HRVN Academy không đứng trên bục để “dạy” bạn làm HR. Chúng tôi chọn đồng hành, để bạn hiểu đúng gốc rễ nghề, đi làm đủ tỉnh táo trong thực tế, và giỏi lên từ chính những va chạm đó XEM NGAY

Mới bắt đầu học HR?
Chọn lộ trình miễn phí phù hợp với công việc bạn muốn hiểu rõ hơn.

Bắt đầu cùng HR Foundation

Bài 14: Phép năm – Cách tính, theo dõi và xử lý phép còn lại

Học cách tính phép năm, theo dõi phép đã dùng, phép còn lại và thanh toán khi nghỉ việc. Có tình huống thực hành C&B và đáp án.
Bài 14: Ngày phép năm và các quy định cần biết; HRVN Academy; minh họa lịch nghỉ phép và đồ dùng du lịch trên bàn.

HR Foundation · Phiên bản mới nhất · Bài 14

C&B cơ bản cho người mới — Từ hồ sơ nhân sự đến một kỳ lương

Phép năm không chỉ là “12 trừ số ngày đã nghỉ”.

Ở Bài 12, Bình có một buổi nghỉ phép cần đối chiếu với bảng công. Sang Bài 13, mình đã tách giờ làm thêm, giờ đêm và khoản phải trả. Đến bài này, câu hỏi là: sau khi ghi nhận buổi nghỉ đó, Bình còn bao nhiêu phép và con số này từ đâu ra?

Một người mới vào giữa tháng, một người vừa qua thử việc, một người đang nghỉ thai sản, một người chuẩn bị thôi việc. Cùng một cột “phép còn”, nhưng căn cứ và cách xử lý có thể khác nhau.

Sản phẩm sau bài học: một sổ theo dõi phép có căn cứ, tách được số được hưởng, đã sử dụng, còn lại và phần cần chuyển sang thanh toán khi nghỉ việc.

Phạm vi: bài nền tảng cho C&B tại doanh nghiệp, với người lao động thuộc phạm vi Bộ luật Lao động. Không dùng máy móc cho chế độ riêng của cán bộ, công chức, viên chức hoặc ngành nghề đặc thù. Các tình huống là giả lập; bài chưa tính thuế, bảo hiểm hay tiền thực nhận.

1. Tiêu chuẩn và cách tính: xác định quỹ phép trước

Phép năm, hay annual leave, là cách gọi thông dụng của nghỉ hằng năm. Theo Điều 113, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động.

Mức cho đủ 12 thángĐối tượng theo khoản 1 Điều 113
12 ngày làm việcNgười làm công việc trong điều kiện bình thường.
14 ngày làm việcNgười lao động chưa thành niên; người lao động là người khuyết tật; người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
16 ngày làm việcNgười làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Đây là ngày làm việc, không phải mọi ngày lịch nằm giữa ngày bắt đầu và kết thúc chuyến đi. Khi trừ phép, đối chiếu lịch làm việc, ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ của chính người đó. Việc phân loại công việc nặng nhọc, độc hại phải có căn cứ, không chỉ dựa vào tên chức danh. Nếu có thỏa thuận có lợi hơn, phải ghi nhận đúng mức đã cam kết.

Căn cứ: Điều 113–114 Bộ luật Lao động, bản chính thức trang 42; xem thêm Điều 111–112 khi đối chiếu lịch nghỉ.

1.1. Làm việc chưa đủ 12 tháng

Số ngày nghỉ hằng năm = (Mức phép năm + Phép tăng thêm theo thâm niên, nếu có) ÷ 12 × Số tháng làm việc được tính trong năm.

Ví dụ: mức 12 ngày/năm, chưa có phép thâm niên, có 7 tháng được tính thì kết quả là 12 ÷ 12 × 7 = 7 ngày. Không yêu cầu phải chờ đủ một năm mới bắt đầu xác định quyền phép.

Đối chiếu khoản 1 Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Giải đáp của Bộ Nội vụ ngày 22/03/2026 làm rõ quy định này áp dụng cho trường hợp làm việc chưa đủ 12 tháng, không phân biệt lý do.

