Không hoàn thành công việc: đừng vội gọi là “sa thải”

HR LAW NOTES · BÀI 14
HR FOUNDATION · LUẬT LAO ĐỘNG · CHẶNG 4 · KHI CÔNG VIỆC PHÁT SINH VƯỚNG MẮC

Cập nhật: 15/09/2026 · 10:18 (giờ Việt Nam).

Một bảng KPI dưới mục tiêu cho biết kết quả công việc đang có vấn đề. Để quyết định chấm dứt hợp đồng, HR còn phải đọc tiêu chí đánh giá, hồ sơ thực hiện và điều kiện pháp luật áp dụng.

Mình là Thành. Với chủ đề này, mình muốn bắt đầu từ một việc khá nhỏ: gọi đúng tên cách xử lý. “Sa thải”, “đơn phương chấm dứt hợp đồng” và “hai bên thỏa thuận nghỉ việc” đều có thể dẫn đến việc một người rời công ty, nhưng căn cứ và thủ tục khác nhau.

Bài 14 giúp bạn kiểm tra một đề nghị cho nghỉ vì kết quả công việc: điều gì đã rõ, tài liệu nào còn thiếu và lúc nào cần chuyển hồ sơ để rà pháp lý trước khi trình ký.

1. Chưa đạt KPI có đồng nghĩa với bị sa thải?

Chỉ riêng việc chưa đạt KPI không tự tạo thành căn cứ kỷ luật sa thải. Điều 125 Bộ luật Lao động quy định các trường hợp áp dụng hình thức này; không thể thêm một căn cứ độc lập là “làm việc kém” vào nội quy rồi mặc nhiên áp dụng.

Với người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng, điểm a khoản 1 Điều 36 là căn cứ cần xem xét về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của người sử dụng lao động. Có quyền xem xét không có nghĩa cứ thấy kết quả thấp là được cho nghỉ ngay.

Cách xử lý	Cần kiểm tra từ đâu?	Điểm dễ nhầm
Kỷ luật sa thải	Hành vi cụ thể có thuộc Điều 125 không; căn cứ, nguyên tắc và thủ tục kỷ luật có đáp ứng không?	Không lấy một bảng KPI thấp làm căn cứ sa thải riêng.
Đơn phương chấm dứt vì thường xuyên không hoàn thành công việc	Điểm a khoản 1 Điều 36: công việc theo hợp đồng, quy chế đánh giá, kết quả theo tiêu chí; tiếp đó là thời điểm và thủ tục.	Báo trước đủ ngày không bù được việc thiếu căn cứ chấm dứt.
Hai bên thỏa thuận chấm dứt	Khoản 3 Điều 34: có sự đồng thuận thực sự về việc chấm dứt và các điều kiện liên quan.	Nhân viên ký nhận biên bản đánh giá không có nghĩa đã đồng ý nghỉ việc.

Nếu hồ sơ đồng thời có một hành vi vi phạm khác, phải đánh giá riêng hành vi ấy theo căn cứ tương ứng. Cũng không suy ngược rằng bất kỳ sự việc nào có liên quan đến hiệu suất đều nằm ngoài phạm vi kỷ luật.

2. “Thường xuyên” được xác định bằng gì?

Điểm a khoản 1 Điều 36 yêu cầu xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Điều luật không ấn định chung cho mọi doanh nghiệp một công thức như “hai lần nhắc nhở”, “ba tháng liên tiếp” hay “dưới 80% KPI”.

Vì vậy, trước một dòng kết luận “không đạt”, mình sẽ mở ba nhóm tài liệu:

1. Công việc đã giao kết: hợp đồng, phụ lục và tài liệu phân công liên quan. Đang đánh giá đúng công việc của người lao động hay một yêu cầu mới chưa được làm rõ?
2. Quy chế đang áp dụng: tiêu chí nào, cách đo nào, kỳ đánh giá nào và cách xác định việc thường xuyên không hoàn thành ra sao? Bản nào có hiệu lực trong thời gian được đánh giá?
3. Kết quả thực tế: dữ liệu gốc, cách tính, người đánh giá, phản hồi của người lao động và những điều kiện ảnh hưởng đến kết quả.

Ví dụ giả định: cùng một mức 70% nhưng chưa chắc cùng kết luận

Một nhân viên đạt 70% mục tiêu tháng. Chỉ với con số đó, HR chưa biết mục tiêu được tính thế nào, có áp dụng đúng vị trí không, quy chế xác định mức hoàn thành và tính “thường xuyên” ra sao.

