HR FOUNDATION · KHÓA HỌC TUYỂN DỤNG
Chủ động tìm ứng viên là đi từ yêu cầu công việc đến những người có dấu hiệu phù hợp, rồi mở một cuộc trao đổi có bối cảnh. Không phải cứ có số điện thoại là gọi, cũng không phải người chịu nghe máy đã đồng ý ứng tuyển.
Ở bài Đăng tuyển trên website, Facebook và LinkedIn, bạn đã có một tin tuyển rõ công việc và đường ứng tuyển. Bài này đi thêm một bước: khi chưa đủ hồ sơ phù hợp, mình chủ động tìm ai, tiếp cận thế nào và ghi lại kết quả ra sao? Cách tìm kiếm riêng trên LinkedIn đã có ở bài bổ trợ về LinkedIn; ở đây, mình tập trung vào quy trình tìm và liên hệ dùng được với nhiều nguồn.
ĐẦU RA CỦA BÀI HỌC
Bạn sẽ tạo một phiếu chuẩn bị tìm người, danh sách liên hệ có lý do, bản nháp lời gọi hoặc tin nhắn và sổ ghi nhận bước tiếp theo. Đầu ra chưa phải danh sách ứng viên đã đạt phỏng vấn.
Tình huống Sales, anh Nam và công ty ABC được dùng để luyện thao tác. Các hồ sơ và hội thoại minh họa đều giả lập; không phải một đợt tuyển thật. Bạn có thể làm bài bằng bản nháp và đóng vai, không cần gọi người lạ để hoàn thành bài tập.
ĐI THEO MẠCH BÀI
1. Đặt lại mục tiêu cuộc gọi · 2. Hiểu người mình liên hệ · 3. Tìm và chuẩn bị danh sách · 4. Kịch bản và các nhánh phản hồi · 5. Ghi nhận kết quả · Góc nhìn Thành HR · 6. Thực hành và gợi ý · Xem video bài học
1. Bối cảnh: đừng bắt đầu bằng việc phải thuyết phục cho bằng được
Một bạn mới làm tuyển dụng mở đầu: “Alo, em gọi từ công ty X, bên em có việc làm Sales lương cao, anh đi làm không ạ?”. Người nghe đáp: “Bạn lấy số ở đâu? Tôi đang họp. Đừng gọi nữa nhé”, rồi kết thúc cuộc gọi.
Phản ứng đó có thể khiến mình hụt hẫng. Nhưng trước khi kết luận người nghe khó tính hoặc bản thân không hợp nghề, hãy nhìn lại ba điểm: mình đã giới thiệu đủ chưa, có giải thích được nguồn liên hệ không và đã hỏi họ có tiện nói chuyện chưa?
DỪNG ĐỂ NHÌN LẠI
Điều đã biết: Người nghe đang họp và đã yêu cầu không gọi nữa.
Điều chưa biết: Họ có quan tâm công việc này hay không, mức độ phù hợp ra sao.
Việc cần làm: Kết thúc lịch sự, ghi đúng yêu cầu dừng liên hệ và kiểm tra lại cách chuẩn bị. Không chuyển sang Zalo hoặc nhờ đồng nghiệp gọi tiếp để vượt qua lời từ chối.
Mục tiêu của lần tiếp cận đầu nên nhỏ và rõ: người nhận hiểu mình là ai, vì sao liên hệ, cơ hội nào đang được giới thiệu và có muốn tìm hiểu thêm không. Một lời từ chối rõ cũng là thông tin cần ghi nhận; không phải cuộc gọi nào cũng phải kết thúc bằng một CV.
Mình dùng lời xin phép để mở một cuộc trao đổi, nhưng không coi “ba giây đầu” là bí quyết bảo đảm kết quả. Lời mở đầu không thay được việc chọn đúng người, có thông tin công việc thật và tôn trọng lựa chọn của họ.
2. Phân biệt trạng thái tìm việc với bối cảnh liên hệ
Tạo nguồn (sourcing) là phần chủ động nhận diện những người đáng tìm hiểu cho một nhu cầu tuyển. Tiếp cận (outreach) là mở trao đổi với họ. Cold calling là một cách tiếp cận qua điện thoại khi hai bên chưa có cuộc hẹn hoặc bối cảnh trao đổi trước đó; nó không phải toàn bộ công việc tạo nguồn.