1.2. Tháng lẻ: mốc là 50%, không phải ngày 15

Với trường hợp làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương thuộc các trường hợp được khoản 2 Điều 66 liệt kê đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận, tháng đó được tính là một tháng để tính phép.

Thử tính:

Tháng có 22 ngày làm việc bình thường. An có 11 ngày thuộc phạm vi được tính: 11 ÷ 22 = 50%, nên đủ một tháng tính phép. Nếu lịch có 26 ngày, ngưỡng là 13 ngày, không phải 14 hay 15 ngày.

Một tháng được tính chỉ tương ứng đúng 1 ngày phép khi mức năm áp dụng là 12 ngày. Không mặc định mọi nhân viên đều tăng 1 ngày mỗi tháng.

Trước khi kết luận một tháng không được tính, cần rà cả các khoảng thời gian tại Điều 65 ở phần 2. Không lấy riêng số ngày chấm công để loại tháng thai sản. Với tháng lẻ thực sự dưới ngưỡng 50%, không có quy định bắt buộc tính tròn tháng; cần kiểm tra thỏa thuận có lợi hơn, nếu có.

Căn cứ: Điều 65 và khoản 2 Điều 66; giải đáp ngưỡng 50% ngày 01/12/2022; giải đáp ngày 21/08/2025 làm rõ không chỉ tháng vào làm và tháng thôi việc mới thuộc trường hợp chưa đủ tháng.

Đừng nhầm làm tròn tháng với làm tròn ngày phép. Quy tắc 50% xác định tháng được tính. Điều 66 không đặt ra quy tắc chung “phép lẻ từ 0,5 thì luôn làm tròn lên 1”. Khi kết quả là 6,5 ngày, hãy giữ nguyên dữ liệu; không tự bỏ 0,5 ngày hoặc gắn quy tắc phần mềm thành quy định pháp luật.

2. Thâm niên và các khoảng thời gian được tính

2.1. Cứ đủ 5 năm, tăng thêm 1 ngày

Điều 114 quy định: cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động, số ngày nghỉ hằng năm tăng thêm tương ứng 1 ngày. Người thuộc mức 12 ngày và đã đủ 10 năm có mức năm 14 ngày; không cộng toàn bộ kinh nghiệm ở các công ty khác để suy ra thâm niên này.

Trên sổ theo dõi, lưu ngày bắt đầu tính thâm niên, mốc đủ 5 năm và ngày hiệu lực thay đổi. Khi mốc tăng nằm giữa năm, kiểm tra riêng cách ghi nhận thay vì dùng công thức giả định mức năm không đổi. Khoản 3 Điều 66 có quy định riêng về cộng thời gian trong khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước khi tiếp tục làm việc trong khu vực này; không mở rộng thành quy tắc cho mọi doanh nghiệp.

Căn cứ: Điều 114 Bộ luật Lao động; khoản 3 Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

2.2. Không có ngày chấm công vẫn có thể được tính phép

Điều 65 liệt kê các khoảng thời gian được coi là thời gian làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm. Khi kiểm tra hồ sơ, lưu ý đúng điều kiện của từng nhóm:

Nhóm thời gianĐiều kiện, giới hạn cần đọc
Học nghề, tập nghề; thử việcHọc nghề, tập nghề theo Điều 61 và sau đó làm việc cho người sử dụng lao động; thử việc nếu tiếp tục làm việc sau khi hết thời gian thử việc.
Nghỉ việc riêng có lươngCác trường hợp theo khoản 1 Điều 115.
Nghỉ không lươngĐược người sử dụng lao động đồng ý; cộng dồn không quá 1 tháng trong một năm.
Nghỉ ốm đauCộng dồn không quá 2 tháng trong một năm.
Nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệpCộng dồn không quá 6 tháng theo khoản 5 Điều 65.
Nghỉ hưởng chế độ thai sảnTheo quy định pháp luật về BHXH; không loại thời gian này chỉ vì doanh nghiệp không trả lương trong thời gian nghỉ.
Các trường hợp khácThời gian thực hiện nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở được pháp luật tính là thời gian làm việc; ngừng việc, nghỉ việc không do lỗi người lao động; tạm đình chỉ công việc nhưng sau đó được kết luận không vi phạm hoặc không bị xử lý kỷ luật.

