Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) là gì? Cách tính chi phí tuyển dụng đơn giản
Để có thể tổng hợp và phân tích chi phí tuyển dụng chính xác thì đầu tiên bạn phải thống nhất cách nhập và quản lý dữ liệu đầu vào. Nếu một mình cá nhân bạn thì có thể đơn giản hơn, nhưng nếu nó là của cả một team thì cần sử dụng chung biểu mẫu (template) để khi thống kê thủ công sẽ dễ dàng hơn.
Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng nâng cao cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) là gì? Cách tính chi phí tuyển dụng đơn giản.
Trong bài học Phương pháp lập Kế hoạch tuyển dụng chúng ta đã có nhắc qua về phần xác định các kênh nguồn cần sử dụng và chi phí dự kiến để đảm bảo việc tuyển dụng đủ số lượng với chi phí tối ưu nhất. Và trong bài học này, chúng ta sẽ phân tích sâu hơn về chi phí tuyển dụng và phương pháp để tổng hợp, thống kê chi phí tuyển dụng đơn giản nhất cho người mới. Mình cùng tìm hiểu bạn nhé!
{tocify} $title={Xem Menu bài viết}
Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) là gì?
Hiện tại, nhiều công ty đã áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự (Personnel Management Software) để có thể quản lý, thống kê và theo dõi chi phí hiệu quả một cách nhanh chóng và tức thời (real-time); Bao gồm cả việc quản lý công tác tuyển dụng. Bên cạnh đó, cũng không ít công ty không coi trọng công tác tổng hợp và phân tích chi phí tuyển dụng mà cứ phát sinh ở đâu thì tuyển ở đó, dẫn đến việc lãng phí và không đánh giá được hiệu quả.
Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) hiểu đơn giản đó là chi phí mà công ty phải bỏ ra để tuyển được nhân sự. Nó có thể được tính toán chi tiết hơn như là: Chi phí trên một data ứng viên apply, chi phí trên một ứng viên đi phỏng vấn, chi phí trên một ứng viên đạt phỏng vấn, chi phí trên một ứng viên nhận việc...Hoặc có thể chi tiết hơn nữa là thống kê chi phí tuyển dụng theo kênh nguồn tuyển dụng để đánh giá hiệu quả của các kênh nguồn, có thể làm dữ liệu cho những kế hoạch tuyển dụng sau đó.
Như đã nói ở trên, nếu công ty bạn có sử dụng phần mềm thì chỉ cần đưa dữ liệu đầu vào là sẽ có ngay một bảng tổng hợp kết quả trực quan (Dashboard). Và bài học này mình sẽ chủ yếu tập trung tìm hiểu về khái niệm chi phí tuyển dụng, cách có thể tính toán và phân tích bằng excel để các bạn newbie hiểu rõ bản chất vấn đề; Còn sau này công ty bạn dùng phần mềm hay thủ công thì bạn đều có thể làm thoải mái.
Cách tổng hợp và phân tích chi phí tuyển dụng đơn giản
Để có thể tổng hợp và phân tích chi phí tuyển dụng chính xác thì đầu tiên bạn phải thống nhất cách nhập và quản lý dữ liệu đầu vào. Nếu một mình cá nhân bạn thì có thể đơn giản hơn, nhưng nếu nó là của cả một team thì cần sử dụng chung biểu mẫu (template) để khi thống kê thủ công sẽ dễ dàng hơn.
Thông thường, chúng ta sẽ thống kê theo tháng hoặc theo chiến dịch (compaign) tuyển dụng, tất nhiên từ dữ liệu này mình sẽ có con số thống kê theo quý, theo năm. Theo mình thì khuyến khích làm theo tháng, vì dễ phân bỗ chi phí vào kết quả kinh doanh, hoặc có nơi phải thống nhất cách chia chi phí với kế toán, hoặc có thể dùng kết quả để đánh giá thưởng KPI cho nhân viên luôn...Các dữ liệu thống kê sẽ bao gồm:
Chi phí sử dụng cho từng kênh nguồn: Bao gồm cả nội bộ (internal) và bên ngoài (external). Tức là tất cả kênh nguồn bạn sử dụng để tuyển vị trí đó. Có một số trường hợp là mua tài khoản đăng tin chung, nhưng dùng cho nhiều vị trí thì mình chia theo tỷ lệ phù hợp, tin nào sử dụng vị trí hot thì phải chịu chi phí đó; Hoặc có trường hợp mua theo năm thì có thể chia tỷ lệ theo tháng, hoặc lấy tổng chi phí năm chia cho số lượng tin để ra chi phí của một tin đăng, nếu có hiệu ứng hot thì vị trí nào dùng sẽ bị tính. Tóm lại, là tuỳ theo thực tế để phân chia cho hợp lý.
Tất cả các chi phí liên quan khác: Chi phí điện thoại; Chi phí cơ sở vật chất; Bao nhiêu bạn phụ trách tuyển dụng và chi phí lương, thưởng tương ứng; Chi phí đào tạo ứng viên mới; Chi phí onboarding...Và sẽ được cộng vào tổng chi phí. Có một số công ty thì bỏ qua phần chi phí này, vì nó đã được chia đều theo tỷ lệ chi phí cố định về cho từng BU (Business unit)
Số lương data, ứng viên thu được qua từng giai đoạn theo từng kênh nguồn: Bao gồm như số lượng data ứng viên, số lượng đặt hẹn thành công, số lượng tham gia phỏng vấn, số lượng đạt phỏng vấn, số lượng nhận việc...từ kênh nguồn A, B, C... Các giai đoạn theo dõi là do bạn chọn để dùng phân tích sau này.
