Báo cáo đánh giá rủi ro pháp lý cho HRBP: Phân tích ranh giới giữa tối ưu chi phí nhân sự và rủi ro truy thu bảo hiểm xã hội khi sử dụng Hợp đồng học nghề, tập nghề. Cập nhật biểu mẫu Thuế TNCN 02/CK-TNCN.
Hợp Đồng Học Nghề, Tập Nghề: Quy Định Pháp Lý & Quản Trị Rủi Ro
Phân tích ranh giới giữa tối ưu chi phí nhân sự và rủi ro truy thu bảo hiểm xã hội để tham mưu cho Ban Giám đốc.
Chào mừng các bạn đến với Khóa học Tìm hiểu Luật Lao động. Bên cạnh Hợp đồng thử việc, "Học nghề" và "Tập nghề" là hai hình thức pháp lý thường được các doanh nghiệp (đặc biệt là khối sản xuất, kỹ thuật hoặc vận hành) áp dụng trong giai đoạn đầu của nhân sự.
Tuy nhiên, nếu không nắm rõ bản chất quy định, doanh nghiệp rất dễ bước qua ranh giới giữa "đào tạo thực tế" và "sai phạm hành chính".
Nội dung bài học được biên soạn và thẩm định dựa trên căn cứ Điều 61 Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giáo dục nghề nghiệp hiện hành.
1 Phân Biệt "Học Nghề" và "Tập Nghề"
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai khái niệm này để xây dựng hồ sơ quản lý phù hợp, nhằm chứng minh tính hợp pháp khi có thanh tra lao động:
- Học nghề (Apprenticeship): Là việc doanh nghiệp tuyển người vào để đào tạo nghề nghiệp (sơ cấp, trung cấp...) tại nơi làm việc. Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng chương trình đào tạo bài bản (phối hợp giữa lý thuyết và thực hành). Thời gian áp dụng phụ thuộc vào khung chương trình đào tạo của từng ngành nghề. Độ tuổi tham gia từ đủ 14 tuổi.
- Tập nghề (On-the-job Training): Là việc doanh nghiệp tuyển người vào để hướng dẫn thực hành công việc, tiếp cận vị trí trực tiếp theo nguyên tắc "cầm tay chỉ việc". Thời gian áp dụng không quá 03 tháng. Độ tuổi tham gia từ đủ 14 tuổi.
2 Quy Định Về Chi Phí: Tiền Lương, BHXH & Thuế
Đây là phần trọng yếu tác động trực tiếp đến kế hoạch chi phí nhân sự và rủi ro thanh tra của doanh nghiệp.
Tiền lương trong thời gian đào tạo
- Nguyên tắc không thu học phí: Nếu doanh nghiệp tuyển người vào đào tạo để sau này làm việc cho mình thì tuyệt đối không được thu học phí.
- Nghĩa vụ trả lương: Trong thời gian học/tập nghề, nếu nhân sự trực tiếp hoặc tham gia lao động làm ra sản phẩm hợp pháp thì được trả lương. Mức lương do hai bên thỏa thuận (Luật không áp mức sàn 85% như thử việc, nhưng cần hợp lý để thu hút ứng viên).
Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc
Về mặt bản chất, hợp đồng học nghề/tập nghề là một dạng hợp đồng đào tạo, không phải là hợp đồng lao động. Do đó, người học nghề/tập nghề không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Nếu doanh nghiệp trả lương, phụ cấp từ 2.000.000 VNĐ/lần trở lên, bộ phận C&B phải thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả.
Trường hợp người lao động chỉ có duy nhất thu nhập tại công ty nhưng ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, HR có thể hướng dẫn họ làm cam kết theo Mẫu 02/CK-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC, thay thế mẫu 08/CK-TNCN cũ) để làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ 10%.
3 Chuyển Tiếp Sau Giai Đoạn Đào Tạo
Một sai phạm mang tính hệ thống tại nhiều doanh nghiệp là áp dụng chuỗi quy trình: Tập nghề ➔ Thử việc ➔ Ký hợp đồng chính thức.
"Hết thời hạn học nghề, tập nghề, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động khi đủ các điều kiện theo quy định của Bộ luật này."
Điều này đồng nghĩa với việc ngay khi kết thúc thời gian tập nghề (tối đa 3 tháng), nếu nhân sự đáp ứng được yêu cầu công việc, doanh nghiệp phải tiến hành ký Hợp đồng lao động (có thể là xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn). Doanh nghiệp không được phép áp dụng thêm một thời hạn thử việc nào khác đối với công việc đó.
Việc sử dụng Hợp đồng học/tập nghề như một giải pháp giảm thiểu chi phí quỹ lương và BHXH chứa đựng rủi ro pháp lý rất lớn. Khi có thanh tra, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra thực tế vận hành:
- Doanh nghiệp có chứng minh được Chương trình đào tạo và người kèm cặp không?
- Nhân sự đang được đào tạo hay thực chất đang vận hành độc lập và chịu chỉ tiêu như một lao động chính thức?
Nếu không chứng minh được yếu tố "đào tạo", hợp đồng sẽ bị tuyên vô hiệu. Cơ quan quản lý kết luận đây là hành vi "biến tướng nhằm trốn đóng BHXH", dẫn đến chế tài phạt tiền hành chính rất nặng, đồng thời bị bồi hoàn, truy thu toàn bộ số tiền BHXH bắt buộc kèm tiền lãi chậm đóng.