The HR Dictionary · Góc nhìn Thành HR
Cùng ghi “Senior”,
mình sẽ nhìn vào phần việc nào?
Giả sử bạn đang cân nhắc hai JD cùng ghi “Senior Recruitment Specialist”. Nhìn tên, có vẻ hai công việc khá giống nhau. Nhưng đọc kỹ, một bên cần người thực hiện kế hoạch tuyển đã có, bên kia cần người xây cách tuyển cho những nhóm vị trí mới.
Nếu cùng bạn xem hai JD này, mình sẽ hỏi về phần việc phải tự xử lý, quyền được quyết định và kết quả phải chịu trách nhiệm. Chữ “Senior” đáng để chú ý, nhưng mình cần hiểu công ty đang dùng chữ ấy với kỳ vọng gì.
Tuyển theo kế hoạch đã có
- Công việc được giao
- Phụ trách tuyển cho một nhóm vị trí; chỉ tiêu và ngân sách đã được duyệt.
- Phần tự xử lý
- Chọn cách tìm ứng viên trong phạm vi cho phép, sàng lọc và phối hợp phỏng vấn.
- Kết quả cần theo dõi
- Tiến độ, chất lượng hồ sơ và các vướng mắc của đợt tuyển phụ trách.
Xây cách tuyển cho nhu cầu mới
- Công việc được giao
- Làm rõ nhu cầu tuyển mới cùng các đơn vị và đề xuất cách tiếp cận ứng viên.
- Phần tự xử lý
- Thiết kế phương án nguồn, đề xuất thay đổi quy trình và giải thích các lựa chọn.
- Kết quả cần theo dõi
- Hiệu quả phương án đã triển khai; đề xuất điều chỉnh khi cách làm chưa phù hợp.
Hai mô tả này chưa đủ để mình kết luận vị trí B ở cấp cao hơn A. Mình còn cần biết quy mô, độ khó, mức hỗ trợ và tiêu chí đánh giá của từng công ty. Nhưng chúng đã cho thấy một việc: cùng chức danh chưa có nghĩa là cùng phạm vi công việc.
Đây là chỗ mình thấy Job Architecture hữu ích. Nó cho HR và quản lý một hệ thống để cùng nói về công việc, thay vì mỗi người hiểu chức danh theo một cách.
Job Architecture giúp mình hiểu gì phía sau chức danh?
Job Architecture có thể hiểu là hệ thống tổ chức các công việc trong doanh nghiệp: công việc thuộc nhóm nào, có những vai trò và cấp độ nào, được gọi tên và mô tả ra sao.
Mình dùng cách gọi “hệ thống chức danh và cấp bậc” cho dễ hình dung. Khi đọc sâu hơn, bạn cũng sẽ gặp tên “kiến trúc công việc”.
Điều mình quan tâm là sau khi có hệ thống ấy, người đọc có hiểu rõ công việc hơn không. Chẳng hạn, “chuyên viên tuyển dụng L2” cần đi cùng mô tả về trách nhiệm và mức tự chủ. Nếu chỉ thêm mã L2 vào danh sách nhân sự, mình vẫn chưa biết công ty đang kỳ vọng người ở vị trí đó làm đến đâu.
Các hồ sơ vai trò được tập hợp thành job catalogue - danh mục công việc. Đây là nơi để tra lại nội dung của từng vai trò, thay vì chỉ giữ một danh sách tên gọi.
Mình đọc một vị trí trong hệ thống như thế nào?
Lấy vị trí chuyên viên tuyển dụng làm ví dụ. Mình sẽ tách các thông tin dưới đây để tránh dùng chức danh, cấp độ và ngạch lương như thể chúng là một.
Pay grade - ngạch lương là nhóm phân loại trong cấu trúc trả lương. Salary range - dải lương là khoảng mức trả được quy định.
Cấp độ công việc có thể được liên kết với ngạch và dải lương theo chính sách của công ty. Mình sẽ xem quy tắc liên kết ấy, chứ không tự đổi L2 thành G2 hoặc suy ra một mức tiền.
L2 chỉ là mã minh họa. Cách chia nhóm và gọi cấp độ có thể khác nhau: có nơi đặt Tuyển dụng thành một job family riêng, có nơi xếp trong Nhân sự. Khi chuyển sang công ty khác, cần đọc lại định nghĩa của họ.
Với mình, giá trị của bảng này nằm ở việc biết mình còn thiếu thông tin nào. Thấy “L2” mà chưa có mô tả cấp độ thì cứ hỏi thêm. Tự đoán từ mã dễ làm cả cuộc trao đổi về công việc và lương đi lệch ngay từ đầu.
Khi bàn chuyện phát triển, mình muốn nói rõ phần việc sẽ thay đổi
Giả sử một bạn hỏi: “Muốn lên Senior thì em cần làm gì?”. Nếu câu trả lời chỉ là làm lâu hơn hoặc làm tốt hơn, mình thấy người nghe vẫn khó biết cần chuẩn bị điều gì.
Mình muốn cuộc trao đổi đi vào công việc dự kiến: bạn ấy sẽ tự giải quyết loại vấn đề nào, có thêm quyền quyết định gì và chịu trách nhiệm cho kết quả nào. Khi có định nghĩa cấp độ, hai bên có căn cứ để đối chiếu những điều đó.
“Ở cấp độ tiếp theo, phần việc nào bạn cần tự xử lý mà hiện tại vẫn cần người hướng dẫn?”
Yêu cầu của vai trò, bằng chứng năng lực và cách công ty quyết định việc chuyển cấp.
