HR Foundation · C&B cơ bản · Bài 14
Chặng 3 · Thời gian làm việc và dữ liệu công
“Em đã hủy đơn nghỉ rồi, sao vẫn bị trừ nửa ngày phép?”
Bảng công đã sửa chưa đủ để trả lời Bình. Mình cần mở cả sổ phép, tìm lần đã trừ và kiểm tra phần hoàn lại. Một số dư đáng tin phải chỉ được nó hình thành từ đâu.
Bài này đi từ cách xác định quỹ phép đến ghi sổ, đối chiếu và xử lý phép còn khi thôi việc. Bạn sẽ thực hành với năm người có hồ sơ khác nhau, thay vì chỉ kéo một công thức xuống cả bảng.
Đầu ra sau bài học
Sổ phép có căn cứ phát sinh, số đã dùng, điều chỉnh và số còn; tách được phép dự kiến nghỉ với phép chuyển thanh toán.
Đọc khoảng 20 đến 25 phút; làm bài tính nhanh 15 phút hoặc trọn bộ file 45 đến 60 phút. Dữ liệu giả lập, phạm vi doanh nghiệp và người lao động thuộc Bộ luật Lao động; không áp máy móc cho cán bộ, công chức, viên chức hoặc chế độ đặc thù. Bài chưa tính thuế, bảo hiểm hay tiền thực nhận.
01 · Xác định quyền phép
Chọn đúng mức năm, rồi mới tính đến kỳ
Phép năm, hay annual leave, là cách gọi thông dụng của nghỉ hằng năm. Theo Điều 113, làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động (HĐLĐ), với mức cơ bản dưới đây.
Ngày làm việc · Mức cho đủ 12 tháng
Điều kiện bình thường
Người làm công việc trong điều kiện bình thường.
Nhóm được quy định riêng
Lao động chưa thành niên; người khuyết tật; nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Công việc đặc biệt
Nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Khi nhân viên xin nghỉ một khoảng ngày, đặt khoảng đó lên lịch làm việc của chính họ. Ngày nghỉ tuần hoặc lễ không trở thành phép năm chỉ vì nằm trong chuyến đi.
Làm chưa đủ 12 tháng
Ví dụ: mức 12 ngày, chưa có thâm niên, 7 tháng được tính → 12 ÷ 12 × 7 = 7 ngày.
Không phải chờ làm đủ một năm mới xác định quyền phép. Công thức áp dụng cho trường hợp chưa đủ 12 tháng, không chỉ năm mới vào hoặc năm thôi việc.
Tháng lẻ: kiểm tra ngưỡng 50%
Với trường hợp làm việc chưa đủ tháng, cộng ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương thuộc khoản 2 Điều 66: nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có lương theo các điều được dẫn chiếu. Nếu đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận, tháng đó được tính là một tháng.
Ví dụ An · Lịch tháng có 22 ngày làm việc bình thường
Tính tròn tháng khác làm tròn ngày phép. Điều 66 không đặt quy tắc chung “phép lẻ từ 0,5 luôn làm tròn lên 1”. Giữ kết quả 6,5 ngày, không tự bỏ phần lẻ. Mức năm 14, 16 hoặc có thâm niên cũng không thể mặc định phát sinh 1 ngày/tháng.
Rà các khoảng thời gian tại Điều 65 trước khi kết luận thiếu tháng. Đừng loại tháng thai sản chỉ vì không có chấm công. Với tháng lẻ thực sự dưới ngưỡng 50%, không có quy định bắt buộc tính tròn tháng; kiểm tra thỏa thuận có lợi hơn nếu có.
Đọc thêm giải đáp chính thức: trường hợp chưa đủ 12 tháng, ngưỡng 50%, phạm vi tháng làm chưa đủ.
