HR Foundation · C&B cơ bản · Bài đọc thêm
Từ một danh sách Excel đến bộ hợp đồng đã kiểm tra.
Trong bộ dữ liệu thực hành này, Nguyễn Minh An có hai mã hợp đồng với chức danh, thời gian và mức lương khác nhau. Nhìn đúng tên vẫn chưa đủ để biết mình đã tạo đúng hồ sơ.
Mail Merge giúp Word lấy dữ liệu từ Excel để tạo nhiều văn bản theo một mẫu. Mình sẽ đi cùng bạn từ lúc chuẩn bị nguồn đến khi xuất kết quả, để mỗi bản đều có thể đối chiếu lại với đúng dòng dữ liệu. [1]
HD-DEMO-002.Đọc sau Bài 7 · Các lỗi khi ký hợp đồng lao động và thử việc, thuộc chặng hồ sơ và dữ liệu nhân sự trong lộ trình C&B cơ bản.
Hiểu trước khi làm
Ba loại file, ba vai trò khác nhau
- 01 · Excel nguồnMỗi dòng là một hợp đồng cần tạo. Hàng đầu là tên cột.
- 02 · Word mẫuNội dung cố định và những trường sẽ lấy dữ liệu từ Excel.
- 03 · Word kết quảCác hợp đồng đã trộn, dùng để kiểm tra, lưu và in.
Ma_NV nhận diện nhân viên; Ma_HD nhận diện hồ sơ hợp đồng. Một người có thể có nhiều hồ sơ, nên mình đối chiếu theo mã hợp đồng, không đếm số tên khác nhau rồi xóa các dòng trùng người.
Bài dùng Word và Excel cài trên Windows, tên lệnh tiếng Anh; có thể đối chiếu trên Microsoft 365, Word 2024 và Word 2021. Word trên trình duyệt không thực hiện được quy trình Mail Merge này. [1]
Chuẩn bị
Mở đúng bộ ba hồ sơ của bài này
Bộ chính dùng sheet DU_LIEU, gồm chín cột và ba hợp đồng. Tải Excel và Word về cùng thư mục Thuc_hanh_Mail_Merge trên máy.
- Dữ liệu Excel · 3 hồ sơTrong Google Sheets: Tệp → Tải xuống → Microsoft Excel (.xlsx). Lưu thành
01_Du_lieu_Mail_Merge.xlsx. - Mẫu Word để chèn trườngTrong Google Docs: Tệp → Tải xuống → Microsoft Word (.docx). Lưu thành
02_Mau_hop_dong.docx. - Hướng dẫn và đối chiếuMở sau lượt tự làm. Các file kết quả gộp và kết quả riêng do bạn tạo ở Bước 6-7.
Xem thư mục bộ ba hồ sơ. Mẫu Word mới có chỗ giữ chỗ, chưa kết nối Excel và chưa có trường trộn thật.
Bộ năm hồ sơ dành cho lượt luyện thêm
Mở thư mục bộ năm hồ sơ. Dùng ba file HRVN_File_thuc_hanh_Mail_Merge, HRVN_Mau_Word_Mail_Merge và HRVN_Huong_dan_thuc_hanh.
Bộ này có sheet Du_lieu_hop_dong, mười cột, năm hồ sơ và các trường Ngay_bat_dau, Ngay_ket_thuc, Muc_luong. Dữ liệu và tên trường khác bộ chính; làm theo hướng dẫn riêng của bộ năm hồ sơ, không dùng đáp án bên dưới. Nếu mẫu còn chữ giữ chỗ, vẫn cần kết nối Excel rồi dùng Insert Merge Field.
Xem thao tác
Video hướng dẫn Mail Merge
Mở hai file đã tải. Bạn có thể xem video rồi làm từng bước, hoặc dùng phần hướng dẫn bên dưới để tra lại lệnh đang cần.
Xem trên YouTube nếu trình phát tại đây không hoạt động.
