“Bạn hãy giới thiệu đôi nét về bản thân” là lời mở đầu quen thuộc trong một buổi phỏng vấn. Người hỏi muốn có một điểm bắt đầu; người trả lời thường đã chuẩn bị sẵn. Nhưng nghe xong, đôi khi mình vẫn chưa biết nên hỏi tiếp điều gì để hiểu ứng viên hơn.
Với người làm tuyển dụng, điều cần làm rõ là: mình muốn biết thêm thông tin gì qua phần giới thiệu này, và sẽ sử dụng thông tin đó thế nào? Khi trả lời được, bạn có thể giữ câu hỏi, thu hẹp phạm vi hoặc thay bằng một lời mời chia sẻ phù hợp hơn.
Bài này dành cho người làm HR và người tham gia phỏng vấn. Mình cùng xem cách mở đầu, hỏi tiếp và ghi nhận câu trả lời để cuộc trao đổi có ích hơn cho việc tuyển dụng.
Các tình huống, lời thoại và cách ghi chú bên dưới là ví dụ giả định để thực hành, không phải câu chuyện ứng viên thực tế.
1. Câu hỏi giới thiệu bản thân giúp ích ở đâu?
Phần giới thiệu có thể giúp ứng viên chọn những trải nghiệm họ thấy liên quan, tóm tắt công việc gần đây hoặc nói rõ vì sao họ quan tâm đến vị trí. Bạn có thêm một hướng để hỏi sâu, thay vì đi lần lượt qua mọi dòng trong CV.
Tuy vậy, một phần giới thiệu ngắn chưa đủ để kết luận về năng lực làm việc. “Em làm việc cẩn thận” là một lời tự nhận xét. Muốn hiểu sự cẩn thận ấy thể hiện ra sao, mình cần nghe một việc cụ thể: ứng viên đã kiểm tra gì, phát hiện vấn đề thế nào và xử lý ra sao.
Phân biệt mở đầu cuộc trao đổi và đánh giá năng lực
- Nếu dùng để mở đầu: nêu phạm vi, giúp ứng viên bắt nhịp và ghi lại điểm cần làm rõ. Đừng mặc nhiên biến phần này thành điểm cộng, điểm trừ về tính cách hoặc “độ phù hợp”.
- Nếu muốn đánh giá khả năng trình bày: xác định yêu cầu giao tiếp thực tế của vị trí, giao nhiệm vụ rõ và thống nhất tiêu chí trước. Một bài giới thiệu đã luyện sẵn chỉ cung cấp thông tin trong phạm vi rất hẹp.
Ví dụ, vị trí thường xuyên giải thích sai lệch chấm công cho nhân viên có thể cần diễn đạt dễ hiểu, hỏi lại để xác nhận và trình bày được bước xử lý. Một tình huống mô phỏng công việc sẽ giúp bạn quan sát trực tiếp hơn việc chỉ yêu cầu ứng viên kể về bản thân.
Góc nhìn Thành HR: Mình muốn hiểu phần việc phía sau lời giới thiệu
Mình không nghĩ cứ dùng câu hỏi quen thuộc là người phỏng vấn thiếu chuẩn bị. Một câu rất đơn giản vẫn có ích khi người hỏi biết mình cần nghe gì.
Chỗ đáng xem lại là khi mình nghe ứng viên nói trôi chảy rồi thấy “ổn”, hoặc nghe họ ngập ngừng rồi vội thấy “không hợp”. Nếu chưa chỉ ra được phần việc nào đã làm tốt, điểm nào cần kiểm chứng, mình vẫn còn việc phải hỏi tiếp.
2. Chọn cách hỏi theo mục đích
Thay vì để ứng viên tự đoán nên kể từ đâu, bạn có thể nêu rõ phạm vi. Những câu dưới đây là các phương án để chuẩn bị kịch bản, không cần hỏi hết trong một buổi.