Nếu dữ liệu đầu vào thiếu, công cụ làm việc bị gián đoạn hoặc cách tính thay đổi giữa kỳ, cần làm rõ ảnh hưởng cụ thể. Những yếu tố này không tự xóa kết quả thấp, nhưng cũng không nên bị bỏ qua khi đánh giá.

Mức 70% trong ví dụ chỉ để thực hành đọc dữ kiện, không phải ngưỡng pháp luật cho phép chấm dứt hợp đồng.

Một biên bản nhắc nhở, mô tả công việc hoặc bảng KPI có thể là tài liệu liên quan. Tuy nhiên, tên gọi của tài liệu không đủ để chứng minh đã đáp ứng toàn bộ yêu cầu về quy chế đánh giá. Đừng đến lúc muốn cho nghỉ mới viết tiêu chí rồi dùng tiêu chí ấy để kết luận về giai đoạn trước.

3. Quy chế đánh giá: đừng bỏ qua việc tham khảo ý kiến và đối thoại

Theo điểm a khoản 1 Điều 36, người sử dụng lao động ban hành quy chế đánh giá nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này. Không viết thành yêu cầu “mọi công ty phải có chữ ký công đoàn” và cũng không mặc định “tham khảo ý kiến” đồng nghĩa phải được chấp thuận toàn bộ nội dung.

Phần thủ tục cần đọc cùng điểm c khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động và Điều 37–41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Riêng khoản 1 Điều 41 hướng dẫn đối thoại khi tham khảo, trao đổi ý kiến về quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

Hồ sơ cần phản ánh được việc gửi nội dung lấy ý kiến; đại diện phía người lao động lấy và tổng hợp ý kiến; các bên đối thoại, lập biên bản, ký và công bố nội dung chính theo quy định. Đối thoại không chỉ là xin một chữ ký trên bản quy chế đã chốt sẵn.

Nơi có người lao động không tham gia tổ chức đại diện vẫn cần xem cơ chế nhóm đại diện đối thoại theo Điều 37 của Nghị định. Việc chưa có công đoàn không phải lý do để bỏ qua việc xác định nghĩa vụ đối thoại áp dụng tại doanh nghiệp.

Đồng thời, đừng nhầm cuộc trao đổi riêng giữa quản lý với nhân viên về kết quả công việc với thủ tục đối thoại về quy chế. Khi chuẩn bị một hồ sơ chấm dứt cụ thể, cần rà đầy đủ quy định, quy chế và thỏa thuận liên quan; không lấy một buổi họp đánh giá để thay cho mọi bước pháp lý.

4. Kế hoạch cải thiện có ích, nhưng chữ ký không bảo đảm quyền cho nghỉ

Một kế hoạch cải thiện hiệu suất, thường gọi là PIP, có thể giúp hai bên biết cần cải thiện việc gì, được hỗ trợ thế nào và khi nào đánh giá lại. Nếu sử dụng, nên ghi rõ:

• Kết quả cụ thể còn thiếu, kèm dữ liệu có thể kiểm tra.
• Mục tiêu và cách đo phù hợp với công việc, quy chế đang áp dụng.
• Hỗ trợ từ quản lý hoặc doanh nghiệp: hướng dẫn, công cụ, nguồn lực.
• Thời gian theo dõi, cách phản hồi và người chịu trách nhiệm đánh giá.

Đây là gợi ý quản trị. Điều 36 không đặt ra một thời hạn PIP chung là một hoặc hai tháng cho tất cả doanh nghiệp. Nếu quy chế, hợp đồng hoặc thỏa thuận áp dụng có yêu cầu về bước hỗ trợ, đánh giá lại thì phải kiểm tra và thực hiện đúng.

Chữ ký vào kế hoạch không tự hợp pháp hóa một quyết định chấm dứt. Cần đọc người lao động đã ký xác nhận điều gì: nhận tài liệu, ghi nhận cuộc trao đổi hay đồng ý một nội dung cụ thể. Không diễn giải chữ ký nhận thông tin thành việc từ bỏ quyền hoặc tự nguyện nghỉ việc.

5. Trước khi trình ký: kiểm tra thời điểm, báo trước và quyền lợi

Có đang thuộc trường hợp không được đơn phương chấm dứt?

Điều 37 là bước kiểm tra cần có ngay cả khi doanh nghiệp đã có hồ sơ đánh giá. Các trường hợp gồm người đang điều trị, điều dưỡng do ốm đau, tai nạn, bệnh nghề nghiệp theo chỉ định; đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được đồng ý; lao động nữ mang thai; người đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Điều 37 có ngoại lệ liên quan đến điểm b khoản 1 Điều 36 về điều trị kéo dài. Không mượn ngoại lệ của căn cứ đó để xử lý hồ sơ đang dựa trên điểm a về kết quả công việc.