Thời gian tuyển dụng: Trong Kế hoạch tuyển dụng luôn có dealine phải hoàn thành việc tuyển dụng để đảm bảo kế hoạch kinh doanh. Số liệu này có thể không đưa vào tính chi phí tuyển dụng, nhưng vẫn rất cần để phân tích trong Báo cáo tuyển dụng. Ví dụ, trong trường hợp không đảm bảo thời gian tuyển dụng thì chúng ta sẽ phân tích xem có nên tăng chi phí tuyển dụng hay không?
Cost per hire = Tổng chi phí tuyển dụng / Số lượng tuyển được qua từng giai đoạn
Lưu ý 1: Nếu bạn muốn phân tích theo từng kênh nguồn thì thay phần Tổng chi phí tuyển dụng bằng chi phí đã sử dụng cho kênh nguồn đó.
Lưu ý 2: Việc đưa chi phí nào vào để tính toán sẽ phụ thuộc vào cách phân bổ chi phí của Trưởng phòng Nhân sự hoặc BLĐ công ty.
Tại sao bạn cần phân tích chi phí tuyển dụng (Cost per hire)?
Bài toán chi phí, doanh thu và lợi nhuận luôn là câu chuyện muôn thuở của tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Đặc biệt là ở các công ty hoặc dự án muốn mở rộng quy mô (scale up) thì chi phí tuyển dụng nói riêng trong chi phí nhân sự nói chung không hề nhỏ. Nếu không có sự theo dõi chính xác thì sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến P&L (Profit and loss). Sau đây là một vài lý do mà công ty hay Phòng Nhân sự cần phân tích chi phí tuyển dụng (Cost per hire) để bạn tham khảo.
Có cơ sở dữ liệu để báo cáo hàng tháng: Nhiều công ty quy mô nhỏ hoặc là các bạn tuyển dụng ít kinh nghiệm vì phải chạy theo tiến độ mà bỏ qua bước này, nên một ngày đẹp trời sếp bảo gửi báo cáo công tác tuyển dụng thì chỉ biết khóc ròng. Lúc này mới loay hoay bùa số liệu chứ có theo dõi đâu...
Có cơ sở dữ liệu để làm kế hoạch tuyển dụng: Bạn sẽ có cơ sở dữ liệu đầu vào để làm kế hoạch tuyển dụng chính xác cho những lần tiếp theo, như là nên sử dụng kênh nguồn nào sẽ hiệu quả. Trong trường hợp dự án muốn đẩy nhanh tiến độ, hoặc kế hoạch backup thì nên tăng chi phí ở kênh nguồn nào? Lý do vì sao? So với việc thuê ngoài tuyển dụng thì các bạn nhân sự nội bộ đang làm tốt hơn hay không?
Có cơ sở dữ liệu để đưa ra các quyết định tài chính phù hợp: Có những vị trí mà công ty phải tuyển quanh năm vì rất nhiều lý do, bao gồm cả tính chất công việc và nghành nghề; Tuy nhiên, nếu so sánh chi phí tuyển dụng quá cao thì công ty có thể cân nhắc áp dụng các phương án giữ chân và gắn kết nhân sự từ một phần chi phí trích ra từ ngân sách tuyển dụng này, xem thử giữa tuyển mới liên tục và giữ chân nhân viên lâu hơn thì cái nào có lợi hơn để điều chỉnh.
Có cơ sở dữ liệu để xây dựng các chương trình thi đua, tưởng thưởng cho team Tuyển dụng: Khi người quản lý tuyển dụng có đầy đủ các dữ liệu trực quan, họ có thể dùng để đưa ra các chương trình khuyến khích động viên hiệu suất làm việc của team tuyển dụng, chia sẻ kinh nghiệm của cá nhân làm tốt, tối ưu quy trình tuyển dụng, cũng như là có cơ sở đánh giá perfpormance và nhận diện nhân tài để có kế hoạch phát triển phù hợp.
Thể hiện Data-driven mindset của người làm tuyển dụng: Hiểu và luôn theo dõi, thống kê chi phí tuyển dụng giúp người làm tuyển dụng có căn cứ phân tích hay đề xuất các kênh nguồn hiệu quả với sếp sau này, hoặc chứng minh rằng bạn đã làm rất tốt...Đây cũng là dữ liệu đầu vào để làm các report hàng năm. Đồng thời thể hiện bạn là một chuyên viên luôn có tư duy làm việc dự trên dữ liệu trực quan (Data-driven mindset) chứ không phải nói suông kiểu tại thị trường lao động ảm đạm quá mà không có gì chứng minh.
Khuyến nghị: Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) sẽ không phải là căn cứ quan trọng nhất để đánh giá thành công của một chiến dịch (campaign) tuyển dụng. Vì nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như công ty muốn đẩy nhanh công tác tuyển dụng nên chấp nhận đổ chi phí cao hơn, hay có công ty lại dùng rất nhiều chi phí để làm thương hiệu tuyển dụng...Cho nên, hãy xem chi phí tuyển dụng là một căn cứ để tối ưu công tác tuyển dụng và là dữ liệu để đưa ra các quyết định liên quan tới chi phí này.
Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng
2 comments