HRVN Academy · English for HR
Hỏi rõ trước khi viết JD:
trao đổi với quản lý bằng tiếng Anh
Clarify the role before you draft the JD
Từ yêu cầu “cần người giỏi tiếng Anh” đến câu hỏi giúp bạn hiểu công việc. Cùng luyện cách hỏi, hỏi tiếp và xác nhận lại bằng một cuộc trao đổi ngắn.
Quản lý nhắn: “We need someone with good English.” Bạn hiểu câu này. Nhưng “tiếng Anh tốt” ở đây là trả lời email, gọi xác nhận đơn hàng hay trình bày trước khách hàng? Mỗi cách hiểu có thể dẫn đến một yêu cầu tuyển khác nhau.
Mình là Thành HR. Trong bài này, mình cùng bạn luyện hỏi để lấy thông tin và xác nhận đúng điều vừa nghe. Bạn chưa cần dùng từ thật khó. Một câu hỏi cụ thể sẽ giúp cả HR và quản lý nhìn rõ hơn phần việc đang cần người.
Sau bài này, bạn thử làm được
- Mở một cuộc trao đổi ngắn với quản lý bằng tiếng Anh.
- Hỏi về nhiệm vụ, cách sử dụng tiếng Anh và yêu cầu bắt buộc hoặc ưu tiên.
- Tóm tắt thông tin đã rõ, rồi nêu phần cần xác nhận trước khi chốt JD.
Cách học: đọc tiếng Anh trước, dùng nghĩa tiếng Việt khi cần, rồi thử trả lời trước khi mở gợi ý. Bài dành cho người học tại Việt Nam có nền tiếng Anh từ B1; đây là định hướng đầu vào, không phải chứng nhận trình độ. Các tình huống đều giả lập, nên bạn có thể luyện mà không cần hồ sơ tuyển dụng thật.
Video bài học
01 · Get ready
Bạn đang cần làm rõ điều gì?
Tình huống giả lập: Hà phụ trách tuyển dụng, đang chuẩn bị bản mô tả cho vị trí Sales Support. Anh Minh là quản lý tuyển người. Hai người trao đổi bằng tiếng Anh để thống nhất thông tin cho tài liệu công việc.
Trước cuộc trao đổi
We need someone with good English who can support the sales team.
Anh cần một người có tiếng Anh tốt để hỗ trợ đội kinh doanh.
Hà đã biết tên vị trí, nhưng chưa rõ hỗ trợ việc gì, tiếng Anh dùng như thế nào và yêu cầu nào thực sự cần thiết. Một JD cũ có thể giúp Hà lập danh sách câu hỏi; phần nhiệm vụ trong đó vẫn cần đối chiếu với vị trí lần này.
Thử trước: viết một câu xin trao đổi và hai câu hỏi bạn muốn gửi anh Minh. Chưa cần hỏi hết mọi thứ trong một tin nhắn. Chọn những thông tin giúp bạn hiểu công việc trước.
Từ dùng trong bài: job description (JD) = bản mô tả công việc; hiring manager = quản lý phụ trách tuyển người cho vị trí; draft = soạn nháp. Trong tình huống này, nhiệm vụ và yêu cầu người đảm nhiệm được trình bày trong cùng bộ tài liệu.
02 · Read in context
Hội thoại: từ yêu cầu chung đến thông tin cụ thể
Theo dõi ba bước của Hà: hỏi việc → hỏi yêu cầu → xác nhận và hẹn bước tiếp. Những cụm được nhấn có thể dùng lại khi bạn thay vị trí và dữ kiện.
Hà · HR
Do you have five minutes to discuss the Sales Support role? Could you walk me through a typical week in this role?
Anh có năm phút để trao đổi về vị trí Sales Support không? Anh có thể nói cụ thể những việc của vị trí này trong một tuần điển hình được không ạ?
Minh · Hiring manager
Sure. They will call our existing customers and record their orders. They will also visit dealers in Binh Duong twice a week.
Được. Nhân viên sẽ gọi cho khách hàng hiện hữu và ghi nhận đơn hàng của họ. Người này cũng sẽ đến gặp đại lý tại Bình Dương hai lần mỗi tuần.
Hà · HR
How will they use English in this role? Will it mainly be for phone calls or emails?