Bước 01 · Dữ liệu nguồn
Mỗi dòng Excel là một hợp đồng
Mở 01_Du_lieu_Mail_Merge.xlsx, kiểm tra sheet DU_LIEU. Nếu dùng file tải sẵn, không dán thêm ba dòng vào cuối bảng. Dưới đây là những điểm cần nhận diện:
- HD-DEMO-001 · NV001Nguyễn Minh AnNhân viên C&BThời gian01/10/2026
đến 30/09/2027Lương / tháng10.000.000 đồng - HD-DEMO-002 · NV002Trần Thu BìnhChuyên viên tuyển dụngThời gian05/10/2026
đến 04/10/2027Lương / tháng12.500.000 đồng - HD-DEMO-003 · NV001Nguyễn Minh AnChuyên viên tiền lương và phúc lợiThời gian01/10/2027
đến 30/09/2028Lương / tháng11.000.000 đồng
Giữ một hàng tên cột, không gộp ô hoặc chèn dòng tổng cộng vào vùng dữ liệu. Kiểm tra các trường bắt buộc, lưu rồi đóng Excel trước khi kết nối Word. [4]
Các cột Ngay_bat_dau_in, Ngay_ket_thuc_in và Luong_in trong bài là văn bản đã chuẩn bị để in. File quản trị gốc vẫn cần giữ ngày dạng ngày và lương dạng số để tính toán; bản dành cho in được tách riêng.
Tự tạo Excel từ đầu: mở dữ liệu đủ chín cột
Tạo file trống, đặt tên sheet là DU_LIEU. Chọn cột A:I → Home → Number Format → Text, sau đó dán toàn bộ khối dưới vào A1. Đây là cách tạo bản thực hành dành cho in. [3]
Khối dữ liệu có ký tự tab giữa các cột. Vuốt ngang để xem đủ; sao chép cả hàng tên cột.
Ma_HD Ma_NV Ho_ten So_giay_to Chuc_danh Dia_chi Ngay_bat_dau_in Ngay_ket_thuc_in Luong_in
HD-DEMO-001 NV001 Nguyễn Minh An 000000000001 Nhân viên C&B Địa chỉ giả lập A 01/10/2026 30/09/2027 10.000.000
HD-DEMO-002 NV002 Trần Thu Bình 000000000002 Chuyên viên tuyển dụng Địa chỉ giả lập B 05/10/2026 04/10/2027 12.500.000
HD-DEMO-003 NV001 Nguyễn Minh An 000000000001 Chuyên viên tiền lương và phúc lợi Địa chỉ giả lập A 01/10/2027 30/09/2028 11.000.000Nếu dữ liệu dồn vào một cột, chọn Data → Text to Columns → Delimited → Tab, rồi chọn Text cho từng cột trước khi hoàn tất. Kiểm lại số 0 đầu. Tên cột không dấu, không khoảng trắng là quy ước của bài.
Kiểm tra trước khi sang Word: vùng A1:I4 có chín tên cột, ba dòng hồ sơ; D2 là 000000000001. Ba Ma_HD khác nhau; NV001 xuất hiện hai lần là có chủ ý.
Bước 02 · Mẫu văn bản
Chuẩn bị một mẫu Word
Mở 02_Mau_hop_dong.docx. Mẫu chứa chín vị trí giữ chỗ như [Ho_ten]; bạn sẽ thay chúng bằng trường trộn ở Bước 4. Chỉnh khổ giấy, lề, phông chữ và khoảng cách đoạn ngay trong mẫu.
Tự tạo mẫu: mở trích đoạn để sao chép
TRÍCH ĐOẠN HỢP ĐỒNG - BẢN THỰC HÀNH
Không dùng để ký. Dữ liệu hoàn toàn giả lập.
