HR Foundation · C&B cơ bản Bài 27
Chặng 6 · Giải trình, nghỉ việc và thực hành tổng hợp
Thuộc khóa C&B cơ bản cho người mới: Từ hồ sơ nhân sự đến một kỳ lương.
“Máy tính chưa bàn giao thì giữ hết lương lại nhé?” Nếu nhận yêu cầu này, bạn sẽ ghi gì vào bảng quyết toán nghỉ việc? Mình cùng tách khoản đã đủ căn cứ thanh toán với việc bàn giao còn chờ, để bạn biết cần làm tiếp và trao đổi với quản lý ra sao.
Sau bài này, bạn làm được gì?
- Xác định hồ sơ, căn cứ chấm dứt và mốc thời hạn cần theo dõi.
- Tách từng khoản phải thanh toán, khoản cần xác minh và phần việc bàn giao.
- Lập bảng quyết toán có dữ liệu nguồn, người phụ trách và bằng chứng hoàn tất.
Bạn sẽ lập bảng theo dõi cho hồ sơ nghỉ việc CB-E: ngày chấm dứt, hạn thanh toán, các khoản phải trả và việc đang chờ IT xác nhận. Nếu mới học, dùng đúng dữ kiện giả lập trong bài. Nếu đã làm C&B, thử kiểm tra cách đơn vị mình tách tiền lương với tài sản, tạm ứng và hồ sơ bảo hiểm.
Đối chiếu nguồn ngày 03/10/2026. Ví dụ dùng dữ liệu giả lập để học cách làm và kiểm tra; khi áp dụng cần đối chiếu hồ sơ, kỳ phát sinh và quy định tương ứng.
Video Bài 27: Nghỉ việc và kỳ lương cuối cùng
Khi xem, hãy ghi lại những đầu việc cần chốt khi một nhân viên nghỉ việc: hồ sơ, từng khoản thanh toán, thời hạn và người chịu trách nhiệm.
Mở video trên YouTube · Bạn cũng có thể học theo phần hướng dẫn và làm tình huống bên dưới.
1. Xác định sự kiện chấm dứt trước khi tính tiền
Mở thông báo nghỉ, hợp đồng và văn bản xác định việc chấm dứt cạnh nhau. Ghi riêng ngày nhận thông báo, ngày làm việc cuối và ngày chấm dứt HĐLĐ; ba ngày này có thể khác nhau. Chỗ nào chưa rõ căn cứ pháp lý, chuyển đầu mối phụ trách lao động hoặc pháp chế làm rõ trước khi dùng để tính.
Trên điện thoại, vuốt ngang bảng để xem đủ các cột.
| Trường cần có | Đối chiếu với gì? |
|---|---|
| Căn cứ chấm dứt | Hết hạn, thỏa thuận, người lao động đơn phương, người sử dụng lao động đơn phương hay trường hợp khác theo Điều 34 BLLĐ. |
| Loại HĐLĐ và lịch sử | Hợp đồng, phụ lục, thỏa thuận thử việc, quyết định có hiệu lực. |
| Ngày nhận thông báo và ngày chấm dứt | Thông báo, xác nhận nhận, thỏa thuận/quyết định tương ứng. |
| Tình trạng cần kiểm tra riêng | Thời hạn báo trước, trường hợp không phải báo trước, công việc đặc thù, dấu hiệu chấm dứt trái luật. |
| Người xác nhận căn cứ | Đầu mối HR có thẩm quyền/pháp chế; C&B không tự kết luận chỉ từ bảng công. |
Nếu nhân viên đơn phương chấm dứt, bạn đọc loại HĐLĐ và trường hợp nghỉ rồi đối chiếu Điều 35 về báo trước và các ngoại lệ. Không mặc định ai cũng phải báo 30 ngày. Đồng thời, việc chưa có chữ ký “đồng ý nghỉ” của công ty không tự làm mất quyền đơn phương chấm dứt đúng luật của người lao động.
