HR FOUNDATION · C&B CƠ BẢN · BÀI 24
Chặng 5 · Bảo hiểm, thuế và hoàn thành bảng lương
Thuộc khóa C&B cơ bản cho người mới: Từ hồ sơ nhân sự đến một kỳ lương.
Bảng lương ra đủ số. Đến lúc hỏi nguồn, mình tìm ở đâu?
Bạn mở file tháng trước, thêm người mới rồi kéo công thức xuống. Các ô đều có kết quả. Nhưng người kiểm tra hỏi: “Số công này lấy từ bản nào? Khoản giữ lại đã trừ chưa?” Bạn phải mở lại từng file để tìm.
Bài này, mình sắp workbook, tức tệp Excel gồm nhiều sheet, để chọn một số tiền là lần được về dữ liệu đã dùng. Sau đó, bạn thử bắt hai lỗi: công bị cộng hai lần và thực nhận bỏ sót một khoản giữ lại.
Sau bài này, bạn làm được gì?
Tách nguồn và công thức; ghép đúng người, đúng kỳ; tìm dòng trùng hoặc thiếu; kiểm từng dòng và tổng; bàn giao đúng phiên bản.
Đối chiếu tài liệu ngày 30/10/2026. Dữ liệu giả lập, kỳ 2026-10. Bộ CB-A/B/C của bài này độc lập với Bài 23; bảo hiểm và thuế là số đầu vào đã cho, không tính lại nghĩa vụ trong bài này.
1. Tách nơi nhập, nơi tính và nơi kiểm tra
Một file dễ kiểm cần trả lời được ba câu: số này từ đâu, dùng thông số của kỳ nào, ai đã kiểm? Bạn có thể bắt đầu bằng bảy sheet dưới đây.
Bản đồ workbook · từ nguồn đến bản chờ duyệt
HuongDan đi cùng cả file: kỳ lương, đơn vị tiền, người lập/kiểm tra, phiên bản và danh sách nguồn.
01 · NguồnĐưa vào bước 03 ↓
NhanSu: đúng người, đơn vị, ngày vào/nghỉ.
Cong: công, nghỉ, làm thêm đã xác nhận.
ThuNhap: khoản lương, phụ cấp, thưởng và điều chỉnh được duyệt.02 · Tham sốĐưa vào bước 03 ↓
ThamSo: quy tắc và thông số có nguồn, ngày hiệu lực, người kiểm tra. Chọn đúng phiên bản cho kỳ đang tính.
03 · TínhĐến bước 04 ↓
TinhLuong: ghép theo mã + kỳ, tính từng khoản, giữ cột trung gian. Phân biệt ô nhập, ô công thức và ô kết quả.
04 · KiểmĐủ điều kiện mới trình duyệt
KiemSoat: đúng danh sách, không thiếu nguồn, không cộng trùng, khớp từng dòng và tổng; giải quyết ngoại lệ trước khi trình bản chi trả.
Còn lỗi: quay về đúng nguồn hoặc ô tính để xử lý, rồi chạy lại phần kiểm tra. Giữ ghi chú thay đổi.
Ở NhanSu, bảng dùng để tra cho kỳ này nên có một dòng phù hợp cho mỗi mã. Lịch sử thay đổi lưu riêng hoặc có ngày hiệu lực để chọn đúng bản ghi. Nếu một mã có nhiều dòng lịch sử hợp lệ, phải xử lý thời điểm hiệu lực trước khi tra.
Ở Cong, dùng bảng công đã xác nhận, không lấy thẳng dữ liệu quẹt thẻ. Ở ThuNhap, mỗi khoản cần mã khoản, kỳ áp dụng, hồ sơ và trạng thái. Đổi tên sheet cho hợp file công ty cũng được, miễn vẫn tìm lại được các phần này.