Ở vị trí này, nhân viên sẽ dùng tiếng Anh như thế nào? Chủ yếu để gọi điện hay viết email ạ?
Minh · Hiring manager
Mainly for phone calls with those customers about their orders.
Chủ yếu để gọi cho những khách hàng đó và trao đổi về đơn hàng của họ.
Hà · HR
Will they also look for new customers?
Nhân viên có tìm kiếm khách hàng mới nữa không anh?
Minh · Hiring manager
No. This role focuses on our existing customers.
Không. Vị trí này tập trung vào khách hàng hiện hữu của mình.
Hà · HR
Which requirements are essential, and which are preferred?
Yêu cầu nào là bắt buộc, và yêu cầu nào là ưu tiên ạ?
Minh · Hiring manager
They need to handle order-related calls in English and record orders accurately. Previous sales support experience is preferred, but it isn't essential.
Người này cần trao đổi được về đơn hàng qua điện thoại bằng tiếng Anh và ghi nhận đơn chính xác. Có kinh nghiệm hỗ trợ kinh doanh là một điểm ưu tiên, nhưng không bắt buộc.
Hà · HR
Let me confirm: they will call existing customers in English, record orders and visit dealers in Binh Duong twice a week. They won't be responsible for finding new customers. Is that correct?
Để em xác nhận lại: người này sẽ gọi cho khách hàng hiện hữu bằng tiếng Anh, ghi nhận đơn hàng và gặp đại lý tại Bình Dương hai lần mỗi tuần. Vị trí này không phụ trách tìm khách hàng mới. Em hiểu như vậy đúng không anh?
Minh · Hiring manager
Yes, that's correct.
Đúng rồi em.
Hà · HR
I'll draft the responsibilities and requirements based on this. Could you also confirm who this person will report to and their work schedule before we finalise the JD?
Em sẽ dựa vào thông tin này để soạn nháp phần nhiệm vụ và yêu cầu. Anh xác nhận thêm người này sẽ báo cáo cho ai và lịch làm việc trước khi mình chốt JD nhé?
Minh · Hiring manager
Yes. Send me the draft, and I'll review it and confirm those points.
Được. Em gửi anh bản nháp, anh sẽ xem lại và xác nhận các điểm đó.
They trong hội thoại chỉ người sẽ đảm nhiệm vị trí, không hàm ý đang tuyển nhiều người. Order-related calls là các cuộc gọi liên quan đến đơn hàng; report to nói về tuyến báo cáo. Tên địa điểm và nhiệm vụ chỉ là dữ kiện của tình huống giả lập này.
Đọc hiểu trước khi học thuộc
- Tiếng Anh phục vụ việc cụ thể nào? Có thông tin nào cho phép tự thêm yêu cầu thuyết trình bằng tiếng Anh không?
- Kinh nghiệm hỗ trợ kinh doanh là bắt buộc hay ưu tiên?
- Hà có thể soạn phần nào ngay? Hai thông tin nào vẫn cần xác nhận?
Mở gợi ý đối chiếu hội thoại
1. Gọi cho khách hàng hiện hữu để trao đổi về đơn hàng. Chưa có dữ kiện về thuyết trình; việc hai người đang trao đổi bằng tiếng Anh cũng không tự tạo thêm nhiệm vụ cho vị trí.
2. Ưu tiên. Preferred, but it isn't essential cho thấy đây chưa phải điều kiện loại ứng viên.
3. Hà có thể soạn nháp nhiệm vụ và yêu cầu đã được làm rõ. Tuyến báo cáo và lịch làm việc còn cần xác nhận. Đoạn hội thoại chưa cung cấp toàn bộ thông tin để coi JD đã hoàn tất.
03 · Choose your question
Hỏi mở, hỏi tiếp, rồi hỏi để xác nhận
Ba kiểu câu dưới đây làm ba việc khác nhau. Bạn có thể chuyển từ câu hỏi mở sang câu hỏi cụ thể khi đã nghe được thông tin ban đầu.
A · Chưa hình dung được công việc
Could you walk me through a typical week in this role?
Anh/chị có thể nói cụ thể những việc của vị trí này trong một tuần điển hình không?