2. Tách khoản phải trả và khoản cần xác minh
Trên điện thoại, vuốt ngang bảng để xem đủ các cột.
| Nhóm | C&B cần làm |
|---|---|
| Lương và thu nhập đã phát sinh | Chốt công, mức lương có hiệu lực, làm thêm, khoản thưởng/phụ cấp theo điều kiện và hồ sơ. |
| Phép năm chưa nghỉ | Xác định số ngày chưa nghỉ và căn cứ thanh toán khi thôi việc/mất việc theo Điều 113 BLLĐ; đối chiếu cách tính tại NĐ 145/2020. |
| Trợ cấp nếu đủ điều kiện | Tách trợ cấp thôi việc, mất việc và khoản hỗ trợ theo thỏa thuận; chuyển sang Bài 28 để xác định. |
| Bảo hiểm, thuế | Đối chiếu đúng kỳ, đối tượng và khoản chi; không lấy tổng quyết toán nhân một tỷ lệ chung. |
| Tạm ứng, tài sản, bồi thường | Theo dõi từng khoản với nguồn, tình trạng xác minh và căn cứ giải quyết. Chưa đủ căn cứ thì chưa tự trừ vào lương. |
| Chi trả và chứng từ | Số trước/sau khấu trừ, ngày chi, bằng chứng thanh toán, phiếu giải thích và đầu mối phản hồi. |
Nếu trả lương hoặc khoản thu nhập khác sau khi HĐLĐ đã chấm dứt, kiểm tra riêng khoản 2 Điều 50 NĐ 253/2026 về khấu trừ TNCN; khoản trợ cấp được miễn thuế theo quy định cần được tách và có căn cứ. Bài 22 hướng dẫn phân loại đầu vào.
3. Theo dõi mốc thanh toán và hồ sơ phải hoàn tất
Theo Điều 48 BLLĐ, thông thường các khoản liên quan quyền lợi của mỗi bên cần được thanh toán trong 14 ngày làm việc từ ngày chấm dứt HĐLĐ. Chỉ các trường hợp luật liệt kê mới được kéo dài, tối đa 30 ngày. Không đổi “14 ngày làm việc” thành “14 ngày”, cũng không hiểu 30 ngày là hạn mặc định cho mọi hồ sơ.
Nhóm được xem xét kéo dài gồm những trường hợp cụ thể như người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế; một số giao dịch/tái tổ chức doanh nghiệp; thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm theo khoản 1 Điều 48. Cần ghi rõ căn cứ nếu áp dụng ngoại lệ.
- Kiểm tra thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và danh sách bản chính giấy tờ công ty đã giữ; theo dõi việc hoàn tất, trả lại theo trách nhiệm tại Điều 48.
- Nếu người lao động yêu cầu bản sao tài liệu liên quan quá trình làm việc, ghi yêu cầu và đầu mối cung cấp theo quy định để không bỏ sót khi trả hồ sơ.
- Theo hồ sơ biến động bảo hiểm đến kết quả, đối chiếu thông tin đã ghi nhận rồi hướng dẫn người lao động kiểm tra. Mã gửi hồ sơ chỉ là bước trong quá trình này.
- Gửi bảng giải thích các khoản thanh toán qua kênh phù hợp cho đúng người, kèm đầu mối phản hồi; không gửi rộng dữ liệu lương và thông tin cá nhân.
Từ ngày chấm dứt hợp lệ, ghi hạn thanh toán theo trường hợp áp dụng. Sau đó đặt riêng lịch nhắc IT, kế toán và các đầu mối để kịp hoàn tất. Lịch nội bộ giúp phối hợp; thiếu chữ ký bàn giao không tự làm hạn pháp luật kéo dài thêm.
4. Bài tập: còn máy tính chưa trả, bảng lương xử lý sao?
Bạn thử chia câu trả lời thành ba phần: việc tiếp tục làm, thông tin cần hỏi IT và lời phản hồi quản lý trong 4–5 câu. Đề bài chưa có kết luận thiệt hại, nên không tự thêm số tiền bồi thường vào bảng.
Mở gợi ý đáp án và cách kiểm tra
Phần tiền và hồ sơ: tiếp tục kiểm tra lương, phép đã tính, theo dõi hạn Điều 48 và hoàn tất việc bảo hiểm, giấy tờ. Phần máy tính: nhờ IT đối chiếu biên bản giao, xác nhận máy đang ở đâu, tình trạng và lịch nhận lại; nếu có thiệt hại, chuyển HR/pháp chế kiểm tra cách xử lý. Trong bảng theo dõi, ghi riêng việc này, chưa đưa một khoản bồi thường chưa xác định vào phép tính lương.
“Em đã có số lương cuối và phép chưa nghỉ theo hồ sơ của CB-E, em sẽ hoàn tất kiểm tra để xử lý thanh toán đúng hạn. Phần máy tính, em nhờ IT xác nhận tình trạng và lịch nhận lại. Hiện chưa có kết luận thiệt hại nên em chưa có căn cứ ghi tiền bồi thường hoặc giữ toàn bộ khoản phải trả. Em sẽ chuyển đầu mối HR/pháp chế kiểm tra hướng xử lý và cập nhật anh/chị vào [ngày/giờ đã thống nhất], kể cả khi IT còn đang xác minh.”
