Thực tập sinh: cần làm rõ điều gì trước khi nhận việc?

HR LAW NOTES · BÀI 05
HR FOUNDATION · LUẬT LAO ĐỘNG · CHẶNG 2

Cập nhật: 14/09/2026 · 18:03 (giờ Việt Nam).

Trước khi nhận một bạn thực tập sinh, hãy làm rõ bạn ấy đến để học điều gì, sẽ làm công việc nào và hai bên cam kết những gì. Một tên vị trí quen thuộc chưa đủ để chọn đúng thỏa thuận.

Mình là Thành. Ở Bài 04 về quan hệ lao động và hợp đồng, chúng ta đã tập nhìn vào cách làm việc thực tế. Bài này nối tiếp bằng một câu hỏi rất gần với sinh viên và HR mới: “Thực tập sinh thì nên ký hợp đồng gì?”

Thống nhất mục tiêu học, công việc và quyền lợi ngay từ đầu.

Sau bài này, bạn có thể

• Phân biệt tên gọi “thực tập sinh” với bản chất quan hệ giữa người tham gia và doanh nghiệp.
• Biết khi nào cần xem xét thỏa thuận thực tập, học nghề, tập nghề, thử việc hoặc hợp đồng lao động.
• Lập danh sách thông tin cần làm rõ về công việc, người hướng dẫn, khoản chi trả, bảo hiểm và việc kết thúc chương trình.

Bài dành cho sinh viên và HR mới, tập trung vào người từ đủ 18 tuổi tại doanh nghiệp ở Việt Nam. Tình huống là giả định để thực hành. Người chưa thành niên, người nước ngoài hoặc chương trình đào tạo chuyên ngành có thể có yêu cầu riêng cần tra tiếp.

1. “Thực tập sinh” cho mình biết điều gì?

Trong tuyển dụng, thực tập sinh thường chỉ người đến doanh nghiệp để tiếp cận môi trường nghề nghiệp, thực hành và tích lũy kinh nghiệm. Có bạn thực tập theo học phần của trường; có bạn tự ứng tuyển; cũng có người đã tốt nghiệp tham gia một chương trình mang tên “intern”.

Những cách gọi đó giúp mô tả chương trình, nhưng chưa tự trả lời được câu hỏi pháp lý. Không nên giới hạn mọi thực tập sinh vào nhóm sinh viên năm cuối, cũng không nên mặc định đã tốt nghiệp thì mọi chương trình thực tập đều trái luật.

Điểm cần xem là thỏa thuận có nội dung gì và thực tế đang diễn ra như thế nào. Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động, dù dùng tên khác, thỏa thuận về việc làm được trả công, trả lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên vẫn được xem xét là hợp đồng lao động. Bạn có thể đối chiếu trong Bộ luật Lao động hợp nhất năm 2026.

Có giấy giới thiệu của trường thì sao?

Giấy giới thiệu là tài liệu để hiểu bối cảnh học tập và đầu mối phối hợp với trường. Nó không tự loại trừ quan hệ lao động nếu nội dung thỏa thuận và việc làm thực tế đáp ứng Điều 13.

Tương tự, tên khoản chi là “hỗ trợ”, lịch làm bán thời gian hay dòng chữ “không phải hợp đồng lao động” đều chưa đủ để kết luận. Mình cần đọc các dữ kiện trong cùng một bối cảnh.

2. Bắt đầu từ mục đích tiếp nhận, rồi mới chọn thỏa thuận

Một chương trình có thể vừa giúp người tham gia học, vừa có công việc thực tế. Vì vậy, bảng dưới đây là cách mở đầu việc rà hồ sơ; các hàng không phải những ô để chọn chỉ bằng tên chương trình.