Câu này mời quản lý kể về công việc theo cách diễn ra thực tế. Walk someone through something được dùng khi giải thích hoặc hướng dẫn cẩn thận; ở đây không dịch thành “đi bộ”. [1]
B · Đã nghe một yêu cầu nhưng còn chung chung
You mentioned good English. Which tasks will they need English for?
Anh/chị có nhắc yêu cầu tiếng Anh tốt. Người này sẽ cần tiếng Anh cho những nhiệm vụ nào?
Nhắc lại đúng cụm vừa nghe rồi hỏi tiếp. Nếu dùng lựa chọn như “phone calls or emails?”, hãy để người quản lý bổ sung nếu công việc còn bao gồm cách dùng khác.
C · Muốn kiểm tra lại cách mình hiểu
So, previous sales support experience is preferred, but not essential. Is that correct?
Vậy kinh nghiệm hỗ trợ kinh doanh là ưu tiên, nhưng không bắt buộc. Em hiểu như vậy đúng không ạ?
Câu hỏi Yes/No phù hợp ở đây vì Hà đang kiểm tra một thông tin cụ thể đã nghe. Không cần dùng câu hỏi mở cho mọi lượt trao đổi.
Nếu quản lý chỉ có năm phút
Could we start with the main tasks and essential requirements? I can note the other questions and follow up with you.
Mình bắt đầu từ nhiệm vụ chính và yêu cầu bắt buộc được không ạ? Em có thể ghi lại các câu hỏi còn lại để trao đổi tiếp với anh/chị.
Đây là một lời đề nghị sắp xếp cuộc nói chuyện. Năm phút có thể giúp bạn bắt đầu bản nháp; phần còn thiếu vẫn cần người phụ trách xác nhận.
04 · Language toolkit
Cụm từ và cấu trúc để tự tạo câu
Sáu cụm dùng trong cuộc trao đổi
Một tuần làm việc điển hình. Hữu ích khi muốn nghe cả việc hằng ngày và việc định kỳ.
What does a typical week look like in this role?
Một tuần làm việc điển hình ở vị trí này diễn ra như thế nào?
Các nhiệm vụ chính, giúp bạn hỏi về việc người mới sẽ thực hiện.
What are the main tasks?
Những nhiệm vụ chính là gì?
Các yêu cầu thiết yếu; trong tình huống tuyển dụng này là phần cần có để thực hiện công việc.
Which requirements are essential for this role?
Yêu cầu nào là thiết yếu đối với vị trí này?
Được ưu tiên, nhưng không bắt buộc. Giữ rõ sự khác nhau khi tóm tắt cho quản lý.
Previous sales support experience is preferred, but not essential.
Có kinh nghiệm hỗ trợ kinh doanh là ưu tiên, nhưng không bắt buộc.
Báo cáo cho ai trong công việc; khác với việc thỉnh thoảng gửi một báo cáo cho người khác.
Who will this person report to?
Người này sẽ báo cáo cho ai?
Xác nhận lại những gì hai bên đã thống nhất, tạo cơ hội sửa phần hiểu chưa đúng.
Let me confirm what we have agreed so far.
Để em xác nhận lại những gì mình đã thống nhất đến lúc này.
Ba khung câu đáng luyện
1 · Đề nghị người khác làm rõ
Could you + verb + …?
Could you explain the main tasks?
Could you confirm the work schedule?
Anh/chị giải thích các nhiệm vụ chính giúp em được không? / Anh/chị xác nhận lịch làm việc giúp em được không?
Sau could you, dùng dạng cơ bản của động từ: explain, confirm. Câu hỏi trực tiếp như “What are the main tasks?” vẫn dùng được trong cuộc trao đổi hợp tác; không cần thêm could you vào mọi câu.
2 · Hỏi trong một lời đề nghị
Could you clarify + how / what + subject + verb …?
How will they use English?
Could you clarify how they will use English?
Họ sẽ dùng tiếng Anh như thế nào? / Anh/chị làm rõ giúp em họ sẽ dùng tiếng Anh như thế nào được không?
Ở câu thứ hai, phần sau how dùng thứ tự they will, không đảo thành will they. Thử thêm: “Could you clarify what they will do each week?”
3 · Tóm tắt và xin xác nhận
Let me confirm: + statement. Is that correct?