Ba cách mở đầu có trọng tâm
Phạm vi công việc gần đây
- Có thể hỏi thế nào?: “Bạn có thể tóm tắt công việc gần đây và chọn một phần việc liên quan nhất đến vị trí này để chia sẻ không?”
Trải nghiệm của người mới đi làm
- Có thể hỏi thế nào?: “Bạn hãy chọn một việc đã làm trong kỳ thực tập, dự án học tập hoặc hoạt động khác có liên quan. Bạn phụ trách phần nào?”
Lý do quan tâm đến công việc
- Có thể hỏi thế nào?: “Sau khi đọc mô tả công việc, phần việc nào khiến bạn quan tâm nhất? Bạn muốn tìm hiểu thêm điều gì về vị trí?”
Nếu đã có đủ thông tin tổng quan từ vòng trao đổi trước, bạn có thể nói: “Mình đã xem phần kinh nghiệm của bạn. Hôm nay mình xin bắt đầu từ một công việc cụ thể để hiểu rõ cách bạn thực hiện.” Sau đó chuyển sang câu hỏi đã chuẩn bị.
Linh hoạt trong cách dẫn dắt, nhất quán ở phần đánh giá. Với cùng một vị trí và vòng tuyển chọn, hãy thống nhất trước câu hỏi chính, thứ tự, cách hỏi làm rõ và tiêu chí chấm. Tránh để mỗi ứng viên trải qua một cuộc trò chuyện khác hẳn rồi đem kết quả so sánh.
3. Một đoạn mở đầu và cách hỏi tiếp
Tình huống giả định: bạn phỏng vấn ứng viên cho vị trí nhân viên hành chính nhân sự, có phần việc quản lý hồ sơ và theo dõi dữ liệu nhân sự. Trước buổi gặp, bạn đã đọc CV và chuẩn bị các câu hỏi đánh giá theo yêu cầu vị trí.
Bắt đầu bằng việc giúp ứng viên biết buổi gặp sẽ diễn ra thế nào
“Chào bạn, mình phụ trách tuyển dụng vị trí hành chính nhân sự. Buổi trao đổi hôm nay dự kiến khoảng 40 phút. Mình sẽ hỏi về một số việc bạn từng làm và cách bạn xử lý tình huống; cuối buổi bạn có thời gian hỏi thêm về công việc.
Trước hết, bạn có thể dành khoảng một đến hai phút để tóm tắt công việc gần đây, tập trung vào phần quản lý hồ sơ hoặc theo dõi dữ liệu nhân sự nhé.”
Các mốc thời gian ở đây chỉ để minh họa. Hãy dùng thời lượng phù hợp với buổi gặp thực tế và báo trước cho ứng viên; tránh biến thời gian giới thiệu thành một bài kiểm tra tốc độ ngoài dự kiến.
Từ lời giới thiệu, chuyển sang một việc cụ thể
Giả sử ứng viên chia sẻ: “Ở công ty trước, em theo dõi hồ sơ của khoảng 120 nhân viên. Em thường kiểm tra giấy tờ còn thiếu và nhắc các bộ phận bổ sung.”
Thông tin đó cho mình một hướng để hỏi sâu, nhưng chưa cho thấy chất lượng công việc. Bạn có thể lần lượt làm rõ:
- Phạm vi trách nhiệm: “Trong quy trình ấy, phần nào bạn trực tiếp phụ trách, phần nào do đồng nghiệp xử lý?”
- Một trường hợp cụ thể: “Bạn hãy kể một lần phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin chưa khớp. Bạn phát hiện bằng cách nào?”
- Cách xử lý: “Sau khi phát hiện, bạn đã làm gì và trao đổi với ai?”
- Kết quả và kiểm tra: “Bạn xác nhận việc bổ sung đã hoàn tất thế nào? Sau đó có điều gì cần làm khác đi không?”
Đây là ví dụ cách khai thác một phần việc. Khi đưa vào tuyển dụng thực tế, cần chuẩn bị câu hỏi chính và phạm vi hỏi làm rõ cho các ứng viên trong cùng vòng. Nhắc ứng viên mô tả quy trình bằng thông tin đã ẩn danh, không gửi hồ sơ nhân viên hay tài liệu nội bộ của công ty cũ.
