Một ngày làm việc thực tế của C&B Junior
Bài 0.4: Không phải ngồi chơi đợi cuối tháng. Đây là lịch trình "sinh tồn" giúp bạn không bị OT ngập mặt.
🎯 Mục tiêu bài học
- Hình dung được khối lượng công việc hàng ngày (Daily Tasks) ngoài việc tính lương.
- Biết cách phân biệt và xử lý: Sự vụ (Ad-hoc) vs Định kỳ (Routine).
- Học được tư duy "Cuốn chiếu" (Batching) để giảm tải áp lực cuối tháng.
Nếu em để dồn việc đến cuối tháng mới làm, em sẽ cần 48 tiếng/ngày mới kịp. C&B giống như người làm vườn, ngày nào cũng phải tưới nước (check data), bắt sâu (xử lý lỗi) thì đến mùa (kỳ lương) mới có quả ngọt được.
🧠 Giải Mã Vấn Đề Cốt Lõi (3 Layers)
Công việc của C&B không chỉ là "Tính lương" (Payroll). Nó bao gồm 3 nhóm chính phải chạy song song hàng ngày:
- Data Management (Quản trị dữ liệu): Cập nhật hồ sơ nhân viên mới, nghỉ việc, thăng chức, điều chuyển...
- Compliance & Relation (Quan hệ lao động): Giải đáp thắc mắc về BHXH, phép năm, đăng ký mã số thuế...
- Time Attendance (Chấm công): Kiểm tra dữ liệu vân tay hàng ngày để đảm bảo máy không hỏng, mạng không rớt.
Tại sao nhiều bạn C&B Junior hay than thở "Em làm không hết việc"? Lý do nằm ở Sự ngắt quãng (Interruption).
Ở các công ty SME, C&B thường bị nhân viên "tấn công" liên tục:
- "Em ơi sao thẻ BHYT chị chưa có?"
- "Em ơi sao hôm qua anh chấm công máy không kêu?"
- "Em ơi làm giấy xác nhận lương cho chị vay ngân hàng với!"
👉 Nếu bạn cứ ai hỏi đâu trả lời đó (Reactive), bạn sẽ hết ngày mà chưa làm được việc gì của mình.
Đừng check email hay trả lời Zalo lắt nhắt cả ngày. Hãy quy định khung giờ "Tiếp dân" (ví dụ: 10h-11h sáng và 15h-16h chiều).
Thời gian còn lại hãy "đóng cửa" (Focus mode) để xử lý dữ liệu. Dữ liệu sai một ly là đi một dặm, không thể vừa làm vừa chat được đâu.
📅 Lịch Trình 1 Ngày Mẫu (The Typical Day)
Đây là timeline tham khảo của một C&B làm việc hiệu quả. Bạn có thể điều chỉnh tùy theo công ty.
Kiểm tra kết nối máy chấm công (quan trọng nhất!). Tải dữ liệu vân tay ngày hôm qua về. Xem có ai quên chấm công không để nhắc nhở ngay.
Cập nhật nhân viên mới (New hire) lên hệ thống/file Excel. Làm thủ tục báo tăng/giảm BHXH. Soạn HĐLĐ cho người sắp hết hạn thử việc.
Trả lời email thắc mắc, giải quyết khiếu nại, ký giấy tờ hành chính cho nhân viên. (Làm tập trung trong 1 giờ).
Làm báo cáo thuế, đối chiếu công nợ BHXH, tính toán các khoản thưởng năng suất/KPI (nếu có). Đây là giờ cần sự tập trung cao độ nhất.
Sắp xếp hồ sơ giấy vào tủ (Filing). Viết to-do list cho ngày mai. Đảm bảo bàn làm việc sạch sẽ không để lộ thông tin lương thưởng.
Cú lừa "Máy chấm công"
Bối cảnh: Bạn C&B mới vào nghề, nghĩ rằng máy chấm công tự động nên cả tháng không ngó ngàng tới. Đến ngày 30 cuối tháng xuất dữ liệu để tính lương thì... Trống trơn!
Nguyên nhân: Dây mạng bị chuột cắn đứt từ ngày mùng 5. Dữ liệu không đổ về Server.
❓ HR Quick Quiz
Câu 1: Việc quan trọng nhất C&B cần làm vào đầu giờ sáng là gì?
Câu 2: Tại sao nên gom các câu hỏi của nhân viên để trả lời trong một khung giờ cố định?
Câu 3: Thuật ngữ "Cuốn chiếu" trong công việc C&B nghĩa là gì?
Thử Thách 24h: Time Tracking
Ngày mai đi làm, bạn hãy thử mở một file Note và ghi lại:
"Hôm nay mình bị ngắt quãng bao nhiêu lần vì những câu hỏi lặt vặt của người khác?"
(Nếu con số > 10 lần, hãy đề xuất với Sếp thiết lập khung giờ hỗ trợ cố định hoặc xây dựng bộ FAQ câu hỏi thường gặp nhé!)