Hợp đồng hết hạn và không tái ký: HR cần kiểm tra gì?

HR LAW NOTES · BÀI 16
HR FOUNDATION · LUẬT LAO ĐỘNG · CHẶNG 4 · KHI CÔNG VIỆC PHÁT SINH VƯỚNG MẮC

Cập nhật: 15/09/2026 · 11:28 (giờ Việt Nam).

Hợp đồng ghi ngày hết hạn đã gần tới. Trước khi soạn thông báo không tái ký, HR cần kiểm tra loại hợp đồng, lịch sử ký kết và việc hai bên có tiếp tục làm việc sau ngày đó hay không.

Mình là Thành. Câu hỏi “không tái ký có phải báo trước không?” nghe khá ngắn, nhưng câu trả lời dễ bị lẫn giữa ba việc: chấm dứt đúng ngày hết hạn, cho nghỉ trước hạn và để người lao động tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng đã hết hạn.

Bài 16 cùng bạn tách ba việc ấy, đọc đúng mốc 30 ngày và rà những quyền lợi cần giải quyết khi quan hệ lao động kết thúc. Khi đã xác định đúng tình huống, nội dung thông báo cũng sẽ rõ hơn.

1. Hết hạn hợp đồng là một căn cứ chấm dứt riêng

Khoản 1 Điều 34 Bộ luật Lao động quy định hết hạn hợp đồng là một trường hợp chấm dứt, trừ trường hợp tại khoản 4 Điều 177. Tuy nhiên, trước khi áp dụng, phải chắc rằng hồ sơ thực sự là hợp đồng xác định thời hạn còn được pháp luật công nhận theo loại đó.

Hãy đặt hợp đồng hiện tại cạnh các hợp đồng trước, phụ lục và dữ liệu làm việc. Đừng chỉ nhìn ngày kết thúc trên trang đầu rồi coi việc không tái ký là đã đủ căn cứ.

Tình huống	Hướng kiểm tra
Chấm dứt đúng thời điểm hết hạn của hợp đồng xác định thời hạn hợp pháp	Khoản 1 Điều 34; rà ngoại lệ tại khoản 4 Điều 177, thông báo theo Điều 45 và quyền lợi khi chấm dứt.
Một bên muốn chấm dứt trước ngày hết hạn	Kiểm tra căn cứ và điều kiện đơn phương tại Điều 35 hoặc Điều 36, hoặc thỏa thuận chấm dứt theo khoản 3 Điều 34 nếu hai bên thực sự đồng ý.
Đã hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc	Rà khoản 2 Điều 20, thời gian tiếp tục làm việc và việc giao kết hợp đồng mới. Không chỉ dựa vào ngày ghi trên hợp đồng cũ.

Ví dụ giả định: hợp đồng hết hạn ngày 30/11, nhưng doanh nghiệp muốn chấm dứt từ ngày 15/11. Tên văn bản “thông báo không tái ký” không biến ngày 15/11 thành ngày hết hạn. Phải làm rõ căn cứ cho việc chấm dứt sớm và các điều kiện tương ứng.

Căn cứ chính: Điều 20, Điều 34–36 của Bộ luật Lao động – Văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH.

2. Có phải báo trước khi không tái ký không?

Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt do hết hạn hợp đồng. Đây là trách nhiệm tại khoản 1 Điều 45; hết hạn hợp đồng không nằm trong các trường hợp được loại trừ khỏi nghĩa vụ thông báo của khoản này.

Điều 45 không ấn định một số ngày báo trước riêng cho việc chấm dứt do hết hạn. Vì vậy, không tự lấy mốc báo trước của trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng để áp vào mọi thông báo không tái ký.

HR vẫn cần đọc hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể và các cam kết áp dụng tại doanh nghiệp để xem có nội dung về việc thông báo trước khi hết hạn hay không. Khi có, cần đánh giá và thực hiện nghĩa vụ tương ứng; không bỏ qua chỉ vì Điều 45 không ghi một số ngày cụ thể.

Trao đổi sớm là một việc nên chủ động

Về cách tổ chức công việc, mình nghiêng về việc trao đổi đủ sớm để người lao động hiểu kế hoạch, quản lý sắp xếp nhân sự và hai bên chuẩn bị bàn giao. Khoảng thời gian nội bộ nên dựa trên công việc và các cam kết đang áp dụng.

Đó là đề xuất về cách phối hợp. Không nên trình bày một mốc tự chọn như “luật bắt buộc mọi doanh nghiệp báo trước 15 hoặc 30 ngày khi không tái ký”.

Thông báo cần thể hiện đúng hợp đồng, căn cứ và thời điểm chấm dứt. HR nên lưu bằng chứng gửi, nhận và trao đổi liên quan. Một dòng “không gia hạn” trên phần mềm nhân sự chưa thể hiện đầy đủ việc đã thông báo cho người lao động.

Nếu người lao động kết thúc công việc đúng thời điểm hợp đồng hết hạn, không nên yêu cầu họ viết đơn xin đơn phương nghỉ việc chỉ để hoàn thiện một bộ hồ sơ có sẵn. Giấy tờ cần phản ánh đúng căn cứ chấm dứt thực tế.

3. Mốc 30 ngày áp dụng khi vẫn tiếp tục làm việc

Khoản 2 Điều 20 bắt đầu từ một điều kiện quan trọng: hợp đồng xác định thời hạn đã hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc. Mốc 30 ngày trong điều này không phải thời hạn báo trước khi không tái ký.

• Trong 30 ngày kể từ ngày hết hạn: hai bên phải ký hợp đồng mới. Trong thời gian chưa ký, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết.
• Hết 30 ngày mà chưa ký hợp đồng mới: với trường hợp tiếp tục làm việc đang xét theo khoản 2 Điều 20, hợp đồng đã giao kết trở thành hợp đồng không xác định thời hạn.
• Nếu ký tiếp hợp đồng xác định thời hạn: thông thường chỉ được ký thêm một lần; sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn, trừ các ngoại lệ pháp luật quy định.

Điểm c khoản 2 Điều 20 có ngoại lệ đối với người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước và các trường hợp tại khoản 1 Điều 149, khoản 2 Điều 151, khoản 4 Điều 177. Vì vậy, câu “chỉ được ký tối đa hai lần trong mọi trường hợp” cũng cần được nói lại cho đúng phạm vi.

Khoản 2 Điều 22 còn quy định phụ lục hợp đồng không được sửa đổi thời hạn hợp đồng. Đừng dùng một phụ lục kéo dài ngày kết thúc để bỏ qua yêu cầu về loại hợp đồng và số lần ký tại Điều 20.

Hai cách hiểu dễ nhầm

“Có 30 ngày làm việc không cần trả theo hợp đồng cũ.” Không đúng. Điều 20 bảo đảm quyền, nghĩa vụ và lợi ích theo hợp đồng đã giao kết trong thời gian chưa ký hợp đồng mới.

“Quên gửi thông báo là hợp đồng lập tức thành không xác định thời hạn.” Cũng chưa đủ dữ kiện. Phải kiểm tra việc người lao động có tiếp tục làm việc, thời gian tiếp tục và tình trạng ký hợp đồng mới theo Điều 20. Nghĩa vụ thông báo và việc chuyển loại hợp đồng là hai vấn đề cần đánh giá riêng.

Bộ Nội vụ đã giải thích mốc 30 ngày là khoảng thời gian để hai bên thương lượng hợp đồng mới; trong khoảng này, việc chấm dứt vẫn phải thuộc trường hợp pháp luật cho phép tại Điều 34, 35 hoặc 36. Không nên hiểu rằng cứ còn trong 30 ngày thì bên nào cũng được cho dừng ngay, bất kể căn cứ. Bạn có thể đọc phản hồi của Bộ Nội vụ về thời hạn 30 ngày.

Trong hồ sơ thực tế, hãy đối chiếu lịch phân công, chấm công, tiền lương, trao đổi với quản lý và hợp đồng mới nếu có. Văn bản đã gửi cần được đọc cùng diễn biến thực hiện, thay vì chỉ tìm một tờ thông báo để kết luận.