Nếu ứng viên kể dài hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu
Bạn có thể hướng lại phạm vi một cách lịch sự:
“Cảm ơn bạn. Mình xin dừng ở phần này để hiểu kỹ hơn công việc gần đây nhé. Bạn chọn giúp mình một ví dụ về việc kiểm tra hồ sơ mà bạn trực tiếp thực hiện.”
Nếu ứng viên cần thêm vài giây suy nghĩ, hãy cho họ thời gian. Hỏi lại yêu cầu hoặc tạm dừng để nhớ một ví dụ chưa phải là căn cứ để kết luận họ thiếu năng lực. Với người ít kinh nghiệm, có thể chấp nhận ví dụ từ thực tập hoặc dự án học tập nếu phù hợp với yêu cầu đầu vào đã thống nhất.
4. Ghi nhận dữ kiện trước khi kết luận
Một ghi chú hữu ích cần giúp người đọc biết ứng viên đã nói gì, mình còn thiếu thông tin gì và cần kiểm tra bằng cách nào. Các nhận xét như “ổn”, “lanh lợi” hay “có vẻ phù hợp” thường chưa giúp người phỏng vấn khác hiểu căn cứ của bạn.
Ví dụ ghi chú cho tình huống quản lý hồ sơ
“Em theo dõi hồ sơ của khoảng 120 người.”
- Cách ghi nhận và làm rõ: Ghi nhận quy mô theo lời ứng viên. Cần hỏi phần việc trực tiếp thực hiện và cách tổ chức theo dõi.
“Em làm việc cẩn thận.”
- Cách ghi nhận và làm rõ: Chưa có ví dụ để đối chiếu. Hỏi một lần phát hiện thiếu sót, cách kiểm tra và kết quả xử lý.
Ứng viên mô tả cách lập danh sách thiếu hồ sơ, nhắc bổ sung và xác nhận hoàn tất.
- Cách ghi nhận và làm rõ: Ghi lại các bước đã nêu và vai trò của ứng viên; đối chiếu với tiêu chí quản lý hồ sơ đã chuẩn bị.
Ứng viên giới thiệu ngập ngừng nhưng giải thích rõ khi được hỏi về một việc cụ thể.
- Cách ghi nhận và làm rõ: Ghi riêng nội dung trả lời. Không dùng riêng việc ngập ngừng để suy ra chuyên môn, thái độ hoặc mức độ trung thực.
“Chưa có đủ thông tin” cần được ghi đúng là chưa đủ thông tin. Khi đã hỏi đầy đủ theo kế hoạch, việc cho điểm vẫn phải theo thang đánh giá đã thống nhất. Đừng tự tạo tiêu chí mới vì một ứng viên tạo ấn tượng tốt hoặc chưa tốt ở phần mở đầu.
5. Những điều dễ làm lệch đánh giá
- Đồng nhất nói trôi chảy với làm việc tốt. Hãy tiếp tục hỏi về hành động, kết quả và phần đóng góp của ứng viên. Sự tự tin khi kể chuyện chưa xác nhận được những nội dung đó.
- Mặc định một nhóm nghề không cần giao tiếp. Người làm kỹ thuật cũng có thể cần giải thích lỗi, xác nhận yêu cầu hoặc phối hợp với người khác. Hãy xác định kiểu giao tiếp cần cho công việc cụ thể.
- Suy đoán mong đợi theo thế hệ. Một ứng viên muốn trao đổi ngắn gọn hay cần thêm thời gian làm quen không thể được giải thích chỉ bằng năm sinh. Mình nên hướng dẫn rõ và lắng nghe từng người.
- Đòi hỏi sự bất ngờ để chứng minh “chân thực”. Việc ứng viên chuẩn bị trước là bình thường. Câu hỏi tiếp theo nên giúp làm rõ trải nghiệm, tránh cố tình đánh đố chỉ để họ mất bình tĩnh.
