Quản lý data HR bằng excel

Thế nào là một file data HR đầy đủ

Không có quy định chung nào về một file mẫu chuẩn để quản lý data HR. Thường nó bao gồm các mục chính phải có như sau:

Thông tin cá nhân nhân viên: Bao gồm như: họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, số CMND, ngày cấp nơi cấp, địa chỉ thường trú và tạm trú, trình độ học vấn, chuyên môn và kinh nghiệm...Đây là thông tin bắt buộc phải có để quản lý nhân viên và báo cáo lao động lên Phòng lao động, khai báo Bảo hiểm xã hội. Và còn dùng để in hợp đồng lao động, các hoạt động chúc mừng sinh nhật...

Thông tin về gia đình: Phần này thì khuyến khích nên có chứ không hoàn toàn bắt buộc. Hoặc có thể thay thế bằng thông tin liên hệ người thân khi cần. Để khi có phát sinh các sự cố đau ốm, bệnh tật bất khả kháng của người lao động thì công ty có thể liên hệ được với gia đình họ.

Thông tin về quá trình làm việc: Bao gồm ngày nhận việc, các loại hợp đồng đã ký, thuyên chuyển phòng ban, thăng tiến...Các thông tin này là dữ liệu quan trọng để tính lương cũng như dự trù chi phí quỹ lương hàng năm. Đồng thời là cơ sở thông kê và phân tích cho Ban lãnh đạo về các đánh giá và phát triển nhân sự hàng năm.

Hồ sơ thuế TNCN, BHXH: Nếu được thì bạn nên tích hợp phần này vào luôn để việc xem và quản lý cho thuận tiện. Tuy nhiên, bạn cũng có thể quản lý bằng một file riêng nếu công ty nhiều nhân viên và việc tích hợp quá nhiều dữ liệu gây nặng file hoặc không cần thiết.

Các lưu ý khi quản lý Data HR bằng excel

Đảm bảo thông tin nhân viên chính xác: Dù bạn là người nhận hồ sơ để nhập vào Data HR hay là bạn nhận dữ liệu từ bộ phận tuyển dụng thì cũng nên đối chiếu với bản cứng một lần nữa để hạn chế tối đa sai sót. Tối thiểu là kiểm tra thông tin trên Chứng minh thư nhân dân. Với người làm C&B thì nên làm đúng ngay từ đầu để hạn chế các phát sinh phải điều chỉnh sau này.

Có thể xuất báo cáo dễ dàng: Bạn cần liệt kê ra các loại dữ liệu mà bạn cần thống kê để làm báo cáo hàng tháng, hàng năm. Và dựa trên đó để sắp xếp các cột, hàng, công thức một cách hợp lý và hiệu quả. Việc này giúp bạn không mất nhiều thời gian khi cần lấy dữ liệu.

Bảo mật thông tin: Nếu file data HR bạn đang quản lý chứa các thông tin khác như mức lương, các đánh giá nhân viên...Thì cần đặt mật khẩu bảo vệ để tránh những thông tin này bị lộ ra ngoài gây ảnh hưởng đến công ty.

Sao lưu và backup dữ liệu thường xuyên: Việc sử dụng file excel có một rủi ro lowsn là mất dữ liệu do bạn vô tình bấm nhầm xoá nhầm, hoặc bị người khác cố tình phá hoại. Nên mình nghĩ bạn nên tạo một folder backup để sao lưu lại với tần suất hàng tuần hoặc 3 ngày một lần thì càng tốt. Để hạn chế tối đa việc mất hết dữ liệu.

Với xu hướng số hoá dữ liệu như hiện nay, thì thông tin nhân sự sẽ sớm được tất cả các doanh nghiệp đưa vào quản lý bằng phần mềm để tăng tính bảo mật, an toàn và có thể xuất dữ liệu nhanh chóng hơn.

Ngoài ra, nếu bạn chưa tự tin về khả năng excel của mình thì có thể tham khảo khoá học Trở thành chuyên gia excel trong 8h để hỗ trợ cho công việc tốt hơn bạn nhé! Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào có thể để lại comment bên dưới để được giải đáp.

Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng