HRVN Academy · English for HR
Đổi lịch phỏng vấn:
xin lỗi gọn, đề xuất rõ, xác nhận đúng
Could we reschedule your interview?
Lịch của người phỏng vấn thay đổi. Bạn cần báo cho ứng viên bằng tiếng Anh sao cho lịch sự, dễ hiểu và không khiến họ nhầm giờ mới đã được chốt.
Biên soạn: Thành HR · Định hướng luyện tập từ B1
HR xin đổi lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh có thể bắt đầu bằng “Could we reschedule your interview?” Nhưng để ứng viên trả lời được, mình còn cần nói rõ cuộc hẹn nào thay đổi, giờ nào đang đề xuất và họ cần xác nhận điều gì.
Trong bài này, mình cùng bạn luyện một tình huống từ cuộc gọi đến email. Sau khi học, bạn thử nói trong 45-60 giây để đề nghị đổi lịch và viết email 70-100 từ có đủ thông tin. Đọc tiếng Anh trước, đối chiếu tiếng Việt khi cần, rồi tự làm trước khi mở gợi ý.
01 · Get ready
Đổi một cuộc hẹn, làm rõ hai trạng thái
Tình huống giả lập: Linh phụ trách tuyển dụng tại ABC, cần đổi lịch phỏng vấn trực tuyến của Mai cho vị trí Marketing Executive. Người phỏng vấn không thể tham gia giờ cũ; Linh đã kiểm tra hai khung giờ thay thế với nội bộ.
- Lịch cũ: thứ Ba, 27/10/2026, 14:00-14:30.
- Hai lựa chọn mới: thứ Tư, 28/10/2026, 09:00-09:30 hoặc 14:00-14:30.
- Múi giờ: giờ Việt Nam, Vietnam time (UTC+7), áp dụng cho tất cả giờ trong tình huống.
Lịch cũ không thể diễn ra. Hai giờ mới mới chỉ là đề xuất - proposed times; cần hỏi Mai trước khi chuyển thành lịch đã xác nhận - confirmed appointment.
Thử trước khi đọc tiếp: bạn sẽ nói câu nào để vừa xin lỗi, vừa hỏi Mai có thể tham gia một trong hai khung giờ mới không?
Về cách xử lý thư mời, lịch nội bộ và bảng theo dõi, xem Bài 15: Thư mời phỏng vấn và điều phối lịch. Bài này tập trung luyện tiếng Anh cho cuộc trao đổi đó.
02 · Read in context
Hội thoại: từ đề nghị đổi lịch đến xác nhận
Linh gọi cho Mai trước buổi phỏng vấn. Chú ý các cụm được nhấn: bạn có thể giữ cấu trúc và thay thông tin cho tình huống khác.
Linh · HR
Hi Mai, this is Linh from ABC. Is now a good time to talk about your interview?
Chào Mai, mình là Linh từ ABC. Bây giờ bạn có tiện trao đổi một chút về lịch phỏng vấn không?
Mai · Candidate
Yes, of course.
Được, bạn cứ trao đổi nhé.
Linh · HR
I'm sorry, but we need to reschedule your interview on Tuesday, 27 October, at 2 p.m. Our interviewer is no longer available at that time.
Mình xin lỗi, bên mình cần đổi buổi phỏng vấn lúc 14 giờ thứ Ba, ngày 27 tháng 10. Người phỏng vấn không còn sắp xếp tham gia được vào giờ đó.
Linh · HR
Could we reschedule it for Wednesday, 28 October, at 9 a.m. or 2 p.m., Vietnam time? The interview will still take 30 minutes.
Mình chuyển sang thứ Tư, ngày 28 tháng 10, lúc 9 giờ sáng hoặc 14 giờ, theo giờ Việt Nam, được không? Buổi phỏng vấn vẫn kéo dài 30 phút.
Mai · Candidate
Wednesday at 9 a.m. works for me. Will it still be online?
9 giờ sáng thứ Tư phù hợp với mình. Buổi phỏng vấn vẫn diễn ra trực tuyến đúng không?
Linh · HR
Yes. Just to confirm, that's Wednesday, 28 October, from 9 to 9:30 a.m., Vietnam time, UTC plus seven. Is that correct?
Đúng rồi. Mình xác nhận lại nhé: thứ Tư, ngày 28 tháng 10, từ 9 giờ đến 9 giờ 30 sáng, theo giờ Việt Nam, UTC cộng 7. Đúng lịch bạn có thể tham gia chứ?
Mai · Candidate
Yes, that's correct. Thank you for letting me know.