Đọc lại câu trả lời của bạn: quản lý đã biết phần tiền tiếp tục xử lý thế nào, ai kiểm tra máy tính và khi nào được cập nhật chưa? Nếu mới viết “chờ bàn giao”, hãy bổ sung các việc này để hồ sơ không nằm yên trong danh sách chờ.
5. Một dòng theo dõi đủ dùng
Trong file, tạo các cột: mã hồ sơ, căn cứ và ngày chấm dứt, hạn pháp luật, lịch nhắc nội bộ, khoản phải trả, khoản đang xác minh, người xử lý, ngày chi, bằng chứng, hồ sơ trả người lao động và trạng thái. Với CB-E, điền phần lương/phép đã tính; ở việc bàn giao ghi “chờ IT xác nhận tình trạng và lịch nhận lại máy tính”, kèm tên người phụ trách. Dữ kiện chưa có thì để rõ nội dung cần hỏi, không tự điền số tiền.
Khi chốt hồ sơ, đối chiếu bằng chứng chi trả và từng nghĩa vụ về hồ sơ, giấy tờ. Có tranh chấp thì mở việc theo dõi riêng với đầu mối phụ trách. Nhân viên đã nghỉ là trạng thái lao động; chỉ ghi hoàn tất xử lý khi các việc thuộc phạm vi đó đã thực hiện xong.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo
- Mở hồ sơ để chỉ ra ngày làm việc cuối và ngày chấm dứt HĐLĐ; xác định ngày nào đang dùng để theo dõi hạn.
- Đọc từng khoản phải trả, đang xác minh hoặc tranh chấp; kiểm tra không tự đưa khoản chưa đủ căn cứ vào khấu trừ.
- Đối chiếu hạn 14 ngày làm việc; nếu áp dụng kéo dài tối đa 30 ngày, chỉ ra đúng trường hợp luật cho phép.
- Kiểm tra danh sách việc còn mở với từng đầu mối, bằng chứng chi trả, kết quả xác nhận bảo hiểm và giấy tờ đã trả cho người lao động.
Bộ file thực hành Bài 27 · Hồ sơ CB-E
TH08 đã có bộ Bài 27 v1.0: hồ sơ nghỉ việc giả lập, bảng quyết toán để tự làm và đáp án riêng. Bạn luyện tách tiền đã có dữ kiện với việc IT, bảo hiểm, giấy tờ và trợ cấp còn chờ.
- Mở hồ sơ nguồn CB-E (PDF, 4 trang).
- Tải bảng quyết toán để tự làm (XLSX). Dùng tab NGUON, điền ô vàng ở QUYET_TOAN và THEO_DOI; lưu bản của bạn trước khi xem đáp án.
- Mở đáp án Bài 27 để tự đối chiếu (XLSX). So cả tiền, ngày chấm dứt, hạn và lời phản hồi quản lý.
Lưu ý khi làm: dữ liệu hoàn toàn giả lập. BH/thuế và đơn giá phép là đầu vào đã kiểm trong đề. Trợ cấp chưa đủ điều kiện để xác định số tiền; máy tính chưa có kết luận thiệt hại. Không tự nhập số bồi thường hoặc giữ toàn bộ tiền để chờ IT ký.
Đọc hướng dẫn TH08 v1.2. Bài 28–29 đã có bộ file v1.0; các hồ sơ của ba bài độc lập. Giữ bản tự làm, bản sửa và lời phản hồi để đưa vào portfolio Bài 31.
Giữ bài làm và chọn bước học tiếp
Giữ bảng của CB-E và lời phản hồi quản lý. Trước khi học tiếp, tự kiểm tra xem bạn có đưa khoản máy tính chưa rõ vào cột khấu trừ không. Bài 28 sẽ hướng dẫn kiểm tra riêng điều kiện và cách tính trợ cấp khi chấm dứt HĐLĐ.
Khi muốn luyện thêm: Ghé page HRVN Academy để trao đổi và theo dõi tình huống nghề HR, hoặc khám phá các khóa học tại HRHUB Vietnam.
Nguồn đối chiếu và đọc tiếp
- Bộ luật Lao động — bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH: Điều 34, 35, 48, 102, 113
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP — quy định liên quan thanh toán phép và trợ cấp
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP — Điều 50 về khấu trừ thuế
Nếu muốn đọc thêm các tình huống pháp luật liên quan, bạn có thể xem các bài Luật lao động. Khi học tiếp theo lộ trình C&B, bạn chuyển sang Bài 28 ở nút phía trên.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.