Căn cứ: Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo dõi riêng từng nhóm và phần vượt giới hạn; không gộp thành một cột “nghỉ dài ngày”.

2.3. Thử việc: tính lại đúng thời gian, không mặc định cộng 2 ngày

Điều kiện tại khoản 2 Điều 65 là tiếp tục làm việc sau thử việc. Khi đủ căn cứ, C&B tính cả thời gian thử việc đủ điều kiện vào thời gian tính phép; không chỉ lấy ngày ký hợp đồng sau đó làm mốc bắt đầu.

Việc này là cập nhật hoặc ghi nhận bổ sung quỹ phép, không phải “truy thu phép”. Kết quả phụ thuộc thời gian được tính và mức phép của người đó, không luôn là 2 ngày. Việc xin nghỉ trong giai đoạn thử việc cần đối chiếu loại nghỉ, thỏa thuận và hồ sơ; không tự động đổi mọi ngày vắng thành nghỉ không lương.

3. Phép còn và tiền lương: tách ba tình huống

Người lao động nghỉ phép

Được hưởng lương theo hợp đồng lao động tại thời điểm nghỉ. Nếu khoản này đã nằm trong lương tháng, không cộng lại một lần nữa.

Vẫn làm việc, chưa nghỉ hết

Không tự động đổi toàn bộ phép còn thành tiền cuối năm. Cần kiểm tra lịch nghỉ, thỏa thuận và các cam kết hợp pháp có lợi hơn.

Thôi việc, bị mất việc làm

Nếu chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết phép năm thì được thanh toán tiền lương cho số ngày chưa nghỉ theo khoản 3 Điều 113.

Khoản 3 Điều 113 không đặt nghĩa vụ chung phải trả tiền phép chưa dùng vào mọi cuối năm cho người vẫn đang làm việc. Nhưng điều này không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua mọi thỏa thuận đã cam kết hoặc không cần bố trí cho nhân viên nghỉ. Tách việc kiểm tra chính sách chi trả bổ sung với trách nhiệm bảo đảm quyền nghỉ hằng năm.

3.1. Căn cứ lương khi thanh toán phép chưa nghỉ

Theo khoản 3 Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ thanh toán phép chưa nghỉ khi thôi việc, mất việc là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng thôi việc, bị mất việc làm. Đừng nhầm với lương bình quân sáu tháng, lương đóng BHXH hay tiền thực nhận.

Tiền phép chưa nghỉ = Số ngày được thanh toán × Tiền lương ngày làm căn cứ đã xác định đúng.

Trước khi nhân, xác nhận số ngày còn lại và cách quy đổi lương ngày theo chế độ trả lương, lịch làm việc hợp pháp. Không áp mẫu số 26 cho tất cả doanh nghiệp. Phép chuyển từ năm trước, nếu có, phải được đối chiếu riêng trước khi gộp vào số thanh toán.

Căn cứ: khoản 1, khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động; khoản 2, khoản 3 Điều 67 và quy định hình thức trả lương tại Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Đọc thêm: tạm ứng lương và ngày đi đường

Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng theo khoản 3 Điều 101, như khoản 5 Điều 113 dẫn chiếu. Đây không phải một khoản lương trả thêm.

Người đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy có tổng thời gian đi và về trên hai ngày thì từ ngày thứ ba trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày phép, chỉ cho một lần nghỉ trong năm. Không tự mở rộng quy định này sang mọi chuyến bay hoặc mọi chuyến du lịch.

Tiền tàu xe và tiền lương những ngày đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm do hai bên thỏa thuận. Xem giải đáp chính thức về ngày đi đường, khoản 6 Điều 113 và khoản 1 Điều 67.

4. Lịch nghỉ, phép chuyển và quy chế nội bộ

Người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước. Có quỹ phép không đồng nghĩa người lao động tự ý vắng bất cứ lúc nào; ngược lại, nhu cầu vận hành không phải lý do để doanh nghiệp bỏ qua trách nhiệm bố trí nghỉ.

Hai bên có thể thỏa thuận nghỉ thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa ba năm một lần. Đây là cơ chế thỏa thuận, không phải quyền tự động cộng dồn ba năm của mọi nhân viên. Khi có thỏa thuận chuyển phép, hãy lưu số ngày, năm phát sinh, thời gian sử dụng và căn cứ xác nhận.

Không biến ngày 31/3 thành mốc hủy phép do luật quy định. Điều 113 không ấn định một mốc 31/3 để tự động xóa mọi phép chưa nghỉ. Một quy chế nội bộ cần được đối chiếu với pháp luật, thỏa thuận và thực tế bố trí nghỉ; không chỉ thêm dòng “quá hạn tự động hủy” rồi coi là đã xử lý xong.

Gợi ý thao tác cho C&B: trước mốc rà soát nội bộ, gửi số dư cho nhân viên và quản lý để xác nhận; phối hợp lịch nghỉ và phương án bàn giao; ghi riêng trường hợp chưa nghỉ được do yêu cầu công việc. Vấn đề chưa đủ căn cứ được giữ trạng thái chờ xử lý và chuyển người có thẩm quyền, không âm thầm đổi số dư thành 0.

Căn cứ: khoản 4 Điều 113; khoản 2 Điều 118 về nội quy không được trái pháp luật. Giải đáp chính thức về nghỉ gộp nhắc lại trách nhiệm bố trí lịch và cơ chế thỏa thuận; không nên đọc các phương án nêu trong câu hỏi thành quy định đã được cơ quan trả lời chấp thuận.

5. Sổ phép: số dư phải truy lại được

Phần này là gợi ý tổ chức dữ liệu, không phải mẫu biểu pháp luật bắt buộc. Trước khi lập công thức Excel, hãy làm rõ ba con số:

Mức cả năm

Mức áp dụng nếu đủ thời gian và điều kiện: phép cơ bản, thâm niên và phúc lợi bổ sung được theo dõi rõ.

Số xác định đến kỳ

Số được hưởng theo thời gian, điều kiện và căn cứ đã xác nhận đến ngày chốt. Phân biệt với số dự kiến cuối năm.

Còn lại và dự kiến nghỉ

Số còn sau khi trừ phép thực tế đã dùng. Đơn đã duyệt nhưng chưa đến ngày nghỉ được theo dõi riêng để tránh trừ hai lần.

Theo dõi phát sinh từng tháng là một cách quản lý số liệu; không tự biến cách theo dõi đó thành quy định “mỗi tháng chỉ được nghỉ một ngày”. Việc bố trí nghỉ vẫn phải theo lịch và thỏa thuận phù hợp.

Nhóm dữ liệuCần lưu gì?
Nhân viên và mốc thời gianMã nhân viên; ngày bắt đầu làm việc, thử việc, thôi việc; ngày chốt và lịch làm việc áp dụng.
Căn cứ phát sinhMức 12/14/16; thâm niên; chính sách bổ sung; số tháng được tính; hồ sơ các khoảng thời gian đặc biệt.
Phép chuyển và điều chỉnhNăm phát sinh, số chuyển, thỏa thuận, lịch dự kiến; từng lần điều chỉnh có lý do và người xác nhận.
Phép đã dùngNgày/giờ nghỉ, số lượng, đơn nghỉ và trạng thái; đối chiếu bảng công, đơn hủy hoặc đổi lịch.
Số dư và việc còn mởPhép còn; phép đã duyệt sẽ nghỉ; dòng chờ xác minh; phiên bản và người xác nhận. Khi thôi việc, thêm số chuyển thanh toán và trạng thái chi trả.
Phép còn cuối kỳ = Phép còn đầu kỳ đã xác nhận + Phép phát sinh trong kỳ +/− Điều chỉnh có căn cứ − Phép thực tế đã dùng trong kỳ.

Không cộng lại phép chuyển năm trước nếu đã nằm trong số đầu kỳ. Khoản phép được quyết toán khi thôi việc theo dõi riêng, không tiếp tục coi là quỹ phép để sử dụng sau khi đã chấm dứt làm việc.

Nối lại tình huống Bình ở Bài 12

Ban đầu, buổi sáng 4 giờ được ghi là phép năm. Sau đó, quản lý xác nhận Bình đã làm việc từ xa và hồ sơ hủy phép đã hoàn tất. Với lịch 8 giờ/ngày của tình huống, sổ phép cần hoàn lại 0,5 ngày, không chỉ sửa bảng công. Giữ lịch sử dòng đã trừ và dòng hoàn để truy lại được.

