HR Foundation · Phiên bản mới nhất · Bài 7
“Giữ bằng gốc để nhân viên không nghỉ ngang.” “Bạn ấy chưa đạt, cho thử thêm một tháng.” “Đã đóng bảo hiểm ở nơi khác rồi thì bên mình khỏi làm gì nữa.” Người mới làm C&B có thể gặp những yêu cầu này trước cả khi kịp đọc hết bộ hồ sơ.
Ở Bài 6, bạn đã tập đọc HĐLĐ và thỏa thuận thử việc để nhập đúng dữ liệu. Bài 7 chuyển sang rà lỗi trước khi ký và xử lý yêu cầu chưa phù hợp: biết điểm nào cần dừng, căn cứ nào cần kiểm tra và phản hồi thế nào để công việc tiếp tục đúng hướng.
1. Trước khi sửa câu chữ, xác định vấn đề thuộc nhóm nào
Một hợp đồng trình bày đẹp vẫn có thể có điều khoản không phù hợp. Ngược lại, một thông tin chưa rõ chưa đủ để kết luận cả hợp đồng vô hiệu. Khi rà hồ sơ, hãy dùng ba trạng thái:
Cần dừng yêu cầu
Đã thấy hành vi bị cấm hoặc đề xuất trái quy định rõ ràng. Không soạn giấy để hợp thức hóa; báo người phụ trách và đề xuất cách xử lý phù hợp.
Cần sửa hồ sơ
Có căn cứ đúng nhưng bản dự thảo ghi sai, thiếu hoặc không nhất quán. Sửa bản nháp, lưu phiên bản và trình rà lại trước khi ký.
Cần xác minh
Chưa đủ dữ kiện để kết luận. Ghi rõ thông tin cần có, người xác nhận và hạn phản hồi; không tự điền một đáp án cho xong việc.
Đây là cách tổ chức công việc, không phải kết luận pháp lý về hiệu lực hợp đồng. Người rà hồ sơ không tự tuyên bố hợp đồng vô hiệu; thẩm quyền tuyên bố thuộc Tòa án nhân dân theo Điều 50 Bộ luật Lao động.
2. Bảy nhóm lỗi cần nhận diện
1) Dùng tên “cộng tác viên” để bỏ qua bản chất quan hệ lao động
Một văn bản có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên có thể được coi là HĐLĐ dù mang tên khác. Vì vậy, đổi tên thành “hợp tác” hoặc “dịch vụ” không tự làm mất các nghĩa vụ của quan hệ lao động. Căn cứ: Điều 13.
Cách rà: hỏi công việc thực tế được giao và giám sát thế nào, cách trả công, lịch làm việc, đầu mối quản lý; chuyển người phụ trách xác định hình thức phù hợp. Với hồ sơ thực chất là HĐLĐ, không chọn loại hợp đồng chỉ để né một nghĩa vụ.
2) Giữ bằng gốc, yêu cầu đặt cọc hoặc buộc làm việc để trả nợ
Điều 17 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ; yêu cầu bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác để thực hiện HĐLĐ; buộc người lao động thực hiện HĐLĐ để trả nợ cho mình.
Vì vậy, không dùng mẫu “tự nguyện gửi bằng”, “ký quỹ trách nhiệm” hoặc “đồng ý giữ lương làm cọc” để hợp thức hóa yêu cầu thuộc các hành vi trên. Việc đối chiếu bản chính rồi trả lại cần được phân biệt với việc giữ bản chính trong suốt thời gian làm việc.
3) Thử việc quá thời hạn hoặc thử lại cùng một công việc
Quy tắc một lần thử việc đối với một công việc nằm ở Điều 25. Điều này đồng thời đặt trần thời gian theo nhóm công việc: 180 ngày, 60 ngày, 30 ngày hoặc 6 ngày làm việc. Nhóm nào được áp dụng đã giải thích ở Bài 6; không chọn trần chỉ dựa vào bằng cấp ứng viên hoặc chữ “manager” trong chức danh.
Ví dụ: công việc yêu cầu chuyên môn từ cao đẳng trở lên, người lao động đã thử đủ 60 ngày. Đề xuất thử tiếp 30 ngày cho chính công việc đó không phù hợp với Điều 25, kể cả người lao động đồng ý. Đổi tên giấy tờ hoặc chức danh trong khi công việc thực tế vẫn như cũ không giải quyết được vấn đề.
