BHXH và thuế TNCN 2026: Tra cứu mức đóng, cách tính Payroll

Ảnh minh họa được tạo bằng AI.

Blog Nghề Nhân sự · Góc nhìn Thành HR
Biên soạn: Thành HR · HRVN Academy · Cập nhật: 17/10/2026

Một bảng lương đúng cần nhiều hơn tỷ lệ BHXH và công thức thuế. HR phải xác định đúng đối tượng, khoản tiền làm căn cứ tính, trần đóng và mốc áp dụng. Trong năm 2026, trần đóng bảo hiểm thay đổi từ tháng 7, trong khi quy định thuế đối với tiền lương của cá nhân cư trú có nội dung áp dụng cho kỳ tính thuế cả năm.

Bài viết tổng hợp các thông số để đối chiếu khi làm Payroll năm 2026, cập nhật đến 17/10/2026. Các ví dụ sử dụng trường hợp thông thường; hồ sơ có yếu tố nước ngoài, nghỉ hưởng chế độ, nhiều hợp đồng hoặc thuộc diện ưu đãi cần xử lý riêng.

Bạn muốn đọc phần nào?

1. Xác định đúng đối tượng và mốc áp dụng
2. Tra cứu nhanh tỷ lệ đóng bảo hiểm thông thường
3. Căn cứ đóng và các mức trần trong năm 2026
4. Thuế TNCN: giảm trừ và biểu lũy tiến 5 bậc
5. Khấu trừ thuế và tiền ăn ca: những điểm dễ dùng nhầm
6. Hai ví dụ để kiểm tra công thức Payroll
7. Checklist trước khi chốt lương và quyết toán năm

1. Xác định đúng đối tượng và mốc áp dụng

Phần tỷ lệ bảo hiểm dưới đây áp dụng cho người lao động Việt Nam tại doanh nghiệp, thuộc diện tham gia đầy đủ BHXH bắt buộc, BHYT và BHTN, với mức đóng thông thường. Không dùng nguyên bộ tỷ lệ này cho mọi lao động nước ngoài, người đang hưởng lương hưu hoặc mọi trường hợp làm việc không trọn thời gian.

Với thuế TNCN, cần xác định tình trạng cư trú thuế. Quốc tịch Việt Nam không tự chứng minh một cá nhân là người cư trú, và người nước ngoài cũng có thể là cá nhân cư trú thuế tại Việt Nam.

Ba mốc cần thể hiện trong hồ sơ tính lương:

• Từ 01/01/2026: áp dụng mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP; đây cũng là căn cứ xác định trần đóng BHTN theo vùng.
• Từ 01/07/2026: mức lương cơ sở tăng lên 2.530.000 đồng/tháng, làm thay đổi mức tham chiếu và trần đóng BHXH, BHYT; quy định mới về tiền ăn giữa ca, ăn trưa tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP bắt đầu áp dụng.
• Kỳ tính thuế năm 2026: quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú tại Nghị định 253 áp dụng cho kỳ tính thuế này. Các khoản đã kê khai, nộp theo quy định trước khi nghị định có hiệu lực được xử lý theo điều khoản chuyển tiếp khi quyết toán.

Không nên chỉ thay một ô “năm 2026” trong file lương. Các tham số bảo hiểm theo tháng và quy tắc quyết toán thuế theo năm cần được theo dõi riêng.

2. Tra cứu nhanh tỷ lệ đóng bảo hiểm thông thường

Phần doanh nghiệp đóng:

• Quỹ hưu trí và tử tuất: 14%.
• Quỹ ốm đau và thai sản: 3%.
• Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: 0,5% theo mức thông thường.
• BHYT: 3%.
• BHTN: 1%.

Phần khấu trừ vào lương người lao động:

• BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất: 8%.
• BHYT: 1,5%.
• BHTN: 1%.

