C&B thực hành · Cùng Thành HR
Cuối tháng, ba bộ phận gửi ba file chấm công theo cùng một mẫu. Bạn mở từng file, copy các dòng rồi dán vào bảng tổng. Khi một bộ phận gửi bổ sung, bạn lại tìm xem mình đã lấy đến đâu.
Với công việc lặp lại như vậy, mình muốn giữ lại được cách gộp dữ liệu để lần sau dùng tiếp. Power Query phù hợp để bắt đầu từ việc này: đọc các file trong một thư mục, ghép các dòng vào một bảng và cập nhật lại khi nguồn thay đổi.
Bài này đi cùng bạn từ ba file mẫu đến một bảng tổng hợp. Chưa cần viết công thức M hay học xử lý lỗi phức tạp.
Thiết lập cách gộp và đối chiếu dữ liệu.
Thêm file rồi cập nhật bảng đã có.
Bạn cần: biết mở và lưu file Excel, tìm thư mục trên máy. Hướng dẫn dùng tên lệnh tiếng Anh của Excel Microsoft 365 trên Windows. Hãy dùng Excel cài trên máy để thực hành; giao diện của phiên bản khác có thể khác bài.
1. Chuẩn bị đúng file trước khi mở Power Query
Bộ thực hành HRVN_13_FILE_THUC_HANH.zip dùng dữ liệu do HRVN Academy tạo để minh họa. Mỗi dòng ghi nhận giờ vào, giờ ra của một nhân viên trong một ngày. Đây chưa phải công đã được xác nhận.
4 file Excel cùng cấu trúc, chia sẵn thư mục nguồn và file thêm sau. Dữ liệu minh họa, không chứa thông tin nhân sự thật.
Tải bộ 4 file Excel mẫu ZIP · khoảng 19 KB · không có macroTải và giải nén toàn bộ gói ra máy bằng Extract All / Giải nén tất cả. Mở thư mục đã giải nén, không mở file trực tiếp bên trong ZIP.
ChamCong_HanhChinh.xlsx
ChamCong_KinhDoanh.xlsx
ChamCong_Kho.xlsx
ChamCong_KeToan.xlsx
TongHopCong.xlsx
Mở thử một file nguồn. Bạn sẽ thấy sheet DuLieu, gồm 5 cột và 10 dòng dữ liệu. Bấm vào một ô trong bảng, mở thẻ Table Design và xem ô Table Name: tên bảng là ChamCong. Cả bốn file đã được chuẩn bị theo cách này.
| MaNV | HoTen | Ngay | GioVao | GioRa |
|---|---|---|---|---|
| NV001 | Nguyễn Minh An | 26/10/2026 | 08:00 | 17:00 |
| NV002 | Trần Thu Hà | 26/10/2026 | 08:01 | 17:00 |
Trên điện thoại, vuốt ngang bảng để xem đủ các cột.
Trong bài này, sheet là trang tính bạn đang mở; Table là vùng dữ liệu được Excel quản lý như một bảng. Lát nữa chúng ta sẽ chọn Table ChamCong.
Đóng các file nguồn sau khi xem. Thư mục 01_File_nguon chỉ có 3 file Excel, không có file thứ tư, file tổng hợp hoặc thư mục con. Đừng đổi tên cột hay tên Table trong bộ mẫu.
Mình ưu tiên thống nhất mẫu đầu vào trước. Nếu ba nơi gửi ba kiểu bố cục khác nhau, bài gộp file cơ bản này sẽ không còn là đường đi phù hợp. Bạn nên làm với bộ mẫu trước, rồi mới đối chiếu file đang dùng ở công ty. Khi chuyển sang dữ liệu thật, dùng bản sao được phép sử dụng và lưu theo quy định của đơn vị.
2. Chọn thư mục chứa ba file nguồn
Mở một workbook (tệp Excel) mới. Lưu tên TongHopCong.xlsx trong 03_Ket_qua. Sau đó chọn lần lượt:
Bấm Browse, tìm đúng 01_File_nguon, xác nhận bằng OK hoặc Open theo hộp thoại bạn thấy. Không chọn thư mục cha chứa cả ba thư mục con.
Màn hình tiếp theo liệt kê thông tin các file, chưa phải bảng chấm công. Đối chiếu cột Name: phải thấy đúng ba tên file Hành chính, Kinh doanh và Kho.
