C&B thực hành · Cùng Thành HR · Excel cơ bản
Một phòng ban.
Ba cách nhập tên.
Đến lúc lọc danh sách, mình phải kiểm tra lại từng cách viết.
Nếu những ô này cùng chỉ một phòng ban, mình muốn người nhập chọn từ một danh sách thống nhất. Đó là một việc nhỏ có thể làm ngay trong Excel, trước khi học thêm hàm.
Trong bài này, Thành cùng bạn tạo danh sách chọn cho cột Phòng ban của sáu nhân viên giả lập. Làm xong, bạn biết tạo ô chọn, thử cảnh báo khi gõ sai và kiểm tra lại vùng đã áp dụng.
Hướng dẫn dùng tên nút của Excel Microsoft 365 trên Windows. Excel 2021 và 2024 có tính năng tương tự; vị trí nút có thể khác theo giao diện. Bạn chỉ cần biết chọn ô và nhập dữ liệu.
1. Chuẩn bị một bảng nhỏ để làm cùng
Data Validation là tính năng đặt điều kiện cho dữ liệu nhập vào ô. Với lựa chọn List, bạn dùng một danh sách có sẵn làm các giá trị để chọn.
Mở một file Excel mới. Trên cùng một sheet, nhập bảng nhân viên vào A1:C7 và danh mục phòng ban vào H1:H5. Để trống cột C từ dòng 2 đến dòng 7.
Bảng nhân viên · A1:C7
| Ô A1: Mã NV | Ô B1: Họ và tên | Ô C1: Phòng ban |
|---|---|---|
| NV001 | Nguyễn Minh Anh | Để trống |
| NV002 | Trần Quốc Bảo | Để trống |
| NV003 | Lê Thu Hà | Để trống |
| NV004 | Phạm Minh Khoa | Để trống |
| NV005 | Võ Ngọc Lan | Để trống |
| NV006 | Đặng Hải Nam | Để trống |
Danh mục · H1:H5
“Để trống” trong bảng minh họa là hướng dẫn, không phải nội dung cần gõ. Hai bảng cần nằm trên cùng một sheet để dùng đúng địa chỉ ô trong bài.
Mình sẽ chốt cách gọi phòng ban trước khi tạo ô chọn. “KD” có thể là cách viết tắt của “Kinh doanh”, nhưng “Kinh doanh miền Bắc” có thể là một đơn vị riêng. Cần xác nhận ý nghĩa trước khi gộp tên.
Trong ví dụ, danh mục được thống nhất là bốn tên ở cột H. Bài tập giữ danh mục ngay cạnh bảng để bạn nhìn thấy nguồn của các lựa chọn.
2. Tạo danh sách chọn trong 4 bước
Chọn vùng cần nhập phòng ban
Bấm ô C2, giữ chuột và kéo xuống C7. Vùng được chọn là C2:C7, không gồm ô tiêu đề C1.
C2 là cột C, dòng 2. C2:C7 nghĩa là từ ô C2 đến ô C7.
Mở Data Validation và chọn List
Trên thanh công cụ, chọn Data > Data Validation. Trong tab Settings, đặt ô Allow thành List.
Chỉ đúng nơi chứa danh mục
Tại Source, nhập:
=$H$2:$H$5Đánh dấu In-cell dropdown để hiện danh sách chọn trong ô. Với bài tập này, có thể giữ Ignore blank được đánh dấu trong lúc nhập.
Bật cảnh báo khi gõ ngoài danh mục
Sang tab Error Alert, bật Show error alert after invalid data is entered. Chọn Style: Stop, rồi nhấn OK.
Bạn có thể điền lời nhắc: “Hãy chọn phòng ban trong danh sách”.
H2:H5Bốn ô chứa tên phòng ban. Không lấy H1 là tiêu đề.$H$2:$H$5Giữ cố định vùng nguồn này khi sao chép thiết lập.Bây giờ nhấp vào C2. Mũi tên của ô chọn sẽ xuất hiện cạnh ô đang được chọn. Bạn có thể chọn Kinh doanh từ danh sách.
Minh họa kết quả
Ô C2 có bốn lựa chọn.
Chọn tên đã thống nhất, thay vì gõ thêm một cách viết mới.
3. Thử nhập sai để biết mình đã thiết lập đúng
Đừng dừng lại khi thấy mũi tên. Mình muốn thử cả ô đầu và ô cuối của vùng, vì rất dễ chọn thiếu một dòng.
Ô nhận giá trị trong danh mục.
Với thiết lập Stop ở trên, Excel báo lỗi. Hủy lần nhập đó rồi chọn lại “Kinh doanh”.
Ô cuối cùng cũng phải có danh sách chọn như C2.
Nếu gõ “KD” mà Excel vẫn nhận, mở lại Data Validation của chính ô đó. Kiểm tra ô có quy tắc chưa, cảnh báo đã bật chưa và Style có đang là Stop không. Các kiểu Warning hoặc Information cho phép người dùng tiếp tục nhập sau cảnh báo.
Trong ví dụ, mình cho phép để trống khi đang làm. Khi hoàn tất, vẫn cần kiểm tra đủ sáu ô phòng ban.