Hai thuật ngữ active candidate và passive candidate thường dùng để phân biệt người đang chủ động tìm việc với người chưa tích cực tìm việc mới. Người chưa tìm việc vẫn có thể muốn nghe về một cơ hội, nhưng mình cần hỏi thay vì đoán. [1]
Nơi tìm thấy hồ sơ không đủ để kết luận nhu cầu hiện tại. Một người có CV trên website việc làm có thể đã nhận việc; người do HR chủ động tìm thấy có thể đang tìm việc. Tương tự, đã gửi CV không có nghĩa họ luôn rảnh để nghe điện thoại.
| Bối cảnh | Mở đầu cần nhắc gì? | Chưa được mặc định |
|---|---|---|
| Đã ứng tuyển đúng vị trí | Tên công ty, vị trí, hồ sơ đã gửi và mục đích liên hệ. | Người nghe còn nhu cầu hoặc đang tiện trao đổi. |
| HR mới tìm thấy | Vai trò của người tuyển, nguồn liên hệ đã kiểm tra và một điểm liên quan tới công việc. | Đã biết công ty, muốn đổi việc hoặc sẵn sàng gửi CV. |
| Hồ sơ của đợt tuyển trước | Bối cảnh cũ, cơ hội mới và lý do liên hệ lại sau khi kiểm tra phạm vi sử dụng hồ sơ. | Nhu cầu, kinh nghiệm, số liên hệ và mong muốn nhận tin vẫn như trước. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Trong bài này, mình chỉ tìm dấu hiệu liên quan để có lý do tiếp cận, chưa chấm đầy đủ CV hoặc phỏng vấn qua điện thoại. Khi người nhận đồng ý ứng tuyển, hãy chuyển sang Sàng lọc CV theo tiêu chí công việc và Trao đổi sàng lọc và lập danh sách ứng viên. Không âm thầm biến lời xin “nói ngắn gọn” thành một cuộc sơ tuyển dài.
3. Chuẩn bị từ yêu cầu công việc đến danh sách có lý do
Điểm bắt đầu là hồ sơ vị trí và bản mô tả công việc đã thống nhất, không phải một danh sách số điện thoại. CIPD đặt việc xác định vai trò trước phần thu hút và lựa chọn ứng viên; mình dùng thứ tự đó để chuẩn bị lần tìm người này. [4]
3.1. Ghi ngắn gọn mình đang tìm ai
Chọn một vài nhiệm vụ hoặc năng lực cốt lõi để tìm dấu hiệu trên hồ sơ. Phân biệt điều cần có với điểm ưu tiên; không tự thêm trường tốt, công ty lớn hoặc chức danh cao nếu chưa gắn được với công việc.
MẪU A · PHIẾU CHUẨN BỊ TÌM VÀ LIÊN HỆ
Vị trí và phiên bản JD: [Tên vị trí] · [Đường dẫn hoặc mã bản đã thống nhất].
Công việc chính: [Hai hoặc ba đầu việc quan trọng].
Dấu hiệu cần tìm: [Kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sản phẩm công việc liên quan]; mỗi dấu hiệu đi kèm yêu cầu tương ứng trong JD.
Từ khóa thử: [Tên chức danh thường dùng] · [Tên gọi tương đương] · [Kỹ năng hoặc loại công việc].
Thông tin được giới thiệu: [Phạm vi công việc, nơi làm, lịch làm, thu nhập và điều kiện đã được xác nhận]. Thông tin chưa rõ: [Câu hỏi] · [Người xác nhận].
Nơi tìm và cách liên hệ: [Nguồn, phạm vi được sử dụng, kênh tiếp cận phù hợp].
Bước nhỏ muốn thống nhất: [Nhận JD / hẹn trao đổi / kết thúc và không tiếp tục].