Bối cảnh cần xem xét	Dữ kiện nên hỏi	Hướng rà thỏa thuận
Thực tập gắn với chương trình học	Mục tiêu học phần, thời lượng, người hướng dẫn, đầu ra và cách đánh giá của trường là gì?	Đối chiếu quy định giáo dục áp dụng, thỏa thuận với trường và người học; đồng thời kiểm tra phần công việc thực tế theo pháp luật lao động.
Doanh nghiệp tuyển vào học nghề hoặc tập nghề để làm cho mình	Đang đào tạo nghề hay hướng dẫn thực hành một vị trí? Có kế hoạch, nội dung và thời gian cụ thể không?	Đối chiếu Điều 61 Bộ luật Lao động và pháp luật giáo dục nghề nghiệp; ghi nhận rõ quyền, nghĩa vụ và việc trả lương khi có tham gia lao động.
Hai bên muốn đánh giá sự phù hợp với một công việc	Công việc đòi hỏi trình độ nào, thử trong bao lâu, có từng thử cùng công việc chưa?	Xem quy định thử việc tại Điều 24–27; không dùng nhãn “intern” để kéo dài giai đoạn thử việc.
Người tham gia đảm nhận công việc có trả lương, chịu sự điều hành	Ai giao việc, xếp lịch, kiểm tra? Khoản trả gắn với công việc ra sao? Hai bên thỏa thuận làm trong bao lâu?	Đối chiếu Điều 13, rồi rà nghĩa vụ giao kết và nội dung hợp đồng lao động. Tình trạng sinh viên không thay thế bước này.

Nếu đúng là một kỳ thực tập phục vụ học tập, việc lập văn bản để làm rõ trách nhiệm là rất hữu ích. Tuy nhiên, không có một mẫu mang tên “thỏa thuận thực tập” có thể dùng chung để loại trừ mọi nghĩa vụ lao động, tiền lương hay bảo hiểm.

HR cũng nên hẹn thời điểm xem lại chương trình. Một bạn ban đầu đến quan sát có thể dần được giao vận hành một phần công việc như nhân viên. Khi cách làm thay đổi, hồ sơ và quyền lợi cần được rà lại theo thực tế mới.

3. Ba điểm về quyền lợi dễ bị hiểu nhầm

Ba tháng là giới hạn của tập nghề, không phải mọi hình thức học

Điều 61 phân biệt hai trường hợp. Học nghề để làm việc cho người sử dụng lao động có thời gian theo chương trình đào tạo của từng trình độ theo pháp luật giáo dục nghề nghiệp. Tập nghề để làm việc cho người sử dụng lao động là việc được hướng dẫn thực hành, tập làm một công việc theo vị trí việc làm; thời gian không quá ba tháng.

Vì thế, không thể gom cả hai thành câu “học nghề, tập nghề tối đa ba tháng”, rồi áp giới hạn ấy cho mọi kỳ thực tập của trường. Cũng không nên thấy một chương trình sáu tháng là kết luận ngay hợp pháp hoặc trái luật: cần xác định đúng quan hệ và căn cứ của thời lượng đó.

Khoản 3 Điều 61, sau sửa đổi có hiệu lực từ 01/01/2026, quy định người sử dụng lao động tuyển người vào học nghề, tập nghề để làm cho mình không được thu học phí. Khi dùng mẫu cũ, hãy tra bản hiện hành; không chép nguyên các yêu cầu của khoản này trong phiên bản trước sửa đổi. Phần học nghề, tập nghề sẽ được đi sâu ở Bài 06.

Không thể mặc định “thực tập thì không cần trả tiền”

Với trường hợp thuộc Điều 61, nếu người học nghề, tập nghề trực tiếp hoặc tham gia lao động thì phải được trả lương theo mức hai bên thỏa thuận, theo khoản 5. Khi kết thúc thời hạn, hai bên phải ký hợp đồng lao động nếu đáp ứng các điều kiện của Bộ luật theo khoản 6.

Trong phạm vi giáo dục nghề nghiệp, khoản 5 Điều 34 Luật Giáo dục nghề nghiệp 124/2025/QH15 cũng quy định trách nhiệm trả lương, tiền công theo thỏa thuận khi người học, giảng viên hoặc giáo viên trực tiếp hay tham gia lao động tạo ra sản phẩm trong thời gian đào tạo, thực hành, thực tập tại doanh nghiệp. Cần kiểm tra đúng phạm vi chương trình trước khi áp dụng điều này.

Nếu bản chất đã là quan hệ lao động, phải rà quyền lợi theo quan hệ đó. Nếu là thử việc, phải kiểm tra thời gian và tiền lương thử việc; Điều 26 đặt mức tối thiểu bằng 85% lương của công việc. Không dùng một mức “hỗ trợ thực tập” để thay thế bước xác định nghĩa vụ.

