ENGLISH FOR HR · THÀNH HR · TỪ B1
Đến ngày hẹn phản hồi,
vẫn chưa có kết quả.
“Do you have any updates on my application?”
Bên mình có thông tin gì mới về hồ sơ của em chưa ạ?
Nếu đang phụ trách hồ sơ này, mình sẽ xem ngay hai việc: nội bộ đã xác nhận được thông tin gì, và mình có thể liên hệ lại với ứng viên vào lúc nào. Chờ quản lý chốt kết quả mới trả lời thì lời hẹn trước đó rất dễ bị bỏ quên.
Điều mình muốn người nhận biết là hồ sơ đang được xử lý ra sao và khi nào họ sẽ nghe tin tiếp. Với tiếng Anh, chỉ đổi vài từ cũng có thể khiến một lời hẹn cập nhật thành lời hứa có kết quả. Mình cùng nhìn vào một email cụ thể nhé.
Mình đang hẹn cập nhật hay hứa có quyết định?
Giả sử Linh phụ trách tuyển dụng tại ABC. Mai vừa phỏng vấn vị trí HR Assistant. Đến ngày đã hẹn phản hồi, nhóm tuyển dụng vẫn đang tổng hợp đánh giá và chưa chốt kết quả. Linh có thể kiểm tra tiến độ và gửi email tiếp vào thứ Sáu.
Mai đã phỏng vấn.
Hai bên hẹn cập nhật vào ngày hôm sau.
Đến hẹn, chưa có quyết định.
Linh gửi thông tin đang có và hẹn lần liên hệ tiếp.
Chậm nhất 17:00: cập nhật lại.
Vẫn gửi email nếu chưa chốt xong kết quả.
Tên người, công ty và các mốc tháng 11/2026 là ví dụ để luyện tập. Thời gian trong bài dùng giờ Việt Nam, UTC+7.
“You'll receive the final result by Friday.”
Bạn sẽ nhận kết quả cuối cùng chậm nhất vào thứ Sáu.
Câu này đòi hỏi có căn cứ để cam kết thời điểm thông báo quyết định. Dữ kiện của Linh chưa đủ để nói vậy.
“I'll send you an update by Friday.”
Mình sẽ gửi thông tin cập nhật chậm nhất vào thứ Sáu.
Linh cam kết việc liên hệ lại. Thông tin gửi khi đó có thể vẫn là tiến độ, chưa phải kết quả.
Với mình, câu thứ hai phù hợp hơn trong tình huống này. Nhưng viết được một câu lịch sự mới là một phần việc. Linh còn cần ghi lại mốc đã hẹn để thực sự gửi cập nhật, kể cả khi nội bộ chưa trả lời xong.
Email ngắn, đủ để ứng viên biết mình đang chờ điều gì
Đây là email Linh gửi ngày 03/11. Mình giữ tên vị trí và ngày phỏng vấn để Mai nhận ra ngay hồ sơ đang trao đổi; phần giữa nói rõ trạng thái và lần liên hệ tiếp theo.
Hi Mai,
Thank you for speaking with us on 2 November about the HR Assistant role.
We're still reviewing the interview feedback and haven't made a final decision yet.
I'll email you again by 5 p.m. on Friday, 6 November, Vietnam time (UTC+7), even if the review is still in progress.
If you have another offer deadline or your availability changes, please let me know.
Thank you for your patience.
Best regards,
Linh
Recruitment Team | ABC
Hiểu nội dung email: Cảm ơn Mai đã trao đổi ngày 02/11 về vị trí Trợ lý Nhân sự. Nhóm vẫn đang xem xét nhận xét phỏng vấn và chưa có quyết định cuối cùng. Linh sẽ gửi email tiếp chậm nhất 17:00 thứ Sáu, 06/11, giờ Việt Nam, kể cả khi việc xem xét vẫn chưa hoàn tất. Nếu Mai có hạn trả lời một offer khác hoặc thay đổi thời gian có thể tham gia, hãy báo lại cho Linh.