Đây là điều chỉnh một lần nghỉ không còn phát sinh, không phải tăng quỹ phép hằng năm thêm 0,5 ngày. Quy đổi 4 giờ thành nửa ngày chỉ đúng với lịch và cách ghi nhận của ví dụ này.

6. Bài tập: chốt sổ phép cho năm nhân viên

Bối cảnh mô phỏng: bạn phụ trách C&B tại một doanh nghiệp tư nhân, đối chiếu phép từ đầu năm đến 30/06/2026. Không có phép chuyển từ năm trước, phúc lợi bổ sung, phép ứng trước hoặc điều chỉnh khác. Lịch 8 giờ/ngày; doanh nghiệp có cơ chế nghỉ nửa ngày phù hợp. Các ngày phép đã dùng trong bảng đều đã nghỉ thực tế, được xác nhận và khớp bảng công.

Trừ An cần kiểm tra ngưỡng 50%, các tháng nêu trong bảng đã đủ căn cứ để tính. Chỉ tính số tương ứng với giai đoạn đã xác nhận, không dự báo phần còn lại của năm. Đây là quy ước bài tập để luyện đối chiếu, không phải quy định pháp luật cấm bố trí nghỉ sớm hơn theo thỏa thuận.

Nhân viênDữ liệu đã xác nhận
NV01 · AnMới vào làm trong tháng 6; mức 12 ngày/năm. Lịch tháng có 22 ngày làm việc bình thường; tổng số ngày thuộc phạm vi khoản 2 Điều 66 là 11 ngày, đã bao gồm 0,5 ngày phép đã nghỉ. Không có thời gian khác cần cộng.
NV02 · BìnhCó 6 tháng được tính từ tháng 1 đến tháng 6. Mức cơ bản 12 ngày; đã đủ mốc thâm niên để cộng 1 ngày từ trước ngày 01/01, mức không thay đổi trong giai đoạn. Đã dùng 4 ngày.
NV03 · ChiLàm việc tháng 1–2, nghỉ thai sản theo chế độ BHXH tháng 3–6 và vẫn thuộc danh sách lao động. Mức 12 ngày/năm, chưa có phép thâm niên. Đã dùng 0,5 ngày trong tháng 2.
NV04 · DũngHồ sơ thử việc hợp lệ cho kết quả tháng 4 và tháng 5 đều được tính, đã kiểm tra phần tháng lẻ. Sau thử việc tiếp tục làm việc đủ tháng 6. Mức 12 ngày/năm, chưa có thâm niên. Đã dùng 1 ngày trong tháng 6.
NV05 · HạnhThôi việc ngày 30/06. Có 6 tháng được tính trong năm; mức 12 ngày/năm, chưa có thâm niên. Đã dùng 1,5 ngày. Tiền lương ngày làm căn cứ đã được xác định đúng từ lương hợp đồng tháng 5 là 400.000 đồng/ngày; chưa thanh toán phép chưa nghỉ.

Phần A — Tính và đối chiếu

Với từng người, hãy xác định số tháng được tính, mức năm áp dụng, số phép tương ứng và số còn lại. Sau đó tách ai tiếp tục theo dõi phép, ai cần chuyển sang thanh toán. Thử giải thích vì sao Chi không chỉ có hai tháng và Dũng không chỉ có một tháng.

Xem đáp án A · Đúng căn cứ trước khi đúng số
Nhân viênCách tính đến 30/06
An11 ÷ 22 = 50% → tháng 6 được tính 1 tháng.
12 ÷ 12 × 1 = 1 ngày; đã dùng 0,5 → còn 0,5 ngày.
Bình(12 + 1) ÷ 12 × 6 = 6,5 ngày.
6,5 − 4 = còn 2,5 ngày. Không tự làm tròn 6,5 thành 6 hoặc 7.
Chi2 tháng làm việc + 4 tháng thai sản theo chế độ = 6 tháng được tính.
12 ÷ 12 × 6 = 6; 6 − 0,5 = còn 5,5 ngày.
Dũng2 tháng từ giai đoạn thử việc đủ điều kiện + tháng 6 = 3 tháng.
12 ÷ 12 × 3 = 3; 3 − 1 = còn 2 ngày.
Hạnh12 ÷ 12 × 6 = 6 ngày.
6 − 1,5 = 4,5 ngày chưa nghỉ cần thanh toán do thôi việc.