Nếu người lao động là thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cần rà thêm khoản 3 Điều 177 về thỏa thuận bằng văn bản và cách xử lý khi không thỏa thuận được. Đây là thủ tục riêng cần đưa vào hồ sơ trước khi quyết định.

Báo trước bao lâu?

Với căn cứ thường xuyên không hoàn thành công việc, khoản 2 Điều 36 quy định thời hạn báo trước như sau, trừ nhóm ngành, nghề, công việc đặc thù:

Loại hợp đồng	Thời hạn tối thiểu
Không xác định thời hạn	45 ngày
Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng	30 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	03 ngày làm việc

Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có thời hạn riêng cho một số công việc đặc thù: ít nhất 120 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên; ít nhất bằng một phần tư thời hạn hợp đồng nếu hợp đồng dưới 12 tháng. Cần kiểm tra đúng đối tượng tại khoản 1 Điều 7, không tự coi mọi chức danh quản lý đều thuộc nhóm này.

HR nên ghi riêng ngày thông báo, bằng chứng người lao động nhận thông báo và ngày dự kiến chấm dứt. Lưu ý chữ “ngày làm việc” ở mốc 03 ngày; không biến toàn bộ các mốc thành cùng một đơn vị. Việc thông báo chấm dứt bằng văn bản còn cần đối chiếu Điều 45.

Chấm dứt hợp đồng chưa phải là xong hồ sơ

Rà tiền lương, khoản phép chưa nghỉ thuộc diện thanh toán, quyền lợi theo hợp đồng và thỏa ước; kiểm tra trợ cấp thôi việc theo Điều 46 nếu đáp ứng điều kiện. Không mặc định người bị chấm dứt vì kết quả công việc sẽ mất toàn bộ các khoản này.

Điều 48 đặt thời hạn thông thường là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt để thanh toán các khoản liên quan; chỉ những trường hợp luật nêu mới có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Cũng cần hoàn tất xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả giấy tờ theo quy định.

Vì sao không nên chốt ngày nghỉ khi hồ sơ chưa rõ?

Nếu đơn phương chấm dứt trái pháp luật, Điều 41 quy định các nghĩa vụ có thể bao gồm nhận người lao động trở lại, trả lương và đóng các khoản bảo hiểm cho thời gian không được làm việc, cùng khoản trả thêm ít nhất hai tháng tiền lương theo hợp đồng. Những trường hợp hai bên không tiếp tục quan hệ lao động có cách xử lý tiếp theo tại điều này.

Đây không phải một mức “phạt cố định” cho mọi tình huống. Cũng không thể chỉ nhìn thiếu một giấy tờ rồi khẳng định trước kết quả xét xử. Việc cần làm là xác định điểm thiếu, mức độ ảnh hưởng và người chịu trách nhiệm rà soát.

6. HR nên phản hồi thế nào khi được yêu cầu làm thủ tục ngay?

Một phản hồi có ích nên nói rõ phần đã biết, phần cần kiểm tra và bước tiếp theo. Bạn có thể điều chỉnh cách diễn đạt sau cho phù hợp với công việc của mình:

“Em đã nhận thông tin về kết quả công việc. Với lý do hiện có, em chưa đủ căn cứ đề xuất kỷ luật sa thải. Em cần đối chiếu công việc theo hợp đồng, quy chế đánh giá và dữ liệu các kỳ; đồng thời kiểm tra tình trạng của người lao động và thời hạn báo trước. Sau khi rà các phần này, em sẽ tổng hợp căn cứ, điểm còn thiếu và phương án để anh/chị xem xét.”

Tiếp đó, lập một danh sách công việc ngắn: ai cung cấp quy chế, ai xác nhận dữ liệu, ai kiểm tra quyền lợi và ai rà hồ sơ pháp lý. Hẹn mốc phản hồi bạn có thể theo dõi, thay vì để câu “em cần kiểm tra thêm” kéo dài mà không có người phụ trách.

Nếu doanh nghiệp muốn trao đổi phương án thỏa thuận chấm dứt, phải trình bày đúng là một đề nghị và ghi nhận sự đồng thuận thực sự. Không yêu cầu người lao động viết đơn xin nghỉ để thay cho căn cứ mà doanh nghiệp chưa chứng minh được.

7. Thực hành: còn thiếu điều gì trước khi kết luận?

Tình huống A: quản lý gửi hai bảng KPI dưới mục tiêu và một biên bản có chữ ký nhân viên. Bộ phận HR chưa tìm thấy quy chế đánh giá áp dụng trong giai đoạn đó. Có thể coi bộ hồ sơ đã đủ để cho nghỉ theo Điều 36 không?