Tổng tỷ lệ thường được gọi là 21,5% phía doanh nghiệp và 10,5% phía người lao động. Chỉ có thể nhân các tổng tỷ lệ này với cùng một số tiền khi căn cứ đóng của các khoản thực sự bằng nhau. Với lương cao vượt trần BHXH, BHYT nhưng chưa vượt trần BHTN, phải tính riêng từng khoản.

Mức đóng quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 0,3% chỉ áp dụng khi doanh nghiệp đáp ứng điều kiện và được chấp thuận theo quy định. Các trường hợp hỗ trợ, giảm đóng BHTN cũng có điều kiện riêng. HR không tự chọn tỷ lệ thấp hơn chỉ để giảm chi phí.

3. Căn cứ đóng và các mức trần trong năm 2026

Tiền lương đóng BHXH không chỉ là “lương cơ bản”

Đối với tiền lương do doanh nghiệp quyết định, cần đối chiếu Điều 31 Luật BHXH và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Căn cứ đóng gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, các khoản phụ cấp lương và khoản bổ sung thuộc diện tính đóng theo quy định.

HR phải xem bản chất khoản trả, thỏa thuận trong hợp đồng và cách chi trả thực tế. Việc đổi tên một phần lương thành “hỗ trợ” không tự làm khoản đó được loại khỏi căn cứ đóng. Ngược lại, không phải mọi khoản thưởng hoặc phúc lợi đều được cộng vào tiền lương đóng BHXH.

Mức tối thiểu của căn cứ đóng BHXH và nghĩa vụ trả lương tối thiểu theo vùng là hai quy định cần kiểm tra đồng thời. Không dùng mức tham chiếu để trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng cho công việc thuộc diện phải áp dụng mức này.

Trần BHXH và BHYT: chia hai giai đoạn

• Tháng 01-06/2026: mức tham chiếu 2.340.000 đồng/tháng; trần bằng 20 lần là 46.800.000 đồng/tháng.
• Từ tháng 07/2026: mức tham chiếu 2.530.000 đồng/tháng; trần bằng 20 lần là 50.600.000 đồng/tháng.

Trong thời gian chưa bãi bỏ mức lương cơ sở, mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở theo quy định chuyển tiếp của Luật BHXH. Vì vậy, không nên viết rằng “lương cơ sở đã biến mất” khi giải thích thông số năm 2026.

Trần BHTN theo vùng từ 01/01/2026

Trần tiền lương làm căn cứ đóng BHTN bằng 20 lần mức lương tối thiểu tháng theo vùng:

• Vùng I: 5.310.000 × 20 = 106.200.000 đồng/tháng.
• Vùng II: 4.730.000 × 20 = 94.600.000 đồng/tháng.
• Vùng III: 4.140.000 × 20 = 82.800.000 đồng/tháng.
• Vùng IV: 3.700.000 × 20 = 74.000.000 đồng/tháng.

Vùng áp dụng phải xác định theo quy định và địa bàn trong phụ lục Nghị định 293, không chọn theo nơi thường trú của nhân viên hoặc tên tỉnh cũ. Khi thay đổi nơi làm việc, cần kiểm tra lại căn cứ xác định vùng.

4. Thuế TNCN: giảm trừ và biểu lũy tiến 5 bậc

Với cá nhân cư trú thuộc diện tính thuế lũy tiến, trình tự cơ bản là:

Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công - Các khoản giảm trừ được chấp nhận.

Trước bước này, phải phân loại đúng khoản không tính vào thu nhập chịu thuế và khoản được miễn thuế. Lương gross không phải lúc nào cũng bằng thu nhập chịu thuế.