Cách rà: kiểm tra yêu cầu của công việc, lịch sử thử việc, số ngày đã thỏa thuận và mốc kết thúc; nhắc quản lý đánh giá trước hạn. Không mặc định được kéo dài đến trần luật định khi thời gian hai bên đã thỏa thuận sắp hết.
HĐLĐ có thời hạn dưới 1 tháng thì không áp dụng thử việc theo Điều 24. “60 ngày” cũng không đồng nghĩa “2 tháng” hoặc “60 ngày làm việc”.
4) Ghi lương thử việc thấp hơn mức tối thiểu hoặc chỉ nhìn một ô “lương”
Theo Điều 26, lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Trong ví dụ mức lương công việc 10.000.000 đồng/tháng, đề xuất lương thử việc 8.000.000 đồng/tháng chỉ bằng 80%; mức tối thiểu theo tỷ lệ này là 8.500.000 đồng/tháng.
Đừng chuyển 85% thành tỷ lệ tính trên tiền thực nhận hoặc tổng mọi khoản thu nhập mà chưa phân loại. Ghi riêng mức lương công việc, mức áp dụng khi thử việc, khoản khác và thời gian áp dụng. Số tiền thực trả còn phụ thuộc dữ liệu kỳ lương cùng các nghĩa vụ liên quan.
Cách rà: đối chiếu hợp đồng, thỏa thuận đã được duyệt và dữ liệu bàn giao. Nếu các nguồn khác nhau, nêu rõ chênh lệch; người nhập liệu không tự sửa mức lương thay cho sự thống nhất và phê duyệt cần thiết.
5) Xử lý cuối thử việc như thể mọi hồ sơ đều giống nhau
Khi kết thúc thử việc, doanh nghiệp phải thông báo kết quả. Nếu đạt, cách xử lý phụ thuộc hồ sơ đã giao kết:
| Hồ sơ đang có | Khi thử việc đạt yêu cầu |
|---|---|
| Thử việc ghi trong HĐLĐ | Tiếp tục thực hiện HĐLĐ đã giao kết. Không mặc định phải hủy hợp đồng cũ rồi ký lại từ “ngày chính thức”. |
| Hợp đồng thử việc riêng | Phải giao kết HĐLĐ với người lao động. Chỉ gửi email “đã đạt” rồi để người lao động tiếp tục làm mà chưa hoàn tất HĐLĐ là thiếu bước cần xử lý. |
Nếu không đạt, Điều 27 quy định chấm dứt HĐLĐ đã giao kết hoặc hợp đồng thử việc. Khi hồ sơ đã quá mốc, chưa có thông báo hoặc người lao động vẫn tiếp tục làm, cần báo ngay người phụ trách để xem tình trạng thực tế; không tự ghi lùi ngày kết quả để làm cho bộ hồ sơ có vẻ đúng hạn.
Một nhầm lẫn khác: ký HĐLĐ ngắn hạn kèm KPI không tự tạo quyền cho nghỉ bất cứ lúc nào nếu không đạt chỉ tiêu. Trường hợp đơn phương chấm dứt vì thường xuyên không hoàn thành công việc cần xem tiêu chí trong quy chế đánh giá, việc ban hành quy chế đúng yêu cầu, căn cứ thực tế, nghĩa vụ báo trước và các trường hợp không được đơn phương chấm dứt theo Điều 36–37. Đây không phải cách kéo dài thử việc bằng tên gọi khác.
Kiểm tra nhanh: hai bên cùng ký thì điều khoản đã hợp pháp chưa?
Chưa đủ. Tự nguyện thỏa thuận phải đi cùng giới hạn của pháp luật theo Điều 15. Ví dụ, chữ ký đồng ý của người lao động không làm yêu cầu đặt cọc để thực hiện HĐLĐ trở thành phù hợp Điều 17. HR cần nhận diện và chuyển xử lý; không tự kết luận toàn bộ hợp đồng vô hiệu chỉ từ một điều khoản có vấn đề.
6) Thấy nhân viên làm nhiều nơi rồi kết luận “bên mình không có nghĩa vụ”
Điều 19 cho phép người lao động giao kết nhiều HĐLĐ với nhiều người sử dụng lao động, nhưng phải bảo đảm thực hiện đầy đủ những nội dung đã giao kết. Có việc làm ở nơi khác không tự đồng nghĩa với không được ký thêm hợp đồng.
