TUYỂN DỤNG HR · BÀI ĐỌC THÊM
Cùng tuyển được 4 người, HR báo 1,2 triệu đồng/người. Khi cộng thêm những khoản còn lại, con số thành 4,9 triệu. Bảng nào đang nói đúng?
Với Thành, chỗ cần hỏi ngay là: mình đang tính những khoản nào, và đã tính ai là người được tuyển? Phép chia có thể đúng mà tên báo cáo vẫn khiến người đọc hiểu sai. Mình cùng xem dữ liệu ABC để thấy phần chênh lệch nằm ở đâu.
ABC, các mã hồ sơ, số tiền, ngày và tỷ lệ phân bổ trong bài là dữ liệu thực hành. Bài nối tiếp Bài 10: Phối hợp các kênh và theo dõi hiệu quả tuyển dụng, thuộc series Tuyển dụng HR.
CÙNG MỘT SỐ NGƯỜI, KHÁC PHẠM VI CHI PHÍ
Cost per Hire là gì?
Cost per Hire (CPH) là chi phí tuyển dụng bình quân cho một người được tuyển trong phạm vi và kỳ đo đã chọn. Đơn vị thường dùng là đồng/người; con số này không cho biết từng người đã tốn đúng bao nhiêu.
CHỈ TIỀN ĐĂNG TIN VÀ QUẢNG CÁO
1,2 triệu/người
4,8 triệu ÷ 4 người
Đúng với tên gọi: chi đăng tin và quảng cáo trên một người nhận việc.
ĐỦ CÁC KHOẢN THEO QUY ƯỚC ABC
4,9 triệu/người
19,6 triệu ÷ 4 người
Có thêm phần mềm, đánh giá, thưởng giới thiệu, nguồn lực HR và quản lý.
CÔNG THỨC CPH
Chi phí tuyển dụng nội bộ + Chi phí tuyển dụng bên ngoài
Số người được tuyển trong cùng kỳ đo
Chi phí và số người dùng cùng kỳ đo. [1] Tên chỉ số đi cùng phạm vi: nếu mới có tiền đăng tin, mình ghi rõ phần đó.
Mẫu A · Quy ước cho báo cáo ABC
- Kỳ đo
- 01-30/09/2026.
- Phạm vi
- Tuyển nhân viên mới từ bên ngoài vào ABC.
- Mốc đếm người
- Đã thực sự bắt đầu làm việc trong kỳ.
- Chi phí đưa vào
- Thuộc kỳ và phạm vi trên, kể cả vị trí còn đang tuyển hoặc chưa có người nhận việc.
- Khoản dùng chung
- Phân bổ theo căn cứ thống nhất với tài chính; mỗi khoản chỉ tính một lần.
- Trạng thái số liệu
- Chốt khi đã đối chiếu đủ. Khoản chưa rõ ghi riêng, không nhập 0 thay cho chưa biết.
Ví dụ tách riêng điều chuyển nội bộ, lao động do nhà cung cấp quản lý và hoạt động sau nhận việc. Đây là quy ước báo cáo nội bộ của bài, không phải danh mục bắt buộc hay tuyên bố áp dụng đầy đủ một tiêu chuẩn bên ngoài.
MỞ RỘNG TỪ HÓA ĐƠN SANG NGUỒN LỰC ĐÃ DÙNG
Tiền đăng tin chỉ là một phần
Chi phí bên ngoài
Đăng tin, quảng cáo, đơn vị tuyển dụng, sự kiện việc làm, phần mềm, công cụ đánh giá và dịch vụ kiểm tra trước tuyển phù hợp với quy trình.
Chi phí nội bộ
Phần nguồn lực HR, thời gian quản lý, cơ sở vật chất phân bổ cho tuyển dụng và chương trình giới thiệu nhân sự.
Bài xếp thưởng giới thiệu vào nội bộ, tương tự FAQ của Workable. [2] Nếu đơn vị phân nhóm khác, dùng danh mục đã thống nhất và tránh tính trùng. Danh sách trên không có nghĩa quy trình nào cũng phải thực hiện mọi loại kiểm tra ứng viên.
Đã phân bổ lương, lại cộng chính những giờ đó
HR kiêm nhiều việc thì lấy phần dành cho tuyển dụng. Khi phần thời gian ấy đã nằm trong dòng lương phân bổ, không cộng lại thành một dòng độc lập.