Đúng rồi. Cảm ơn bạn đã báo cho mình.
Linh · HR
Thank you for being flexible. I'll email the confirmed details and update the calendar invitation. Please use the new invitation instead of the one for Tuesday.
Cảm ơn bạn đã linh hoạt sắp xếp. Mình sẽ gửi email xác nhận và cập nhật lời mời trên lịch. Bạn dùng lời mời mới thay cho lịch thứ Ba nhé.
Đọc hiểu: khi nào giờ mới được chốt?
Hai giờ mới chưa được chốt khi Linh hỏi “Could we reschedule it for…?” Mai chọn 9 giờ sáng; Linh đọc lại ngày, giờ, múi giờ và Mai xác nhận. Trong tình huống này, nội bộ đã đồng ý hai khung giờ từ trước nên Linh có thể xác nhận lựa chọn của Mai.
Nếu Mai đề nghị một giờ thứ ba chưa kiểm tra: dùng “Let me check that time with the interviewer and get back to you.” - Để mình kiểm tra giờ đó với người phỏng vấn rồi phản hồi bạn. Khi có thể cam kết, thêm mốc phản hồi cụ thể.
03 · Language toolkit
Những cụm từ giúp bạn tự tạo câu
Sắp xếp lại lịch phỏng vấn. Lịch mới có thể sớm hơn hoặc muộn hơn lịch cũ.
Could we reschedule your interview for Wednesday?
Mình chuyển buổi phỏng vấn của bạn sang thứ Tư được không?
Availability là thời gian có thể tham gia; available là có thể thu xếp vào giờ đó.
Are you available at 9 a.m.?
Bạn có thể tham gia lúc 9 giờ sáng không?
Lịch bị trùng hoặc có xung đột. Chỉ dùng làm lý do khi đúng với sự việc.
The interviewer has a scheduling conflict.
Người phỏng vấn bị trùng lịch.
Một thời gian thay thế. An alternative không tự có nghĩa là lịch đã được chấp thuận.
Could you suggest an alternative time?
Bạn có thể đề xuất một giờ khác không?
Trong câu hỏi về lịch, nghĩa là phù hợp hoặc thuận tiện cho ai; không dịch thành “làm việc cho”.
Would Wednesday morning work for you?
Sáng thứ Tư có thuận tiện cho bạn không?
Lời mời trên lịch đã cập nhật. Phân biệt với email thông báo bằng văn bản.
I'll send you an updated calendar invitation.
Mình sẽ gửi bạn lời mời trên lịch đã cập nhật.
Ba cấu trúc nên dùng đúng
- Could we reschedule + cuộc hẹn + for + thời điểm?
Could we reschedule the interview for Wednesday at 9 a.m.?
Dùng for để giới thiệu thời điểm mới. Không viết “reschedule to interview” khi ý bạn là đổi lịch của buổi phỏng vấn. - I'm sorry for + danh từ / V-ing.
I'm sorry for the change. / I'm sorry for changing the interview time.
Nếu báo sát giờ, có thể nói “I'm sorry for the short notice.” - Xin lỗi vì đã báo gấp. - Please let me know if + mệnh đề.
Please let me know if either option works for you.
Bạn cho mình biết có khung giờ nào trong hai lựa chọn phù hợp không nhé. Không thêm “to” trước know.
Phân biệt nhanh: reschedule là đổi lịch; postpone là hoãn sang thời điểm muộn hơn; cancel là hủy. Nếu chỉ viết “Your interview has been cancelled”, ứng viên chưa biết công ty có muốn sắp xếp buổi mới hay không.
04 · Write it clearly
Hai email: đề nghị trước, xác nhận sau
Mẫu A có thể dùng thay cho cuộc gọi khi thông báo đủ sớm. Mẫu B dùng sau khi hai bên đã thống nhất, qua điện thoại hoặc email. Cách tổ chức thư dựa trên những thông tin cần thiết: báo thay đổi, xin lỗi, đề xuất giờ khác và mời ứng viên phản hồi. [1]
Tên người, công ty và lịch dưới đây là dữ kiện giả lập. Khi dùng thật, thay thông tin cho đúng; phần trong [ngoặc vuông] cần điền trước khi gửi.
Mẫu A · Đề nghị đổi lịch, chưa chốt giờ mới
Subject: Request to reschedule your Marketing Executive interview
Hi Mai,
I'm sorry, but we need to reschedule your interview on 27 October 2026 at 2 p.m. Our interviewer is no longer available at that time.