Phần bảo hiểm phải xác định theo từng loại và kỳ áp dụng. Với trường hợp người lao động Việt Nam có nhiều HĐLĐ thuộc diện liên quan, cần nhớ các điểm sau:
| Nghĩa vụ | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|
| BHXH bắt buộc | Với đối tượng có nhiều HĐLĐ theo quy định, căn cứ là hợp đồng giao kết đầu tiên; trường hợp tạm hoãn có quy tắc riêng, cần xem tình trạng thực tế. |
| BHYT | Theo hợp đồng làm căn cứ tham gia BHXH bắt buộc trong trường hợp luật quy định. Không tiếp tục dùng máy móc quy tắc cũ “nơi có lương cao nhất”. |
| BHTN | Đối chiếu diện tham gia, các trường hợp loại trừ và việc đăng ký đồng bộ với BHXH bắt buộc theo Điều 31–32 Luật Việc làm 2025, có hiệu lực từ 01/01/2026. |
| Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | Người sử dụng lao động đóng theo từng HĐLĐ đã giao kết nếu người lao động thuộc đối tượng phải tham gia theo quy định; không gộp thành một nghĩa vụ duy nhất ở nơi khác. |
Nguồn: BHXH Việt Nam – hướng dẫn người có nhiều HĐLĐ ngày 10/04/2026; Luật Việc làm 74/2025/QH15.
Trước khi kết luận, cần xác minh: loại và thời hạn từng hợp đồng; ngày giao kết, hiệu lực và tình trạng đang thực hiện; làm toàn thời gian hay không trọn thời gian; tiền lương, diện tham gia và thông tin tham gia bảo hiểm có nguồn phù hợp. Một câu nói “em đóng ở công ty A rồi” chưa thay thế được bước kiểm tra.
Ngoài việc xác định nơi đóng, còn phải rà nghĩa vụ chi trả thêm cùng kỳ lương khi thuộc trường hợp khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động. Không tự áp một tỷ lệ chung hoặc hứa “lương đã bao gồm hết bảo hiểm” khi chưa xác định đúng đối tượng và căn cứ. Bài này dừng ở việc nhận diện hồ sơ; phần tính và đối chiếu bảo hiểm sẽ học ở chặng chuyên đề.
7) Ký bản nháp chưa chốt rồi sửa dữ liệu mà không lưu dấu
Các lỗi rất thực tế gồm: sai pháp nhân hoặc thông tin người lao động; chưa kiểm tra thẩm quyền ký; nhầm ngày ký với ngày hiệu lực; số tiền bằng chữ khác bằng số; để trống nội dung rồi hẹn điền sau; hai bên cầm hai phiên bản khác nhau.
Cách rà: kiểm tra người ký và nội dung chủ yếu theo Điều 18, 21; chốt phiên bản trình ký, phân biệt bản nháp với bản đã giao kết. Với HĐLĐ bằng văn bản, mỗi bên giữ một bản theo Điều 14. Sau ký, lưu căn cứ để cập nhật dữ liệu; không lặng lẽ sửa bản đã ký hoặc ghi đè mất lịch sử.
Phụ lục HĐLĐ không được sửa thời hạn hợp đồng theo Điều 22. Khi nhận đề xuất “gia hạn thêm bằng phụ lục”, cần dừng cách làm đó và chuyển xác định phương án phù hợp. Việc sửa đổi nội dung khác phải được xem xét theo Điều 33, không phải chỉ đổi một ô trong bảng theo dõi.
3. Thực hành: bốn yêu cầu trong một buổi rà hồ sơ
Bối cảnh giả lập: lúc 15 giờ ngày 29/09/2026 tại An Phúc, bạn nhận bốn yêu cầu sau. Trưởng nhóm HR yêu cầu gửi phiếu rà trước 16 giờ cùng ngày. Đây là hạn nội bộ của bài tập, không phải thời hạn pháp luật.