3.2. Thử cách tìm, rồi kiểm tra kết quả thay vì gom thật nhiều tên
Ví dụ luyện tập với vị trí quản lý bán hàng: thử “Trưởng phòng Kinh doanh”, rồi đọc thêm hồ sơ dùng tên “Sales Manager” hoặc “Trưởng nhóm Kinh doanh”. Đây là từ khóa để tìm, không phải kết luận các chức danh có phạm vi giống nhau. Cần xem người đó thực sự phụ trách việc gì.
Bắt đầu với một nhóm hồ sơ nhỏ. Ghi điều đã thấy, thông tin còn thiếu và lý do tiếp tục tìm hiểu. Nếu kết quả lệch, điều chỉnh từ khóa hoặc nơi tìm; không tự hạ tiêu chí hay đổi nhiệm vụ trong JD để có nhiều tên hơn.
| Nơi tìm | Cách thực hiện | Điểm cần kiểm tra trước khi liên hệ |
|---|---|---|
| Hồ sơ tuyển dụng sẵn có | Tìm theo vị trí, kỹ năng và lý do chưa phù hợp ở đợt trước. | Lịch sử trao đổi, yêu cầu ngừng liên hệ, độ mới và phạm vi sử dụng hồ sơ. |
| Người giới thiệu | Gửi mô tả cơ hội để họ chuyển cho người phù hợp hoặc hỏi trước việc kết nối. | Được giới thiệu không đồng nghĩa người đó đã đồng ý ứng tuyển; tránh nhận số riêng khi chưa rõ bối cảnh. |
| Website việc làm hoặc mạng nghề nghiệp | Dùng tài khoản và chức năng doanh nghiệp được phép sử dụng; đọc kinh nghiệm gắn với JD. | Điều kiện tiếp cận hồ sơ, thông tin liên hệ và tình trạng hiện tại; không suy quyền sử dụng chỉ từ việc nhìn thấy. |
| Cộng đồng, sự kiện hoặc sản phẩm nghề nghiệp | Tìm trao đổi, dự án hoặc sản phẩm liên quan tới công việc; tiếp cận theo bối cảnh phù hợp. | Quy định cộng đồng, nguồn thông tin và lựa chọn liên hệ của người nhận; không thu gom danh sách thành viên. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Các hướng tìm qua cộng đồng nghề nghiệp, người giới thiệu và hồ sơ từ đợt trước được tham khảo từ Workable. Bảng trên là cách tổ chức thực hành của bài; không phải cam kết nguồn nào sẽ cho nhiều người phù hợp hơn. [1]
MẪU B · GHI LÝ DO TRƯỚC KHI ĐƯA VÀO DANH SÁCH LIÊN HỆ
Mã hồ sơ: UV-01 · Tên minh họa: Nam.
Đã thấy: Hồ sơ ghi kinh nghiệm quản lý nhóm bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh.
Liên quan tới vị trí: Có dấu hiệu gần với phần quản lý đội ngũ trong yêu cầu tuyển.
Chưa biết: Quy mô nhóm, phạm vi quyết định, thông tin còn cập nhật không và mong muốn hiện tại.
Cần làm trước: Kiểm tra nguồn hồ sơ, lịch sử liên hệ, thông tin nào được chia sẻ và cách tiếp cận được phép. Đủ điều kiện mới soạn lời mở đầu.
Ghi nhận: “Có lý do tìm hiểu thêm”, chưa ghi “đạt”, “sẵn sàng chuyển việc” hoặc “đã ứng tuyển”.
KIỂM TRA NGUỒN, KHÔNG CHỈ KIỂM TRA SỐ ĐIỆN THOẠI
Nếu bạn chưa giải thích được mình có thông tin từ đâu và được dùng trong phạm vi nào, hãy dừng để hỏi đầu mối phụ trách dữ liệu hoặc tuyển dụng. Trong bài này, mình không coi một số điện thoại công khai là sự đồng ý nhận mọi cuộc gọi.
Không dùng danh sách không rõ nguồn; không giả làm khách hàng để xin số cá nhân, không nhờ nơi làm việc hiện tại chuyển cuộc gọi tuyển dụng. Chỉ ghi thông tin cần cho công việc và không đưa hồ sơ lên công cụ ngoài khi chưa được đơn vị cho phép.
Đây là điểm kiểm soát khi thao tác, không phải kết luận pháp lý về một nguồn hồ sơ cụ thể. Quyền sử dụng dữ liệu phải được đơn vị kiểm tra theo quy định áp dụng.
