Một tháng lương hình thành như thế nào? (Bản đồ tổng thể)
Bài 0.3: Giải mã "hộp đen" quy trình tính lương. Từ Input chấm công đến Output ting ting.
🎯 Mục tiêu bài học
- Hiểu được vòng đời của một kỳ lương (Payroll Cycle) không chỉ bắt đầu vào ngày cuối tháng.
- Nắm rõ công thức gốc: Net = Gross + Biến phí - Khấu trừ.
- Hiểu khái niệm sống còn: Cut-off Date (Ngày chốt công) và lý do tại sao lương không bao giờ được tính đến phút cuối cùng.
Lương trong Offer Letter chỉ là nguyên liệu thô. Để ra được "món ăn" ting ting vào tài khoản, nó phải đi qua một "nhà máy chế biến" với rất nhiều công đoạn: Chấm công, Trừ bảo hiểm, Tính thuế, Cắt chốt dữ liệu... Bài này anh sẽ đưa cho em bản đồ của nhà máy đó.
🧠 Giải Mã Vấn Đề Cốt Lõi (3 Layers)
Một tháng lương chuẩn (Payroll Cycle) luôn đi qua 4 trạm kiểm soát (4 Steps):
Dữ liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép, hoa hồng doanh số...
Chạy công thức Excel/Phần mềm, tính Bảo hiểm, Thuế TNCN.
Gửi Phiếu lương (Payslip) và thực hiện Lệnh chuyển khoản ngân hàng.
Nộp báo cáo thuế, đóng BHXH cho cơ quan nhà nước, lưu trữ hồ sơ.
Thực nhận (Net) = (Lương cứng + Phụ cấp + Thưởng/OT) - (BHXH + Thuế TNCN + Tạm ứng/Phạt)
Lý thuyết thì quy trình rất mượt, nhưng thực tế ở các công ty (đặc biệt là SME) thì bước INPUT (Thu thập) là một cơn ác mộng:
- Dữ liệu rác (GIGO): Máy chấm công bị lỗi, nhân viên quên chấm công, đơn xin nghỉ phép viết tay vứt lung tung.
- Duyệt muộn: Quản lý đến ngày cuối cùng mới ký duyệt OT cho nhân viên. C&B không có dữ liệu để tính.
- Thay đổi phút chót: Sếp hứng lên thưởng nóng 500k vào chiều ngày trả lương -> C&B phải làm lại bảng lương từ đầu.
👉 Nếu Input là rác, thì Output (Lương) chắc chắn là rác. C&B dành 70% thời gian chỉ để đi "dọn rác" dữ liệu đầu vào.
Để tránh việc C&B bị "đột tử" vì tính không kịp, các công ty sinh ra khái niệm Ngày chốt công (Cut-off Date).
Không bao giờ có chuyện lương tháng 1 được tính từ ngày 01/01 đến 31/01 mà lại trả vào ngày 05/02 cả (trừ khi công ty cực nhỏ).
Thường quy tắc là: Tính từ ngày 26 tháng trước đến ngày 25 tháng này.
-> 5 ngày còn lại (26-30) dùng để C&B xử lý số liệu, kiểm tra và trình ký.
Vụ Án "200k Tiền Xăng"
Bối cảnh: Công ty chốt công vào ngày 25 hàng tháng. Nhân viên A đi công tác vào ngày 27/05 và phát sinh 200k tiền phụ cấp xăng xe. Ngày 05/06 nhận lương, A không thấy 200k này và làm ầm lên là C&B tính thiếu.
Vấn đề: Nhân viên A (và cả C&B Newbie) không hiểu quy tắc Cut-off. Dữ liệu ngày 27/05 nằm ngoài kỳ tính lương tháng 5 (đã chốt ngày 25).
❓ HR Quick Quiz
Câu 1: Cut-off Date (Ngày chốt công) sinh ra để làm gì?
Câu 2: Nếu Input (Dữ liệu chấm công) bị sai thì trách nhiệm thuộc về ai đầu tiên?
Câu 3: Gross và Net khác nhau cơ bản ở điểm nào?
Thử Thách 24h: Vẽ Bản Đồ
Hãy tìm hiểu ngay tại công ty bạn đang làm (hoặc công ty cũ):
- 1. Ngày chốt công là ngày mấy? (25? 30? hay 20?)
- 2. Ngày trả lương là ngày mấy?
- 3. Khoảng cách giữa 2 ngày đó (Gap) là bao nhiêu ngày?
(Nếu khoảng cách này < 3 ngày, hãy coi chừng, C&B ở đó đang "thở oxy" đấy!)
- Bộ luật Lao động 2019: Điều 94 (Nguyên tắc trả lương), Điều 95 (Trả lương).
- Lưu ý: Luật yêu cầu mỗi lần trả lương, NSDLĐ phải thông báo bảng kê trả lương (Payslip) cho NLĐ.