4. Có danh sách chọn rồi, vì sao vẫn phải rà dữ liệu?
Cảnh báo Data Validation kiểm soát việc gõ trực tiếp. Khi sao chép hoặc điền dữ liệu, cảnh báo có thể không xuất hiện. Dán cả ô còn có thể thay thiết lập của ô đích.
Ngoài ra, tạo quy tắc trên một cột đã có dữ liệu không tự đổi những tên đang sai thành tên đúng. Nếu bảng cũ đang có “KD”, bạn cần đối chiếu rồi sửa giá trị đó.
Với bảng nhỏ trong bài, hãy đọc lại sáu ô C2:C7 sau khi nhập. Nếu đã dán từ file khác, mở kiểm tra quy tắc ở vùng vừa dán và thử lại bằng một giá trị ngoài danh mục.
Cách tìm giá trị ngoài danh mục trong Excel trên Windows
Chọn vùng đã có quy tắc, vào Data > mũi tên của Data Validation > Circle Invalid Data. Excel khoanh những ô không thỏa quy tắc đang áp dụng.
Cách này không chứng minh tên phòng ban đúng với nhân viên. Nếu quy tắc đã bị mất khi dán, cần khôi phục trước khi dùng để kiểm tra.
Một ô ghi “Kế toán” có thể đúng danh mục nhưng vẫn sai nếu người đó thuộc Vận hành. Mình dùng ô chọn để giảm cách viết không thống nhất; thông tin của từng người vẫn phải đối chiếu nguồn đã xác nhận.
5. Thêm phòng ban và thêm nhân viên là hai việc khác nhau
Thêm lựa chọn
Có thêm phòng Marketing
Nhập Marketing vào H6. Chọn lại C2:C7, mở Data Validation và đổi Source thành =$H$2:$H$6.
Nhấn OK, rồi mở ô chọn để kiểm tra đã thấy Marketing.
Thêm ô cần nhập
Có thêm NV007 ở dòng 8
Vùng cũ chỉ là C2:C7. Chọn C2:C8 và áp dụng lại cùng quy tắc List cho cả vùng.
Nếu vừa thêm Marketing, dùng Source =$H$2:$H$6. Sau đó kiểm tra ô C8.
Trong cách làm dùng vùng ô cố định của bài này, chỉ gõ thêm ở H6 chưa mở rộng nguồn H2:H5. Tương tự, thêm một dòng nhân viên dưới bảng chưa bảo đảm ô mới đã có quy tắc.
Khi đã quen, bạn có thể học cách quản lý danh mục bằng Excel Table. Bài này giữ vùng ô cố định để dễ nhìn và kiểm tra từng bước.
6. Tự làm: nhập đủ sáu người và kiểm tra kết quả
Quay lại bảng ban đầu với bốn phòng ban. Trong tình huống giả lập, thông tin đã được xác nhận như sau:
| Mã nhân viên | Phòng ban cần chọn |
|---|---|
| NV001 | Kinh doanh |
| NV002 | Kế toán |
| NV003 | Nhân sự |
| NV004 | Vận hành |
| NV005 | Kinh doanh |
| NV006 | Vận hành |
Chọn phòng ban tại C2:C7 theo bảng trên. Lưu file, đóng và mở lại, rồi thử danh sách chọn ở C2 và C7.
- Sáu ô có danh sách chọn và đã được điền đúng theo mã nhân viên.
- Gõ trực tiếp “KD” bị chặn; sau khi thử, C2 vẫn là Kinh doanh.
- Bạn xác định được vùng nguồn H2:H5 và biết sửa ở đâu khi thêm phòng ban.
Đối chiếu khi đang bị vướng
- Danh sách có cả chữ “Danh mục”
- Source đang lấy cả H1. Sửa về H2:H5.
- Chỉ C2 có danh sách, C7 không có
- Kiểm tra lại vùng áp dụng. Chọn C2:C7 và đặt cùng quy tắc.
- Không thấy Marketing sau khi nhập ở H6
- Với vùng nguồn cố định, cần đổi Source từ H2:H5 thành H2:H6.
- Không mở được Data Validation
- Nhấn Enter hoặc Esc để kết thúc nhập ô. Nếu sheet đang được bảo vệ, trao đổi với người quản lý file để được chỉnh đúng phạm vi.
Với mình, giá trị của bước này nằm ở lần người khác mở file: họ nhìn thấy cách nhập đã thống nhất và ít phải đoán hơn. Làm chắc một cột Phòng ban trước, rồi hãy áp dụng cho những cột có danh mục rõ ràng khác.
Đọc tiếp: Từ hồ sơ nhận việc đến HR Master Data để hiểu cách tổ chức dữ liệu gốc; hoặc XLOOKUP cho HR để tập dò thông tin theo mã nhân viên.
Xem video bài học
Nguồn tham khảo
Thành HR / HRVN Academy. Tình huống và dữ liệu do Thành HR biên tập cho bài học, không phải hồ sơ nhân viên thật. Thao tác được đối chiếu tài liệu Microsoft ngày 08/11/2026.
- Microsoft - Create a drop-down list: tạo danh sách chọn từ vùng dữ liệu.
- Microsoft - Apply data validation to cells: điều kiện nhập và cảnh báo.
- Microsoft - More on data validation: giới hạn khi sao chép, dữ liệu có sẵn và cách tìm ô không hợp lệ.
- Microsoft - Add or remove items from a drop-down list: cập nhật nguồn danh sách.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.