Kiểm tra tổng: 22,5 ngày được tính − 7,5 ngày đã dùng = 15 ngày chưa dùng. Trong đó, 10,5 ngày thuộc bốn người còn làm việc; 4,5 ngày của Hạnh chuyển sang hồ sơ thanh toán. Không coi 15 ngày là quỹ còn để sử dụng của danh sách nhân viên sau ngày Hạnh nghỉ.

Tiền phép của Hạnh = 4,5 × 400.000 = 1.800.000 đồng.

Đây là khoản tiền lương cho phép chưa nghỉ trong bài tập, chưa xử lý thuế hay các khoản khấu trừ. Đơn giá 400.000 đồng/ngày là dữ kiện đã kiểm tra, không phải mức chung do pháp luật quy định.

Gửi đề nghị thanh toán chưa đồng nghĩa đã chi trả. Sổ quyết toán cần có trạng thái, ngày trả và tham chiếu chứng từ; giữ được dấu vết từ 4,5 ngày đến số tiền thực hiện.

Phần B — Đơn đã duyệt có phải phép đã dùng?

Đến 30/06, Bình có 2,5 ngày còn lại theo bảng trên và một đơn 1 ngày đã duyệt để nghỉ trong tháng 7. Có nên sửa ngay số đã dùng đến 30/06 từ 4 thành 5 ngày không?

Xem đáp án B · Tách thực tế và kế hoạch

Không. Đến 30/06, thực tế vẫn là 4 ngày đã dùng và 2,5 ngày còn. Ghi riêng 1 ngày đã duyệt sẽ nghỉ. Trong cách hiển thị quản trị của tình huống, phần chưa dành cho đơn này là 2,5 − 1 = 1,5 ngày; không gọi đó là số đã dùng.

Đến kỳ tháng 7, đối chiếu việc nghỉ thực tế và ghi nhận một lần. Nếu đơn bị hủy hoặc đổi ngày, cập nhật phần kế hoạch. Không trừ lần nữa vì trước đó hệ thống đã giữ chỗ cho đơn.

Phần C — “Cứ hết quý I là xóa”?

Một quản lý yêu cầu xóa 6 ngày phép cũ của nhân viên vì “qua hạn trong file”. Nhân viên cung cấp các email cho thấy đã xin nghỉ nhưng nhiều lần được yêu cầu hoãn vì dự án; chưa đủ hồ sơ về lịch nghỉ thay thế và thỏa thuận chuyển phép. C&B nên thao tác thế nào?

Xem gợi ý C · Giữ dữ liệu, làm rõ căn cứ

Chưa đủ căn cứ để tự động xóa. Giữ số đang theo dõi và đánh dấu chờ xác minh; tập hợp nguồn phát sinh 6 ngày, lịch nghỉ, các lần hoãn, quy chế áp dụng và thỏa thuận. Chuyển người có thẩm quyền rà soát quyền lợi và phương án bố trí nghỉ.

Không tự kết luận chỉ từ dòng “hết hạn” rằng được hủy; cũng không tự hứa thanh toán ngay hoặc bảo lưu vô thời hạn khi chưa rõ căn cứ. Gợi ý này là cách xử lý hồ sơ còn thiếu, không phải kết luận pháp lý cho mọi chính sách chuyển phép.

7. Kiểm tra và bàn giao: một số dư, một đường kiểm tra

Trước khi gửi sổ phép, chọn một nhân viên và tự trả lời: mức phép từ đâu; những tháng nào được tính; các ngày đã dùng có khớp bảng công; số chuyển và điều chỉnh có bằng chứng; ai xác nhận phiên bản đang dùng?

Mẫu ghi chú bàn giao theo bài tập

“Gửi sổ phép đến 30/06/2026, phiên bản 1, gồm NV01–NV05. Tổng 22,5 ngày được tính, 7,5 ngày đã dùng. Bốn nhân viên còn làm việc có tổng 10,5 ngày phép còn. Riêng NV05 có 4,5 ngày đề nghị thanh toán khi thôi việc, số tiền tính được 1.800.000 đồng trước xử lý thuế và khấu trừ; trạng thái chưa chi trả. Kèm căn cứ thời gian, mức phép, lương ngày và xác nhận. Nhờ đối chiếu và xác nhận đúng phiên bản sử dụng.”