4. Kịch bản mở lời và cách xử lý những phản hồi thường gặp
Giữ bốn thành phần của lời tiếp cận: giới thiệu → xin phép → lý do liên hệ → thống nhất bước tiếp theo. “The Hook” ở đây là một lý do có thật để mở lời, không phải lời khen bắt buộc. Lời mời hành động có thể là nhận thông tin hoặc hẹn trao đổi, không nhất thiết phải kết bạn Zalo.
4.1. Đối chiếu một câu mở còn thiếu thông tin
TÌNH HUỐNG GIẢ LẬP · ANH NAM VÀ CÔNG TY ABC
“Alo anh Nam, em bên nhân sự ABC. Bên em tuyển Trưởng phòng lương 20 triệu. Anh có nhu cầu tìm việc không?”
Câu này đã có tên công ty và cơ hội, nhưng chưa nói người gọi là ai, có thông tin từ đâu hoặc người nghe có tiện không. “Trưởng phòng” còn thiếu phạm vi; “20 triệu” chưa rõ kỳ trả, lương cố định hay tổng thu nhập, trước hay sau khấu trừ.
Trước khi dùng: Hỏi lại những phần chưa rõ. Không tự thêm “mỗi tháng”, “thực nhận” hoặc “tổng thu nhập” chỉ để câu nói nghe trọn vẹn hơn.
Trong mẫu minh họa tiếp theo, giả sử quản lý đã xác nhận vị trí là Trưởng phòng Kinh doanh, phụ trách kế hoạch bán hàng và quản lý đội ngũ. Hồ sơ Nam có ghi kinh nghiệm liên quan, nguồn và phạm vi liên hệ đã được kiểm tra. Đây là dữ kiện bổ sung cho bài tập, không phải thông tin có thể suy ra chỉ từ câu mở trên.
MẪU C · LỜI GỌI ĐẦU TIÊN
1. Giới thiệu, nhắc nguồn và xin phép
“Chào anh Nam, em là [tên người tuyển], phụ trách tuyển dụng tại ABC. Em liên hệ từ hồ sơ anh chia sẻ trên [nguồn đã kiểm tra]. Em muốn giới thiệu một vị trí Trưởng phòng Kinh doanh; anh có tiện nghe em nói ngắn gọn không ạ?”
2. Chỉ tiếp tục khi người nghe đồng ý
“Em thấy hồ sơ có phần quản lý nhóm bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh. Vị trí bên em cũng có hai phần việc này nên em muốn hỏi xem anh có quan tâm tìm hiểu thêm không.”
3. Giới thiệu đủ để họ lựa chọn
“Công việc tập trung vào [phạm vi đã xác nhận], làm tại [địa điểm], theo [lịch hoặc hình thức làm việc đã xác nhận]. Em có bản mô tả để anh xem kỹ hơn.”
4. Thống nhất một bước tiếp theo
“Anh có muốn nhận bản mô tả công việc không? Nếu có, em gửi qua kênh nào thuận tiện cho anh?”
Thay các phần trong ngoặc trước khi dùng. Chỉ nói nguồn thực tế đã kiểm tra; không dùng tên TopCV, LinkedIn hoặc một người giới thiệu để tạo tin cậy nếu hồ sơ không đến từ đó.
Khi người nhận đồng ý, hãy xác nhận đúng địa chỉ hoặc kênh gửi và thực hiện việc đã hẹn. Nếu họ chỉ muốn xem JD, ghi “đồng ý nhận JD”, chưa ghi “đồng ý phỏng vấn”. Nếu họ muốn trao đổi sâu ngay, thống nhất lại mục đích và thời lượng trước khi chuyển sang phần sàng lọc.
4.2. Có thể nhắn trước thay vì bắt đầu bằng một cuộc gọi
Khi bối cảnh hoặc cách liên hệ phù hợp hơn với tin nhắn, dùng một lời giới thiệu ngắn để người nhận tự chọn lúc phản hồi. Không phải cứ tìm được email hoặc tài khoản cá nhân là nên dùng; vẫn cần kiểm tra nguồn và phạm vi liên hệ.