Let me confirm: they will visit dealers twice a week. Is that correct?
Để em xác nhận lại: người này sẽ gặp đại lý hai lần mỗi tuần. Em hiểu đúng không ạ?
Đưa một thông tin cần kiểm tra vào khung trước. Khi đã quen, bạn có thể nối hai hoặc ba ý. Nếu gộp quá nhiều điều chưa rõ, người nghe dễ bỏ sót phần cần sửa.
05 · Say it clearly
Luyện nói theo cụm, để người nghe dễ trả lời
Mục tiêu là nói rõ điều mình cần biết và dành chỗ cho người kia phản hồi. Bạn không cần đọc cả danh sách câu hỏi trong một hơi.
Một cách chia nhịp để luyện
Could you walk me through / a typical week / in this role?
Which requirements are essential / and which are preferred?
Let me confirm: / they will visit dealers / twice a week.
Dấu / gợi ý chỗ ngắt nhẹ khi luyện, không phải quy tắc bắt buộc. Từ in đậm là thông tin cần làm rõ trong ví dụ; có thể thay cách nhấn theo điều bạn đang muốn hỏi.
Nghe từ riêng, rồi đặt lại vào cụm “essential requirements” và câu hỏi đầy đủ.
Mở mẫu phát âm trên CambridgeNghe từ riêng, rồi đọc “Let me confirm”, sau đó thêm một điều bạn muốn kiểm tra.
Mở mẫu phát âm trên CambridgeHai liên kết trên phục vụ nghe từng từ. Phần chia nhịp và câu luyện được viết cho tình huống trong bài.
Luyện hai lượt: lượt đầu nhìn câu và đọc từng cụm; lượt sau chỉ nhìn ba từ khóa tasks · essential · confirm rồi tự hỏi. Nếu thu âm để nghe lại, thử kiểm tra xem người nghe có nhận ra bạn đang hỏi nhiệm vụ hay yêu cầu không.
06 · Guided practice
Luyện từ câu có gợi ý đến đoạn hỏi của bạn
Bài 1 · Chọn cụm theo mục đích
Dùng mỗi cụm một lần: walk me through · essential · preferred · confirm.
- Could you ______ a typical week in this role?
- Which requirements are ______ for doing the job?
- Previous sales support experience is ______, but not essential.
- Let me ______ what we have agreed so far.
Xem đáp án và lý do
1. walk me through: nhờ giải thích cụ thể. 2. essential: hỏi phần thiết yếu. 3. preferred: phần ưu tiên. 4. confirm: kiểm tra lại điều đã thống nhất.
Đọc lại cả câu sau khi điền, rồi đổi “a typical week” thành “the main tasks” ở câu 1.
Bài 2 · Sửa cấu trúc, giữ nguyên ý
Hai câu dưới đây có một chỗ cần sửa. Viết lại rồi giải thích bạn đã đổi điều gì.
- Could you explains the main tasks?
- Could you clarify how will they use English?
Gợi ý: dạng động từ sau could you; thứ tự từ trong phần hỏi gián tiếp sau clarify how.
Xem hai câu sửa
Could you explain the main tasks?
Dùng explain, không thêm -s, sau could you.
Could you clarify how they will use English?
Đổi will they thành they will. Nếu hỏi trực tiếp, câu “How will they use English?” lại đúng.
Bài 3 · Tóm tắt có đúng điều vừa nghe không?
Đối chiếu bản tóm tắt này với hội thoại Sales Support. Tìm ba chỗ làm thay đổi dữ kiện rồi viết lại.
The employee will find new customers and visit dealers in Binh Duong every day. Previous sales support experience is essential.
Gợi ý: kiểm tra nhóm khách hàng, tần suất gặp đại lý và mức độ bắt buộc của kinh nghiệm.
Xem các điểm lệch và bản sửa tham khảo
- Vị trí hỗ trợ khách hàng hiện hữu, không tìm khách mới.
- Gặp đại lý hai lần mỗi tuần, không phải hằng ngày.
- Kinh nghiệm hỗ trợ kinh doanh là ưu tiên, không bắt buộc.
The employee will call existing customers in English and record their orders. They will visit dealers in Binh Duong twice a week. Previous sales support experience is preferred, but not essential.