Mẫu trên chỉ tổng hợp phần A. Đơn dự kiến của phần B và tình huống phần C là bài tập riêng, không cộng vào các tổng này.

Nhân viên và quản lý xác nhận phần liên quan; C&B đối chiếu dữ liệu; người có thẩm quyền xử lý trường hợp ngoại lệ và phê duyệt thanh toán. Không gọi cả bảng là đã chốt nếu vẫn còn dòng chưa rõ; giữ danh sách việc cần xử lý, người phụ trách và hạn nội bộ để không làm chậm việc bảo đảm quyền lợi.

Góc nhìn từ Thành HR: Sổ phép tốt không chỉ trả lời “còn mấy ngày?”. Nó giúp người lao động biết quyền của mình, quản lý chủ động bố trí công việc và C&B giải thích được từng con số. Đừng để một công thức Excel quyết định thay những căn cứ chưa được làm rõ.

8. Video đồng hành

HỌC CÙNG HRVN ACADEMY

Học C&B cùng HRVN Academy

Xem video đồng hành của khóa học ngay dưới đây. Sau đó quay lại bài viết để luyện tính phép và đối chiếu sổ theo dõi.

Mở video trên YouTube · Kênh YouTube HRVN Academy

9. Học tiếp trong lộ trình C&B Foundation

Ở Bài 13, bạn phân loại giờ để tính khoản phải trả. Sau Bài 14, bạn có thêm một nguồn dữ liệu cần đối chiếu với bảng công và kỳ lương: quỹ phép, phép đã nghỉ và phép chưa nghỉ cần thanh toán.

Bài trước · Bài 13: Làm thêm giờ, làm đêm và làm ngày lễ.
Về lộ trình toàn khóa HR Foundation – C&B cơ bản để chọn bài tiếp theo và xem trạng thái cập nhật.

Bạn có thể học phần nền tảng trên blog và YouTube, tìm hiểu nội dung thực hành đang mở tại gói Sub trên page HRVNHRHUBVietnam. Chọn theo nhu cầu và nội dung đã công bố ở từng nơi.

Nguồn và phạm vi · Biên tập, rà nguồn ngày 22/09/2026

Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, bản PDF chính thức: trọng tâm Điều 113–114; Điều 101, 111–112, 115, 118 khi có dẫn chiếu. Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Điều 65–67 và quy định liên quan. Cơ sở dữ liệu ghi nhận Nghị định 145 hết hiệu lực một phần; cần tra cứu đúng điều khoản và văn bản sửa đổi, không suy ra toàn bộ nghị định đều còn nguyên hoặc đều đã hết hiệu lực.

Giải đáp của cơ quan chuyên môn trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ được dẫn để làm rõ cách đọc từng vấn đề; không thay thế văn bản pháp luật. Tên nhân viên, dữ liệu, bài tập, cách tổ chức sổ và mẫu bàn giao do HRVN Academy xây dựng để học, không phải tình huống thật hoặc biểu mẫu bắt buộc ban hành kèm luật.

Khi áp dụng vào hồ sơ thực tế, tiếp tục đối chiếu quy định có hiệu lực, chế độ riêng, thỏa thuận và lịch làm việc. Bài không kết luận về thuế, bảo hiểm hoặc mọi tranh chấp chuyển phép.

Mình là Thành HR - cùng bạn học và hiểu nghề Nhân sự.
Follow mình để cập nhật những bài học mới nhất từ HRVN Academy nha!

Theo dõi Facebook  |  Đăng ký YouTube

Đăng nhận xét

Hãy để lại lời nhắn tại đây cho Thành nhé! Nhớ đánh dấu tick ở mục "Notify me" để nhận được thông báo khi mình trả lời comment của bạn.

Hiểu Luật lao động, thêm lợi thế làm nghề HR.

Luyện 90 câu cùng Thành HR · Có lời giải và gợi ý áp dụng.

Ưu đãi ra mắt: 199.000đ 49.000đ / toàn khóa Đăng ký ngay →