Video học cùng C&B
2. Một dòng lương: chia sáu nhóm để dễ lần lại
Trước khi đặt công thức, viết tên cột đủ rõ. Mức lương thỏa thuận, căn cứ bảo hiểm và thu nhập chịu thuế là những loại số khác nhau; không gom tất cả dưới tên “lương cơ bản”.
- 01Nhận diện
Mã nhân viên, kỳ, đơn vị và trạng thái làm việc.
- 02Căn cứ tính
Mức lương có hiệu lực, công đã xác nhận, khoản bổ sung được duyệt.
- 03Thu nhập
Từng khoản tính ra, tổng thu nhập và điều chỉnh.
- 04Căn cứ nghĩa vụ
Căn cứ bảo hiểm, thu nhập chịu thuế, giảm trừ và phương pháp thuế.
- 05Giữ lại và thực nhận
Bảo hiểm NLĐ, thuế, khoản giữ lại hợp lệ và số còn chi.
- 06Kiểm soát
Nguồn, cảnh báo, người xác nhận và trạng thái duyệt.
Quan hệ dùng trong bài tập này
Thu nhập chi bằng tiền − BH người lao động
− thuế − giữ lại hợp lệ khác = thực nhận
Đề không có điều chỉnh ngoài các khoản trên. Bảng thật có trả thay, khoản không bằng tiền, hoàn chi hoặc tạm ứng thì cần thể hiện cách xử lý riêng, kiểm khoản nào đã vào tổng để tránh cộng hoặc trừ hai lần.
Với phần công, dùng quy tắc đã kiểm ở Bài 11. Không mặc định chia 26 cho mọi lịch làm việc. Mã nhân viên và kỳ giúp ghép dữ liệu; số thứ tự dòng chỉ giúp nhìn bảng, không dùng để xác định người nhận.
3. Đếm trước khi cộng, kiểm dòng trước khi kiểm tổng
Bạn dựng ví dụ rút gọn theo các địa chỉ dưới đây. Tiền nhập bằng đồng; mã và kỳ dùng văn bản thống nhất, không để trống. Kỳ mẫu là 2026-10.
- NhanSu
- A2:A101 là mã, B2:B101 là đơn vị. Dùng bảng đã chọn đúng bản ghi của kỳ, mỗi mã một dòng.
- Cong
- Cột A là mã, B là kỳ, C là công đã xác nhận. Ví dụ kỳ này quy ước một dòng công tổng cho mỗi mã + kỳ.
- TinhLuong
- A2 là mã cần tính, B2 là kỳ. H là thu nhập; I là BH NLĐ; J là thuế; K là giữ lại khác; L là thực nhận. M dành cho phép kiểm dòng.
Công thức minh họa dùng vùng cố định; phải mở rộng vùng khi thêm dữ liệu ngoài dòng 101/1000. Các vùng điều kiện cần cùng kích thước. Excel dùng dấu chấm phẩy thì thay dấu phẩy phân cách đối số bằng ;.
Mã này xuất hiện bao nhiêu lần?
=COUNTIF(NhanSu!$A$2:$A$101,A2)Kết quả 1 nghĩa là tìm thấy một mã trong vùng đang kiểm. Nếu 0, kiểm mã và nguồn; nếu lớn hơn 1, kiểm dòng trùng hoặc việc chọn lịch sử. Một lần xuất hiện chưa chứng minh các thông tin của người đó đã đủ và đúng.
Mã và kỳ này có mấy dòng công?
=COUNTIFS(Cong!$A$2:$A$1000,A2,Cong!$B$2:$B$1000,B2)Chưa khớp nguồn. Kiểm mã, kỳ và dữ liệu thiếu.
Đúng số dòng dự kiến. Kiểm giá trị và phê duyệt.
Kiểm bản trùng hoặc cấu trúc chi tiết trước khi cộng.
Nếu nguồn là từng ngày hoặc từng loại công, nhiều dòng có thể đúng. Khi ấy, khóa kiểm cần thêm ngày, loại công hoặc mã hồ sơ phù hợp; không xóa dòng chỉ vì trùng mã + kỳ.