Câu “even if the review is still in progress” làm rõ một điều mình muốn giữ: ứng viên sẽ nhận được cập nhật cả khi chưa có kết quả. Chỉ nói “as soon as we have news” thì người nhận vẫn chưa biết lần liên hệ tiếp sẽ vào lúc nào.
Chọn mốc mình có thể thực hiện. Thứ Sáu là mốc của ví dụ, không phải thời hạn chung cho mọi đợt tuyển. Nếu chỉ biết chưa có quyết định, cứ nói đúng điều đó; không tự thêm lý do “quản lý đi công tác” hoặc “đang chờ duyệt ngân sách” cho email có vẻ đầy đủ.
Email và hội thoại trong bài do HRVN biên soạn cho tình huống luyện tập. Phần giao tiếp với ứng viên có tham khảo hướng dẫn cập nhật tiến độ của Workable; nguồn được ghi ở cuối bài.
Nếu Mai hỏi trực tiếp: “Bao giờ có kết quả?”
Mình sẽ trả lời điều đã biết trước, rồi nói phần có thể cam kết. Bạn có thể luyện theo từng lượt dưới đây, chưa cần học thuộc cả đoạn.
Hi Linh. Do you have any updates on my application?
Chào Linh. Bên mình có thông tin gì mới về hồ sơ của em chưa ạ?
Hi Mai. We're still reviewing the interview feedback. We haven't made a final decision yet.
Chào Mai. Bên mình vẫn đang xem xét nhận xét phỏng vấn và chưa có quyết định cuối cùng.
When do you expect to make a decision?
Bên mình dự kiến khi nào sẽ có quyết định ạ?
I don't have a confirmed date yet, but I'll email you by 5 p.m. this Friday, 6 November, Vietnam time.
Mình chưa được xác nhận ngày có quyết định, nhưng sẽ gửi email cho bạn chậm nhất 17:00 thứ Sáu này, ngày 06/11, giờ Việt Nam.
What if the decision isn't ready by then?
Nếu đến lúc đó vẫn chưa có quyết định thì sao ạ?
I'll still send you an update, even if we need more time.
Mình vẫn sẽ gửi thông tin cập nhật, kể cả khi bên mình cần thêm thời gian.
Thank you. Please let me know if you need any more information.
Cảm ơn Linh. Nếu cần thêm thông tin gì thì báo em nhé.
Of course. Thank you for your patience, Mai.
Được nhé. Cảm ơn Mai đã chờ thông tin từ bên mình.
Nếu ứng viên đang có một offer khác
Giả sử trong cuộc gọi ngày 03/11, Mai cho biết phải trả lời một công ty khác vào thứ Năm. Lúc này, mình muốn biết hạn cụ thể và kiểm tra lại với quản lý. Mình sẽ không đề nghị Mai từ chối offer đó chỉ để tiếp tục chờ một kết quả chưa chắc chắn.
“Thank you for letting me know. What is your deadline? I'll check with the hiring manager and get back to you by 3 p.m. tomorrow, Vietnam time.”
Cảm ơn bạn đã cho mình biết. Bạn cần phản hồi trước thời điểm nào? Mình sẽ kiểm tra với quản lý tuyển dụng và liên hệ lại chậm nhất 15:00 ngày mai, giờ Việt Nam.
Trong nhánh này, “ngày mai” là 04/11/2026. Linh chủ động đổi mốc liên hệ tiếp sang 15:00 ngày 04/11 và cần thực hiện lời hẹn mới. Câu nói vẫn chưa cam kết có quyết định trước hạn offer của Mai.
Những cụm mình muốn bạn dùng đúng
Bên mình vẫn đang xem xét... Still nhấn mạnh việc còn tiếp diễn; sau reviewing là phần đang được xem xét.
the applications = các hồ sơ ứng tuyển; the interview feedback = nhận xét, đánh giá sau phỏng vấn. Chọn cụm đúng với việc nội bộ đang làm.