| Hồ sơ và dữ kiện | Yêu cầu gửi cho C&B |
|---|---|
| Quang · Nhân viên kho Chuẩn bị nhận việc; chưa thu tiền hoặc giữ giấy tờ. | Soạn cam kết đặt cọc 10 triệu hoặc giữ bằng gốc trong suốt thời gian làm việc để tránh mất hàng. |
| Mai · Nhân viên kế toán Công việc yêu cầu chuyên môn từ cao đẳng trở lên; thử việc riêng từ 01/08 đến hết 29/09/2026, đủ 60 ngày; không thuộc nhóm quản lý doanh nghiệp. | Chưa có kết quả đánh giá. Quản lý đề nghị thử thêm 30 ngày từ 30/09 cho đúng công việc đang làm. |
| Linh · Nhân viên kinh doanh HĐLĐ 12 tháng có hiệu lực 01/09/2026–31/08/2027, ghi thử việc 01–20/09. Kết quả đạt đã được thông báo ngày 20/09. | Hủy HĐLĐ đang có, ký lại từ 21/09 vì “đó mới là ngày chính thức”; xóa ngày hiệu lực 01/09 khỏi bảng theo dõi. |
| An · Dự kiến làm thêm tại An Phúc Người lao động Việt Nam, 28 tuổi; dự kiến bắt đầu 01/10. Hiện chỉ có lời xác nhận “đang đóng bảo hiểm tại công ty A”, chưa có dữ liệu hợp đồng và diện tham gia cần thiết. | Chốt ngay rằng An Phúc không phải xử lý bất kỳ nghĩa vụ bảo hiểm hoặc khoản chi liên quan nào. |
Đầu ra trong 15 phút
- Với từng hồ sơ, chọn “Cần dừng yêu cầu”, “Cần sửa hồ sơ” hoặc “Cần xác minh”; có thể nêu thêm trạng thái nếu một hồ sơ có nhiều việc.
- Ghi lý do, căn cứ, việc tiếp theo, người phụ trách và hạn cần phản hồi.
- Soạn một phản hồi ngắn cho quản lý, gồm: yêu cầu đã nhận → điểm vướng → phương án tiếp theo.
- Nêu một việc bạn chưa được phép ghi là “đã hoàn tất”.
Mở đáp án và gợi ý xử lý
Quang — Cần dừng yêu cầu. Đặt cọc hoặc giữ bằng để bảo đảm thực hiện HĐLĐ thuộc Điều 17. Không soạn cam kết đó. Báo trưởng nhóm HR, phối hợp quản lý kho xây quy trình giao nhận và kiểm soát tài sản; ghi rõ chưa phát sinh thu tiền/giữ bằng theo dữ kiện đề bài.
Mai — Cần dừng yêu cầu thử thêm; đồng thời xử lý việc đánh giá đang thiếu. Đã đủ 60 ngày cho công việc thuộc nhóm này, đề xuất thêm 30 ngày không phù hợp Điều 25. Chuyển quản lý và trưởng nhóm HR để đánh giá, thông báo kết quả khi kết thúc thử việc theo Điều 27. Không tự ghi “đạt” hoặc “không đạt” thay quản lý; không ký một hợp đồng khác chỉ để kéo dài thử việc. Nếu thực tế xử lý bị trễ hoặc tiếp tục làm sau mốc, báo rõ tình trạng để người có thẩm quyền xử lý.
Linh — Cần sửa hướng xử lý và giữ đúng dữ liệu. Vì thử việc ghi trong HĐLĐ và đã đạt, tiếp tục thực hiện HĐLĐ đã giao kết theo Điều 27. Không cần hủy rồi ký lại chỉ để đánh dấu “chính thức”. Giữ ngày hiệu lực 01/09, thời hạn đến 31/08/2027; ghi riêng kết quả thử việc và nguồn thông báo 20/09. Không xóa lịch sử.
An — Cần xác minh. Không bác việc ký thêm hợp đồng chỉ vì An làm tại A, nhưng cũng chưa đủ dữ kiện để chốt các nghĩa vụ. Giao đầu mối bảo hiểm phối hợp HR thu thập thông tin cần thiết, phân loại từng nghĩa vụ và kết luận có căn cứ. Không dùng lý do đang xác minh để mặc nhiên bỏ qua nghĩa vụ đến hạn hoặc quyền lợi của người lao động.
Mốc bàn giao chung: trước 16 giờ ngày 29/09 gửi trưởng nhóm HR phiếu rà bốn hồ sơ. Trường hợp Mai cần ưu tiên vì đã tới ngày cuối thử việc; với An, lập hạn xác minh cụ thể theo kế hoạch nhận việc 01/10 và thời hạn xử lý nghĩa vụ tương ứng. Hạn nội bộ không thay thế hạn luật định.
Chưa được ghi hoàn tất: kết quả thử việc của Mai, kết luận bảo hiểm của An hoặc phương án thay thế cho yêu cầu của quản lý khi chưa có phản hồi có thẩm quyền và bằng chứng thực hiện.
Tự chấm 8 điểm
Mỗi hồ sơ tối đa 2 điểm: 1 điểm nhận diện đúng vấn đề và căn cứ; 1 điểm nêu được hành động tiếp theo cùng đầu mối. Tổng tối đa 8 điểm.
