THE HR DICTIONARY · THÀNH HR
6 người.
Vì sao chỉ 5 FTE?
Sáu nhân viên cùng có tên trong danh sách, nhưng số giờ làm của mỗi người lại khác nhau.
Nhìn cùng một team theo hai cách
HEADCOUNT Số người
6người
Mỗi người được đếm một lần.
FTE Quy đổi giờ làm
5FTE
Cộng giờ làm rồi chia cho giờ chuẩn.
Cả hai cùng đổi giờ. A, B, C, D vẫn làm 40 giờ/người.
Ở ví dụ ban đầu, hai bạn làm 20 giờ cộng lại thành 1 FTE. Nếu cả hai tăng lên 40 giờ/tuần, team sẽ có 6 FTE, còn headcount vẫn là 6.
FTE khác headcount ở đâu?
Đang có bao nhiêu người?
Đếm nhân viên trong phạm vi báo cáo. Một bạn làm bán thời gian vẫn được tính là một người. [2]
Tương đương bao nhiêu đơn vị toàn thời gian?
FTE quy đổi giờ làm theo chuẩn toàn thời gian đang dùng. Với chuẩn 40 giờ/tuần, 20 giờ tương đương 0,5 FTE. [1]
Cách tính FTETổng giờ được tính trong kỳ ÷ giờ chuẩn toàn thời gian của một người trong cùng kỳ.
Công thức trên dùng khi mọi người cùng một chuẩn giờ. 40 giờ/tuần là giả định của bài; khi làm báo cáo, cần dùng chuẩn và cơ sở tính giờ đã thống nhất.
ĐỌC SỐ LIỆU ĐỂ XEM CÓ CẦN TUYỂN THÊM
5 FTE, sao buổi chiều vẫn thiếu người?
Giả sử một nhóm chăm sóc khách hàng cần 4 người buổi sáng và 6 người buổi chiều. Nhưng hai bạn bán thời gian lại cùng làm ca sáng.
6 / 4 người
Có mặt 6 · nhu cầu 44 / 6 người
Có mặt 4 · còn thiếu 2Ca chiều đang thiếu 2 người theo nhu cầu giả định.
Ví dụ này giữ E và F ở mức 20 giờ/tuần. Lịch lặp 5 ngày: A, B, C, D làm 8 giờ/ngày; E và F làm 4 giờ/ngày. Giả định mọi người đều có kỹ năng phù hợp và hai bạn bán thời gian có thể đổi ca.
Nếu chuyển E và F sang chiều, ca sáng còn 4 người, ca chiều có 6 người. Tổng giờ vẫn là 200 giờ/tuần, tức 5 FTE. Mình đã đổi thời điểm có mặt, chưa cần tăng số người trong ví dụ này.
Quản lý nói thiếu người có thể hoàn toàn đúng ở ca chiều. Mình cần làm rõ thiếu vào lúc nào, rồi xem chuyển ca có giải quyết được không. Nếu vẫn thiếu, đề xuất tuyển dụng cũng cần chỉ ra phần việc, khung giờ và kỹ năng cần bổ sung. Chỉ có tổng FTE thì chưa đủ để quyết định tuyển thêm.
Trước khi đưa FTE vào báo cáo
Cùng ghi là FTE, nhưng cách lấy số liệu có thể khác. Bạn mở phần đang cần kiểm tra nhé.
01 Báo cáo tháng có lấy tổng giờ chia cho 40?
Cần dùng giờ chuẩn của cùng kỳ báo cáo. Ví dụ giả lập: kỳ đó có 22 ngày làm việc chuẩn, mỗi ngày 8 giờ, thì giờ chuẩn của một người là 176. Nếu tổng giờ được tính là 352, kết quả là 352 ÷ 176 = 2 FTE.
40 giờ/tuần trong hình đầu bài không phải mẫu số dùng cho mọi báo cáo. Nếu các nhóm có chuẩn toàn thời gian khác nhau, quy đổi theo chuẩn của từng nhóm rồi mới cộng.
02 Lấy giờ hợp đồng hay giờ chấm công?
Cần xem phương pháp của báo cáo. Chẳng hạn, ONS mô tả FTE trong thống kê nhân lực y tế của họ theo giờ hợp đồng, không tính phần giờ bổ sung ngoài hợp đồng. Đây là một cách tính cụ thể, không phải quy tắc mặc định cho mọi doanh nghiệp. [2]
ILOSTAT cũng phân biệt giờ thực tế làm việc với giờ được trả lương; một số thời gian nghỉ hưởng lương thuộc nhóm sau. [3] Vì vậy, hai báo cáo lệch số chưa chắc do nhập sai. Mình cần kiểm xem chúng đang dùng cùng cơ sở giờ hay chưa.
03 Đang đếm ai, số cuối kỳ hay bình quân?
Một người vào làm giữa tháng có thể xuất hiện trong headcount cuối tháng, trong khi phần giờ được tính của họ trong tháng chưa bằng một người làm trọn kỳ. Khi đối chiếu số liệu, cần ghi rõ phạm vi nhân sự, kỳ báo cáo và cách tính.
Cũng cần phân biệt số hiện có với số được duyệt. Nếu một bên đang nói ngân sách FTE, một bên mở danh sách nhân viên đang làm, mình phải đưa về cùng câu hỏi trước khi so sánh.
04 Một người có 0,5 FTE là làm việc kém hơn?
0,5 FTE đang mô tả phần thời lượng được quy đổi. Muốn đánh giá hiệu quả, cần xem đầu ra, chất lượng, kỹ năng và điều kiện làm việc.
Trong tình huống xếp ca, mình giả định mọi người đều xử lý được việc. Nếu ca chiều cần một kỹ năng mà E và F chưa có, chuyển hai bạn sang vẫn chưa giải quyết được chỗ thiếu đó.
EN Nói về FTE với đồng nghiệp bằng tiếng Anh
Với ví dụ ban đầu:
“The team has six employees: four work full-time and two work part-time. Together, their hours add up to five FTEs.”
Team có sáu nhân viên: bốn người toàn thời gian và hai người bán thời gian. Tổng giờ làm tương đương năm FTE.
Khi cần hỏi lại cơ sở tính: “Is this based on contracted hours or hours actually worked?”
Câu mẫu do HRVN biên soạn. Xem thêm tình huống giao tiếp tại English for HR.
ĐỌC TIẾP THEO VIỆC ĐANG LÀM
Cần xem nhu cầu nhân lực trước khi tuyển?Workforce Planning↗Muốn hiểu thêm cách đọc số liệu HR?HR Metrics & Analytics↗Nguồn chuyên môn · Các tình huống, phép tính minh họa và câu tiếng Anh do HRVN biên soạn.
- Eurostat: Full-time equivalent (FTE) - định nghĩa và nguyên tắc quy đổi.
- ONS: The healthcare workforce across the UK, 2024 - headcount và cách tính FTE theo giờ hợp đồng trong phạm vi báo cáo này.
- ILOSTAT: Wages and Working Time Statistics - phân biệt các cơ sở tính giờ.
Biên soạn: Thành HR · Cập nhật .
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.