Trả một lần, tính hết vào một tháng
Gói công cụ dùng một năm có thể được phân bổ theo kỳ sử dụng và phạm vi. Không mặc định đưa toàn bộ vào tháng trả tiền, hoặc tính cả gói cho từng phòng ban.
Bỏ chi phí của vị trí chưa tuyển xong
Báo cáo toàn bộ hoạt động trong kỳ vẫn tính khoản thuộc phạm vi đó. Nếu muốn xem riêng một đợt tuyển đã khép lại, lập phạm vi riêng để đối chiếu.
Chi phí thuộc kỳ, tiền đã trả và khoản dự tính là ba thông tin khác nhau
Dịch vụ đã thực hiện nhưng chưa thanh toán, khoản trả trước hay thưởng giới thiệu chưa đủ điều kiện đều cần đối chiếu cách ghi nhận. Tách trạng thái thanh toán khỏi số tiền dùng tính CPH; khoản dự tính không tự trở thành chi phí thực tế.
Trong bài này, lương cho công việc của người mới, đào tạo, hội nhập sau nhận việc và tổn thất do vị trí trống được theo dõi riêng. Chúng có thể hữu ích khi xem tổng chi phí thay thế nhân sự; mình không tự gộp vào phép tính CPH đang dùng. [1]
Nếu chưa có thời gian HR và quản lý, ghi rõ chi phí đã tổng hợp, chưa bao gồm thời gian nội bộ. Một ô trống có ghi chú giúp người đọc hiểu hơn một số 0 làm báo cáo trông như đã đủ.
LÀM CÙNG DỮ LIỆU ABC
Từ bảy khoản chi đến 4,9 triệu đồng/người
Với ví dụ tháng 09/2026, ABC đã đối chiếu đủ các khoản theo Mẫu A. Bạn có thể lập một trang tính riêng tên CPH, dùng ba phần dưới đây: chi phí, danh sách nhận việc và kết quả.
Mẫu B1 · Nhập bảng chi phí tại A1:D8
Bốn cột lần lượt là Mã · Nhóm · Khoản chi phí · Số tiền. Cột D nhập số nguyên như trong bảng; chưa thêm chữ đồng hoặc dấu phân cách. Sau đó định dạng số để dễ đọc.
| Mã | Nhóm | Khoản chi phí | Số tiền |
|---|---|---|---|
| CP-01 | Bên ngoài | Đăng tin trên website | 3600000 |
| CP-02 | Bên ngoài | Quảng cáo tuyển dụng | 1200000 |
| CP-03 | Bên ngoài | Phần mềm tuyển dụng phân bổ | 1000000 |
| CP-04 | Bên ngoài | Dịch vụ đánh giá trước tuyển | 800000 |
| CP-05 | Nội bộ | Thưởng giới thiệu đã đủ điều kiện | 2000000 |
| CP-06 | Nội bộ | Chi phí nhân sự HR phân bổ | 8000000 |
| CP-07 | Nội bộ | Thời gian quản lý tham gia tuyển | 3000000 |
CP-03 · PHẦN MỀM
12.000.000 ÷ 12
= 1.000.000 đồng
Gói dùng đều 12 tháng, toàn bộ phục vụ phạm vi tuyển đang đo.
CP-06 · NHÂN SỰ HR
20.000.000 × 40%
= 8.000.000 đồng
Phần chi phí tháng tương ứng thời gian dành cho tuyển dụng.
CP-07 · QUẢN LÝ
10 giờ × 300.000
= 3.000.000 đồng
Đơn giá nội bộ đã thống nhất. Phần này chưa nằm trong CP-06.
40% và 300.000 đồng/giờ là giả định thực hành. Khi làm báo cáo, lưu căn cứ phân bổ cùng chứng từ hoặc xác nhận nguồn số liệu.
Mẫu B2 · Ai được tính vào tháng 09?
Mốc đối chiếu là hết ngày 30/09/2026. Theo quy ước đã chọn, đồng ý thư mời chưa phải đã nhận việc.
Người đã bắt đầu làm việc
Tính vào mẫu số tháng 09
- NV-01
- Bắt đầu 05/09.
- NV-02
- Bắt đầu 12/09.
- NV-03
- Bắt đầu 19/09.
- NV-04
- Bắt đầu 26/09, nghỉ 29/09. Vẫn tính 1 người.
NV-05 · CHƯA TÍNH THÁNG NÀY
Đã đồng ý; dự kiến bắt đầu 05/10. Tại mốc báo cáo chưa nhận việc.