Sau khi kiểm nguồn, cộng công theo mã và kỳ
=SUMIFS(Cong!$C$2:$C$1000,Cong!$A$2:$A$1000,A2,Cong!$B$2:$B$1000,B2)SUMIFS cộng mọi dòng thỏa điều kiện. Nó không tự chọn bản được duyệt, cũng không loại bản nhập trùng. Trong ví dụ, sheet Cong đưa vào tính đã được xác nhận; nếu bảng thật còn nhiều trạng thái, cần lọc hoặc thêm điều kiện phù hợp.
Số công bằng 0 có thể do không có dòng khớp. Vì vậy, đọc kết quả đếm nguồn và kiểm ô số trước khi hiểu đó là một người có 0 công.
Kiểm từng dòng tại M2
=H2-I2-J2-K2-L2Với đúng phạm vi năm cột ở trên, phép kiểm bằng 0 khi cộng trừ khớp. Kéo xuống rồi lọc các dòng khác 0; kiểm bằng tay một vài dòng để so với công thức.
Kiểm tổng của cùng danh sách
=SUM(TinhLuong!H2:H101)-SUM(TinhLuong!I2:I101)-SUM(TinhLuong!J2:J101)-SUM(TinhLuong!K2:K101)-SUM(TinhLuong!L2:L101)Tổng bằng 0 chưa đủ để chốt. Hai dòng sai ngược chiều có thể bù nhau. Cả bảng cũng có thể cùng bỏ sót một người mà phép trừ vẫn khớp. So thêm danh sách kỳ lương và các tổng với nguồn đã xác nhận.
Dò không ra, đếm thiếu hoặc số tổng lạ: kiểm khoảng trắng ở mã, định dạng kỳ, số lưu thành văn bản, phạm vi công thức và ngày hiệu lực. Sửa theo nguồn, chạy lại phép kiểm; không gõ đè ô kết quả để hết cảnh báo.
Đã đối chiếu cú pháp với tài liệu Microsoft cho Excel Microsoft 365/2024/2021/2019/2016. Ví dụ được kiểm logic và số học độc lập; chưa thử trực tiếp trong ứng dụng Excel. Workbook học liệu bên dưới có tên tab và địa chỉ ô riêng, cần đọc nhãn trước khi tham chiếu.
Làm trên file: theo một người từ nguồn đến tiền
Bắt đầu với CB-A: tìm hồ sơ nhân sự, công, thu nhập và khoản giữ lại. Hiểu một người rồi làm tiếp CB-B, CB-C. Các bảng nguồn xếp khác thứ tự để bạn luyện ghép bằng mã và kỳ.
- Đọc nguồn. Xem
NGUON, rồiNHAP_LOI. Khoanh khoản đã xác nhận và ghi mã hồ sơ đi kèm. - Ghép và tính. Xử lý bốn dòng công tại
CONG_XU_LY; điền phần kiểm nguồn và bảng tiền ởTINH_LUONG. - Kiểm và bàn giao. Điền
KIEM_SOAT, giải thích hai lỗi trong bản nháp, lưu bản sửa có số phiên bản trước khi mở đáp án.
TH07 Bài 24 v1.0 · Tải bản sao, điền ô vàng. Nguồn giả lập có trong file làm bài và đáp án; BH/thuế là đầu vào của đề. Hướng dẫn: 00_TH07_Bat_dau tại thư mục TH07. Bài 24, 25, 26 dùng tình huống riêng; không ghép số liệu giữa các đề.