02 · Đọc thời gian cùng hồ sơ
Không có chấm công vẫn có thể được tính phép
Thâm niên: đủ 5 năm, thêm 1 ngày
Theo Điều 114, cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì tăng tương ứng 1 ngày phép. Mức cơ bản 12 ngày, đủ 10 năm → mức năm 14 ngày. Không cộng mọi năm kinh nghiệm ở các công ty khác vào thâm niên này.
Lưu ngày bắt đầu tính, mốc đủ 5 năm và hiệu lực thay đổi. Nếu mốc tăng nằm giữa năm, rà riêng cách ghi nhận. Khoản 3 Điều 66 có quy định cộng thời gian trong khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước khi tiếp tục làm trong khu vực này; không mở rộng thành quy tắc chung cho mọi doanh nghiệp.
Các khoảng được tính theo Điều 65
Ghi ngày bắt đầu, kết thúc, loại thời gian và hồ sơ xác nhận; theo dõi riêng phần vượt giới hạn của từng nhóm.
- Học nghề, tập nghề; thử việc
- Học nghề, tập nghề theo Điều 61 và sau đó làm việc cho người sử dụng lao động. Thử việc được tính nếu tiếp tục làm việc sau khi hết thời gian thử việc.
- Nghỉ việc riêng có lương
- Các trường hợp theo khoản 1 Điều 115 Bộ luật Lao động.
- Nghỉ không lương
- Được người sử dụng lao động đồng ý; cộng dồn không quá 1 tháng trong một năm.
- Nghỉ ốm đau
- Cộng dồn không quá 2 tháng trong một năm.
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Thời gian nghỉ cộng dồn không quá 6 tháng theo khoản 5 Điều 65.
- Nghỉ hưởng chế độ thai sản
- Theo pháp luật BHXH. Không loại vì doanh nghiệp không trả lương trong thời gian nghỉ.
- Các trường hợp khác
- Thực hiện nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở được pháp luật tính là thời gian làm việc; ngừng việc, nghỉ việc không do lỗi người lao động; tạm đình chỉ nhưng sau đó được kết luận không vi phạm hoặc không bị xử lý kỷ luật.
Ví dụ Chi · Đủ điều kiện theo hồ sơ bài tập
Sau thử việc, tính theo hồ sơ của từng người. Xác nhận điều kiện tiếp tục làm việc, tính cả thời gian thử việc đủ điều kiện và kiểm tra tháng lẻ. Không mặc định “cộng 2 ngày” hoặc gọi là “truy thu phép”. Ngày vắng trong thử việc cần phân loại theo hồ sơ, không tự chuyển hết thành không lương.
Xem và đối chiếu
Video Bài 14: Phép năm, cách tính và theo dõi
Đối chiếu phần trình bày với hồ sơ thực hành: đâu là mức cả năm, đâu là số xác định đến kỳ và đâu là phép đã nghỉ thực tế?
03 · Chọn đúng cách xử lý
Phép còn và tiền lương: ba tình huống khác nhau
Đang nghỉ phép
Hưởng lương theo HĐLĐ tại thời điểm nghỉ. Nếu đã nằm trong lương tháng, không cộng lại lần nữa.
Vẫn làm, chưa nghỉ hết
Rà lịch nghỉ, thỏa thuận và cam kết hợp pháp có lợi hơn. Không tự động đổi toàn bộ phép còn thành tiền cuối năm.
Thôi việc, mất việc
Chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết thì được thanh toán tiền lương cho ngày chưa nghỉ, theo khoản 3 Điều 113.
Khoản 3 Điều 113 không đặt nghĩa vụ chung phải trả tiền phép cuối năm cho mọi người vẫn đang làm. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm quyền nghỉ và thực hiện các cam kết hợp pháp đã có.
Thanh toán khi thôi việc: lấy lương tháng nào?
Khoản 3 Điều 67 quy định căn cứ là lương theo HĐLĐ của tháng trước liền kề tháng thôi việc, mất việc. Không thay bằng lương bình quân sáu tháng, lương đóng BHXH hay tiền thực nhận.