Mã hợp đồng: [Ma_HD]
Mã nhân viên: [Ma_NV]
Họ và tên: [Ho_ten]
Số giấy tờ: [So_giay_to]
Địa chỉ: [Dia_chi]
Chức danh: [Chuc_danh]
Thời gian: từ [Ngay_bat_dau_in] đến [Ngay_ket_thuc_in].
Mức lương: [Luong_in] đồng/tháng.Nhãn “Họ và tên”, “Chức danh” và chữ “đồng/tháng” là phần cố định. Mẫu hợp đồng dài nhiều trang vẫn chứa trọn nội dung của một hồ sơ; chưa sao chép thành ba bản và chưa điền tên từng người. Dùng bảng hoặc tab để căn chỉnh, tránh canh bằng hàng loạt dấu cách.
Bước 03 · Kết nối
Chọn đúng file Excel và đúng sheet
Hợp đồng dùng kiểu Letters. Sau đó chọn nguồn từ file đã lưu trên máy: [2] [5]
- Chọn
01_Du_lieu_Mail_Merge.xlsx. - Trong hộp chọn bảng, chọn
DU_LIEU$. Đánh dấu First row of data contains column headers nếu có. Không thêm dấu$vào tên sheet trong Excel. - Mở Mailings → Edit Recipient List, giữ chọn cả ba hợp đồng. Kiểm tra bộ lọc tại đây, kể cả khi đã lọc trong Excel. [6]
Cần thấy: đủ ba mã HD-DEMO-001, HD-DEMO-002, HD-DEMO-003. Nếu tên cột thành F1, F2…, kiểm lại hàng tiêu đề và sheet trước khi tiếp tục.
Bước 04 · Trường trộn
Thay chỗ giữ chỗ bằng trường thật
Ở dòng họ tên, xóa [Ho_ten], đặt con trỏ sau dấu hai chấm rồi chọn: [7]
Chữ giữ chỗ trong mẫu tải về[Ho_ten]
Trường được Word chèn bằng lệnh«Ho_ten»
Lặp lại cho đủ chín vị trí. Gõ tay «Ho_ten» không tạo ra trường trộn. Nếu nút chèn bị mờ hoặc thiếu tên trường, quay lại kiểm tra nguồn và sheet.
Giữ chữ “đồng/tháng” bên ngoài trường Luong_in, vì dữ liệu mẫu chỉ chứa số tiền. Sau khi chèn, lưu mẫu; rà để không còn chữ giữ chỗ hoặc tên cá nhân gõ tay.
Bước 05 · Xem trước
Chuyển qua từng mã hợp đồng
Word hiển thị dữ liệu thay cho tên trường. Bấm Preview Results lần nữa để trở lại trường trộn. Mũi tên xem bản ghi khác với lệnh Next Record; không chèn Next Record vào giữa mẫu hợp đồng này. [4] [8]
Đối chiếu mỗi mã với số giấy tờ, chức danh, ngày và lương của cùng dòng Excel. Xem thêm hồ sơ có tên, địa chỉ hoặc chức danh dài để phát hiện chữ tràn và ngắt trang bất hợp lý.
Trước khi tạo kết quả: chuyển được qua đủ ba mã; số giấy tờ giữ đủ 12 ký tự; hồ sơ 002 có lương 12.500.000. Nếu sai, sửa nguồn hoặc mẫu rồi xem lại.
Bước 06 · Tạo kết quả
Xuất cả đợt vào một file Word mới
Lệnh này tạo một tài liệu chứa các hợp đồng đã trộn, không tự tách thành ba file riêng theo tên. Lưu tài liệu mới thành 03_Ket_qua_gop.docx để rà trước khi in. [5]
| Lựa chọn | Hồ sơ được trộn |
|---|---|
| All | Tất cả hồ sơ đang được chọn trong danh sách nhận. |
| Current record | Hồ sơ hiện đang xem. Nhìn mã hợp đồng trước khi chọn. |
| From / To | Khoảng thứ tự bản ghi sau lọc/sắp xếp; không phải số trang hay Ma_HD. |
Đối chiếu file mới: đủ ba mã, mỗi bản bắt đầu ở trang riêng. Với hợp đồng nhiều trang, đếm mã hợp đồng thay vì lấy số trang làm số hồ sơ. Giữ file mẫu riêng.