Bản này giữ đúng nhiệm vụ, tần suất và trạng thái yêu cầu. Nếu cần nhấn rõ giới hạn, bạn có thể thêm “The role does not include finding new customers.”
Bài 4 · Đề nghị trao đổi khi thời gian có hạn
Biến thể giả lập: anh Minh chỉ có năm phút lúc này. Viết hai câu: đề nghị ưu tiên nhiệm vụ chính và yêu cầu bắt buộc, rồi nói cách xử lý câu hỏi còn lại. Chưa có giờ hẹn tiếp theo.
Khung hỗ trợ: Could we start with…? / I can note… and follow up…
Mở một cách nói tham khảo
Could we start with the main tasks and essential requirements? I can note the remaining questions and follow up with you.
Mình bắt đầu với nhiệm vụ chính và yêu cầu bắt buộc được không ạ? Em có thể ghi lại các câu hỏi còn lại để trao đổi tiếp với anh.
Cũng có thể đề nghị một cuộc hẹn khác bằng câu hỏi. Chưa tự ghi “anh sẽ xác nhận lúc 3 giờ” khi hai người chưa thống nhất giờ đó.
07 · Make it your own
Đến lượt bạn: hỏi và xác nhận từ tình huống mới
Cất hội thoại Sales Support sang một bên. Bạn chuyển sang vị trí Office Admin, nên cần thay cả nội dung hỏi và phần tóm tắt.
Tình huống giả lập mới
Quản lý muốn tuyển Office Admin và nói người mới “cần tiếng Anh, biết bảng tính”. Bạn chưa được cung cấp chi tiết nhiệm vụ. Mục tiêu của bạn là mở cuộc trao đổi, hỏi làm rõ, rồi ghi nhận điều đã thống nhất.
Từ hỗ trợ: meeting room bookings = việc đặt phòng họp; office supply records = sổ/dữ liệu theo dõi văn phòng phẩm; overseas visitors = khách từ nước ngoài; spreadsheet skills = kỹ năng dùng bảng tính; booking software = phần mềm đặt lịch.
Đầu ra nói · Một cuộc trao đổi ngắn
Vai A · HR
- Xin trao đổi ngắn về Office Admin.
- Hỏi nhiệm vụ chính và tiếng Anh dùng cho việc gì.
- Hỏi yêu cầu bắt buộc hoặc ưu tiên.
- Tóm tắt hai ý đã rõ và hỏi một thông tin còn thiếu.
Lần đầu nhìn khung câu. Lần hai chỉ nhìn các mục tiêu trên.
Vai B · Hiring manager
Khi được hỏi, dùng đúng dữ kiện này để trả lời:
- Kiểm tra lịch đặt phòng họp; cập nhật dữ liệu văn phòng phẩm.
- Dùng tiếng Anh để xác nhận giờ họp với khách từ nước ngoài.
- Kỹ năng bảng tính cơ bản là bắt buộc.
- Kinh nghiệm dùng phần mềm đặt lịch là ưu tiên.
- Lịch làm việc chưa được xác nhận.
Không thêm nhiệm vụ dịch hợp đồng hay trực cuối tuần.
Xem câu mở đầu và các câu hỏi tham khảo
Do you have a few minutes to discuss the Office Admin role?
What are the main tasks?
How will they use English?
Which requirements are essential, and which are preferred?
Could you also confirm the work schedule?
Anh/chị có vài phút để trao đổi về vị trí Office Admin không? / Nhiệm vụ chính là gì? / Người này sẽ dùng tiếng Anh như thế nào? / Yêu cầu nào bắt buộc, yêu cầu nào ưu tiên? / Anh/chị xác nhận thêm lịch làm việc giúp em được không?
Dừng sau mỗi câu để người đóng vai quản lý trả lời. Khi học một mình, tự trả lời bằng dữ kiện ở thẻ Vai B rồi mới chuyển sang câu tiếp.
Xem một lượt hỏi–đáp và xác nhận ngắn
HR: How will they use English?
Người này sẽ dùng tiếng Anh như thế nào?
Manager: They will use English to confirm meeting times with overseas visitors.
Người này sẽ dùng tiếng Anh để xác nhận giờ họp với khách từ nước ngoài.
HR: Which requirements are essential, and which are preferred?