Còn là sinh viên không tự quyết định nghĩa vụ BHXH

Với người lao động là công dân Việt Nam, điểm a khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024 bao gồm người làm theo hợp đồng không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ một tháng, kể cả thỏa thuận mang tên khác nhưng có nội dung lao động theo luật. Với lao động không trọn thời gian, cần đọc thêm điều kiện về tiền lương tháng; đồng thời kiểm tra trường hợp loại trừ và các điều kiện áp dụng.

Vì vậy, HR cần đi từ bản chất quan hệ đến đối tượng, thời hạn và điều kiện tham gia. Giấy giới thiệu, thẻ sinh viên hay việc đã có BHYT sinh viên không tự trả lời câu hỏi về BHXH bắt buộc. Căn cứ tra tiếp là Điều 2 Luật BHXH 2024 và giải đáp của cơ quan BHXH về đối tượng tham gia và trường hợp loại trừ.

4. Trước ngày đầu tiên, nên thống nhất những gì?

Sau khi làm rõ quan hệ, mình muốn HR và người tham gia có cùng một cách hiểu về chương trình. Bảng dưới đây là gợi ý trao đổi và lập hồ sơ, không phải danh mục điều khoản bắt buộc giống nhau cho mọi loại thỏa thuận.

Nội dung	Câu hỏi để làm rõ
Mục tiêu và công việc	Bạn sẽ học được gì? Được quan sát, thực hành hay chịu trách nhiệm đầu ra nào? Việc nào cần người hướng dẫn duyệt?
Thời gian và địa điểm	Bắt đầu, kết thúc khi nào? Lịch tại công ty có phù hợp lịch học? Nếu cần đổi lịch thì trao đổi với ai?
Người hướng dẫn	Ai trực tiếp giao việc và phản hồi? Bao lâu có một lần trao đổi tiến độ? Khi người hướng dẫn vắng thì liên hệ ai?
Khoản chi trả	Khoản nào là lương, tiền công hoặc hỗ trợ? Mức trước khấu trừ là bao nhiêu, điều kiện hưởng, kỳ chi trả và cách tính khi không đủ kỳ là gì?
An toàn và bảo hiểm	Đã hướng dẫn an toàn, cách báo sự cố và đầu mối hỗ trợ chưa? Nghĩa vụ bảo hiểm được xác định theo căn cứ nào?
Dữ liệu và báo cáo	Được truy cập dữ liệu gì, lưu ở đâu? Báo cáo gửi trường có cần ẩn thông tin cá nhân, khách hàng hoặc số liệu nội bộ không?
Đánh giá và kết thúc	Tiêu chí nhận xét, xác nhận thực tập, bàn giao, thanh toán là gì? Nếu dừng sớm thì thông báo, xử lý theo thỏa thuận và quy định nào?

Với sinh viên, bạn có thể hỏi rất cụ thể: “Trong tháng đầu, em sẽ được thực hành những việc nào và ai sẽ góp ý cho em?” Với HR, câu trả lời cần đủ rõ để bộ phận tiếp nhận thực hiện được, thay vì chỉ ghi “hỗ trợ công việc theo phân công”.

Nếu có cam kết làm việc sau đào tạo hoặc hoàn trả chi phí, hãy đọc kỹ căn cứ, phạm vi và điều kiện áp dụng. Điều 62 điều chỉnh việc đào tạo, đào tạo lại, nâng cao trình độ, kỹ năng cho người lao động bằng kinh phí của người sử dụng lao động trong các trường hợp luật quy định; không tự áp một mẫu hoàn trả chi phí vào mọi chương trình thực tập.

5. Khoản chi cho thực tập sinh: rà thuế theo quy định hiện hành

Thuế là một bước kiểm tra riêng sau khi làm rõ khoản chi và quan hệ làm việc. Việc doanh nghiệp khấu trừ 10% không tự chứng minh rằng quan hệ đó không phải lao động. Ngược lại, gọi khoản trả là “hỗ trợ” cũng không tự làm khoản tiền được miễn thuế.

Theo khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, với khoản tiền lương, tiền công, thù lao và tiền khác thuộc quy định này trả cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng, mức chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên phải khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả. Dưới 5 triệu đồng/lần, bên trả được khấu trừ 10% khi cá nhân có yêu cầu.