Bước 07 · Lưu và phát hành
Xuất riêng hồ sơ cần gửi
Quay lại mẫu, dùng Preview Results tìm đúng HD-DEMO-002, rồi chọn:
Lưu file mới thành HD-DEMO-002_NV002.docx. Từ file riêng đó, chọn File → Save As hoặc Save a Copy → PDF. Một số phiên bản có Export → Create PDF/XPS. Mở lại PDF, kiểm tra đúng người và toàn bộ trang trước khi gửi. [11]
Giữ riêng dữ liệu, mẫu và kết quả. Sửa Excel không tự sửa file kết quả đã xuất; cần quay lại mẫu, kiểm tra nguồn rồi trộn lại. Với nhiều hồ sơ, tự động tách và đặt tên file cần quy trình riêng; không chia file gộp theo số trang cố định.
Các file cần có sau khi làm xong
Thuc_hanh_Mail_Merge/
01_Du_lieu_Mail_Merge.xlsx
02_Mau_hop_dong.docx
03_Ket_qua_gop.docx
HD-DEMO-002_NV002.docx
HD-DEMO-002_NV002.pdfIn thêm bản, in cả đợt và lưu ý khi in hai mặt
In từ file kết quả đã kiểm tra. Chọn đúng máy in, khổ giấy, một mặt/hai mặt và số bản. Mình đề xuất in thử một hồ sơ rồi đối chiếu bản giấy trước khi in cả đợt.
Cần thêm một bản của hồ sơ 002 thì mở file riêng và điều chỉnh số bản in, không nhân đôi dòng Excel. Nếu in nhiều bộ từ file gộp, kiểm tra tùy chọn sắp bộ collate và thứ tự trang.
Với in hai mặt, rà những hợp đồng có số trang lẻ để trang đầu của người sau không nằm ở mặt sau trang cuối của người trước. Kiểm tra theo cấu hình máy in và quy cách hồ sơ thực tế.
Tra khi gặp vướng
Sai ở đâu, kiểm tra ở đó
Xử lý một hồ sơ thử rồi mới tạo lại cả đợt. Chọn lỗi đang gặp để mở hướng dẫn.
01 · Số giấy tờ mất số 0 đầu
Nếu 000000000001 thành 1, kiểm tra Excel trước. Nguồn đã mất số 0 thì phải đối chiếu hồ sơ gốc và nhập lại đúng dưới dạng Text. Đổi định dạng sau đó không lấy lại dữ liệu đã mất.
Nếu nguồn vẫn đúng, kiểm tra kiểu dữ liệu cả cột và kết nối lại. Định dạng số chỉ làm hiện thêm số 0 chưa có nghĩa ô đang lưu dạng văn bản. [3]
02 · Ngày bị đảo tháng/ngày hoặc thành số
Bộ cơ bản dùng cột _in dạng văn bản. Với file quản trị có ngày thực sự của Excel ở G2, tạo cột hiển thị riêng:
=TEXT(G2,"dd/mm/yyyy")Máy dùng dấu chấm phẩy thì thay dấu phân cách đối số: =TEXT(G2;"dd/mm/yyyy"). Thử bằng ngày 15/10 để dễ nhận ra đảo tháng/ngày. TEXT không sửa một ngày đã nhập sai. Giữ cột gốc để tính toán. [9]
Sau khi kiểm tra, có thể sao chép và dán giá trị sang cột Text của bản dành cho in. Nếu nguồn đổi, tạo và kiểm tra lại bản in.