Could you join us on 28 October at 9 a.m. or 2 p.m., Vietnam time (UTC+7)? The interview will still be online and last 30 minutes.
Please let me know which option works for you. If neither does, please suggest another time. I'll confirm the new appointment once we've agreed on a time.
Best regards,
Linh
Recruitment Team | ABC
Xem nghĩa tiếng Việt và điểm cần chú ý
Chào Mai, mình xin lỗi vì cần đổi lịch phỏng vấn lúc 14 giờ ngày 27/10/2026. Người phỏng vấn không còn tham gia được vào giờ đó.
Bạn có thể tham gia lúc 9 giờ sáng hoặc 14 giờ ngày 28/10, theo giờ Việt Nam (UTC+7), không? Buổi phỏng vấn vẫn trực tuyến và kéo dài 30 phút.
Bạn cho mình biết khung giờ phù hợp nhé. Nếu cả hai đều không tiện, bạn đề xuất một giờ khác. Mình sẽ xác nhận cuộc hẹn mới sau khi hai bên thống nhất.
If neither does = nếu cả hai lựa chọn đều không phù hợp. Câu cuối cho biết giờ mới còn chờ thống nhất; không dùng tiêu đề “Interview confirmed” ở bước này.
Mẫu B · Xác nhận sau khi Mai chọn 9 giờ sáng
Subject: Confirmed: Marketing Executive interview - 28 October, 9 a.m. (UTC+7)
Hi Mai,
Thank you for confirming your availability. Your online interview for the Marketing Executive role is now confirmed for Wednesday, 28 October 2026, from 9 to 9:30 a.m., Vietnam time (UTC+7).
Meeting link: [verified interview link]
This replaces our appointment on Tuesday, 27 October, at 2 p.m. I'll also update the calendar invitation. Please use the updated invitation and check that it shows the new time.
Thank you for being flexible. We look forward to speaking with you.
Best regards,
Linh
Recruitment Team | ABC
Mẫu B xác nhận điều gì? Lịch mới là 09:00-09:30 ngày 28/10, giờ Việt Nam; cuộc hẹn 14:00 ngày 27/10 được thay thế. Email còn chỉ rõ nơi lấy đường dẫn và việc cập nhật lời mời trên lịch. “We look forward to speaking with you” nghĩa là bên mình mong được trao đổi với bạn; sau look forward to, dùng speaking.
Nếu chưa có giờ thay thế: đừng đưa ra một giờ chưa kiểm tra như lịch đã chốt. Có thể nói: “We won't be able to hold the interview at the original time. I'll contact you by 3 p.m. today, Vietnam time, with an update.”
Buổi phỏng vấn không diễn ra vào giờ cũ; mình sẽ cập nhật trước 15 giờ hôm nay, theo giờ Việt Nam. Mốc 15 giờ là ví dụ, chỉ dùng khi bạn thực sự có thể giữ lời. Với thay đổi sát giờ, nên liên hệ trực tiếp qua kênh đã thống nhất để ứng viên biết kịp, rồi gửi lại thông tin bằng văn bản. [1]
05 · Say it clearly
Luyện nói: nhấn vào ngày, giờ và lựa chọn
Từ reschedule có thể nghe khác nhau theo giọng Anh hoặc Mỹ. Cambridge ghi cách đọc Anh /ˌriːˈʃedʒ.uːl/ và Mỹ /ˌriːˈskedʒ.uːl/. Trọng âm chính nằm ở phần sched, không phải re. [2]
Thử đọc theo cụm ý dưới đây. Dấu / chỉ là chỗ gợi ý ngắt nhẹ khi luyện, không phải dấu cần đưa vào email.
Could we reschedule your interview / for Wednesday, the twenty-eighth of October / at nine a.m.?
That's nine to nine thirty a.m. / Vietnam time / UTC plus seven.
Would either option / work for you?
Đọc chậm hơn ở ngày, giờ và múi giờ; không cần nhấn mọi từ. “Nine thirty a.m.” là 9 giờ 30 sáng. Khi viết cho người ở nhiều quốc gia, “28 October 2026” rõ hơn cách viết ngày chỉ bằng số dễ gây nhầm.
Luyện hai lượt: lượt đầu nhìn câu và đọc rõ; lượt sau che câu, chỉ nhìn ba dữ kiện: ngày mới - hai giờ lựa chọn - múi giờ. Có thể tự thu âm rồi nghe xem người nhận có ghi đúng lịch chỉ sau một lượt nghe không.
