6 chưa kết nối.
Mỗi ô là một người. Hai lượt gọi thêm không làm tăng số người.
Mẫu số ở đây là người, không phải lượt gọi.
Hai người muốn nhận JD chưa phải hai người đạt sơ tuyển. Sáu người chưa kết nối chưa thể gộp vào từ chối. Nhìn lại phễu tuyển dụng, mình sẽ biết đang vướng ở tìm đúng người, kết nối được hay làm rõ cơ hội.
Không có một số lần gọi, khung giờ hay tỷ lệ nghe máy phù hợp với mọi vị trí. Lần liên hệ tiếp theo dựa vào điều đã hẹn, lựa chọn người nhận và quy tắc đơn vị đã thống nhất.
Luyện với hồ sơ Nam và công ty ABC
Bạn có thể viết nháp hoặc đóng vai với người cùng học. Khi đọc thành tiếng, để ý người nghe có hiểu mục đích, có chỗ trả lời và có biết việc tiếp theo không. Không cần ép mình dùng một cách xưng hô hay giọng nói duy nhất.
Đồng nghiệp vừa gửi một số điện thoại
Yêu cầu tuyển ghi “Trưởng phòng, lương 20 triệu”. Hồ sơ Nam có quản lý nhóm bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh; đồng nghiệp chưa nói số điện thoại lấy từ đâu. Viết ba việc cần làm trước khi gọi, một lý do tìm hiểu hồ sơ và một câu chưa nên nói lúc này.
Đối chiếu cách chuẩn bị
Làm rõ phạm vi chức danh; xác nhận điều kiện công việc và cách hiểu thu nhập; kiểm tra nguồn số, phạm vi sử dụng và lịch sử liên hệ.
Kinh nghiệm quản lý nhóm là lý do để tìm hiểu thêm. Chưa có căn cứ nói “20 triệu thực nhận mỗi tháng” hoặc bịa tên người giới thiệu.
Một lời mở đầu, ba cách kết thúc
Giả sử nguồn, phạm vi liên hệ và JD đã được kiểm tra. Viết lời mở đầu của riêng bạn, rồi chọn cách đáp khi người nghe nói: đang họp; muốn nhận JD qua email; không muốn nhận thêm thông tin tuyển dụng. Sau mỗi nhánh, ghi trạng thái vào sổ.
Đối chiếu lời nói và ghi nhận
Đang họp: xin lỗi, dừng; chỉ có lịch hẹn khi người nhận đồng ý thời điểm cụ thể.
Nhận JD: xác nhận email, gửi đúng thông tin; ghi đồng ý nhận JD, chưa ghi đồng ý phỏng vấn.
Yêu cầu dừng: cảm ơn, ghi nhận, kết thúc. Không tự chuyển sang nhắn tin hay gửi thêm email.
Sửa báo cáo của một bạn mới
Dùng số liệu 12 lượt gọi, 10 người ở trên để sửa câu: “Em gọi 12 ứng viên, có 2 người phù hợp, 8 người từ chối.” Viết lại hai hoặc ba câu, có việc sẽ làm tiếp.
Xem một cách báo cáo
“Em gọi 12 lượt tới 10 người, trao đổi được với 4 người: 2 người muốn nhận JD, 1 người hẹn lại, 1 người yêu cầu dừng; 6 người chưa kết nối. Em sẽ gửi JD theo thỏa thuận, thực hiện cuộc hẹn, ghi yêu cầu dừng và rà lại nhóm chưa kết nối trước khi chọn bước tiếp.”
Giữ đúng đơn vị đếm và trạng thái sẽ giúp người nhận báo cáo biết còn việc gì đang chờ.
Giữ lại hồ sơ làm việc để sang bài sàng lọc
Phần bạn vừa làm
Phiếu chuẩn bị, lý do tiếp cận Nam, lời mở đầu, các nhánh phản hồi và ghi nhận bước tiếp theo. Có thể gộp trong một file, kèm báo cáo đã sửa ở bài tập C.
Phần chuyển sang Bài 13
Hồ sơ đã có thể sử dụng cho bước sàng lọc cùng tiêu chí công việc. Trường hợp đang chờ JD, CV hoặc phản hồi vẫn ghi rõ là đang chờ.
Nếu làm bằng vị trí riêng, dùng kế hoạch kênh ở Bài 10, tin tuyển ở Bài 11 và dữ kiện từ Bài 6 - Bài 7. Chỉ nối dữ liệu khi cùng một vị trí. Đầu ra Chặng 3.
Tài liệu thực hành
Word W08 · Excel E05. Các mẫu A-E nằm ngay trong bài để bạn sao chép. Với Excel, đọc E00 trước và sửa vùng nhập liệu; chỉ chuyển sang E04 khi có hồ sơ/lần ứng tuyển.
Tệp → Tải xuống để dùng trên máy; hoặc Tệp → Tạo bản sao để có bản riêng khi tài khoản cho phép. Ví dụ ABC trong file có thể khác tình huống của bài này; tạo bản trống theo E00 để thực hành. Thư viện tài liệu HRVN Academy.
Video bài học
Từ cuộc trao đổi đến một hồ sơ có thể đánh giá
Quay lại cuộc gọi đầu bài, yêu cầu dừng là điều đã rõ và cần được ghi nhận. Với người muốn tìm hiểu thêm, mình thực hiện việc đã hẹn. Một lượt liên hệ có ích ở chỗ hai bên hiểu nhau đến đâu và mình biết việc còn phải làm.
Nguồn tham khảo
Khái niệm và gợi ý chuẩn bị tham khảo các nguồn dưới đây. Hội thoại, hồ sơ và số liệu là tình huống thực hành; không dùng làm tỷ lệ chuẩn hoặc cam kết tuyển được người.
- Workable: How to source passive candidates - khái niệm và các hướng tạo nguồn.
- LinkedIn: Refine your candidate outreach strategy - nội dung liên quan, gọn và tránh gây áp lực.
- Workable: Passive candidate email - thành phần thư giới thiệu cơ hội.
- CIPD: Recruitment: An introduction - phần giới thiệu và mục lục công khai về trình tự tuyển dụng.
Gợi ý thao tác trong bài cần được đặt trong quy trình và phạm vi sử dụng dữ liệu của đơn vị.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.