4. Phân biệt “phải gia hạn” và “được ưu tiên ký mới”

Đây là hai quy định có ý nghĩa khác nhau. Một câu “hết hạn thì doanh nghiệp được dừng trong mọi trường hợp” sẽ bỏ sót những điểm cần bảo vệ trong hồ sơ.

Trường hợp	Quy định cần đọc
Người lao động là thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đang trong nhiệm kỳ mà hợp đồng hết hạn	Khoản 4 Điều 177: phải gia hạn hợp đồng đã giao kết đến hết nhiệm kỳ. Cần kiểm tra đúng tư cách thành viên ban lãnh đạo và thời hạn nhiệm kỳ.
Hợp đồng hết hạn trong thời gian lao động nữ mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi	Khoản 3 Điều 137: được ưu tiên giao kết hợp đồng lao động mới. Đây là quyền ưu tiên cần được xem xét, không tự đồng nghĩa hợp đồng cũ được gia hạn đến một ngày cố định.

Với Điều 177, đừng mở rộng thành “mọi đoàn viên công đoàn đều phải được gia hạn”, cũng đừng thu hẹp quy định chỉ còn một tên chức danh quen thuộc. Hãy xác minh đúng đối tượng luật nêu.

Với Điều 137, cần đọc đầy đủ cả quy định bảo vệ thai sản và quyền ưu tiên giao kết hợp đồng mới. HR nên làm rõ tình trạng của người lao động, nhu cầu tiếp tục công việc và cách doanh nghiệp thực hiện quyền ưu tiên này; lưu lại việc xem xét, trao đổi. Không gộp hết hạn hợp đồng với sa thải hoặc đơn phương chấm dứt vì lý do mang thai, nghỉ thai sản hay nuôi con nhỏ.

Đối chiếu khoản 3 Điều 137 và khoản 4 Điều 177 trong Bộ luật Lao động hiện hành.

5. Chấm dứt đúng căn cứ vẫn phải giải quyết quyền lợi

Thông báo không tái ký không phải bước cuối cùng. Điều 48 quy định trách nhiệm thanh toán và hoàn tất hồ sơ khi chấm dứt hợp đồng. HR cần phối hợp với quản lý, bộ phận tiền lương và người lao động để xác nhận các khoản còn lại.

• Tiền lương và quyền lợi còn phải trả: rà thời gian làm việc, các khoản theo hợp đồng, thỏa ước và quy định áp dụng; thông tin tính toán cần có căn cứ.
• Ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ: khi thôi việc mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm, người lao động được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ theo khoản 3 Điều 113.
• Trợ cấp thôi việc: rà Điều 46 và quy định hướng dẫn. Chấm dứt do hết hạn thuộc nhóm căn cứ có thể phát sinh trợ cấp, nhưng còn phải kiểm tra điều kiện làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng, trường hợp loại trừ và thời gian được tính.
• Bảo hiểm và giấy tờ: hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN; trả lại cùng bản chính giấy tờ khác đã giữ. Cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu; chi phí sao, gửi do người sử dụng lao động trả.

Thời gian tính trợ cấp thôi việc không mặc nhiên bằng toàn bộ thâm niên. Theo khoản 2 Điều 46, phải trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định. Vì vậy, không thể chỉ thấy “đã làm hơn một năm” rồi hứa chắc một khoản trợ cấp cụ thể.

Phân biệt hai mốc thời gian

14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt là thời hạn thông thường để hai bên thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên theo khoản 1 Điều 48.

Chỉ những trường hợp được liệt kê trong khoản này mới có thể kéo dài, nhưng không quá 30 ngày. Một hợp đồng hết hạn thông thường không tự tạo ra quyền chờ 30 ngày để thanh toán. Đây cũng không phải mốc 30 ngày về ký hợp đồng mới tại Điều 20.