Cách nâng cao trong Word: khi Word nhận đúng dữ liệu ngày, chọn trường Ngay_bat_dau, nhấn Shift + F9, thêm mã định dạng:
{ MERGEFIELD Ngay_bat_dau \@ "dd/MM/yyyy" }MM viết hoa là tháng. Nhấn Shift + F9 để trở lại, rồi cập nhật trường bằng F9 hoặc chuột phải → Update Field. Có thể dùng Toggle Field Codes thay phím tắt; một số bàn phím cần Fn. [10] [12]
Ngoặc nhọn minh họa một trường Word có sẵn, không phải dòng để gõ thay cho trường. Mã định dạng không xử lý được mọi đầu vào sai; kiểm nguồn trước.
03 · Lương sai dấu phân cách hoặc sai số tiền
Với bộ chính, chèn đúng Luong_in. Với file quản trị có I2 là lương dạng số, có thể tạo cột hiển thị riêng. Ví dụ trên máy dùng dấu phẩy nhóm hàng nghìn:
=TEXT(I2,"#,##0")
=SUBSTITUTE(TEXT(I2,"#,##0"),",",".")Công thức đầu cho dạng 10,000,000; công thức sau đổi chuỗi đó thành 10.000.000. Kiểm thiết lập vùng và dấu phân cách đối số của máy trước khi dùng. Các công thức này dành cho dữ liệu số, không cần áp vào cột Luong_in đã là văn bản của bài. [9]
Trong Word, ví dụ { MERGEFIELD Luong \# "#,##0" } cũng phụ thuộc ký hiệu phân nhóm của hệ thống. Không có một mẫu dấu phân cách đúng cho mọi máy. [10]
Nếu cần tiền bằng chữ, chuẩn bị và đối chiếu riêng cột Luong_bang_chu. Không mặc định Mail Merge tự đổi đúng sang tiếng Việt.
04 · Chỉ thấy «Ho_ten», trường trống hoặc không chèn được
Bật Preview Results. Nếu riêng một vị trí không đổi, kiểm xem đó là trường thật hay chữ gõ tay. Trường trống thì kiểm ô của đúng dòng Excel; thiếu tên cột hoặc nút chèn bị mờ thì kiểm nguồn và sheet. [7]
05 · Thiếu, lặp hợp đồng hoặc ghép nhầm thông tin
Kiểm tra đã chọn All hay Current record, rồi xem bộ lọc và dấu chọn trong Edit Recipient List. Đối chiếu Ma_HD, không đếm tên. [6]
Nếu tên của người này đi với lương người khác, kiểm trường gán nhầm cột, lệnh Next Record trong mẫu, hoặc việc từng sắp xếp riêng một cột Excel. Sửa nguồn/mẫu trước khi tạo lại. [8]
06 · Chữ tràn trang hoặc phần ký bị đẩy sang trang khác
Thử hồ sơ có nội dung dài nhất. Bật Home → ¶ để xem dấu định dạng; rà độ rộng bảng, khoảng cách đoạn, dòng trống và ngắt trang thủ công. Chỉnh mẫu rồi trộn lại, giữ cỡ chữ dễ đọc thay vì thu nhỏ toàn bộ để ép số trang.
Trước khi in hoặc gửi
Đúng dữ liệu, đúng hồ sơ, đúng người nhận
- Mẫu và nguồn: đúng mẫu đã duyệt, đúng đợt dữ liệu và danh sách được chọn.
- Từng hồ sơ: mã, họ tên, số giấy tờ, chức danh, ngày và lương khớp nhau; không còn chỗ giữ chỗ hay dữ liệu gõ tay của người khác.
- Bố cục: đọc được nội dung dài, ngắt trang và vùng ký hợp lý; kiểm bản giấy thử nếu in hai mặt.
- File phát hành: đúng phiên bản, đúng quyền truy cập; file riêng/PDF chỉ chứa hồ sơ của người nhận.