Rà số phép đã xác nhận và cách quy đổi lương ngày theo chế độ trả lương, lịch làm việc hợp pháp. Không mặc định chia 26. Phép năm trước đã nằm trong số dư thì không cộng thêm lần nữa.
Đọc thêm: tạm ứng lương và ngày đi đường
Nghỉ hằng năm khi chưa đến kỳ trả lương được tạm ứng theo khoản 3 Điều 101, qua dẫn chiếu khoản 5 Điều 113. Đây không phải khoản lương trả thêm.
Đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy có tổng ngày đi và về trên hai ngày thì từ ngày thứ ba được tính thêm thời gian đi đường ngoài phép, chỉ cho một lần nghỉ trong năm. Không mở rộng sang mọi chuyến bay hoặc chuyến du lịch.
Tiền tàu xe và lương những ngày đi đường ngoài phép do hai bên thỏa thuận, theo khoản 1 Điều 67. Xem giải đáp chính thức về ngày đi đường.
04 · Có số phép, cần có lịch nghỉ
Phép chuyển cần thỏa thuận và dấu theo dõi
Người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ sau khi tham khảo ý kiến người lao động và thông báo trước. Có phép không đồng nghĩa tự ý vắng; nhu cầu vận hành cũng không thay thế trách nhiệm bố trí nghỉ.
Hai bên có thể thỏa thuận nghỉ nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa ba năm một lần. Lưu năm phát sinh, số chuyển, thời gian sử dụng và xác nhận; đây không phải quyền tự động cộng dồn ba năm cho mọi người.
31/3 không phải mốc luật định để xóa mọi phép còn. Rà quy chế với pháp luật, thỏa thuận và thực tế bố trí nghỉ. Ghi những lần xin nghỉ bị hoãn: ngày, lý do, người phản hồi và lịch thay thế. Hồ sơ thiếu thì giữ số đang theo dõi kèm việc cần xử lý, chuyển người phụ trách rà.
Đối chiếu khoản 4 Điều 113, khoản 2 Điều 118 và giải đáp về nghỉ gộp. Các phương án trong câu hỏi của người dân không phải toàn bộ đều được cơ quan trả lời chấp thuận.
05 · Theo dõi để trả lời được nhân viên
Số dư phải truy lại được từng lần thay đổi
Công thức sổ phép theo kỳ
Đặt tên cột rõ: mức cả năm, số xác định đến kỳ, đã dùng, còn lại và đã duyệt sẽ nghỉ. Dự kiến cuối năm để riêng. Theo dõi phát sinh từng tháng không có nghĩa nhân viên chỉ được nghỉ một ngày mỗi tháng.
- Định danh và ngày chốt
- Mã nhân viên; ngày vào, thử việc, thôi việc; lịch làm việc và kỳ chốt.
- Căn cứ phát sinh
- Mức 12/14/16, thâm niên, phúc lợi bổ sung, số tháng và thời gian đặc biệt đã xác nhận.
- Phép chuyển, điều chỉnh
- Năm phát sinh, số chuyển, thỏa thuận; lý do, người xác nhận và tham chiếu từng lần sửa.
- Ngày thực tế đã nghỉ
- Ngày/giờ, số lượng, đơn nghỉ, trạng thái; đối chiếu bảng công và đơn hủy/đổi.
- Số dư và việc còn mở
- Phép còn, đơn tương lai, mục chờ xác minh, phiên bản; nếu thôi việc, thêm đề nghị thanh toán và trạng thái chi trả.
Bình ở Bài 12: hoàn nửa ngày đã hủy
Ngày 07/10, Bình được xác nhận làm việc từ xa và hủy buổi nghỉ. Với lịch 8 giờ/ngày của tình huống, 4 giờ tương ứng 0,5 ngày.