Bên mình chưa có quyết định cuối cùng. Haven't + made + yet cho biết đến thời điểm nói, việc ra quyết định chưa hoàn tất.
Dùng make a decision. Ở đây, feedback là nhận xét đánh giá; decision là quyết định. Nội bộ có feedback chưa có nghĩa là đã chốt kết quả tuyển.
Mình sẽ liên hệ lại với bạn chậm nhất vào... Giữ đủ to you, rồi thêm mốc thời gian có thể thực hiện.
Ví dụ: “I'll get back to you by 5 p.m. on Friday.” Khi cần rõ kênh, dùng “I'll email you...” hoặc “I'll call you...”.
...kể cả khi bên mình cần thêm thời gian. Ghép vào câu hẹn cập nhật để nói rõ mình vẫn sẽ liên hệ nếu chưa chốt xong.
Trong mẫu này, dùng “even if we need”, không cần thêm “will” sau “if”.
By và until: khác nhau ngay ở lời hẹn
I'll email you by 5 p.m.
Email sẽ được gửi lúc 17:00 hoặc sớm hơn. Đây là cách đặt hạn cho lần gửi.
I'm available until 5 p.m.
Mình có thể trao đổi cho đến 17:00. Đây là khoảng thời gian một trạng thái kéo dài.
Mình chọn by khi muốn hẹn hạn gửi email. Viết “I'll email you until 5 p.m.” không diễn đạt đúng ý “gửi chậm nhất lúc 17:00”. Cách phân biệt này được đối chiếu với Cambridge Dictionary, mục By và Until.
Đến thứ Sáu vẫn chưa chốt thì gửi gì?
Quay lại mạch chính: Mai chưa báo có offer khác; Linh vẫn giữ mốc 17:00 ngày 06/11. Khi kiểm tra lại, Linh biết việc đánh giá còn tiếp tục và có thể gửi cập nhật tiếp vào thứ Hai, 09/11.
Mình sẽ giữ cùng chuỗi email để Mai thấy được thông tin trước đó. Nội dung lần này có thể ngắn hơn:
Hi Mai,
As promised, I'm writing with an update on your application. The review is still in progress, and we haven't made a final decision yet.
I'm sorry for the wait. I'll email you again by 5 p.m. on Monday, 9 November, Vietnam time (UTC+7), even if there is no final decision.
Thank you for your patience.
Best regards,
Linh
As promised = như đã hẹn. I'm sorry for the wait = mình xin lỗi vì bạn phải chờ. Email xác nhận việc xem xét còn tiếp tục và hẹn cập nhật lại chậm nhất 17:00 ngày 09/11.
Nếu chính mình đã lỡ hẹn: cần nhận phần chậm phản hồi, chẳng hạn “I'm sorry I missed the update I promised for Friday.” Sau đó nói trạng thái thật và mốc liên hệ mới. Câu này dùng khi đã qua thứ Sáu, không dùng thay lời xin lỗi vì ứng viên phải chờ kết quả nói chung.
Mình không muốn những email này thành cách kéo dài việc chờ vô hạn. Nếu liên tục phải dời mốc, HR cần làm rõ vướng mắc với người phụ trách quyết định. Khi vị trí đã tạm dừng tuyển hoặc đã có kết quả, thông báo đúng trạng thái mới; không tiếp tục dùng câu “vẫn đang xem xét” chỉ vì đã có sẵn mẫu.
Luyện trả lời bằng thông tin mình thực sự có
Sửa lời hứa trong ba câu
Bạn đang ở tình huống của Linh ngày 03/11: chưa có quyết định, có thể gửi email chậm nhất 17:00 ngày 06/11. Hãy sửa các câu dưới đây cho đúng dữ kiện và rõ nghĩa.
- You'll definitely receive an offer by Friday.
- I will feedback you soon.
- Please wait until we contact you.
Câu thứ ba không sai ngữ pháp. Vấn đề cần sửa là người nhận chưa có mốc để biết khi nào sẽ được liên hệ.