06 · Try it yourself
Tự sửa câu, rồi nói và viết một tình huống mới
A. Sửa câu theo đúng ý định
Viết lại ba câu sau. Câu 1 cần sửa cấu trúc; câu 2 cần chuyển thành lời hỏi ý kiến; câu 3 cần sửa cách diễn đạt.
- I'm sorry for change the interview time.
- Your interview is confirmed for Wednesday at 9 a.m. (Ứng viên chưa đồng ý giờ mới.)
- Please let me to know your available.
Mở gợi ý sửa và giải thích
- I'm sorry for changing the interview time. Sau for dùng changing. Bạn cũng có thể viết ngắn hơn: I'm sorry for the change.
- Would Wednesday at 9 a.m. work for you? Câu này hỏi khả năng tham gia. Trong email thật, thêm ngày cụ thể và múi giờ; chỉ xác nhận khi các bên đã thống nhất.
- Please let me know your availability. Hoặc đơn giản hơn: Please let me know when you're available. Dùng let me know, không có to; availability là danh từ.
B. Đổi dữ kiện, tự tạo lời nhắn
Bạn là HR của công ty giả lập ABC, liên hệ với ứng viên Alex cho vị trí HR Assistant. Người phỏng vấn có lịch trùng. Nội bộ đã đồng ý hai khung giờ thay thế dưới đây:
- Lịch cũ: 15:00-15:30, thứ Năm, 05/11/2026.
- Lựa chọn mới: 10:00-10:30 hoặc 15:00-15:30, thứ Sáu, 06/11/2026.
- Vẫn phỏng vấn trực tuyến, 30 phút. Tất cả dùng giờ Việt Nam (UTC+7). Alex chưa chọn giờ mới.
Đầu ra nói: ghi âm lời nhắn 45-60 giây, gồm lời chào, cuộc hẹn cần đổi, lời xin lỗi, hai lựa chọn và câu mời phản hồi. Nếu luyện với bạn học, để người đóng vai Alex chọn giờ hoặc đề nghị giờ khác rồi bạn trả lời tiếp.
Đầu ra viết: soạn email đề nghị đổi lịch khoảng 70-100 từ, chưa tính tiêu đề và chữ ký. Sau đó giả sử Alex chọn 10 giờ sáng, viết thêm hai câu xác nhận ngày, giờ, múi giờ và lịch cũ được thay thế.
Xem một cách viết sau khi bạn đã thử
Subject: Request to reschedule your HR Assistant interview
Hi Alex,
I'm sorry, but we need to change your interview on 5 November 2026 at 3 p.m. because the interviewer has a scheduling conflict.
Would 6 November at 10 a.m. or 3 p.m., Vietnam time (UTC+7), work for you? The interview will still be online and last 30 minutes.
Please let me know which time you prefer. If neither option works, please suggest another time. I'll confirm the new appointment once we've agreed on a time.
Best regards,
[Your name]
Hai câu xác nhận sau khi Alex đồng ý:
Your interview is confirmed for Friday, 6 November 2026, from 10 to 10:30 a.m., Vietnam time (UTC+7). This replaces our appointment on 5 November at 3 p.m.
Đây là một cách diễn đạt, không phải đáp án duy nhất. Nếu Alex đề nghị giờ ngoài hai lựa chọn, bạn cần kiểm tra với nội bộ trước khi dùng câu xác nhận.
Tự đối chiếu trước khi dùng thật
- Người nhận có nhận ra vị trí và cuộc hẹn cũ cần đổi không?
- Bạn đã xin lỗi ngắn gọn và nêu đúng lý do có thể chia sẻ chưa?
- Ngày, giờ bắt đầu, thời lượng hoặc giờ kết thúc và múi giờ có rõ, thống nhất không?
- Câu đang hỏi ý kiến có bị viết thành lịch đã xác nhận không?
- Người nhận biết cần phản hồi gì, và đâu là thông tin có hiệu lực sau khi chốt chưa?
Mục tiêu của bài: người nhận hiểu thay đổi, trả lời được và cùng bạn xác nhận đúng lịch. Bạn có thể dùng từ đơn giản mà vẫn giao tiếp chuyên nghiệp.
Keep practising
Nối bài học với công việc HR
- Thư mời phỏng vấn và điều phối lịch: luyện phần nghiệp vụ và theo dõi các bên xác nhận.
- Hỏi quản lý bằng tiếng Anh trước khi viết JD: tiếp tục luyện hỏi rõ và xác nhận thông tin.
- Xem các bài English for HR: chọn tình huống tiếp theo phù hợp với công việc của bạn.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.