Yêu cầu nào là bắt buộc, yêu cầu nào là ưu tiên?
Manager: Basic spreadsheet skills are essential. Experience with booking software is preferred.
Kỹ năng bảng tính cơ bản là bắt buộc. Kinh nghiệm dùng phần mềm đặt lịch là ưu tiên.
HR: Let me confirm: basic spreadsheet skills are essential, and booking software experience is preferred. We still need to confirm the work schedule. Is that correct?
Để em xác nhận lại: kỹ năng bảng tính cơ bản là bắt buộc, còn kinh nghiệm dùng phần mềm đặt lịch là ưu tiên. Mình vẫn cần xác nhận lịch làm việc. Em hiểu đúng không ạ?
Manager: Yes, that's correct.
Đúng rồi.
Đầu ra viết · Tin nhắn xác nhận sau trao đổi
Sau khi đã nhận các câu trả lời ở thẻ Vai B, viết 4–6 câu gửi quản lý: tóm tắt nhiệm vụ, cách dùng tiếng Anh, yêu cầu và bước tiếp theo. Giữ đúng trạng thái lịch làm việc còn chưa rõ. Bạn có thể viết ngắn hơn mẫu nếu vẫn đủ các ý này.
Khung hỗ trợ: Thanks, … Let me confirm… / The employee will… / … is essential, while … is preferred. / I'll draft… / We still need to confirm…
Mở tin nhắn mẫu và nghĩa tiếng Việt
Thanks, Minh. Let me confirm what we have agreed.
The new employee will check meeting room bookings and update office supply records. They will use English to confirm meeting times with overseas visitors. Basic spreadsheet skills are essential, while experience with booking software is preferred. I'll draft the responsibilities and requirements, and we still need to confirm the work schedule before we finalise the JD.
Cảm ơn anh Minh. Để em xác nhận lại những gì mình đã thống nhất.
Người mới sẽ kiểm tra lịch đặt phòng họp và cập nhật dữ liệu văn phòng phẩm. Người này sẽ dùng tiếng Anh để xác nhận giờ họp với khách từ nước ngoài. Kỹ năng bảng tính cơ bản là bắt buộc, còn kinh nghiệm sử dụng phần mềm đặt lịch là ưu tiên. Em sẽ soạn nháp phần nhiệm vụ và yêu cầu; mình vẫn cần xác nhận lịch làm việc trước khi chốt JD.
Điểm cần giữ: câu cuối nói đúng phần Hà có thể làm tiếp và thông tin còn thiếu. Không biến lịch làm chưa rõ thành lịch hành chính hoặc tự thêm thời hạn duyệt.
Tự kiểm trước khi kết thúc
- Câu hỏi có giúp người nghe nói về một nhiệm vụ hoặc yêu cầu cụ thể không?
- Tôi có giữ đúng nghĩa Anh–Việt và dùng đúng thứ tự từ trong câu hỏi không?
- Tôi có tách được essential với preferred không?
- Phần tóm tắt có giữ nguyên công việc, phạm vi và tần suất đã nghe không?
- Tôi có nói rõ phần còn cần xác nhận và một bước tiếp theo mình làm được không?
Không cần giống đáp án từng chữ. Một câu ngắn, đúng ý và dễ trả lời đã là một cách diễn đạt tốt cho cuộc trao đổi này.
08 · Keep learning
Từ hỏi rõ đến dùng đúng thông tin
Bài này luyện một nhiệm vụ giao tiếp: hỏi quản lý và xác nhận lại trước khi hoàn thiện JD. Sau cuộc trao đổi, bạn vẫn cần đặt thông tin vào tài liệu và quy trình phù hợp của doanh nghiệp.
Nguồn ngôn ngữ và cách xây dựng bài
- Cambridge Dictionary: walk someone through something, đối chiếu cách dùng cụm diễn đạt trong phần chọn câu hỏi.
- Cambridge Dictionary: mẫu nghe từng từ essential và confirm.
Hội thoại, ví dụ, cách chia nhịp và bài tập được biên soạn cho các tình huống giả lập của HRVN Academy. Các nguồn ngôn ngữ phục vụ đối chiếu cách dùng; nhiệm vụ và yêu cầu tuyển trong ví dụ không đại diện cho mọi doanh nghiệp.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.