Hãy làm lại nếu câu trả lời còn cho phép thu cọc/giữ bằng, thử thêm vượt trần trong tình huống Mai, xóa lịch sử hợp đồng của Linh hoặc kết luận toàn bộ bảo hiểm của An chỉ từ lời nói. Một phản hồi rõ ràng cần giúp người nhận biết tiếp theo ai làm gì.
4. Báo lỗi thế nào để quản lý có thể xử lý ngay?
Đừng chỉ nhắn “sai luật” rồi dừng lại. Hãy nêu ngắn gọn sự việc, giới hạn và bước có thể thực hiện.
Nếu vẫn được yêu cầu thực hiện, lưu lại nội dung trao đổi và chuyển cấp có thẩm quyền theo quy trình. Vai trò của junior là nhận diện, cung cấp căn cứ và theo dõi việc xử lý; không tự quyết định thay kết quả đánh giá hoặc ký cam kết thay doanh nghiệp.
5. Checklist trước ký và trước bàn giao
Có thể dùng bảng hai cột “Nội dung kiểm tra” và “Kết quả/căn cứ”. Với mỗi dòng chưa đạt, thêm người xử lý và hạn phản hồi.
- Đúng quan hệ và loại hồ sơ: tên văn bản có phù hợp bản chất công việc; thử việc riêng hay trong HĐLĐ?
- Đúng người, đúng thẩm quyền: pháp nhân, thông tin người lao động, người ký và căn cứ ủy quyền khi có.
- Đúng nội dung: công việc, địa điểm, thời hạn, mức lương, cách trả cùng các nội dung chủ yếu đã đầy đủ, nhất quán chưa?
- Đúng thử việc: công việc, lịch sử, thời gian, đơn vị ngày/ngày làm việc, mức lương và mốc đánh giá.
- Không có yêu cầu bị cấm: giữ bản chính, đặt cọc để thực hiện HĐLĐ, buộc làm để trả nợ.
- Đúng nghĩa vụ liên quan: việc làm nhiều nơi, bảo hiểm và khoản chi trả cần thiết đã có căn cứ; chưa rõ thì có người theo dõi.
- Đúng phiên bản: không còn chỗ trống quan trọng, số/chữ khớp nhau, bản trình ký là bản đã rà.
- Đủ dấu vết sau ký: giao bản cho người lao động, lưu hồ sơ đúng quyền truy cập, cập nhật dữ liệu và lịch nhắc việc.
Điều cần nhớ: một lần rà tốt phải để lại được danh sách vấn đề và cách xử lý. Phát hiện lỗi là bước đầu; công việc chỉ hoàn tất khi có kết quả đúng và có căn cứ để kiểm tra lại.
6. Video bài học
Video đồng hành: Các lỗi khi ký hợp đồng lao động và thử việc. Xem trực tiếp bên dưới hoặc mở trên kênh YouTube HRVN Academy.
Xem trên YouTube · Kênh HRVN Academy
7. Học tiếp theo lộ trình
- Lộ trình và trạng thái toàn khóa C&B Foundation.
- Bài trước · Bài 6: Hợp đồng lao động và thỏa thuận thử việc: đọc để nhập đúng.
- Đọc thêm: Lộ trình ký và theo dõi hợp đồng lao động — bài thư viện đang chờ biên tập theo phiên bản mới.
- Bài tiếp theo · Bài 8: Gộp thử việc vào hợp đồng lao động: cách ghi và theo dõi.
Nguồn đối chiếu và mốc cập nhật
Rà nội dung ngày 22/09/2026. Khi áp dụng vào hồ sơ thực tế, cần đối chiếu đối tượng, tình trạng hợp đồng và kỳ phát sinh; không lấy quy định của một thời kỳ áp cho mọi hồ sơ.
- Bộ luật Lao động – bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026: Điều 13–27, 33, 36–37, 49–50, 168. Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực từ 01/01/2021; ngày hợp nhất không phải ngày hiệu lực mới của toàn bộ luật.
- BHXH Việt Nam: tham gia BHXH, BHYT với người có nhiều HĐLĐ, ngày 10/04/2026; dẫn Luật BHXH 2024, Luật BHYT đã sửa đổi năm 2024 và Luật An toàn, vệ sinh lao động.
- Luật Việc làm 74/2025/QH15, Điều 31–32, hiệu lực 01/01/2026.