Nếu thấy thêm file khác hoặc tên bắt đầu bằng ~$, quay lại kiểm tra thư mục và đóng các file nguồn. Chưa bấm gộp khi danh sách còn khác bộ mẫu.
Power Query có thể đọc cả thư mục con. Vì vậy mình tách file dùng sau và file kết quả ra bên ngoài thư mục nguồn ngay từ đầu. [1, 2]
3. Chọn bảng ChamCong để ghép các dòng
Ở cửa sổ danh sách file, mở nút Combine và chọn Combine & Transform Data. Trong hộp thoại Combine Files, chọn bảng ChamCong ở danh sách đối tượng bên trái, thay vì sheet DuLieu.
ChamCong
Bảng có 5 cột MaNV, HoTen, Ngay, GioVao, GioRa
Vùng xem trước sẽ hiện dữ liệu của một file mẫu. Giữ ô Skip files with errors không được chọn để tránh bỏ qua file lỗi mà bạn không biết, rồi bấm OK. [1, 3]
Bảng chính có dữ liệu của nhiều file. Bên trái xuất hiện thêm các truy vấn hỗ trợ như Sample File hoặc Transform File. Đây là những phần Power Query tạo khi gộp file, cứ giữ nguyên.
Query có thể hiểu là chuỗi bước Excel lưu lại để lấy và xử lý dữ liệu. Bạn đang thiết lập các bước đó bằng nút bấm.
4. Giữ tên file nguồn và kiểm tra kiểu dữ liệu
Trong bảng kết quả ở Power Query Editor, tìm cột chứa các tên file, thường mang tên Source.Name. Bấm đúp tiêu đề cột và đổi thành TepNguon. Nhờ cột này, sau khi gộp bạn vẫn biết một dòng đến từ file nào.
Với các cột còn lại, bấm biểu tượng kiểu dữ liệu bên trái tiêu đề và chọn theo bảng dưới. Nếu Excel hỏi cách thay đổi, chọn Replace current. Nếu cột đã đúng kiểu thì giữ nguyên.
| Cột | Kiểu cần chọn | Nhìn gì để đối chiếu? |
|---|---|---|
| TepNguon, MaNV, HoTen | Text | Mã nhân viên vẫn là NV001, NV002... |
| Ngay | Date | Ngày trong bộ mẫu từ 26 đến 30/10/2026. |
| GioVao, GioRa | Time | Giờ có thể hiện thêm giây, như 08:00:00. |
Trên điện thoại, vuốt ngang bảng để xem đủ các cột.
Ngày và giờ trong bộ mẫu đã được lưu đúng kiểu giá trị Excel để bạn tập trung vào bước gộp file. Nếu xuất hiện ô Error, kiểm tra lại file và kiểu cột trước khi tiếp tục; không xóa dòng để làm mất thông báo. [4]
Ở khung Query Settings bên phải, phần Properties → Name, đặt tên truy vấn chính là TongHopCong. Nếu không thấy khung này, mở View → Query Settings.
5. Đưa kết quả ra Excel và đối chiếu 30 dòng
Chọn Home → Close & Load → Close & Load To.... Trong hộp thoại nhập dữ liệu, chọn Table, New worksheet rồi OK. Nếu Close & Load To bị mờ, chọn Close & Load để tải bảng trước. Trong Excel, mở Data → Queries & Connections, bấm phải truy vấn TongHopCong → Load To để chọn lại nơi tải khi cần. [5]
Trong Excel, bấm một ô của bảng vừa tải. Mở Table Design → Table Name, đặt tên bảng là BangCongGop. Ở ô I2 bên ngoài bảng, nhập công thức sau để đếm số dòng dữ liệu:
=ROWS(BangCongGop[MaNV])3 file × 10 dòng, không tính hàng tiêu đề.
Mở bộ lọc cột TepNguon: danh sách phải có ba tên file nguồn. Bỏ bộ lọc sau khi xem. Cột MaNV có các mã NV001 đến NV006; một mã xuất hiện ở nhiều ngày là đúng với bộ mẫu.
Nếu ngày hoặc giờ ra Excel chưa dễ đọc, chọn các ô dữ liệu tương ứng, nhấn Ctrl + 1, chọn định dạng Date hoặc Time. Đây là cách hiển thị trong Excel, không thay cho bước chọn kiểu dữ liệu ở Power Query.