Một lần nghỉ · Giữ cả dấu trừ và dấu hoàn
Hai người cùng tên Bình: Bình nối từ Bài 12 nằm ở tab NOI_B12. Bình/NV02 trong bài tập năm người bên dưới là hồ sơ khác. Không cộng lần hoàn 0,5 ngày này vào kết quả của NV02.
06 · Từ hồ sơ đến số dư
Chốt phép cho năm người đến 30/06/2026
Bộ thực hành TH03 · Dùng chung file Bài 13 và 14
Mở từng đơn trong PDF, ghi sổ rồi mới tính số còn. Tải hoặc tạo bản sao workbook để điền ô vàng; lưu bài làm trước khi mở đáp án.
- PHEP_SO → PHEP_CHOT: ghi sổ và chốt. Đơn tháng 7 ở kế hoạch; Hạnh chuyển đề nghị thanh toán, chưa chi trả.
- NOI_B12: ghi trừ và hoàn 0,5 ngày của Bình ở Bài 12.
- SUA_LOI → BAN_GIAO: rà lỗi, viết phần phép, đối chiếu và lưu.
TH03 có bộ file Bài 10 đến 14, dữ liệu giả lập, đáp án tách riêng. Dành 45 đến 60 phút cho sổ phép, thêm một lượt sửa lỗi.
Điều kiện chung: doanh nghiệp tư nhân, chốt từ đầu năm đến 30/06/2026. Không có phép chuyển, phúc lợi bổ sung, ứng trước hoặc điều chỉnh khác. Lịch 8 giờ/ngày, có cơ chế nghỉ nửa ngày phù hợp. Số đã dùng đều đã nghỉ thực tế, có xác nhận và khớp công.
Trừ An cần kiểm tra ngưỡng 50%, các tháng nêu dưới đây đã đủ căn cứ. Chỉ tính giai đoạn xác nhận, không dự báo cuối năm; đây là quy ước bài tập, không phải quy định cấm thỏa thuận bố trí nghỉ sớm hơn.
| Nhân viên | Hồ sơ đã xác nhận |
|---|---|
| NV01 · An Mới vào tháng 6 | Mức 12 ngày/năm. Lịch tháng 22 ngày; có 11 ngày thuộc khoản 2 Điều 66, đã gồm 0,5 ngày phép đã nghỉ. Không có thời gian khác cần cộng. |
| NV02 · Bình Có phép thâm niên | 6 tháng được tính từ tháng 1 đến 6. Cơ bản 12 ngày, thêm 1 ngày thâm niên từ trước 01/01; mức không đổi trong giai đoạn. Đã dùng 4 ngày. |
| NV03 · Chi Nghỉ thai sản | Làm tháng 1, 2; thai sản theo BHXH tháng 3 đến 6, vẫn trong danh sách lao động. Mức 12 ngày, chưa có thâm niên. Đã dùng 0,5 ngày trong tháng 2. |
| NV04 · Dũng Tiếp tục sau thử việc | Thử việc hợp lệ: tháng 4 và 5 đều được tính, đã kiểm phần tháng lẻ. Tiếp tục làm đủ tháng 6. Mức 12 ngày, chưa có thâm niên. Đã dùng 1 ngày tháng 6. |
| NV05 · Hạnh Thôi việc 30/06 | 6 tháng được tính, mức 12 ngày, chưa có thâm niên; đã dùng 1,5 ngày. Lương ngày làm căn cứ đã xác định đúng từ HĐLĐ tháng 5: 400.000 đồng/ngày. Chưa thanh toán phép chưa nghỉ. |
A. Tính và đối chiếu
Mỗi người ghi mức năm, số tháng, phép tương ứng, đã dùng và còn lại. Giải thích số tháng của Chi, Dũng; riêng An không cộng thêm 0,5 ngày vào 11 ngày đã cho. Đánh dấu ai tiếp tục theo dõi phép, ai chuyển thanh toán.
