English for HR · Thành HR · Từ B1
Please check the timesheet.
Nhờ kiểm tra bảng chấm công. Người nhận đã biết mình cần gì chưa?
Nếu nhận email này, mình vẫn cần hỏi lại: bảng của kỳ nào, kiểm tra phần gì và khi nào cần phản hồi. Với email nhắc chấm công, mình muốn người nhận mở thư là biết việc cần làm, kể cả khi bảng còn một dòng chưa rõ.
Tiếng Anh ở đây không cần cầu kỳ. Mình sẽ dùng một mẫu ngắn, rồi đổi cách viết theo ba thời điểm của công việc.
Bạn chỉ cần đọc được email công việc ngắn. Bài tập trung vào cách diễn đạt, không yêu cầu biết công thức Excel hoặc tự tính lương.
Email đầu tiên: gửi bảng và nói rõ cần kiểm tra gì
Giả sử Mai phụ trách tổng hợp công, Alex quản lý nhóm Sales. Mai gửi bảng tháng 10/2026 vào ngày 2/11, cần Alex kiểm tra giờ làm và các ngày nghỉ, rồi phản hồi chậm nhất 15:00 ngày 3/11. File đang dùng là Sales_Oct2026_v1.xlsx.
Timesheet là bảng ghi thời gian làm việc. Trong ví dụ này, bảng tổng hợp cả giờ làm và thông tin nghỉ để quản lý đối chiếu.
Subject: October timesheet - please review by 3 November
Hi Alex,
I've attached the Sales team's timesheet for 1-31 October 2026.
Could you please check the working hours and leave records, then reply by 3 p.m. on 3 November (Vietnam time, UTC+7)?
If any entries need correcting, please tell me the employee ID, date and details. If everything is correct, please reply to confirm.
This will help us prepare the payroll data.
Thank you,
Mai
Chào Alex,
Mình gửi kèm bảng chấm công của nhóm Sales cho kỳ 1-31/10/2026.
Nhờ bạn kiểm tra giờ làm và thông tin nghỉ, rồi phản hồi chậm nhất 15:00 ngày 3/11, giờ Việt Nam.
Nếu có dòng cần sửa, bạn cho mình biết mã nhân viên, ngày và nội dung cụ thể. Nếu thông tin đều đúng, bạn phản hồi xác nhận giúp mình.
Thông tin này sẽ giúp bên mình chuẩn bị dữ liệu tính lương. Cảm ơn bạn.
Trong mẫu này, mình để sẵn hai cách phản hồi: báo phần cần sửa hoặc xác nhận đã đúng. Người quản lý không phải chọn giữa im lặng và xác nhận cả một bảng còn đang có vấn đề.
Ba chỗ làm email này dễ trả lời hơn
the Sales team's timesheet for 1-31 October 2026
Nêu nhóm và khoảng thời gian. Tránh chỉ ghi “the file” khi người nhận đang có nhiều bảng.check the working hours and leave records
Người nhận biết cần xem giờ làm và thông tin nghỉ, rồi gửi phản hồi theo hướng dẫn.by 3 p.m. on 3 November
Chậm nhất 15:00 ngày 3/11. Thêm múi giờ nếu các bên làm việc ở nhiều nơi.Cấu trúc dễ dùng là Could you please + động từ...? Sau could you please, dùng dạng cơ bản của động từ: check, review, send, confirm.
By đi với hạn chót, mang nghĩa “chậm nhất vào”. On 3 November chỉ cho biết ngày; by 3 p.m. on 3 November nói rõ cả giờ cần nhận phản hồi.
Mình thường tránh để ASAP là thông tin duy nhất về thời gian. Nếu công việc cần phản hồi trong buổi sáng, một mốc cụ thể sẽ giúp hai bên phối hợp dễ hơn. Mốc đó vẫn phải phù hợp với lịch xử lý thực tế.
Nếu gửi đường dẫn thay vì file đính kèm
Thay câu I've attached... bằng:
You can find the October timesheet in our shared HR folder.
Nghĩa là: bạn có thể tìm bảng chấm công tháng 10 trong thư mục HR dùng chung. Khi dùng thật, gắn đường dẫn được phép chia sẻ và kiểm tra quyền mở của người nhận. Không nói “đính kèm” khi email chỉ có link.