Các khoản giảm trừ thường gặp

• Bản thân người nộp thuế: 15.500.000 đồng/tháng, tương ứng 186.000.000 đồng/năm.
• Mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện: 6.200.000 đồng/tháng; cần đăng ký, hồ sơ chứng minh và xác định đúng thời gian được tính.
• Bảo hiểm thuộc diện được trừ: phần người lao động thực đóng theo quy định. Không lấy phần doanh nghiệp đóng để trừ tiếp vào thu nhập của nhân viên.
• Các khoản khác: chỉ giảm trừ khi đáp ứng đúng điều kiện, hạn mức và chứng từ tương ứng.

Không đăng ký trùng cùng một người phụ thuộc cho nhiều người nộp thuế trong cùng thời gian. Quy định về điều kiện người phụ thuộc cần đối chiếu hướng dẫn hiện hành, không sao chép nguyên các ngưỡng thu nhập trong tài liệu cũ.

Biểu thuế tháng và công thức tính nhanh

Gọi X là thu nhập tính thuế trong tháng, tính bằng triệu đồng. Số thuế theo công thức dưới đây cũng tính bằng triệu đồng:

• Đến 10 triệu: X × 5%.
• Trên 10 đến 30 triệu: X × 10% - 0,5.
• Trên 30 đến 60 triệu: X × 20% - 3,5.
• Trên 60 đến 100 triệu: X × 30% - 9,5.
• Trên 100 triệu: X × 35% - 14,5.

Đây là thuế lũy tiến từng phần. Ví dụ X bằng 20 triệu đồng thì thuế bằng 1,5 triệu đồng, không phải lấy toàn bộ 20 triệu nhân 10%. Biểu thuế năm sử dụng ngưỡng tương ứng bằng 12 lần ngưỡng tháng; quyết toán còn phải xét thu nhập và giảm trừ thực tế của cả năm.

Khoản giảm trừ y tế, giáo dục không tự chia đều vào bảng lương

Điều 49 Nghị định 253 quy định khoản giảm trừ đáp ứng điều kiện về chi y tế và giáo dục, đào tạo cho người nộp thuế và người phụ thuộc. Hạn mức lần lượt là 23 triệu đồng/năm và 24 triệu đồng/năm cho từng nhóm chi, không phải hạn mức riêng cho từng người.

Việc áp dụng còn phụ thuộc loại chi, chứng từ và các điều kiện cụ thể. Cá nhân có yêu cầu giảm trừ theo Điều 49 thực hiện quyết toán trực tiếp theo quy định. HR không tự lấy hạn mức năm chia 12 rồi trừ cố định vào thu nhập tính thuế hàng tháng.

5. Khấu trừ thuế và tiền ăn ca: những điểm dễ dùng nhầm

Hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên

Đối với cá nhân cư trú thuộc trường hợp này, tổ chức trả thu nhập khấu trừ theo biểu lũy tiến từng phần. Người ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên tại nhiều nơi vẫn cần xác định cách khấu trừ, đăng ký giảm trừ và nghĩa vụ quyết toán phù hợp; không chuyển mọi khoản thu nhập thứ hai sang mức 10%.

Không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng

Theo Điều 50 Nghị định 253, khi trả khoản thu nhập thuộc diện áp dụng cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, ngưỡng khấu trừ 10% là từ 5 triệu đồng/lần trở lên. Quy định cũng đề cập khoản chi sau khi đã chấm dứt hợp đồng; vẫn phải phân loại khoản miễn thuế hoặc không tính thuế trước khi khấu trừ.

Không tiếp tục dùng ngưỡng 2 triệu đồng/lần của tài liệu cũ cho các khoản chi thuộc quy định mới. Trường hợp làm cam kết để tạm chưa khấu trừ phải đáp ứng đầy đủ điều kiện; chữ ký cam kết không tự tạo quyền miễn thuế. Số đã khấu trừ 10% cũng chưa chắc là số thuế cuối cùng khi quyết toán.

Cá nhân không cư trú

Thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam được tính thuế theo mức 20% trên thu nhập chịu thuế xác định theo quy định, không áp dụng giảm trừ gia cảnh và biểu lũy tiến như cá nhân cư trú. Hồ sơ có hiệp định tránh đánh thuế hai lần cần được kiểm tra riêng.