Ở đây cần tách hai chuyện: cấp độ của công việc và kết quả làm việc của người đang giữ vị trí. Một người làm rất tốt công việc hiện tại chưa có nghĩa là phạm vi của vị trí đó đã thay đổi. Kết quả tốt vẫn đáng được ghi nhận; còn việc chuyển cấp cần xem thêm yêu cầu của vai trò và cơ chế của công ty.
Mình cũng thích cách nhìn có cả nhánh chuyên môn và nhánh quản lý. Một người muốn đi sâu về nghề cần biết cơ hội phát triển của mình ở đâu, thay vì chỉ nhìn thấy con đường trở thành trưởng nhóm. Hệ thống có thể hỗ trợ cuộc trao đổi ấy nếu các nhánh và yêu cầu được giải thích rõ.
Vậy JD, khung năng lực và bảng lương dùng vào đâu?
Khi nghe thêm một thuật ngữ HR, mình thường muốn đặt nó cạnh những việc đã quen. Với Job Architecture, mình phân biệt như thế này:
Cho mình biết một vị trí cần làm gì, với trách nhiệm và yêu cầu nào.
Cho mình biết công việc ấy nằm ở đâu trong hệ thống nhóm nghề, vai trò và cấp độ của doanh nghiệp.
Giúp đối chiếu năng lực cần thể hiện và mức yêu cầu gắn với vai trò.
Cho biết cách công ty tổ chức các mức trả. Có cấp độ công việc rồi vẫn phải xem chính sách lương tương ứng.
Muốn nối các phần này với nhau, thông tin về công việc phải đủ rõ. Đó là lý do mình đặt Job Analysis - phân tích công việc ở phía trước: hiểu công việc thực tế rồi mới có cơ sở mô tả và phân loại.
Bạn có thể gặp thêm job profile - hồ sơ vai trò, thường nối mô tả công việc với cấp độ, năng lực và bối cảnh nghề nghiệp. Mình sẽ xem nội dung tài liệu ấy, vì tên gọi JD hay job profile chưa chắc được các công ty dùng giống nhau.
Còn sơ đồ tổ chức giúp thấy đơn vị và quan hệ báo cáo. Chỉ đổi người quản lý trực tiếp thì chưa đủ để kết luận công việc đã đổi cấp độ.
Nếu công ty chưa có hệ thống này thì sao?
Với một doanh nghiệp nhỏ chưa có khung đầy đủ, mình sẽ ưu tiên làm rõ những điều đang gây khó cho công việc: ai chịu trách nhiệm việc gì, được quyết đến đâu và cần phối hợp với ai. Những thông tin đó cũng giúp việc đọc JD và trao đổi kỳ vọng bớt mơ hồ.
Mình không muốn việc học một thuật ngữ mới khiến HR vội thêm hàng loạt mã cấp bậc. Một hệ thống chỉ đáng công xây dựng khi người dùng hiểu được nó và dùng được trong các quyết định cụ thể.
Nếu cùng gọi là “chuyên viên” nhưng quản lý và người làm hiểu khác nhau về trách nhiệm, mình sẽ làm rõ chỗ khác nhau ấy trước.
Hai câu có thể dùng khi trao đổi bằng tiếng Anh
Which job family does this role belong to?
Vai trò này thuộc nhóm công việc nào?
What responsibilities distinguish this level from the next?
Những trách nhiệm nào phân biệt cấp độ này với cấp độ tiếp theo?
Mình chọn hai câu này vì chúng giúp hỏi về nội dung của hệ thống, thay vì chỉ hỏi tên cấp bậc.
Đổi thành “Senior” đã có nghĩa là công việc đổi cấp?
Giả sử một vị trí được đổi tên từ “Chuyên viên tuyển dụng” thành “Chuyên viên tuyển dụng cao cấp”. Nhiệm vụ, quyền quyết định và phạm vi trách nhiệm vẫn như trước. Bạn được nhờ cập nhật thông tin vị trí trong hệ thống.
Bạn sẽ ghi nhận điều gì đã thay đổi, và cần xác nhận thêm gì trước khi đổi job level?
Mở phần trao đổi cùng Thành
Mình ghi nhận được việc đổi chức danh. Còn thay job level thì cần xác nhận quyết định đã duyệt, định nghĩa cấp độ và căn cứ áp dụng của công ty. Dữ kiện đề bài chưa đủ để kết luận vị trí đã chuyển cấp.
Nếu mục đích là ghi nhận đóng góp của người đang làm, mình sẽ hỏi rõ cơ chế ghi nhận đó. Đổi tên, chuyển cấp và điều chỉnh lương là những thay đổi cần được xác nhận riêng; không nên tự suy thay đổi này kéo theo thay đổi kia.
Điều mình muốn một hệ thống chức danh làm được là giúp người lao động hiểu rõ công việc đang nhận và cơ hội phát triển tiếp theo. Nếu đọc xong vẫn chỉ thấy các mã cấp bậc, người làm HR còn một phần việc phải giải thích.
Đọc tiếp theo phần bạn đang cần
Tài liệu tham khảo
Mình tham khảo các tài liệu dưới đây để đối chiếu khái niệm, cách phân loại công việc và mối liên hệ với phát triển nghề nghiệp. Các JD, tình huống và mã L2 trong bài là ví dụ minh họa.
Mercer: Job Architecture - các thành phần của hệ thống công việc.
WTW: Phân tích và thiết kế nghề nghiệp - cách phân biệt nhóm công việc, phân hạng và năng lực.
Mercer: A modern day career framework - nhánh nghề nghiệp và liên hệ với đãi ngộ.
WTW: Understanding work starts with accurate job content - vai trò của thông tin công việc và job profile.
Các đơn vị có thể dùng tên gọi và ranh giới khái niệm khác nhau. Khi áp dụng, cần đọc định nghĩa của hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.