Đã quá hạn: nhắc phản hồi, chừa cách báo phần còn vướng
Sáng 4/11, Mai vẫn chưa nhận được xác nhận. Mốc 15:00 ngày 3/11 đã qua. Mai cần biết tình trạng bảng công trước 11:00 hôm nay để sắp xếp bước tiếp theo.
Subject: Follow-up: October timesheet confirmation
Hi Alex,
I'm following up on the Sales team's October timesheet. The confirmation was due yesterday, but I haven't received it yet.
Could you please reply by 11 a.m. today, 4 November (Vietnam time, UTC+7)? Please confirm the timesheet, or tell me which entries still need checking.
If you need more time, please let me know when you can reply.
Thank you,
Mai
Chào Alex, mình nhắc lại về bảng chấm công tháng 10 của nhóm Sales. Hạn xác nhận là hôm qua nhưng mình chưa nhận được.
Nhờ bạn gửi xác nhận, hoặc cho mình biết những dòng còn cần kiểm tra, chậm nhất 11:00 hôm nay, ngày 4/11, giờ Việt Nam.
Nếu cần thêm thời gian, bạn cho mình biết khi nào có thể phản hồi nhé. Cảm ơn bạn.
Người nhận có thể báo rõ dòng nào đang chờ kiểm tra. Mình sẽ trao đổi mốc xử lý tiếp theo; không biến lời nhắc này thành yêu cầu xác nhận một dữ liệu chưa đủ căn cứ.
Câu I haven't received it yet nói về tình trạng mình đang thấy. Trước khi dùng, cần xem lại chuỗi thư và nơi nhận phản hồi. Nếu Alex đã trả lời ở một kênh đã thống nhất, email nhắc tiếp sẽ gây khó chịu không cần thiết.
Có một dòng chưa rõ: hỏi lại bằng câu ngắn
Alex phản hồi rằng dòng NV014 ngày 28/10 thiếu giờ ra. Lúc này, Mai cần hỏi đúng dữ kiện để kiểm tra. Đoạn trao đổi dưới đây nối tiếp email sáng 4/11:
One entry needs checking. NV014's clock-out time is missing for 28 October.
Có một dòng cần kiểm tra. Ngày 28/10 của NV014 đang thiếu giờ ra.
Could you check the actual finish time and send me the details?
Bạn kiểm tra giờ kết thúc làm việc thực tế rồi gửi mình thông tin cụ thể nhé?
I'll check and get back to you by 10 a.m. today.
Mình sẽ kiểm tra và phản hồi bạn chậm nhất 10:00 hôm nay.
Thanks. I'll leave that entry marked as “to be checked” until I receive your update.
Cảm ơn bạn. Mình sẽ giữ trạng thái “cần kiểm tra” cho dòng đó đến khi nhận được cập nhật.
Điểm mình muốn giữ trong lời trao đổi là: nói rõ phần đang thiếu và ai sẽ kiểm tra lại. Giờ ra bị trống chưa cho mình biết người đó đã kết thúc làm việc lúc nào. Việc cập nhật bảng vẫn cần thông tin được đối chiếu theo quy trình của đơn vị.
Khi đã nhận xác nhận: ghi rõ phiên bản sẽ dùng
Sau khi thông tin được kiểm tra, Mai cập nhật bảng thành Sales_Oct2026_v2.xlsx và gửi lại. Alex đã xem phiên bản này và phản hồi xác nhận. Đến đây, Mai có thể viết:
Subject: Re: October timesheet confirmation
Hi Alex,
Thank you for confirming Sales_Oct2026_v2.xlsx. I've received your confirmation and will use this version to prepare the payroll data.
Best regards,
Mai
Cảm ơn Alex đã xác nhận file Sales_Oct2026_v2.xlsx. Mình đã nhận được xác nhận và sẽ dùng phiên bản này để chuẩn bị dữ liệu tính lương.
Đã nhận được thông tin hoặc file.
Đã xác nhận một nội dung cụ thể.
Đã phê duyệt theo thẩm quyền.
Nếu Alex mới gửi bổ sung giờ ra, Mai chỉ nên ghi nhận phần đã nhận, chẳng hạn Thanks for the update. I'll check the details and send you the revised timesheet. Câu này có nghĩa: cảm ơn thông tin cập nhật, mình sẽ kiểm tra và gửi lại bảng đã sửa.
Mình chỉ dùng approved khi đúng là có bước phê duyệt và người thực hiện có thẩm quyền. Một email báo “đã nhận” không tự cho biết bảng đã hoàn tất kiểm tra.