Có 30 dòng, đủ ba tên file nguồn, ngày và giờ đọc được. Lưu workbook. Số dòng đúng giúp kiểm tra việc nhập đủ dữ liệu; chưa chứng minh các giờ chấm công đã hợp lệ để tính lương.
6. Thêm file thứ tư, cập nhật bảng đang có
Bây giờ mới mở thư mục 02_Them_sau. Copy file ChamCong_KeToan.xlsx vào 01_File_nguon. Thư mục nguồn lúc này phải có đúng bốn file Excel.
Quay lại workbook TongHopCong.xlsx, chọn Data → Refresh All và chờ cập nhật xong. Không cần tạo truy vấn mới. [6]
3 tên file ở cột TepNguon.
Thêm file Kế toán, thêm NV007 và NV008.
Ô I2 phải chuyển từ 30 sang 40. Kiểm tra bộ lọc TepNguon có thêm ChamCong_KeToan.xlsx, rồi lưu lại workbook.
Để hiểu Refresh hoạt động ra sao: xóa bản sao ChamCong_KeToan.xlsx trong 01_File_nguon, giữ bản gốc trong 02_Them_sau. Bấm Refresh All lần nữa: bảng trở về 30 dòng. Copy lại file từ 02_Them_sau vào nguồn và cập nhật: bảng trở lại 40 dòng. Dữ liệu được đọc lại theo những file hiện có trong nguồn.
Đây là phần mình muốn người mới nắm được: bạn giữ một cách lấy dữ liệu có thể dùng lại. Khi cần sửa một giá trị, hãy sửa trong file nguồn và cập nhật. Nếu gõ đè lên bảng kết quả, lần Refresh sau có thể làm mất phần sửa tay đó.
Nếu kết quả chưa giống, kiểm tra ở đâu?
Không thấy From Folder
Kiểm tra bạn đang dùng Excel cài trên Windows và mở đầy đủ đường dẫn Data → Get Data → From File. Giao diện Mac hoặc web không nằm trong phạm vi bài này.
Không thấy bảng ChamCong
Mở lại đúng file mẫu đã giải nén. Bấm trong bảng, xem Table Design → Table Name. Kiểm tra bạn đang dùng đúng file Excel mẫu và chưa đổi tên bảng.
Bảng có 40 dòng ngay lần đầu
File Kế toán đã vào nguồn sớm, hoặc bạn chọn thư mục cha chứa cả 02_Them_sau. Kiểm tra lại đường dẫn ở bước 2.
Thêm file nhưng vẫn chỉ có 30 dòng
Xác nhận file thứ tư đã được copy vào đúng 01_File_nguon. Trong Excel bấm Data → Refresh All, chờ hoàn tất và xem có thông báo lỗi ở Queries & Connections không.
Nếu số dòng nhiều hơn dự kiến, tìm bản sao của file nguồn hoặc file tổng hợp bị đặt nhầm vào thư mục nguồn. Nếu một bộ phận gửi bản sửa của cùng kỳ dữ liệu, thay bản cũ bằng bản mới, không để cả hai cùng được nhập.
Mang cách làm này sang công việc của bạn
Hãy đối chiếu ba điều trước: các file có cùng cột không, dữ liệu có ở cùng tên Table không, và mỗi dòng đang ghi nhận điều gì. File chấm công dạng “mỗi nhân viên một dòng, 31 ngày trải ngang” sẽ cần cách chuẩn bị khác với bộ mẫu này.
Trong phạm vi bài, bạn đã làm được bước gom dữ liệu. Khi đưa vào nghiệp vụ C&B, mình vẫn cần đối chiếu ca làm, thiếu lượt chấm, đơn nghỉ và xác nhận của người có trách nhiệm trước khi dùng bảng công để tính lương. Phần đó được trình bày ở Bài 12: Từ dữ liệu chấm công đến bảng công đã xác nhận.
Video học cùng C&B
Nguồn tham khảo
Bài viết và dữ liệu minh họa: Thành HR / HRVN Academy. Hướng dẫn thao tác tham khảo tài liệu Microsoft, đối chiếu ngày 05/11/2026.
- Microsoft Support: Nhập dữ liệu từ thư mục nhiều file
- Microsoft Learn: Folder connector
- Microsoft Learn: Combine files overview
- Microsoft Learn: Kiểu dữ liệu trong Power Query
- Microsoft Support: Tạo, tải và sửa truy vấn
- Microsoft Support: Cập nhật kết nối dữ liệu
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.