- Hỏi quá rộng rồi trách ứng viên lan man. Nếu bạn chỉ cần kinh nghiệm gần đây, hãy nói rõ điều đó ngay từ đầu; chủ động điều phối khi câu chuyện đi xa mục đích.
6. Thử sửa một câu hỏi của bạn
Hãy lấy một vị trí bạn đang chuẩn bị phỏng vấn và hoàn thành ba dòng sau:
- Qua phần mở đầu, mình cần biết thêm: …
- Mình sẽ mời ứng viên chia sẻ bằng câu: …
- Nếu ứng viên nêu một kinh nghiệm liên quan, điều cần làm rõ tiếp là: …
Thử với tình huống này: ứng viên nói “Em hỗ trợ tuyển dụng, từ đăng tin đến hẹn lịch phỏng vấn”. Bạn sẽ hỏi gì để hiểu phần việc họ trực tiếp thực hiện?
Xem một cách hỏi tiếp
“Bạn chọn một đợt tuyển dụng gần đây để chia sẻ nhé. Trong đợt đó, bạn trực tiếp phụ trách những bước nào? Bạn theo dõi lịch và xác nhận với ứng viên bằng cách nào?”
Nếu cần đi sâu vào khả năng điều phối: “Bạn hãy kể một lần lịch phỏng vấn thay đổi. Bạn nhận thông tin, cập nhật cho các bên và kiểm tra việc xác nhận ra sao?”
Điểm cần nghe là phạm vi trách nhiệm, hành động cụ thể và cách kiểm tra kết quả. Đây là gợi ý thực hành; khi dùng để đánh giá, bạn cần đặt nó vào bộ câu hỏi và tiêu chí chung của vị trí.
Trước buổi phỏng vấn tiếp theo
- Đọc CV và xác định phần thông tin còn cần làm rõ.
- Thống nhất với người cùng phỏng vấn: mục đích phần mở đầu, câu hỏi chính, cách hỏi làm rõ và tiêu chí đánh giá.
- Chuẩn bị lời giới thiệu về người tham gia, thời lượng và cách tổ chức buổi gặp.
- Dành thời gian để ứng viên hỏi về công việc và biết bước tiếp theo.
Ở buổi phỏng vấn tới, bạn có thể bắt đầu bằng chính câu hỏi quen thuộc ấy, nhưng thêm một phạm vi rõ hơn. Rồi dành sự chú ý cho câu trả lời và những điều cần kiểm chứng. Đó là một thay đổi nhỏ mà người mới làm tuyển dụng có thể tập ngay.
Bạn đang dùng câu nào để mở đầu buổi phỏng vấn? Có thể chia sẻ cách hỏi và điểm bạn muốn làm rõ ở phần bình luận, nhớ bỏ tên ứng viên, doanh nghiệp và thông tin nội bộ nhé.
Đọc tiếp theo phần việc
- Trình tự một buổi phỏng vấn - đặt phần mở đầu trong toàn bộ cuộc trao đổi.
- Năng lực và sự phù hợp khi tuyển dụng - cân nhắc nhiều yêu cầu của vị trí khi xem xét một ứng viên.
- Job Analysis - Phân tích công việc - làm rõ yêu cầu công việc trước khi xây câu hỏi.
Nếu muốn học theo từng phần việc, bạn có thể bắt đầu từ HR Foundation - Tuyển dụng cơ bản.
Nguồn tham khảo
- U.S. Office of Personnel Management - Structured Interviews: nguyên tắc câu hỏi và thang đánh giá nhất quán.
- CIPD - Selection methods: tổ chức tuyển chọn, phỏng vấn có cấu trúc và ghi nhận độc lập.
Đối chiếu ngày 17/10/2026. Các tài liệu được dùng để tham khảo phương pháp; tình huống và lời thoại minh họa do HRVN Academy biên soạn.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.