Tiền ăn giữa ca, ăn trưa từ 01/07/2026

Điểm g khoản 2 Điều 8 Nghị định 253 phân biệt hình thức tổ chức bữa ăn với chi bằng tiền. Với chi bằng tiền, mức không tính vào thu nhập chịu thuế tối đa là 1.200.000 đồng/người/tháng; phần vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Ví dụ, doanh nghiệp trả bằng tiền 1.500.000 đồng tiền ăn ca trong tháng thuộc giai đoạn áp dụng quy định mới thì phần vượt 300.000 đồng được đưa vào thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp tổ chức nấu ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn được xem xét theo hình thức và điều kiện tương ứng trong quy định.

Không nên ghi “tiền ăn ca được miễn thuế không giới hạn” cho mọi hình thức chi. Đồng thời, cách xử lý thuế và cách xác định căn cứ đóng BHXH là hai việc riêng, cần có hồ sơ phù hợp cho từng nghĩa vụ.

6. Hai ví dụ để kiểm tra công thức Payroll

Ví dụ 1: Lương 30 triệu đồng, một người phụ thuộc

Giả định tính lương tháng 10/2026 cho người lao động Việt Nam, cư trú thuế, hợp đồng từ 3 tháng trở lên, làm đủ tháng. Toàn bộ 30 triệu đồng thuộc thu nhập chịu thuế và cũng là căn cứ đóng các khoản bảo hiểm; có một người phụ thuộc hợp lệ, không có khoản miễn thuế hay giảm trừ đặc biệt khác.

1. Bảo hiểm người lao động: 30.000.000 × 10,5% = 3.150.000 đồng.
2. Thu nhập tính thuế: 30.000.000 - 3.150.000 - 15.500.000 - 6.200.000 = 5.150.000 đồng.
3. Thuế TNCN: 5.150.000 × 5% = 257.500 đồng.
4. Lương còn lại sau bảo hiểm và thuế: 30.000.000 - 3.150.000 - 257.500 = 26.592.500 đồng.

Số thực nhận trên chưa xét tạm ứng, đoàn phí của đoàn viên hoặc khoản khấu trừ hợp lệ khác. Phần bảo hiểm doanh nghiệp chịu là 30.000.000 × 21,5% = 6.450.000 đồng; không trừ phần này vào lương người lao động.

Ví dụ 2: Lương đóng bảo hiểm trước giới hạn trần là 70 triệu đồng tại vùng I

Giả định người lao động thuộc diện đóng thông thường trong tháng 10/2026, toàn bộ 70 triệu đồng thuộc căn cứ đóng trước khi áp dụng trần:

• BHXH người lao động: 50.600.000 × 8% = 4.048.000 đồng.
• BHYT người lao động: 50.600.000 × 1,5% = 759.000 đồng.
• BHTN người lao động: 70.000.000 × 1% = 700.000 đồng, vì chưa vượt trần vùng I.
• Tổng khấu trừ bảo hiểm: 5.507.000 đồng.

Nếu nhân thẳng 70 triệu với 10,5%, kết quả sẽ là 7.350.000 đồng và cao hơn mức tính theo các trần nêu trên. Đây là lý do file Payroll cần tách công thức BHXH, BHYT và BHTN.

7. Checklist trước khi chốt lương và quyết toán năm

• Đối tượng: đã kiểm tra diện tham gia từng loại bảo hiểm, tình trạng cư trú thuế và loại hợp đồng chưa?
• Khoản trả: đã phân loại lương, thưởng, phụ cấp và phúc lợi theo bản chất, có căn cứ trong hồ sơ chưa?
• Tham số: đã chọn đúng tháng, mức tham chiếu, trần từng loại bảo hiểm và vùng áp dụng chưa?
• Giảm trừ: đã kiểm tra người phụ thuộc, thời gian đủ điều kiện, bảo hiểm được trừ và hồ sơ chứng minh chưa?
• Đối soát: số khấu trừ trong bảng lương có khớp hồ sơ bảo hiểm, tờ khai thuế, số đã nộp và phiếu lương không?
• Quyết toán: đã tổng hợp thu nhập tại đơn vị, số thuế đã khấu trừ và phân loại trường hợp đủ điều kiện ủy quyền hay tự quyết toán chưa?