NV-06 · KHÔNG TÍNH
Đã từ chối lời mời, không nhận việc.
NV-04 nghỉ sớm cần được theo dõi riêng; việc đó không xóa ngày đã bắt đầu làm việc. Nếu có người thay thế về sau, ghi sự kiện nhận việc mới ở đúng kỳ.
Báo cáo này tính theo kỳ: chi phí tháng 09 có thể phục vụ người bắt đầu tháng 10; người vào tháng 09 có thể được tìm từ trước. Vì vậy, 19,6 triệu không phải hóa đơn riêng của đúng bốn người.
Mẫu B3 · Tính trên cùng trang CPH
Nhập A11 là Chỉ tiêu, B11 là Giá trị. Từ dòng 12, điền nhãn cột A và công thức hoặc số ở cột B như sau.
A12: Chi phí nội bộ
=SUMIF(B2:B8,"Nội bộ",D2:D8)B12 = 13.000.000
A13: Chi phí bên ngoài
=SUMIF(B2:B8,"Bên ngoài",D2:D8)B13 = 6.600.000
A14: Tổng chi phí
=SUM(B12:B13)B14 = 19.600.000
A15: Số người nhận việc
Nhập số 4 tại B15, lấy từ danh sách đã đối chiếu.
A16: CPH, đồng/người
Dán công thức dưới đây vào B16.
=IF(B15="","Chưa có dữ liệu nhận việc",IF(B15=0,"Chưa có người nhận việc",B14/B15))SUMIF cộng theo nhóm; IF phân biệt ô chưa nhập với số người bằng 0. Cú pháp đối chiếu Microsoft. [4] [5] Nếu Excel dùng dấu chấm phẩy để tách đối số, đổi dấu phẩy trong công thức thành dấu chấm phẩy.
KẾT QUẢ CỦA ABC · THÁNG 09/2026
13.000.000 nội bộ + 6.600.000 bên ngoài
19.600.000 ÷ 4 = 4.900.000
đồng/người nhận việc
B15 = 4
4.900.000 đồng/người
B15 = 0
Chưa có người nhận việc
B15 để trống
Chưa có dữ liệu nhận việc
Ba trạng thái trên giúp bạn tự kiểm tra công thức. Không che mọi lỗi bằng số 0: người đọc có thể hiểu nhầm thành tuyển dụng không tốn chi phí.
Công thức chưa kiểm tra được khoản còn thiếu, số tiền nhập dạng chữ, phân bổ sai hay người bị đếm hai lần. Rà bảy dòng dữ liệu và danh sách trước khi báo cáo. Khi thêm dòng, mở rộng vùng SUMIF; bảng này chưa tự gom nhiều kỳ.
CÓ CON SỐ RỒI, MÌNH ĐỌC NÓ THẾ NÀO?
CPH giúp hỏi về chi phí; chất lượng cần dữ liệu khác
Mình xem khoản chi từ cả hai phía: có đúng ngân sách và có phục vụ nhu cầu tuyển hay không. Tiền ít hơn chưa đủ để gọi là tiết kiệm, nếu công việc vẫn thiếu người hoặc báo cáo bỏ sót một khoản.
Lập ngân sách
CPH lịch sử × số người dự kiến là điểm tham khảo. Khi đổi nhóm vị trí hoặc mua thêm công cụ, lập lại từng khoản dự kiến. [2]
Điều chỉnh kênh
Xem nguồn hồ sơ, chi phí phân bổ và tỷ lệ qua từng bước. Chi phí thấp chưa đủ để gọi một kênh là tốt nhất.
Cân nhắc phương án nhân lực
Đặt cạnh yêu cầu công việc, bố trí nội bộ, chi phí chuyển giao và phần lương tăng thêm theo cùng khoảng thời gian.
Giải thích thay đổi
Tách ảnh hưởng của cách ghi nhận, nhóm vị trí và số người nhận việc trước khi kết luận HR làm tốt hơn hay kém đi.
CPH không chứa thông tin về năng lực, mức đáp ứng công việc hay lý do nghỉ sớm. Để xem tuyển dụng có đáp ứng nhu cầu không, nối chi phí với phễu tuyển dụng và việc theo dõi người mới. [1]
So với bên ngoài: xem năm dữ liệu, quốc gia, nhóm vị trí, ngành, trung bình hay trung vị và các khoản được tính. Công bố SHRM năm 2025 phân biệt executive/nonexecutive, với mẫu thuộc Hoa Kỳ; đó không phải định mức để chấm HR tại Việt Nam. [3]
ĐƯA SỐ LIỆU VỀ CUỘC TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC
Quản lý cần hiểu điều gì sau khi đọc báo cáo?