4. Bắt hai lỗi trước khi gửi bảng lương
Giả định: các khoản thu nhập, bảo hiểm, thuế và giữ lại khác dưới đây đã có căn cứ; không có điều chỉnh chi trả ngoài đề. Thực nhận là số bản nháp đang ghi. Bạn kiểm từng người trước khi cộng tổng.
| Khoản | CB-A | CB-B | CB-C |
|---|---|---|---|
| Tổng thu nhập | 20 | 25 | 15 |
| BH người lao động | 1,8 | 2 | 1,5 |
| Thuế | 0,1 | 0,4 | 0 |
| Giữ lại khác | 0 | 0,5 | 0 |
| Thực nhận đang ghi | 18,1 | 22,6 | 13,5 |
Bảng trên đổi hướng để dễ đọc trên điện thoại; mỗi người vẫn là một dòng trong Excel. Ví dụ 0,1 triệu nhập là 100000 đồng. Không suy ngược thuế suất từ các số thuế đã cho.
Lỗi tiền: dòng nào cần mở lại công thức?
Tính lại thực nhận của ba người, so số đang ghi, rồi tính tổng đúng. Với phép kiểm “thu nhập − các khoản giữ lại − thực nhận”, chênh lệch mang dấu gì?
Xem lời giải phần tiền
CB-A và CB-C khớp phép cộng trừ. CB-B đã bỏ sót 500.000 đồng giữ lại khác:
25 − 2 − 0,4 − 0,5 = 22,1 triệu đồng
CB-B đang ghi
22,6 triệuCB-B đúng theo đề
22,1 triệuThực nhận đang ghi cao hơn 500.000 đồng. Phép kiểm dòng CB-B cho −500.000, vì lấy số thực nhận đúng theo đầu vào trừ số đang ghi.
| Thu nhập | 60 |
|---|---|
| BH người lao động | 5,3 |
| Thuế | 0,5 |
| Giữ lại khác | 0,5 |
| Thực nhận đang ghi | 54,2 |
| Thực nhận đúng | 53,7 |
60 − 5,3 − 0,5 − 0,5 = 53,7 triệu
Trước sửa, phép kiểm tổng trả −500.000 đồng. Sửa đúng CB-B thì cả ba phép kiểm dòng và phép kiểm tổng đều bằng 0.
Lỗi công: SUMIFS trả 44, mình xử lý ở đâu?
Cùng CB-A · cùng kỳ 2026-10
Cộng theo mã + kỳ → 44 công
Bạn sẽ sửa ô kết quả, chia đôi công thức hay mở nguồn của hai dòng? Cần ghi lại điều gì để người kiểm tra hiểu số sau sửa?
Xem cách xử lý phần công
Lọc đúng CB-A và kỳ 2026-10, so mã hồ sơ, loại công, trạng thái và bản xác nhận. Nếu cùng một bản công 22 ngày bị nhập hai lần, giữ một bản hợp lệ trong dữ liệu dùng tính, ghi lý do loại bản trùng và bảo toàn nguồn gốc. Tính lại ra 22 công.
Nếu thực tế là hai loại hoặc hai phần công khác nhau, cần phân loại và kiểm quy tắc cộng. Không áp dụng việc loại trùng chỉ theo mã + kỳ cho bảng chi tiết.
Gõ 44 thành 22 hoặc chia SUMIFS cho 2 sẽ che nguyên nhân. Khi bổ sung nguồn tháng sau, lỗi có thể lặp lại.
Phần công là phép kiểm nguồn riêng. Đề không cho quy tắc tính lương từ công để suy ra khoản tiền thay đổi; không tự nhân đôi hoặc chia đôi thu nhập của CB-A.
5. Bàn giao cả số tiền lẫn dấu vết đã sửa
Đặt tên có kỳ, phiên bản và trạng thái, chẳng hạn Payroll_2026-10_v03_cho-kiem-tra.xlsx. Người nhận cần biết đây là bản nào và còn việc gì trước khi duyệt.
- Đang tính. Giữ nguồn, tham số và danh sách việc còn chờ. Ghi phiên bản khi sửa dữ liệu hoặc công thức.
- Gửi kiểm tra. Nêu số người, tổng thực nhận, dòng vừa sửa và ngoại lệ. Đính kèm đúng bản cần kiểm.