Mở gợi ý tình huống A

Chưa đủ dữ kiện để kết luận. Cần tìm và kiểm tra quy chế, tiêu chí xác định mức hoàn thành và tính “thường xuyên”, công việc theo hợp đồng cùng quá trình ban hành, tham khảo ý kiến và đối thoại liên quan. Đọc rõ nội dung mà nhân viên đã ký. Sau đó còn phải rà thời điểm, thời hạn báo trước và các yêu cầu khác. Hai bảng KPI không tự thay cho toàn bộ hồ sơ này.

Tình huống B: hồ sơ đánh giá đã được tập hợp; người lao động đang nuôi con tám tháng tuổi. Doanh nghiệp dự định chấm dứt vì thường xuyên không hoàn thành công việc và cho rằng báo trước đủ 30 ngày là được. Bạn sẽ kiểm tra điều nào trước?

Mở gợi ý tình huống B

Đọc khoản 3 Điều 37: người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi thuộc trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng. Thời hạn báo trước không loại bỏ giới hạn này; cũng không chỉ kiểm tra đối với lao động nữ. Với dữ kiện giả định nêu trên, không thể chỉ dựa vào việc báo trước để tiến hành theo điểm a khoản 1 Điều 36.

Tình huống C: người lao động ký kế hoạch cải thiện sáu tuần. Sau sáu tuần, kết quả vẫn thấp. Quản lý nói: “Đã ký rồi thì xem như đồng ý nghỉ.” Câu này bỏ qua điều gì?

Mở gợi ý tình huống C

Ký kế hoạch cải thiện không mặc nhiên là thỏa thuận chấm dứt theo khoản 3 Điều 34. Cần đọc đúng nội dung cam kết, căn cứ đánh giá, kết quả và các phản hồi. Nếu doanh nghiệp xem xét đơn phương chấm dứt thì phải đáp ứng các yêu cầu tương ứng; không đổi tên chữ ký trên kế hoạch thành sự tự nguyện nghỉ việc.

GÓC NHÌN THÀNH HR

Mình muốn biết khoảng cách nằm ở đâu

Khi đọc một nhận xét “nhân viên làm không được việc”, mình muốn thấy công việc nào chưa hoàn thành, kỳ vọng đã được nói rõ chưa và dữ liệu có phản ánh đủ điều kiện làm việc không. Nhận xét càng cụ thể, cuộc trao đổi càng có cơ hội đi đến một bước xử lý có trách nhiệm.

Điều mình muốn giữ cho người mới làm HR là thói quen không vội biến sự sốt ruột của quản lý thành câu chữ trong quyết định. Mình có thể hiểu áp lực của bộ phận, đồng thời chỉ ra phần hồ sơ chưa đủ. Đó là cách giúp doanh nghiệp quyết định trên thông tin đã được kiểm tra và giúp người lao động được nghe một lý do rõ ràng.

Thành HR · Chia sẻ cách tiếp cận để cùng thực hành.

Học tiếp trong series

BÀI TRƯỚC · 13Thỏa ước lao động tập thể: HR mới cần hiểu gì?BÀI TIẾP THEO · 15Nghỉ nhiều ngày không phép: cần làm rõ những gì?

Xem toàn bộ lộ trình Luật lao động · 19 bài, 6 chặng.

Xem thêm cùng YouTube HRVN

Với nội dung video được chia sẻ trước đây, đối chiếu lại điều kiện và quy định tại thời điểm áp dụng. Theo dõi thêm tại kênh YouTube HRVN.

Muốn luyện thêm tình huống, xem chương trình trắc nghiệm Luật lao động cơ bản tại HRHUB Vietnam. Nội dung và điều kiện tham gia được cập nhật tại trang chương trình.

Nguồn để bạn tự đối chiếu

• Văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026 – Bộ luật Lao động: đọc Điều 34, 36–41, 45–48, 63, 113, 122–125 và 177; chú ý các điều kiện đi kèm từng căn cứ.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP trên Cổng thông tin Chính phủ: Điều 7 về thời hạn báo trước đối với công việc đặc thù; Điều 37–41 về đối thoại tại nơi làm việc. Khi tra cứu, đọc cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung có hiệu lực liên quan.

Thành HR · HRVN Academy · Biên tập và đối chiếu nguồn: 15/09/2026. Tình huống và số liệu trong bài là giả định để thực hành. Hồ sơ chấm dứt cụ thể cần được rà đầy đủ trước khi trình người có thẩm quyền quyết định.