TÌM HIỂU HRBP · CÙNG THÀNH HR
Mình muốn một đề xuất tuyển người nói rõ được: việc đang thiếu ở đâu, có những cách xử lý nào và lần này đang xin duyệt điều gì.
4 người
QUẢN LÝ NHẮN HRĐội đang quá tải. Em làm đề xuất tuyển thêm hai người nhé.
Giả sử Linh là HR nhận lời nhắn này. Mình sẽ cùng quản lý xem phần việc hai bạn mới nhận, rồi mới đưa số người vào đề xuất.
Tình huống, số liệu và chi phí dưới đây do HRVN biên soạn để minh họa.
Nhìn phần việc còn thiếu
Thiếu 30 giờ chưa đủ để chốt thêm hai người.
Trong 150 giờ có 18 giờ nhập lại hoặc sửa thông tin. Nếu giảm được 10 giờ trong phần này, khoảng thiếu sẽ thay đổi:
10 giờ là mục tiêu chưa kiểm chứng. 120 giờ chỉ tính thời gian đội dành cho nhóm việc này, không phải tổng giờ làm của bốn người. Hai bên phải cùng phạm vi và cách ghi nhận; đơn tồn, đơn mới, đơn làm lại cần tránh đếm trùng.
Ba cách xử lý, ba khoản cần cân nhắc
Linh có thể đặt các lựa chọn cạnh nhau. Chi phí thấp hơn chưa cho biết phương án nào đáp ứng đúng phần việc đang thiếu.
Chi phí và năng lực bổ sung là giả định, chưa tính giá trị thời gian nội bộ, hướng dẫn hoặc thiệt hại do đơn trễ. Ba tháng nhân sự tính từ ngày nhận việc; chưa phải ba phương án có hiệu quả và thời điểm giống nhau.
Cách tính 63 và 120 triệu
Giả định tổng chi phí nhân sự 18 triệu/người/tháng, cộng 6 triệu/người cho tuyển và thiết lập ban đầu. Đây không phải mức lương thị trường hay định mức đóng bảo hiểm.
B: 3 + 6 + (18 × 3) = 63 triệu.
C: (6 × 2) + (18 × 3 × 2) = 120 triệu.
Khi trình thật, tài chính cùng đưa các phương án về một kỳ và phạm vi chi phí. Giữ nguyên không phát sinh khoản chi mới vẫn có thể để lại đơn trễ.
Tờ đề xuất Linh gửi quản lý
Với dữ kiện hiện có, mình nghiêng về kiểm tra phần việc có thể giảm trước. Nếu đơn trễ đã ảnh hưởng nghiêm trọng tới khách hàng, phương án hỗ trợ sớm cần được trình cùng.
Thử biểu mẫu thống nhất
cho đội xử lý đơn hàng
PHẦN XIN DUYỆT LẦN NÀY
tối đa
và xem lại
để triển khai
- Căn cứ
- Thiếu 30 giờ/tuần; 18 giờ đang dùng cho nhập lại hoặc sửa thông tin. Đơn trễ 144/800 trong bốn tuần.
- Ai phối hợp?
- Quản lý xác nhận việc; phụ trách hệ thống sửa biểu mẫu; tài chính kiểm chi phí; Linh tổng hợp tiến độ.
- Cuối tuần 2
- Đối chiếu giờ nhập lại và đơn trễ. Xác nhận nhu cầu tăng có kéo dài, có nguồn nội bộ phù hợp hay không.
- Khi trình lại
- Nếu vẫn thiếu khoảng 20 giờ/tuần, nhu cầu duy trì và chưa có nguồn phù hợp: cân nhắc tuyển một người.
Phần tuyển một người và ba tháng nhân sự.
Trình riêng sau đối chiếu, chưa xin duyệt ở bước thử.
Điều mình muốn người duyệt đọc ra được là: hôm nay đồng ý việc gì, phần nào còn chờ. Con số 63 triệu ở bảng so sánh chưa phải toàn bộ ngân sách xin duyệt ngay.
Ghi kết quả mong đợi thế nào?
Linh có thể đề xuất mục tiêu đơn trễ không quá 8% trong bốn tuần đo sau khi phương án vận hành ổn định; tỷ lệ trả lại do sai thông tin không tăng so với bốn tuần gốc. Mốc 8% cần quản lý cùng đánh giá tính khả thi, không phải chuẩn ngành hoặc lời hứa hiệu quả.
Ghi cả số đơn trễ và tổng đơn cùng kỳ; xem thêm độ khó, giờ cao điểm và thay đổi khác. Người mới cũng cần thời gian hướng dẫn, chưa thể cộng đủ năng lực ngay ngày đầu.
ĐỔI MỘT DỮ KIỆN
Nếu chỉ là một đợt cao điểm?
Người mới vào sau cao điểm. Linh sẽ sửa phần nào của đề xuất?
Xem cách Thành cân nhắc
Mình sẽ sửa giả định nhu cầu và thời điểm cần người trước. Cùng quản lý xem việc ưu tiên, nguồn nội bộ có thể hỗ trợ và phần nhập lại có thể giảm; ghi cả ảnh hưởng tới đội cho mượn người.
Nếu sau cao điểm vẫn thiếu, giữ phần tuyển dài hạn thành quyết định riêng. Lý do tuyển cần khớp với thời gian thực sự cần người.
Nguồn tham khảo
CIPD: Business report writing · CIPD: Workforce planning checklist.
Đối chiếu 09/11/2026 về cách trình bày căn cứ, phương án và nguồn lực. Tình huống Linh cùng các con số là học liệu HRVN, không phải dữ liệu CIPD.
Thành HR · HRVN Academy
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.