Ví dụ tại thời điểm cập nhật bài: một khoản tiền công 6 triệu đồng thuộc đúng trường hợp trên, không có căn cứ tạm thời chưa khấu trừ, sẽ bị khấu trừ 600.000 đồng; số nhận sau riêng khoản khấu trừ này là 5,4 triệu đồng. Đây chưa phải kết luận về số thuế phải nộp của cả năm.

Cam kết tạm thời chưa khấu trừ có điều kiện. Cá nhân phải chỉ có thu nhập thuộc diện khấu trừ theo tỷ lệ này và ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp; cam kết dùng mẫu theo hướng dẫn quản lý thuế. Người cam kết chịu trách nhiệm về thông tin, còn bên trả vẫn phải tổng hợp, báo cáo theo quy định. Không chỉ dựa vào việc đang là sinh viên hoặc có thu nhập thấp trong một tháng để cho ký cam kết.

Với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên, việc khấu trừ thực hiện theo biểu lũy tiến từng phần, kể cả ký hợp đồng từ ba tháng trở lên tại nhiều nơi. Tình trạng cư trú, tính chất khoản trả và các điều kiện cụ thể cần được xác định trước khi tính.

Ghi rõ mốc áp dụng khi tra tài liệu cũ

Nghị định 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026. Điều 69 quy định phần liên quan thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Điều 70 có hướng dẫn chuyển tiếp cho khoản đã kê khai, nộp theo quy định cũ từ đầu năm đến trước ngày Nghị định có hiệu lực: không phải khai điều chỉnh, thực hiện điều chỉnh và bù trừ khi khai quyết toán năm 2026.

Vì vậy, không tiếp tục dùng mốc “2 triệu đồng/lần” trong tài liệu cũ cho mọi khoản chi hiện tại. Khi xử lý hồ sơ đầu năm 2026, nên phối hợp kế toán thuế để áp dụng đúng phần chuyển tiếp. Bạn có thể đọc thêm hướng dẫn về khấu trừ thuế trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

GÓC NHÌN THÀNH HR

Mình muốn hai bên hiểu cùng một chương trình

Nếu bộ phận gửi đề nghị “nhận một bạn intern hỗ trợ sáu tháng”, mình sẽ hỏi thêm về công việc, người hướng dẫn và kết quả mong đợi. Có thể bộ phận thật sự muốn tạo chỗ học; cũng có thể họ đang cần thêm người để vận hành công việc. Cần hiểu nhu cầu ấy trước khi đề xuất hồ sơ.

Ở phía người mới, một kỳ thực tập rõ ràng không nhất thiết phải có thật nhiều đầu việc. Điều mình muốn thấy là bạn biết mình đang học gì, được phản hồi thế nào và quyền lợi nào đã được thống nhất. Sau vài tuần, bạn nên có cơ hội nói lại điều đang vướng, thay vì chờ đến lúc xin xác nhận mới trao đổi.

Với HR, mình sẽ ghi lại ba phần: đã biết gì – còn thiếu gì – bước tiếp theo là gì. Nếu chưa đủ dữ kiện để kết luận về hợp đồng hoặc bảo hiểm, hãy nói rõ phần cần kiểm tra và hẹn thời điểm phản hồi.

Thành HR · Chia sẻ cách tiếp cận để cùng thực hành.

6. Thử thực hành với hai tình huống

Tình huống 1 · Có giấy giới thiệu, nhưng công việc giống nhân viên?

Mai, 21 tuổi, có giấy giới thiệu thực tập của trường. Công ty dự kiến nhận Mai trong sáu tháng với tên “thực tập sinh tuyển dụng”, trả tiền hằng tháng. Mai phải làm theo lịch của phòng, tự phụ trách nhóm vị trí tuyển dụng, báo cáo chỉ tiêu hằng tuần và chịu sự điều hành của trưởng nhóm. HR được đề nghị dùng mẫu có câu “hai bên không phát sinh quan hệ lao động”.

Bạn hãy viết một phản hồi ngắn: dữ kiện nào cần chú ý, cần hỏi thêm gì và có nên chốt mẫu chỉ vì giấy giới thiệu không?

Mở gợi ý đối chiếu

Công việc có trả tiền, lịch làm và sự điều hành là những dữ kiện đáng chú ý theo Điều 13. Cần đọc mục tiêu, kế hoạch thực tập của trường, phần việc Mai thực hiện, cách trả tiền và thỏa thuận của các bên. Giấy giới thiệu và câu loại trừ trong mẫu không tự phủ nhận quan hệ lao động.