MẪU D · TIN NHẮN HOẶC EMAIL MỞ LỜI
Tiêu đề gợi ý: ABC · Trao đổi về vị trí Trưởng phòng Kinh doanh
Chào anh Nam,
Mình là [tên], phụ trách tuyển dụng tại ABC. Mình thấy phần kinh nghiệm quản lý nhóm bán hàng trong hồ sơ anh chia sẻ trên [nguồn đã kiểm tra]. ABC đang tìm người phụ trách [phạm vi công việc đã xác nhận], nên mình muốn giới thiệu để anh cân nhắc.
Anh có muốn nhận thông tin chi tiết hoặc trao đổi ngắn vào lúc thuận tiện không? Nếu hiện tại anh không muốn nhận thông tin tuyển dụng, mình sẽ ghi nhận để không tiếp tục liên hệ.
[Tên người tuyển] · [Vai trò] · [Thông tin doanh nghiệp và kênh liên hệ chính thức]
Workable gợi ý thư tiếp cận nêu người gửi, công việc, lý do liên hệ, nơi biết tới hồ sơ và bước trao đổi; LinkedIn nhấn mạnh tính liên quan, nội dung gọn và bước tiếp theo rõ ràng. Hai mẫu trên được viết cho tình huống của bài, không phải lời bảo đảm có phản hồi. [2] [3]
4.3. Nghe phản hồi rồi chọn nhánh, không đọc hết kịch bản bằng mọi giá
| Người nhận nói hoặc xảy ra việc gì? | Cách đáp gợi ý | Bước tiếp theo |
|---|---|---|
| “Tôi đang họp.” | “Em xin lỗi vì gọi chưa đúng lúc. Em dừng ở đây ạ.” Nếu họ còn tiện nói và muốn hẹn lại, hỏi thời điểm họ chọn. | Chỉ đặt lịch khi đã thống nhất; nếu họ kết thúc ngay, chưa có lịch gọi lại. |
| “Bạn lấy số ở đâu?” | Nêu đúng nguồn và bối cảnh đã kiểm tra. Nếu chưa xác minh được: “Em sẽ kiểm tra lại nguồn, xin lỗi vì làm anh/chị bất tiện.” | Tạm dừng; kiểm tra trước khi dùng tiếp. Không bịa người giới thiệu hoặc nói chung “data công ty”. |
| “Không có nhu cầu, đừng liên hệ nữa.” | “Cảm ơn anh/chị đã cho biết. Em ghi nhận để không tiếp tục liên hệ.” | Dừng; không tự gửi thêm JD, kết bạn hoặc đổi sang kênh khác. |
| “Gửi JD qua email, tôi sẽ xem.” | Xác nhận email phù hợp và gửi đúng thông tin đã hẹn; hỏi về lần trao đổi tiếp nếu họ muốn. | Ghi “đã đồng ý nhận JD”; không tự tạo lịch phỏng vấn. |
| “Lương bao nhiêu, làm ở đâu?” | Trả lời đúng thông tin được công bố. Phần chưa rõ thì nói cần xác nhận, hỏi họ có muốn nhận lại thông tin sau không. | Ghi câu hỏi và người cần xác nhận; không dùng “lương cao” để né điều kiện còn thiếu. |
| Không nghe máy hoặc chưa trả lời | Không gọi dồn. Rà lại thông tin, thời điểm, lịch sử và quy tắc liên hệ của đơn vị trước khi quyết định bước tiếp. | Ghi “chưa kết nối/chưa phản hồi”, không ghi “từ chối” hoặc “không phù hợp”. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Mốc nhắc lại cần theo cuộc hẹn, lựa chọn người nhận và quy tắc đơn vị đã thống nhất. Không có căn cứ trong tình huống để coi “đúng hai lần”, một khung giờ cố định hoặc một tỷ lệ nghe máy là quy tắc áp dụng cho mọi vị trí. Một giới hạn tác nghiệp cũng không thay cho việc kiểm tra quyền liên hệ.
5. Góc nhìn Thành HR: kết thúc một lượt liên hệ bằng thông tin rõ ràng
Với Thành, chủ động không phải là cố liên hệ cho đến khi người ta chịu nghe. Mình muốn trước khi bấm số, HR biết vì sao người này đáng tìm hiểu; sau khi kết thúc, biết họ đã đồng ý điều gì và mình còn phải làm gì. Nói trôi chảy là một phần, nhưng biết dừng cũng là một phần của nghề.
5.1. Ghi sự việc, không ghi cảm xúc thành đánh giá
Thay “ứng viên chảnh” bằng “đang họp, chưa thống nhất lịch trao đổi”; thay “ứng viên không hợp tác” bằng câu trả lời thực tế. Một ghi chú ngắn nhưng đúng giúp người phụ trách tiếp theo không gọi lặp hoặc hiểu nhầm rằng người nhận đã đồng ý.
MẪU E · MỘT DÒNG THEO DÕI CHO MỘT NGƯỜI VÀ MỘT CƠ HỘI
Mã người/hồ sơ · Mã vị trí: [Mã dùng trong sổ nội bộ].
Nguồn và ngày kiểm tra: [Nơi tìm thấy, thông tin cần lưu và phạm vi liên hệ đã kiểm tra].
Lý do tìm hiểu: [Dấu hiệu liên quan tới yêu cầu công việc, không ghi kết luận vượt quá hồ sơ].
Lượt liên hệ: [Ngày/giờ, kênh, người phụ trách; giữ lịch sử những lượt tiếp theo].
Phản hồi và nội dung đã thống nhất: [Chưa kết nối / hẹn trao đổi / muốn nhận JD / chưa quan tâm / yêu cầu dừng].
Bước tiếp theo: [Việc cần làm, người làm, mốc hẹn nếu có hoặc dừng liên hệ].
| Hồ sơ | Sự việc đã ghi nhận | Cách xử lý tiếp |
|---|---|---|
| UV-01 · Nam | Đồng ý nhận JD qua email đã xác nhận; chưa hẹn trao đổi. | Gửi bản đã duyệt, ghi thời điểm gửi; chưa đánh dấu ứng tuyển. |
| UV-02 · Linh | Đang họp, đã chủ động hẹn lại vào khung giờ cụ thể. | Ghi đúng giờ/ngày và múi giờ nếu khác nhau; liên hệ theo hẹn. |
| UV-03 · Minh | Không muốn nhận thông tin tuyển dụng tiếp. | Ghi yêu cầu dừng ở sổ dùng chung được phân quyền; không đổi kênh để tiếp cận. |
| UV-04 · An | Chưa nghe máy; chưa có phản hồi. | Giữ trạng thái chưa kết nối, kiểm tra trước bước tiếp; không loại theo mức độ phù hợp. |
Trên màn hình nhỏ, cuộn ngang trong khung để đọc đủ bảng.
Trong sổ này, một người xuất hiện qua hai kênh vẫn cần được đối chiếu để tránh liên hệ trùng. Tách danh sách người cần tìm hiểu với lịch sử các lượt liên hệ; chỉ cập nhật sang hồ sơ ứng tuyển khi có bước ứng tuyển hoặc thỏa thuận rõ theo quy trình của đơn vị.
5.2. Đọc số liệu mà không tự đặt “tỷ lệ thành công”
VÍ DỤ TẠI MỘT MỐC RÀ · GIẢ LẬP
Trong một đợt, HR đã thực hiện 12 lượt gọi tới 10 người khác nhau. Có 4 người đã trao đổi: 2 người muốn nhận JD, 1 người hẹn lại và 1 người yêu cầu dừng. Sáu người còn lại chưa kết nối được.
Cách đọc: Đã trao đổi với 4/10 người, tức 40%; có 2 người đồng ý nhận JD. Đây chưa phải 2 hồ sơ ứng tuyển, cũng chưa phải 2 người đạt sơ tuyển.
Không thể suy ra: Sáu người chưa nghe máy đều từ chối, kịch bản chắc chắn tốt hoặc kênh chắc chắn kém. Cần xem bối cảnh, thời điểm, thông tin liên hệ và các bước còn chờ.
