Quản lý Data HR: Tại sao Excel vẫn là "vũ khí tối thượng"?
Bài 0.5: Dù công ty có phần mềm xịn đến đâu, Excel vẫn là kỹ năng sinh tồn của C&B. Hướng dẫn thiết lập file quản lý nhân sự chuẩn cho người mới.
🎯 Mục tiêu bài học
- Hiểu rõ Data HR là gì và tại sao nó được coi là "trái tim" của hệ thống C&B.
- Biết cách xây dựng một file HR Master Data chuẩn trên Excel.
- Nắm vững nguyên tắc Bảo mật & Sao lưu để tránh thảm họa mất dữ liệu.
Hơn nữa, nếu em không biết cách tổ chức dữ liệu trên Excel, thì khi dùng phần mềm em cũng chỉ nhập "rác" vào hệ thống mà thôi. Excel rèn tư duy dữ liệu cho em đấy!
🧠 Giải Mã Vấn Đề Cốt Lõi (3 Layers)
Data HR (hay HR Master Data) là cơ sở dữ liệu gốc chứa toàn bộ thông tin về nhân viên. Nó là nguồn duy nhất (Single Source of Truth) để phục vụ cho mọi nghiệp vụ khác: Tính lương, Đóng bảo hiểm, Đánh giá, Thăng chức...
- 👤 Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD, địa chỉ, trình độ học vấn.
- 🏢 Quá trình làm việc: Ngày vào làm, loại hợp đồng, chức danh, phòng ban.
- 💰 Lương & Thưởng: Mức lương cơ bản, phụ cấp, số tài khoản ngân hàng.
- ⚖️ Pháp lý: Mã số thuế, Số sổ BHXH, Người phụ thuộc.
Dù phần mềm HRM đang phát triển, nhưng 80% doanh nghiệp nhỏ vẫn dùng Excel vì:
- Linh hoạt (Flexibility): Sếp muốn thay đổi công thức tính thưởng vào phút chót? Excel sửa trong 1 phút. Phần mềm có khi phải chờ code lại cả tuần.
- Chi phí (Cost): Excel có sẵn, không tốn phí duy trì hàng tháng/năm như SaaS.
- Kiểm soát (Control): C&B nhìn thấy trực tiếp công thức và dữ liệu, dễ dàng kiểm tra chéo (Cross-check).
Làm việc với Data trên Excel có rủi ro cực lớn: Mất dữ liệu & Lộ thông tin.
💡 3 Thói quen vàng của C&B:
- Backup: Luôn sao lưu file hàng ngày (Vd: Data_2025.01.19.xlsx).
- Password: Đặt mật khẩu cho file lương (Review -> Protect Sheet/Workbook).
- Data Validation: Dùng tính năng này để hạn chế nhập sai (Ví dụ: Ngày tháng phải đúng định dạng, Giới tính chỉ chọn Nam/Nữ).
📂 Hướng Dẫn Thực Hành: Setup File Excel Chuẩn
Đừng dồn hết vào 1 sheet. Hãy chia nhỏ: Sheet "Master Data" (Thông tin chung), Sheet "Lương", Sheet "BHXH", Sheet "Thuế". Dùng Mã nhân viên (ID) để liên kết các sheet này.
Nhập chính xác từ hồ sơ gốc. Tên viết hoa chữ cái đầu, ngày tháng định dạng dd/mm/yyyy. Tuyệt đối không Merge Cells (gộp ô) trong vùng dữ liệu.
Thành thạo 3 hàm này là đủ dùng: VLOOKUP/XLOOKUP (Tra cứu), IF (Điều kiện), PIVOT TABLE (Tổng hợp báo cáo nhanh).
Vụ Án "Sai Ngày Sinh - Mất Quà"
Bối cảnh: Công ty XYZ dùng Excel quản lý 200 nhân sự. Bạn C&B nhập ngày sinh của nhân viên A là 12/05 nhưng gõ nhầm thành 05/12 (do định dạng máy tính mm/dd/yyyy).
Hậu quả: Đến tháng 5, phần mềm tự động (hoặc công thức lọc) không báo sinh nhật nhân viên A. Nhân viên A không nhận được quà và lời chúc, cảm thấy bị bỏ rơi và khiếu nại lên HR Manager.
❓ HR Quick Quiz
Câu 1: Tại sao nên dùng Mã nhân viên (Employee ID) để quản lý?
Câu 2: Pivot Table giúp ích gì cho C&B?
Câu 3: Nếu công ty chuyển sang dùng phần mềm, kỹ năng Excel có thừa không?
Thử Thách 24h: Clean Data
Mở file danh sách nhân viên hiện tại của bạn ra và kiểm tra:
- 1. Có bao nhiêu ô ngày tháng bị sai định dạng (Text vs Date)?
- 2. Có ai chưa có Mã số thuế hoặc Số BHXH không?
(Hãy dùng bộ lọc Filter để phát hiện các ô trống hoặc dữ liệu lạ nhé!)