Đáp án A: kiểm căn cứ, rồi kiểm tổng
| Nhân viên | Cách tính đến 30/06 |
|---|---|
| An | 11 ÷ 22 = 50% → tính 1 tháng. 12 ÷ 12 × 1 = 1; trừ 0,5 → còn 0,5 ngày. |
| Bình | (12 + 1) ÷ 12 × 6 = 6,5. 6,5 − 4 = còn 2,5 ngày. Giữ nguyên phần lẻ. |
| Chi | 2 tháng làm + 4 tháng thai sản = 6 tháng. 12 ÷ 12 × 6 = 6; trừ 0,5 → còn 5,5 ngày. |
| Dũng | 2 tháng thử việc đủ điều kiện + tháng 6 = 3 tháng. 12 ÷ 12 × 3 = 3; trừ 1 → còn 2 ngày. |
| Hạnh | 12 ÷ 12 × 6 = 6; trừ 1,5 → 4,5 ngày chuyển thanh toán do thôi việc. |
Đối chiếu tổng · Đơn vị: ngày
22,5 = 7,5 + 10,5 + 4,5
Cả năm người
Bốn người đang làm
Hạnh đã thôi việc
Ghi “Đề nghị thanh toán 4,5 ngày, chưa chi trả”. Có kết quả trả tiền mới ghi ngày và chứng từ. Đơn giá là dữ kiện đã kiểm tra của đề, không phải mức chung theo luật; bài chưa xử lý thuế hoặc khấu trừ.
B. Đơn đã duyệt có phải đã dùng?
Tại 30/06, Bình/NV02 còn 2,5 ngày và có đơn 1 ngày đã duyệt để nghỉ tháng 7. Có sửa số đã dùng từ 4 thành 5 ngày không?
Đáp án B: giữ riêng thực tế và kế hoạch
Cùng một hồ sơ · Hai thời điểm
Đến 30/06
Đã dùng: 4 ngày
Còn: 2,5 ngày
Kế hoạch tháng 7
Đã duyệt sẽ nghỉ: 1 ngày
Chưa phải ngày đã dùng
Sang tháng 7, đối chiếu đơn với công thực tế. Có nghỉ thì ghi đã dùng và cập nhật kế hoạch của cùng lần nghỉ; hủy hoặc đổi thì sửa kế hoạch. Kiểm cơ chế giữ chỗ để không trừ lần thứ hai.
C. “Hết quý I thì xóa 6 ngày cũ”?
Quản lý yêu cầu xóa vì đã qua hạn trong file. Nhân viên có email xin nghỉ nhưng nhiều lần bị hoãn do dự án; chưa đủ hồ sơ về lịch thay thế và thỏa thuận chuyển phép. Bạn xử lý thế nào?
Gợi ý C: giữ dữ liệu, làm rõ căn cứ
Giữ 6 ngày đang theo dõi kèm trạng thái cần rà. Tập hợp năm phát sinh, email xin/hoãn nghỉ, quy chế, thỏa thuận chuyển; gửi người phụ trách xem quyền lợi và phương án nghỉ thay thế. Một ô “hết hạn” chưa đủ căn cứ xóa.
Em đang đối chiếu 6 ngày này với các email hoãn nghỉ do dự án. Hồ sơ chưa rõ lịch nghỉ thay thế và thỏa thuận chuyển phép, nên em giữ nguyên số đang theo dõi và gửi anh/chị phụ trách xem hướng xử lý trước khi điều chỉnh.
Chưa hứa trả tiền hoặc giữ phép vô thời hạn. Đây là cách xử lý hồ sơ còn thiếu, không phải kết luận áp cho mọi chính sách chuyển phép.
07 · Chốt để người sau dùng được
Một số dư, một đường kiểm tra
Thử giải thích vì sao mức năm của Bình là 13 ngày nhưng số đến 30/06 là 6,5 ngày. Với dòng điều chỉnh, bạn cần tìm được đơn, thực tế nghỉ, dòng hoàn và người xác nhận.
Anh/chị kiểm tra giúp em sổ phép đến 30/06/2026, bản 1, của NV01 đến NV05. Tổng được tính 22,5 ngày, đã dùng 7,5 ngày. Bốn người còn làm việc còn 10,5 ngày; riêng Hạnh/NV05 có 4,5 ngày đề nghị thanh toán, tương ứng 1.800.000 đồng, bài chưa xử lý thuế và khấu trừ, hiện chưa chi trả. Hồ sơ thời gian, mức phép, lương ngày và xác nhận gửi kèm. Nhờ anh/chị đối chiếu để dùng đúng bản này.
Mẫu chỉ tổng hợp phần A. Phần B và C là bài tập riêng; không cộng thêm vào tổng. Dòng hoàn của Bình/Bài 12 cũng nằm riêng ở NOI_B12.
- Mức năm và thời gian được tính có hồ sơ.
- Phép đã dùng khớp công, không lẫn đơn tương lai.
- Phép chuyển, điều chỉnh được tính đúng một lần.
- Người thôi việc tách khỏi tổng phép có thể nghỉ.
- Đề nghị thanh toán khác trạng thái đã chi trả.
- Dòng chờ có câu hỏi, người xử lý, hạn phối hợp.
Nhân viên và quản lý xác nhận phần của mình; C&B đối chiếu số liệu. Ngoại lệ và thanh toán cần đúng thẩm quyền. Chỉ đóng đầu việc khi đã có kết quả.
Khi trả lời nhân viên, nói rõ: “Đến 30/06, bạn còn 2,5 ngày; đơn 1 ngày tháng 7 đang theo dõi riêng vì chưa nghỉ thực tế.” Người nhận cần hiểu số đã dùng, số còn và số đang dự kiến.
Đi tiếp trong khóa C&B
Bài 15: Tiền lương, lương cơ bản và tổng thu nhập
Giữ lại lịch làm việc, bảng công đã xác nhận và sổ phép. Sang Bài 15, mình đọc các khoản tiền gắn với dữ liệu này để phân biệt mức lương, tổng thu nhập và thực nhận.
Cùng trao đổi2 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.
Chỗ này Thành chia sẻ thêm 2 ý để bạn dễ hình dung nha:
1/ Về việc bố trí nghỉ phép
Không phải cứ báo thôi việc là mặc nhiên phải nghỉ hết phép còn lại. Tuy nhiên, theo khoản 4 Điều 113, công ty có trách nhiệm quy định lịch nghỉ sau khi tham khảo ý kiến NLĐ và thông báo trước.
Vì vậy, cũng không thể hiểu rằng NLĐ luôn được tự chọn nhận tiền thay cho việc nghỉ theo lịch công ty đã bố trí đúng quy định.
2/ Về việc thanh toán 8 ngày phép
Nếu công ty bố trí nghỉ phép đúng quy định trong thời gian báo trước và NLĐ đã nghỉ thì những ngày đó vẫn được hưởng lương, không thanh toán thêm lần nữa.
Nếu đến ngày chấm dứt HĐLĐ vẫn còn đủ 8 ngày chưa nghỉ thì công ty thanh toán 8 ngày. Nếu đã nghỉ 3 ngày thì thanh toán 5 ngày còn lại.
Thành lưu ý thêm chút: 8 ngày này cần là số phép thực tế còn được hưởng tính đến ngày nghỉ việc nhé. Có công ty hiển thị sẵn phép của cả năm trên hệ thống, nên nếu nghỉ giữa năm thì cần đối chiếu lại số phép theo thời gian làm việc trong năm đó.
Theo Thành, bạn nên trao đổi với HR để chốt số phép còn lại, lịch bàn giao và những ngày sẽ nghỉ phép trong thời gian báo trước. Đến ngày chấm dứt HĐLĐ, phần phép được hưởng còn