Cách đếm theo người và tách trạng thái được nối từ bài Các bước trong phễu tuyển dụng và chỉ số cơ bản. Ở bước tìm và liên hệ, điều đáng hỏi là: đang vướng ở việc tìm đúng người, kết nối được hay giúp họ hiểu cơ hội? Không dùng riêng số cuộc gọi để thay cho kết quả.
Để tự luyện, bạn có thể đọc thành tiếng một bản nháp và nhờ người cùng học phản hồi về độ rõ, tốc độ, chỗ dừng. Không cần ép một giọng nói, nụ cười hoặc cách xưng hô duy nhất. Giữ cách trao đổi tự nhiên, phù hợp người nghe và tôn trọng thời gian đã xin.
6. Thực hành và tự kiểm tra
Thực hành trên dữ liệu giả lập hoặc tình huống công việc được phép sử dụng. Không đăng việc giả, thử gọi người lạ hay đưa dữ liệu cá nhân của ứng viên vào phần chia sẻ bài tập.
Bài tập A. Từ hồ sơ đến lý do tiếp cận
ĐỀ BÀI
Bạn nhận mô tả “tuyển Trưởng phòng, lương 20 triệu”. Hồ sơ Nam ghi quản lý nhóm bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh. Một đồng nghiệp chuyển số điện thoại của Nam nhưng chưa nói lấy từ đâu.
Viết ba việc cần làm trước khi liên hệ, một lý do có thể tìm hiểu hồ sơ và một câu không nên đưa vào tin nhắn lúc này.
GỢI Ý TỰ ĐỐI CHIẾU
Ba việc: Làm rõ phạm vi chức danh; xác nhận điều kiện công việc và cách hiểu thu nhập; kiểm tra nguồn số, phạm vi sử dụng và lịch sử liên hệ.
Lý do tìm hiểu: Kinh nghiệm quản lý nhóm bán hàng có thể liên quan tới yêu cầu quản lý đội ngũ, cần xác minh phạm vi.
Chưa nên nói: “ABC trả anh 20 triệu thực nhận mỗi tháng” hoặc “em được anh/chị X giới thiệu” khi các thông tin đó chưa được xác nhận.
Bài tập B. Viết lời mở đầu và ba nhánh kết thúc
ĐỀ BÀI
Giả sử bạn đã kiểm tra được nguồn, quyền liên hệ và bản JD. Soạn lời mở đầu có đủ: người gọi, doanh nghiệp, nguồn, mục đích và lời xin phép. Sau đó viết câu đáp cho ba phản hồi:
“Tôi đang họp, chưa nói được.”
“Gửi JD qua email giúp tôi.”
“Tôi không muốn nhận thêm thông tin tuyển dụng.”
Tự chọn xưng hô phù hợp, không cần chép nguyên mẫu C. Viết thêm trạng thái cần ghi sau từng nhánh.
GỢI Ý TỰ ĐỐI CHIẾU
Đang họp: Xin lỗi và dừng; chỉ hẹn lại khi người nhận còn tiện và đã đồng ý. Trạng thái: chưa có cuộc trao đổi hoặc có lịch hẹn rõ nếu đã thống nhất.
Nhận JD: Xác nhận email phù hợp, gửi đúng bản và ghi “đồng ý nhận JD”. Không tự ghi “đồng ý phỏng vấn”.
Yêu cầu dừng: Cảm ơn, ghi nhận và kết thúc. Không biến lời từ chối thành lời mời kết bạn hoặc xin gửi thêm email.
Bài tập C. Sửa một báo cáo dễ gây hiểu nhầm
ĐỀ BÀI
Dùng số liệu ở mục 5.2, sửa báo cáo sau: “Em gọi 12 ứng viên, có 2 người phù hợp, 8 người từ chối”. Viết lại thành hai hoặc ba câu, kèm việc sẽ làm tiếp.
GỢI Ý TỰ ĐỐI CHIẾU
“Em đã gọi 12 lượt tới 10 người, trao đổi được với 4 người. Trong đó, 2 người muốn nhận JD, 1 người hẹn lại và 1 người yêu cầu dừng; 6 người còn lại chưa kết nối được. Em sẽ gửi JD theo thỏa thuận, thực hiện cuộc hẹn, ghi yêu cầu dừng và rà lại các trường hợp chưa kết nối trước khi quyết định bước tiếp.”