Nên ghi rõ ai phụ trách từng khoản, thời điểm dự kiến và phần còn chờ đối chiếu. Việc bàn giao công việc, tài sản cần có lịch và biên bản phù hợp; không tự lấy lý do “chưa đủ chữ ký bàn giao” để bỏ qua thời hạn thanh toán theo luật.

Căn cứ: Điều 46, Điều 48 và khoản 3 Điều 113 của Bộ luật Lao động. Khi tính trợ cấp cụ thể, đọc thêm Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các quy định có liên quan.

6. Rà hồ sơ trước khi gửi thông báo

Một lượt rà ngắn có thể đi theo năm câu hỏi dưới đây. Đây là gợi ý tổ chức công việc, không phải mẫu thủ tục bắt buộc áp dụng giống nhau cho mọi hồ sơ.

1. Hợp đồng nào đang được áp dụng? Xác nhận loại hợp đồng, hiệu lực, ngày hết hạn và toàn bộ lịch sử ký kết.
2. Có quy định đặc biệt nào cần xử lý trước? Rà đối tượng tại Điều 137, Điều 177 và các cam kết có liên quan.
3. Hai bên sẽ tiếp tục hay chấm dứt vào thời điểm nào? Đối chiếu đề xuất với lịch làm việc thực tế; xác định đúng căn cứ, tránh để quản lý tiếp tục giao việc trong khi hồ sơ đã ghi nghỉ.
4. Thông báo đã rõ và đã được gửi chưa? Kiểm tra người ký, người nhận, căn cứ, thời điểm chấm dứt và bằng chứng trao đổi.
5. Quyền lợi và hồ sơ còn lại do ai giải quyết? Có đầu mối, dữ liệu đối chiếu và thời hạn thực hiện cho tiền lương, phép năm, trợ cấp nếu có, bảo hiểm và giấy tờ.

Trong thông báo, có thể trình bày ngắn gọn thông tin hợp đồng, căn cứ chấm dứt do hết hạn, thời điểm chấm dứt, đầu mối bàn giao và việc đối chiếu quyền lợi. Những phần còn chờ xác nhận cần ghi đúng trạng thái; không điền một con số hoặc ngày trả tiền chỉ để văn bản trông hoàn chỉnh.

Nếu cần tra chế tài về thông báo hoặc giải quyết quyền lợi, hãy xác định đúng hành vi và thời điểm áp dụng. Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 10/09/2026. Phần đọc quy định xử phạt sẽ được nối tiếp ở Bài 17; không lấy một mức tiền trong bài cũ để áp ngay cho hồ sơ hiện tại.

7. Ba tình huống để tự rà lại cách hiểu

Với mỗi tình huống giả định, thử viết hai dòng trước khi mở gợi ý: “Mình cần kiểm tra thêm điều gì?” và “Điều khoản nào giúp trả lời?”.

Tình huống A: đã báo không tái ký nhưng vẫn giao việc

Một hợp đồng xác định thời hạn hết hạn. HR đã gửi thông báo không tái ký, nhưng quản lý vẫn phân công người lao động làm việc liên tục thêm 35 ngày và chưa có hợp đồng mới. Có thể chỉ dựa vào thông báo cũ để coi quan hệ lao động đã kết thúc không?

Mở gợi ý tình huống A

Cần xác minh đầy đủ diễn biến tiếp tục làm việc, việc giao việc và tình trạng giao kết hợp đồng. Với giả định người lao động tiếp tục làm việc qua 30 ngày, chưa có hợp đồng mới và thuộc trường hợp khoản 2 Điều 20, hợp đồng đã chuyển thành không xác định thời hạn. Thông báo cũ không đủ để bỏ qua diễn biến này.

Nếu muốn chấm dứt ở thời điểm hiện tại, phải đánh giá căn cứ và điều kiện phù hợp với quan hệ lao động đang tồn tại; không chỉ giữ nguyên ngày hết hạn cũ trên hồ sơ.

Tình huống B: hai hồ sơ cùng hết hạn

Một người là thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, còn sáu tháng nhiệm kỳ. Người còn lại là lao động nữ đang mang thai. Có thể ghi cùng một kết luận “bắt buộc gia hạn đến hết thời gian được bảo vệ” cho cả hai không?