Tách kinh phí công đoàn khỏi bảo hiểm và thuế TNCN

Kinh phí công đoàn do đơn vị đóng theo quy định, thông thường bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, là khoản cần theo dõi riêng khi lập ngân sách; các trường hợp miễn, giảm hoặc tạm dừng phải có căn cứ phù hợp. Không cộng khoản này vào 10,5% khấu trừ bảo hiểm của người lao động.

Đoàn phí là nghĩa vụ của đoàn viên theo quy định công đoàn áp dụng. HR không mặc định khấu trừ một tỷ lệ đoàn phí chung cho toàn bộ nhân viên, kể cả người chưa là đoàn viên.

Xử lý chuyển tiếp thuế năm 2026

Theo khoản 2 Điều 70 Nghị định 253, các trường hợp đã kê khai, nộp thuế tiền lương, tiền công từ đầu năm 2026 đến trước ngày nghị định có hiệu lực theo quy định khi đó không phải nộp lại hồ sơ khai thuế tháng, quý chỉ vì thay đổi này; thực hiện điều chỉnh trên hồ sơ quyết toán thuế năm 2026.

HR nên giữ được lịch sử tham số và dữ liệu từng kỳ, đồng thời có bảng đối chiếu khi quyết toán. Quy định chuyển tiếp không có nghĩa là bỏ qua sai sót độc lập như khai thiếu thu nhập hoặc ghi trùng người phụ thuộc.

Góc nhìn Thành HR: Một file Payroll đáng tin cậy cần giải thích được từng con số: tính trên khoản nào, theo tỷ lệ nào, áp dụng từ khi nào và dựa vào hồ sơ nào. Khả năng truy lại căn cứ giúp HR giải đáp cho nhân viên và phối hợp với kế toán hiệu quả hơn việc chỉ có một cột “lương net”.

Video từ HRVN Academy

Đọc tiếp để hoàn thiện nghiệp vụ

• Lương tối thiểu vùng 2026: Mức áp dụng và việc HR cần làm
• Luật BHXH 2024: Điều kiện rút một lần và hưởng lương hưu
• Cộng gộp BHXH xuyên biên giới: Điều kiện và lưu ý cho HR

Căn cứ pháp lý và nguồn tra cứu

1. Văn bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH năm 2026 về Luật BHXH, Điều 31, 33, 34, khoản 13 Điều 141; Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Điều 7.
2. Nghị định 58/2020/NĐ-CP về mức đóng vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Nghị định 188/2025/NĐ-CP về BHYT.
3. Nghị định 374/2025/NĐ-CP về BHTN; Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu.
4. Nghị định 161/2026/NĐ-CP: mức lương cơ sở từ 01/07/2026.
5. Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNCN: Điều 8, 46-51, 64, 69 và 70; Thông tư 87/2026/TT-BTC hướng dẫn liên quan.
6. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ: Quy định mới về khấu trừ thuế TNCN; quy định giảm trừ gia cảnh.
7. Nghị định 105/2026/NĐ-CP về tài chính công đoàn, đọc cùng Luật Công đoàn hiện hành.

Bài viết là tài liệu tra cứu cho trường hợp thông thường, không thay thế việc kiểm tra hồ sơ của từng người lao động. Khi xử lý kỳ lương khác, điều chỉnh hồi tố hoặc đối tượng đặc thù, cần đối chiếu văn bản có hiệu lực và hướng dẫn của cơ quan quản lý.