Báo cáo này chưa gọi người nhận JD là “phù hợp”, không đếm lượt gọi thành người và không gộp chưa phản hồi vào từ chối.
BẢNG TỰ RÀ TRƯỚC KHI DÙNG THẬT
Về công việc: Có yêu cầu rõ và bản thông tin được phép giới thiệu.
Về người nhận: Có lý do liên quan tới công việc; tách điều đã thấy với điều chưa biết.
Về nguồn: Giải thích được nguồn liên hệ và đã kiểm tra phạm vi sử dụng.
Về lời nói: Giới thiệu, xin phép, không hứa thêm điều kiện chưa được xác nhận.
Về lựa chọn: Có đường dừng khi người nhận không muốn tiếp tục.
Về bàn giao: Ghi đúng điều đã thống nhất, người xử lý và bước tiếp theo.
Tài liệu và biểu mẫu
Trong bài đã có phiếu chuẩn bị, mẫu ghi lý do, lời gọi, tin nhắn và sổ theo dõi để bạn sao chép vào tài liệu làm việc. Có thể dùng một file với nhiều phần, không cần tạo đủ năm biểu mẫu riêng.
Xem tài liệu và biểu mẫu khóa học tại HRVN Academy. Khi áp dụng, dùng phiên bản được doanh nghiệp thống nhất và không công khai hồ sơ ứng viên thật.
XEM VIDEO BÀI HỌC
Video dưới đây giới thiệu chung chương trình Tuyển dụng của HRVN Academy, không phải bài giảng riêng về tìm và liên hệ ứng viên.
Từ đồng ý tìm hiểu đến một hồ sơ có thể đánh giá
Sau lần liên hệ đầu, hãy chuyển đúng phần việc: Sàng lọc CV theo tiêu chí công việc giúp đối chiếu hồ sơ; Trao đổi sàng lọc và lập danh sách ứng viên giúp xác nhận thông tin cần thiết. Chưa nhận được phản hồi thì chưa ghi như đã ứng tuyển.
Cần điều chỉnh nơi tìm, quay lại Phối hợp các kênh và theo dõi hiệu quả tuyển dụng; cần thao tác riêng trên nền tảng, xem Bài bổ trợ: tạo nguồn và đăng tuyển trên LinkedIn.
Tiếp tục học cùng Thành HR
Lộ trình khóa Tuyển dụng · Các bài mang nhãn Tuyển dụng HR · Tài liệu khóa học
Nguồn đối chiếu và phạm vi thực hành
Các nguồn dưới đây hỗ trợ khái niệm và cách chuẩn bị tiếp cận. Mẫu hội thoại, danh sách và số liệu trong bài là bài tập biên soạn cho HRVN Academy, không phải kết quả khảo sát hay lời cam kết tuyển được người.
[1] Workable — How to source passive candidates: tham khảo khái niệm ứng viên chưa chủ động tìm việc, yêu cầu vị trí và các hướng tìm qua cộng đồng, giới thiệu, hồ sơ cũ. Bài học không sử dụng các hướng dẫn tính năng mạng xã hội hoặc số liệu cũ của nguồn làm chuẩn hiện hành.
[2] LinkedIn Talent Solutions — Refine your candidate outreach strategy with LinkedIn InMail: tham khảo thông điệp có liên quan tới hồ sơ, tránh gây áp lực và làm rõ bước tiếp theo. Không chuyển tỷ lệ hoặc giờ gửi InMail thành chuẩn cho cuộc gọi tại Việt Nam.
[3] Workable — Passive candidate email: tham khảo các thành phần của một email giới thiệu cơ hội. Mẫu tiếng Việt trong bài được viết cho tình huống giả lập, không sao chép điều kiện tuyển dụng của nguồn.
[4] CIPD — Recruitment: An introduction: phần giới thiệu và mục lục công khai đặt xác định vai trò trước thu hút, lựa chọn và tiếp nhận. Phần nội dung yêu cầu đăng nhập không được dùng làm căn cứ trong bài.
Các gợi ý tác nghiệp không thay việc kiểm tra quy định áp dụng cho dữ liệu và hoạt động liên hệ của doanh nghiệp.