Mở gợi ý tình huống B

Không thể gộp như vậy. Với người thứ nhất, cần xác minh đúng tư cách và nhiệm kỳ để thực hiện khoản 4 Điều 177: gia hạn hợp đồng đã giao kết đến hết nhiệm kỳ.

Với lao động nữ mang thai khi hợp đồng hết hạn, khoản 3 Điều 137 quy định ưu tiên giao kết hợp đồng mới. Cần xem xét và thực hiện quyền ưu tiên, cùng các quy định bảo vệ liên quan; không tự đổi nội dung này thành một thời hạn gia hạn cố định do HR đặt ra.

Tình huống C: muốn cho nghỉ sớm hai tuần

Công ty muốn người lao động nghỉ trước ngày hết hạn hai tuần và đề nghị HR ghi lý do “không tái ký”. Người lao động chưa đồng ý chấm dứt sớm. HR nên hỏi lại điều gì?

Mở gợi ý tình huống C

Trước hết, làm rõ đây là yêu cầu chấm dứt quan hệ lao động sớm hay chỉ thay đổi bố trí công việc trong khi hợp đồng và quyền lợi vẫn tiếp tục. Nếu thực sự chấm dứt sớm, ngày hết hạn chưa tới nên không thể dựa riêng vào khoản 1 Điều 34.

Phải xác định căn cứ, điều kiện và nghĩa vụ tương ứng nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt. Nếu chọn thỏa thuận, cần có sự đồng ý thực sự của hai bên theo khoản 3 Điều 34. Không yêu cầu người lao động viết đơn xin nghỉ để thay cho căn cứ còn thiếu.

Góc nhìn Thành HR

Với mình, một hồ sơ hết hạn được chuẩn bị tốt cần giúp cả người lao động và quản lý biết rõ điều gì sẽ xảy ra: có tiếp tục công việc không, đến ngày nào, ai trả lời về quyền lợi và khi nào nhận được hồ sơ.

Khi các thông tin ấy thống nhất với hợp đồng và diễn biến thực tế, HR cũng dễ giải thích quyết định hơn. Việc trao đổi sớm, dùng đúng căn cứ và hoàn tất những khoản còn lại là những phần rất cụ thể của cách mình muốn làm nghề.

Thành HR · Ghi chép cùng người mới làm nhân sự

Xem thêm qua video

Video dưới đây trao đổi về việc thông báo khi doanh nghiệp không muốn tái ký hợp đồng sắp hết hạn. Video được thực hiện trước lần cập nhật bài này; khi áp dụng, hãy đối chiếu điều kiện và văn bản hiện hành trong phần nội dung phía trên.

Đọc tiếp trong series

BÀI 15 · BÀI TRƯỚCNghỉ nhiều ngày không phép: cần làm rõ những gì?BÀI 17 · BÀI TIẾP THEOĐọc quy định xử phạt: cần kiểm tra gì ngoài con số?

Bạn có thể quay lại lộ trình HR Foundation – Luật lao động để theo dõi 19 bài qua 6 chặng.

Nếu muốn luyện thêm

Bạn có thể tham khảo phần trắc nghiệm Luật lao động cơ bản trên HRHUB. Sau mỗi câu, thử ghi lại điều kiện còn thiếu và điều khoản cần đọc, thay vì chỉ nhớ đáp án.

Nguồn để tự đối chiếu: Bộ luật Lao động, trọng tâm Điều 20, 22, 34–36, 45–46, 48, 113, 137 và 177; Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP về trợ cấp; phản hồi của Bộ Nội vụ về khoản 2 Điều 20; Nghị định 283/2026/NĐ-CP khi tra chế tài. Các đường dẫn được đặt tại phần nội dung liên quan.

Bài viết phục vụ việc học và tra cứu nền tảng. Kết luận cho một hồ sơ cụ thể cần dựa trên đầy đủ hợp đồng, tài liệu và diễn biến thực tế tại thời điểm áp dụng.