Những cụm từ có thể lấy ra dùng ngay
| Cụm tiếng Anh | Nghĩa trong công việc này |
|---|---|
| I've attached... | Mình gửi đính kèm... |
| Could you please review...? | Nhờ bạn xem xét, kiểm tra...? |
| If any entries need correcting... | Nếu có dòng thông tin nào cần sửa... |
| I'm following up on... | Mình liên hệ lại để hỏi tiến độ về... |
| Please let me know when you can reply. | Bạn cho mình biết khi nào có thể phản hồi nhé. |
| Thank you for confirming... | Cảm ơn bạn đã xác nhận... |
Với đồng nghiệp thường xuyên làm việc cùng, Hi Alex, và lời cảm ơn ngắn có thể phù hợp. Nếu công ty dùng cách xưng hô trang trọng hơn, điều chỉnh lời chào theo quan hệ và thông lệ của đơn vị.
Could you please check the working hours / and reply by three p.m. / on the third of November?
Dấu / là chỗ ngắt hơi khi luyện nói, không đưa vào email. Đọc chậm để người nghe nhận rõ việc cần làm và mốc thời gian, sau đó thay ngày và giờ theo công việc của bạn.
Tự viết một email và tập trả lời khi còn vướng
Bạn gửi bảng của nhóm Operations cho kỳ 1-30/11/2026 đến Sam. File được đính kèm. Cần Sam kiểm tra giờ làm và thông tin nghỉ, phản hồi chậm nhất 15:00 ngày 2/12/2026, giờ Việt Nam. Nếu có chỗ cần sửa, cần biết mã nhân viên, ngày và nội dung; nếu đúng hết, cần một lời xác nhận.
Dùng mẫu đầu làm điểm tựa nhưng thay đủ nhóm, kỳ công, người nhận và hạn phản hồi. Đọc lại xem Sam có biết cần trả lời gì khi thấy một dòng chưa đúng không.
Xem một cách viết để đối chiếu
Subject: November timesheet - please review by 2 December
Hi Sam,
I've attached the Operations team's timesheet for 1-30 November 2026. Could you please check the working hours and leave records, then reply by 3 p.m. on 2 December (Vietnam time, UTC+7)?
If any entries need correcting, please send me the employee ID, date and details. If everything is correct, please reply to confirm.
Thank you for your help.
Best regards,
Mai
Không cần viết giống từng chữ. Bản của bạn cần giữ đúng kỳ công, việc cần kiểm tra, hạn phản hồi và hai cách trả lời.
Sam báo một dòng đang thiếu giờ ra và cần thêm thời gian kiểm tra. Bạn hãy hỏi khi nào Sam có thể phản hồi, rồi nói rằng mình sẽ giữ dòng đó ở trạng thái cần kiểm tra.
Câu gợi ý khi chưa biết bắt đầu
Thanks for letting me know. When can you send me the update? I'll keep that entry marked as “to be checked” for now.
Cảm ơn bạn đã báo. Khi nào bạn có thể gửi thông tin cập nhật? Hiện tại mình sẽ giữ dòng đó ở trạng thái “cần kiểm tra”.
Bạn có thể thay câu hỏi bằng Could you send me the update by 10 a.m.? nếu cần đề nghị một mốc cụ thể. Đây là mốc đề nghị, cần nghe phản hồi của người phối hợp.
Với mình, email này đạt yêu cầu khi người nhận biết rõ đang kiểm bảng nào và có thể trả lời ngay phần đã rõ, phần còn vướng. Khi đã quen, bạn có thể rút gọn thư mà vẫn giữ các thông tin đó.
Nếu muốn tìm hiểu phần nghiệp vụ, đọc Từ dữ liệu chấm công đến bảng công đã xác nhận. Để luyện thêm cách phản hồi khi chưa có kết quả, xem Cập nhật tiến độ tuyển dụng bằng tiếng Anh hoặc trở về series English for HR.
Xem video bài học
Nguồn tham khảo
Thành HR / HRVN Academy. Tình huống, email và bài tập do Thành HR biên tập cho bài học, không phải thư hoặc hồ sơ nhân sự thật. Tài liệu ngôn ngữ được đối chiếu ngày 07/11/2026.
- British Council - Organising your writing: mục đích email và cách chia đoạn rõ ràng.
- Cambridge Dictionary - Timesheet: nghĩa của thuật ngữ.
- Cambridge Dictionary - By: cách diễn đạt hạn chót.
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.