- Đã duyệt. Chỉ ghi trạng thái này khi người có thẩm quyền xác nhận đúng phiên bản. Giữ bản chốt và bằng chứng duyệt theo quy định của đơn vị.
- Chuẩn bị chi. Đối chiếu người nhận và số tiền với bản đã duyệt. Phát hành và đối chiếu chi trả học tiếp ở Bài 25.
Mẫu ghi chú giả lập: Bản v03 đã sửa CB-B từ 22.600.000 xuống 22.100.000 đồng do thiếu khoản giữ lại 500.000 đồng. Tổng thực nhận ba người sau sửa: 53.700.000 đồng. Phép kiểm tiền từng dòng và tổng bằng 0. Nguồn công CB-A còn chờ xác minh hai dòng 22 công; bản này chưa đủ điều kiện trình chi.
Mẫu này chủ động giữ việc còn chờ, dù phần tiền đã khớp. Khi xác minh xong công, ghi nguồn xác nhận và tác động thực tế, tính lại nếu cần rồi gửi đúng phiên bản tiếp theo.
Khóa ô công thức giúp giảm sửa nhầm. Bảo vệ sheet không thay thế việc kiểm soát người được mở và nhận dữ liệu lương. Chỉ chia sẻ đúng người, đúng phạm vi; bài nộp hoặc trao đổi công khai dùng mã và số giả lập.
Bắt đầu chắc với ba người rồi mở rộng lên 5-10 hồ sơ giả lập. File lớn hoặc nhiều người cùng làm có thể cần hệ thống phù hợp hơn; khả năng lần từ kết quả về nguồn vẫn cần giữ.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo
Đếm được một dòng công là có thể chốt số công?
Chưa. Đó mới là số dòng khớp trong vùng đã kiểm. Còn phải kiểm đúng kỳ, giá trị số, loại công, nguồn xác nhận và việc phạm vi công thức có bao hết dữ liệu hay không.
Tổng đối chiếu bằng 0, nhưng một người thiếu trong bảng?
Nếu cả các cột đều bỏ người đó, phép trừ vẫn có thể bằng 0. Cần đối chiếu danh sách người thuộc kỳ lương với nguồn nhân sự và các khoản phát sinh, không chỉ kiểm tổng tiền.
File có chữ “final” đã đủ để đưa vào chi trả?
Tên file không thay bằng chứng duyệt. Kiểm kỳ, phiên bản, người duyệt, ngoại lệ còn mở và danh sách chi khớp đúng bản đã xác nhận.
Đầu ra cần giữ: workbook giả lập, nguồn dùng tính, các phép kiểm và ghi chú sửa hai lỗi. Chọn một số tiền, thử giải thích cho người khác nó lấy từ đâu và tính thế nào.
Học tiếp: Kiểm tra, phê duyệt và phát hành kỳ lương
Bài 25 dùng bộ bốn nhân viên khác để luyện chốt kỳ và chi trả. Giữ cách kiểm của bài này để áp dụng tiếp, nhưng không ghép số tiền của hai đề vào cùng một kỳ lương.
Khi xử lý nhân sự nghỉ việc, đọc thêm Bài 27 · Hồ sơ nghỉ việc và offboarding.
Trao đổi tình huống nghề HR tại HRVN Academy, hoặc tìm hiểu các khóa học tại HRHUB Vietnam.
Nguồn đối chiếu và đọc tiếp
- Lộ trình C&B Foundation · Bài 5 - HR Master Data.
- Bài 12 - bảng công đã xác nhận · Bài 23 - tính và kiểm tra thuế TNCN.
- Microsoft: đếm số lần xuất hiện · COUNTIFS · SUMIFS.
- Microsoft: bảo vệ worksheet và giới hạn bảo mật.
Thành HR · HRVN Academy
Đồng hành cùng bạn từ hiểu việc đến làm được việc.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.