Với dữ liệu ABC, mình muốn báo cáo cho thấy số tiền gồm gì, bốn người được tính ra sao và phần nào còn cần theo dõi. Một mức bình quân đứng riêng sẽ khó giúp quản lý quyết định.
MẪU C · BÁO CÁO TỪ DỮ LIỆU ABC
Tháng 09, tổng chi phí trong phạm vi tuyển nhân viên từ bên ngoài là 19,6 triệu đồng: 13 triệu nội bộ và 6,6 triệu bên ngoài. Có 4 người bắt đầu làm việc, CPH là 4,9 triệu đồng/người. Số liệu gồm phần phân bổ HR, quản lý và phần mềm.
Một người đã nghỉ sau nhận việc; một người mới đồng ý, dự kiến bắt đầu tháng sau. Em theo dõi riêng hai trường hợp này. CPH chưa đủ để kết luận kênh tốt nhất hoặc chất lượng người được tuyển. Em sẽ đối chiếu kết quả theo kênh và trao đổi với quản lý về trường hợp nghỉ sớm.
Nếu quản lý hỏi vì sao CPH tăng
- Cách ghi nhận có đổi? Có thêm giờ phỏng vấn, phần mềm hoặc khoản kỳ trước chưa tính?
- Cơ cấu tuyển có đổi? Vị trí khó hơn, số người ít hơn, hay ngày bắt đầu lùi sang tháng sau?
- Hoạt động nào đáng xem lại? Tin thiếu thông tin, nguồn chưa phù hợp, phỏng vấn trùng lặp hoặc dịch vụ chưa tạo kết quả?
Nếu được đề nghị cắt ngay kênh phí cao, mình có thể trao đổi: Em sẽ tách nhóm vị trí, kiểm tra cách chia chi phí và xem số người qua từng bước. Phần kết quả sau nhận việc chưa có dữ liệu thì mình ghi rõ, chưa kết luận chất lượng chỉ từ mức phí.
Gộp nhiều tháng: cộng tiền và người trước
Kỳ A
12 triệu / 2 ngườiCPH: 6 triệu/người
Kỳ B
24 triệu / 8 ngườiCPH: 3 triệu/người
36 triệu ÷ 10 người = 3,6 triệu/người
Với hai kỳ cùng phạm vi và cách tính, CPH chung lấy tổng chi phí chia tổng người. Lấy (6 + 3) ÷ 2 = 4,5 triệu sẽ cho hai kỳ trọng số bằng nhau dù số người khác nhau.
CPH giảm không tự chứng minh HR tốt hơn; CPH tăng không tự dẫn đến cắt tuyển; thêm tiền cũng không bảo đảm tuyển được người phù hợp. Kết luận đi cùng nhu cầu công việc và dữ liệu liên quan.
BA TÌNH HUỐNG ĐỂ ĐỐI CHIẾU CÁCH LÀM
Bạn sẽ báo con số nào?
Các dữ liệu dưới đây là ví dụ để làm bài. Nếu thay bằng dữ liệu công việc, dùng thông tin được phép sử dụng và bỏ thông tin nhận diện trước khi đưa lên công cụ công khai.
Đủ chi phí, đúng người
Cùng một kỳ và phạm vi có 7 triệu bên ngoài + 5 triệu nội bộ, đã đủ khoản. Ba người đã bắt đầu làm việc; hai người đồng ý nhưng kỳ sau mới vào. Đồng nghiệp báo 7 triệu ÷ 5 = 1,4 triệu/người. Bạn sửa thế nào?
Mở phần đối chiếu
(7 + 5) triệu ÷ 3 = 4 triệu đồng/người. Báo cáo cũ thiếu chi phí nội bộ và tính cả người chưa nhận việc. Hai người chờ bắt đầu vẫn được theo dõi riêng.
Phân bổ mà không cộng trùng
Công cụ 24 triệu dùng đều 12 tháng; 75% sử dụng thuộc phạm vi đang đo. Nhân sự HR có chi phí tháng 18 triệu, dành 50% thời gian cho phạm vi này. Bảng đã ghi 9 triệu phần HR, nhưng có đề nghị cộng thêm 4 triệu cho chính những giờ đó. Hai khoản hợp lệ là bao nhiêu?
