HR Dictionary: Job Analysis là gì? Gốc rễ của mọi hoạt động nhân sự

Job Analysis (Phân tích công việc) là gì? Tại sao đây là "gốc rễ" của mọi bản JD chuẩn chỉnh? Khám phá quy trình phân tích và sự khác biệt giữa Job Description và Job Specification.

The HR Dictionary • Foundation

Job Analysis:
Gốc Rễ Của Mọi Hoạt Động Nhân Sự

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao tuyển hoài không được người, hoặc tuyển vào làm không được việc? Rất có thể vấn đề nằm ở bản mô tả công việc (JD) sơ sài, được "copy-paste" từ trên mạng về.
Để viết được một JD chuẩn, bạn cần bắt đầu từ gốc rễ: Job Analysis (Phân tích công việc). Đây là nền tảng đầu tiên và quan trọng nhất của mọi hoạt động quản trị nhân sự.

1. What is Job Analysis? (Định nghĩa) 🔍

Job Analysis không phải là đánh giá nhân viên (Performance Appraisal). Nó là đánh giá cái "ghế" (vị trí), không phải người ngồi trên ghế.

📖 Định Nghĩa (Definition)

🇬🇧

"Job Analysis is the systematic process of gathering, documenting, and analyzing information about the content, context, and requirements of a job."

🇻🇳

Phân tích công việc là quy trình có hệ thống nhằm thu thập, ghi lại và phân tích thông tin về nội dung, bối cảnh và các yêu cầu của một công việc cụ thể.

💡 HR Insight:
Kết quả đầu ra (Output) của Job Analysis là hai tài liệu quan trọng nhất của HR:
1. Job Description (JD): Mô tả công việc (Làm cái gì? Nhiệm vụ là gì?).
2. Job Specification (JS): Tiêu chuẩn công việc (Ai làm được? Yêu cầu kỹ năng gì?).

2. The Job Analysis Process (Quy trình thực hiện) ⚙️

Làm sao để phân tích một công việc mà bạn chưa từng làm? Hãy dùng các phương pháp sau:

🛠️ Phương Pháp Thu Thập (Methods)

👀

Observation (Quan sát)

Trực tiếp xem nhân viên làm việc. Phù hợp với các công việc chân tay, lặp lại (ví dụ: công nhân dây chuyền, lễ tân).

🗣️

Interview (Phỏng vấn)

Trò chuyện với người đang làm vị trí đó (Job holder) và quản lý trực tiếp. Hỏi họ: "Một ngày điển hình của bạn diễn ra như thế nào?".

📝

Questionnaire (Bảng câu hỏi)

Gửi bảng câu hỏi chi tiết cho nhân viên để họ liệt kê các nhiệm vụ (Tasks) và trách nhiệm (Responsibilities). Hiệu quả khi cần phân tích số lượng lớn.

3. Output: JD vs. JS (Phân biệt quan trọng) 📄

Rất nhiều người nhầm lẫn hoặc gộp chung hai khái niệm này. Hãy phân biệt rõ:

⚖️ So Sánh (Comparison)

📋

Job Description (Bản mô tả công việc)

Focus: The Job (Tập trung vào công việc).
Includes: Job title, Duties, Responsibilities, Working conditions (Điều kiện làm việc), Reporting line (Báo cáo cho ai).

👤

Job Specification (Bản tiêu chuẩn công việc)

Focus: The Person (Tập trung vào con người).
Includes: Education (Học vấn), Experience (Kinh nghiệm), Skills (Kỹ năng), Attributes (Phẩm chất cá nhân).

4. HR Talk: Writing the JD 🗣️

Cùng xem cuộc thảo luận giữa HR Recruiter và Hiring Manager về việc tuyển dụng một vị trí mới:

Hiring Manager: "I need a new Marketing Executive. Just copy the JD from Google, find me a superstar."
(Tôi cần một chuyên viên Marketing mới. Cứ copy JD trên mạng về, tìm cho tôi một ngôi sao nhé.)

Recruiter: "Wait. To find the right fit, we need to do a quick job analysis first. What are the specific key duties for this role?"
(Khoan đã. Để tìm đúng người, chúng ta cần phân tích công việc nhanh trước. Nhiệm vụ chính cụ thể của vị trí này là gì?)

Hiring Manager: "Mainly managing social media and content writing."
(Chủ yếu là quản lý mạng xã hội và viết nội dung.)

Recruiter: "Got it. So the job specification requires strong writing skills and familiarity with SEO tools, right? Not just a general 'superstar'."
(Hiểu rồi. Vậy tiêu chuẩn công việc yêu cầu kỹ năng viết tốt và quen thuộc với công cụ SEO, đúng không? Chứ không phải chỉ là một 'ngôi sao' chung chung.)

🔑 Key Vocabulary Breakdown:

• Key duties (n): Nhiệm vụ chính.
• Right fit (n): Sự phù hợp (Người phù hợp nhất).
• Superstar (n): (Từ lóng) Chỉ nhân viên xuất sắc toàn diện (nhưng thường mơ hồ).

5. Best Practices: Tránh Những Sai Lầm "Chết Người" ⚠️

Phân tích sai sẽ dẫn đến tuyển sai, đánh giá sai và trả lương sai. Hãy lưu ý:

🚫

Analyze the Job, NOT the Person (Phân tích ghế, không phân tích người)

Đừng viết JD dựa trên năng lực của người đang làm vị trí đó. Nếu họ giỏi Excel siêu việt nhưng vị trí đó không cần Excel, đừng đưa vào yêu cầu.

⏳

Focus on Needs, Not History (Tương lai, không phải quá khứ)

Công việc luôn thay đổi. Đừng chỉ liệt kê những gì đã làm trong quá khứ, hãy nghĩ xem vị trí này cần làm gì để đáp ứng mục tiêu tương lai.

📄

Avoid "Other duties as assigned" Overuse (Lạm dụng câu "các nhiệm vụ khác")

Câu này là cần thiết để linh hoạt, nhưng nếu nó chiếm 50% khối lượng công việc, nghĩa là bạn chưa phân tích kỹ.

Góc Nhìn Thành HR

"Job Analysis giống như bản vẽ thiết kế (Blueprint) của một ngôi nhà. Nếu bản vẽ sai, bạn có xây bằng gạch vàng thì ngôi nhà vẫn sẽ sụp đổ. Một bản JD được xây dựng từ quá trình phân tích kỹ lưỡng sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn tuyển đúng người, trả đúng lương và đánh giá đúng năng lực. Đừng bỏ qua bước 'nền móng' này nhé!"

Sau khi có bản phân tích công việc, bước tiếp theo là xây dựng khung năng lực chi tiết. Tham khảo bài viết: Competency Framework: "Từ Điển Năng Lực" Của Doanh Nghiệp.

Solid foundation, strong structure! 🏗️

🎓 KHÓA HỌC FOUNDATION FREE 📂 DANH MỤC HR DICTIONARY

---

HRVN Academy – Learn HR from the core. Practice HR with purpose.

© 2025 HRVN Academy | Content by Thanh HR.