Xem gợi ý và lý do sửa
A. “We haven't made a final decision yet. I'll email you by 5 p.m. on Friday, 6 November, Vietnam time.”
Bỏ lời bảo đảm có offer vì chưa có căn cứ.
B. “I'll send you an update by 5 p.m. on Friday, 6 November, Vietnam time.”
Send you an update tự nhiên và đúng mục đích hơn feedback you trong email này; mốc giờ thay cho soon.
C. “I'll email you by 5 p.m. on Friday, 6 November, Vietnam time, even if we're still reviewing the feedback.”
Nói rõ việc HR sẽ làm và lúc sẽ liên hệ, thay vì chỉ yêu cầu ứng viên chờ.
Viết một email 80-100 từ
Bạn là Linh tại ABC, đang viết cho ứng viên Nam vào thứ Sáu, 06/11/2026:
- Nam phỏng vấn vị trí Customer Service Executive ngày 04/11.
- Nhóm vẫn xem xét nhận xét phỏng vấn, chưa có quyết định.
- Bạn có thể gửi cập nhật tiếp chậm nhất 16:00 thứ Hai, 09/11, giờ Việt Nam, kể cả khi chưa chốt.
- Mời Nam báo lại nếu có hạn trả lời offer khác hoặc thay đổi về thời gian có thể tham gia.
Viết tiêu đề và nội dung email. Phần thân 80-100 từ, không tính tiêu đề, lời chào và chữ ký.
Đối chiếu với một email tham khảo
Subject: Update on your Customer Service Executive application
Hi Nam,
Thank you for speaking with us on 4 November about the Customer Service Executive role. We're still reviewing the interview feedback and haven't made a final decision yet.
I'll email you again by 4 p.m. on Monday, 9 November, Vietnam time (UTC+7), even if the review is still in progress.
If you have another offer deadline or your availability changes, please let me know. You can reply to this email if you have any questions. Thank you for your patience.
Best regards,
Linh
Recruitment Team | ABC
Tự đối chiếu: người nhận có biết hồ sơ nào đang được nói đến, trạng thái hiện tại, giờ cập nhật tiếp và cách phản hồi không? Trong email có câu nào hứa một kết quả mà dữ kiện chưa cho phép không?
Nói thành lời trong khoảng 45-60 giây
Dùng lại tình huống của Nam, tự thu một đoạn trả lời cho ba câu hỏi: “Do you have any updates?”, “When will I hear from you?” và “What if the decision isn't ready?”
We're still reviewing the feedback / and haven't made a final decision yet.
I'll email you by 4 p.m. on Monday, 9 November / Vietnam time / even if the review is still in progress.
Dấu / là chỗ ngắt nhịp khi luyện, không đọc thành tiếng và không giữ trong email thật. Nói rõ trạng thái, ngày, giờ; không cần cố nói nhanh để đủ thời lượng.
Nghe lại bản thu, mình sẽ ưu tiên xem người nghe có hiểu đúng lời hẹn không. Một câu tiếng Anh đơn giản, đúng việc và được thực hiện đúng hẹn có ích hơn một đoạn rất trôi chảy nhưng khiến ứng viên tưởng đã sắp nhận offer.
Học tiếp theo tình huống bạn đang gặp
Nguồn tham khảo
Bài tập, tên người, lời thoại và email là nội dung minh họa do HRVN biên soạn. Các nguồn dưới đây dùng để đối chiếu cách giao tiếp và cách diễn đạt, không phải tình huống tuyển dụng thật của những đơn vị này.
- Workable: Keeping candidates warm email template - tham khảo mục đích cập nhật tiến độ và thông tin cần trao đổi khi ứng viên đang chờ.
- Cambridge Dictionary, English Grammar Today: By - đối chiếu cách dùng by cho mốc hạn.
- Cambridge Dictionary, English Grammar Today: Until - phân biệt thời gian kéo dài với hạn hoàn thành.
Thành HR · HRVN Academy
English for HR: luyện cách diễn đạt trong công việc nhân sự từ trình độ B1.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.