Mở phần đối chiếu
Công cụ: 24 triệu ÷ 12 × 75% = 1,5 triệu. HR: 18 triệu × 50% = 9 triệu. Tổng hai khoản: 10,5 triệu đồng.
Không cộng thêm 4 triệu cho phần thời gian đã tính. Nếu là khoản khác, cần căn cứ và cách phân loại riêng.
Không có người nhận việc, chi phí còn thiếu
Đã tổng hợp 6 triệu, còn một hóa đơn dịch vụ chưa xác định số tiền. Chưa ai bắt đầu làm việc; hai ứng viên đồng ý vào tháng sau. Bạn điền CPH và báo quản lý ra sao?
Mở phần đối chiếu
Chưa tính được CPH. Mẫu số bằng 0, đồng thời chi phí chưa chốt. Không chia cho hai người chưa vào và không ghi 0 đồng/người.
Có thể báo: Đã tổng hợp 6 triệu, còn một khoản dịch vụ chờ đối chiếu. Chưa có người nhận việc trong kỳ. Hai ứng viên dự kiến bắt đầu kỳ sau đang được theo dõi riêng.
Những điểm còn phải nhìn ngoài kết quả Excel
- Kỳ đo, nhóm vị trí và mốc nhận việc đã thống nhất.
- Chi phí có nguồn, phân bổ có căn cứ, không trùng; chưa biết được ghi khác với 0.
- Chi phí thuộc kỳ, tiền đã trả và khoản dự tính được tách rõ.
- So sánh cùng phạm vi; không suy chất lượng chỉ từ CPH.
- Việc cần kiểm tra tiếp có người phụ trách và mốc xem lại.
GIỮ LẠI BẢN LÀM ĐỂ DÙNG TIẾP
Tài liệu và biểu mẫu
Mẫu A ghi quy ước; Mẫu B1-B3 dùng nhập chi phí, đối chiếu người nhận việc và tính CPH; Mẫu C giúp viết báo cáo. Có thể để cùng một file làm việc và lưu nguồn dữ liệu kèm theo.
BỘ WORD VÀ EXCEL v1.1 · MIỄN PHÍ
Phần dùng trong bài: Word W05 · Excel E01, E11, E12, E13.
Chọn Tệp → Tải xuống để dùng trên máy; hoặc đăng nhập Google, chọn Tệp → Tạo bản sao. Đọc E00 trước khi nhập, chỉ sửa ô nhập liệu. Tạo bản trống theo E00 cho tình huống khác.
Bộ Excel có ví dụ ABC của khóa. Dữ liệu ABC tháng 09 trong bài CPH là bộ thực hành riêng; không ghép với các số sẵn có trong file. Đặt lại phạm vi và kỳ đo tại E01 trước khi tính.
VIDEO BÀI HỌC
Học Tuyển dụng cùng Thành HR
Video dưới đây giới thiệu chương trình Tuyển dụng của HRVN Academy.
Mình muốn bạn cầm được bảng chi phí và giải thích vì sao ra con số đó. Từ đây, quay lại bài phối hợp các kênh và bài phễu tuyển dụng để xem tiền đã dùng đi cùng kết quả ra sao.
Mở rộng: Các bài tìm hiểu HRBP · Các khóa học online.
Nguồn tham khảo
Quy ước ABC và các phép tính là ví dụ thực hành cho báo cáo nội bộ. Khi áp dụng tiêu chuẩn hoặc hệ thống của đơn vị, đối chiếu lại phạm vi và cách ghi nhận.
- Workable · Cost-per-hire metrics, demystified: Công thức, kỳ đo và giới hạn khi dùng CPH.
- Workable · Recruiting costs FAQ: Phân nhóm chi phí và cách dự toán ngân sách.
- SHRM · Công bố Benchmarking Reports 2025: Đối chiếu phạm vi mẫu Hoa Kỳ, phân nhóm vị trí; không dùng làm định mức Việt Nam.
- Microsoft Support · SUMIF: Cú pháp cộng theo điều kiện.
- Microsoft Support · IF: Cú pháp trả kết quả theo điều kiện.
Đối chiếu nguồn: 01/11/2026 · Thành HR · HRVN Academy.
Cùng trao đổi2 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.