Với dữ kiện hiện có, HR nên yêu cầu rà bản chất và đề xuất hồ sơ phù hợp trước khi chốt mẫu. Nếu thuộc quan hệ lao động, tiếp tục kiểm tra giao kết, quyền lợi và đối tượng tham gia bảo hiểm; không suy ra miễn BHXH chỉ từ tên “thực tập sinh”.

Tình huống 2 · Chương trình học rõ, nhưng phần thực hành thay đổi?

Nam, 20 tuổi, học tại một cơ sở giáo dục nghề nghiệp. Kế hoạch thực tập tại doanh nghiệp có người hướng dẫn và đầu ra học tập rõ. Đến tuần thứ ba, Nam được giao tham gia làm ra sản phẩm để doanh nghiệp bán. Người phụ trách nói khoản hỗ trợ ban đầu đã cố định nên không cần xem lại việc trả tiền.

Bạn hãy nêu một căn cứ cần tra và ba thông tin cần làm rõ trước khi phản hồi.

Mở gợi ý đối chiếu

Cần đọc khoản 5 Điều 34 Luật Giáo dục nghề nghiệp 2025 về tiền lương, tiền công khi người học trực tiếp hoặc tham gia lao động tạo ra sản phẩm trong thời gian đào tạo, thực hành, thực tập tại doanh nghiệp. Hỏi rõ công việc thực tế, mức và cách trả đã thỏa thuận, cùng nội dung phối hợp với cơ sở đào tạo.

Đồng thời xem phần việc mới có làm thay đổi bản chất quan hệ hay không để đối chiếu Điều 13 Bộ luật Lao động. Chưa có dữ kiện về mức tiền thì chưa tự tính ra số phải trả; cũng không mặc định mức hỗ trợ ban đầu đã xử lý đầy đủ mọi nghĩa vụ.

Bài tập nhỏ cho bạn: chọn một thông báo tuyển thực tập sinh công khai, ghi ra năm câu hỏi mà thông báo chưa trả lời. Chỉ dùng dữ kiện được công bố; không suy đoán rằng doanh nghiệp đã làm sai vì bài tuyển dụng viết ngắn.

7. Học tiếp trong series

Ở bài tiếp theo, mình sẽ cùng bạn đọc kỹ hơn trường hợp doanh nghiệp tuyển người vào học nghề, tập nghề để làm việc cho mình: thời gian, khoản trả, thỏa thuận và bước chuyển sang làm việc cần kiểm tra thế nào.

BÀI TRƯỚC · 04Quan hệ lao động và hợp đồngBÀI TIẾP THEO · 06Học nghề, tập nghề và những câu hỏi cần kiểm tra

Xem toàn bộ lộ trình Luật lao động · 19 bài, 6 chặng.

Học cùng YouTube HRVN

Bạn có thể nghe thêm chia sẻ tại kênh YouTube HRVN, rồi dùng danh sách câu hỏi trong bài để tự rà một tình huống. Khi xem nội dung cũ, nhớ đối chiếu lại quy định và mốc hiệu lực tại thời điểm áp dụng.

Nếu muốn luyện thêm, xem thông tin chương trình trắc nghiệm Luật lao động cơ bản tại HRHUB Vietnam. Nội dung, điều kiện tham gia và trạng thái mở đăng ký được cập nhật tại trang chương trình.

Nguồn để bạn tự đối chiếu

• Văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026 – Bộ luật Lao động: Điều 13, 24–27, 61–62. Đọc chú thích sửa đổi khoản 3 Điều 61 và kiểm tra văn bản mới sau ngày hợp nhất.
• Luật Giáo dục nghề nghiệp 124/2025/QH15: khoản 5 Điều 34, Điều 43 và hiệu lực từ 01/01/2026.
• Luật BHXH 41/2024/QH15: Điều 2 về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
• Nghị định 253/2026/NĐ-CP: Điều 50 về khấu trừ, Điều 69–70 về hiệu lực và chuyển tiếp.

Thành HR · HRVN Academy · Biên tập và đối chiếu nguồn: 14/09/2026. Bài giúp học cách đặt câu hỏi và rà hồ sơ ở mức nền tảng; tình huống cụ thể cần được đánh giá trên đầy đủ thỏa thuận và cách thực hiện.