Với ba hồ sơ thực hành, rà toàn bộ. Khi làm thật, cần xác định cách đối soát và người duyệt phù hợp với đợt phát hành.
Không đưa dữ liệu thật lên công cụ chuyển đổi/tách PDF công khai chưa được đơn vị chấp thuận. Khi gửi ảnh hỏi lỗi, dùng dữ liệu giả lập hoặc che thông tin nhận diện và mức lương.
Lượt tự làm
Tạo sản phẩm, rồi mở kết quả đối chiếu
A. Tạo đủ ba hợp đồng, xuất riêng hồ sơ 002
Tạo file gộp từ bộ dữ liệu chính; đối chiếu từng mã, số giấy tờ và lương. Xuất riêng HD-DEMO-002 thành Word và PDF. Lưu lượt tự làm trước khi mở đáp án; chưa cần in giấy.
Mở kết quả nhiệm vụ A
File gộp đủ HD-DEMO-001, HD-DEMO-002, HD-DEMO-003. Lương lần lượt 10.000.000; 12.500.000; 11.000.000 đồng/tháng. Hồ sơ 001 và 003 cùng NV001 nhưng có dữ liệu khác nhau.
File riêng chỉ chứa HD-DEMO-002 · Trần Thu Bình · NV002, số giấy tờ 000000000002, thời gian 05/10/2026-04/10/2027. Rà cả các trường còn lại; đủ mã chưa có nghĩa mọi trường đều đúng.
B. Thử địa chỉ dài
Tạo bản sao Excel, thay địa chỉ của hồ sơ 002 bằng địa chỉ giả lập dài khoảng ba dòng. Kết nối bản sao, xem trước và xuất riêng hồ sơ này.
Mở gợi ý nhiệm vụ B
Kết quả cần đọc được đủ chữ, không chồng nội dung và ngắt trang hợp lý; không có một số trang bắt buộc cho mọi mẫu. Nếu đã thêm vùng ký, kiểm cả phần ký. Khi có lỗi, sửa mẫu rồi tạo lại, tránh chỉ sửa một bản kết quả mà bỏ nguyên lỗi ở mẫu.
C. Bốn tình huống dễ chọn nhầm
Ba dòng dữ liệu nhưng chỉ có hai tên. Có thiếu hợp đồng?
Đối chiếu ba Ma_HD trước. Bộ này có hai hồ sơ thuộc NV001; đếm tên khác nhau sẽ cho kết quả sai.
Cần in thêm hồ sơ 002. Có nhân đôi dòng Excel?
In thêm từ file riêng hoặc điều chỉnh số bản in. Số hồ sơ và số bản giấy là hai việc khác nhau.
File gộp đúng rồi. Gửi luôn cho Trần Thu Bình?
Tạo và mở kiểm tra file riêng của hồ sơ 002 trước khi gửi qua kênh được đơn vị chấp thuận. File gộp còn chứa thông tin người khác.
Số giấy tờ đã thành 1. Đổi sang Text có khôi phục số 0?
Không. Đối chiếu nguồn gốc rồi nhập lại đúng dưới dạng Text. Đáp án giả lập đã biết không phải căn cứ để tự suy đoán số giấy tờ thật.
Hỏi nhanh trước khi áp dụng vào công việc
Hợp đồng nhiều trang có trộn được không?
Có. Đưa toàn bộ nội dung một hợp đồng vào mẫu rồi kiểm phân trang sau trộn. Một bản ghi không đồng nghĩa với một trang. Cách xuất file riêng ở Bước 7 giúp tránh việc chia máy móc theo số trang.
Có cần học hết khóa C&B trước khi làm bài này?
Bạn có thể thực hành ngay với dữ liệu giả lập. Để làm việc thật, cần biết mẫu đang dùng, dữ liệu lấy từ đâu và ai duyệt nội dung trước khi phát hành.
Ở đợt tiếp theo, giữ mẫu đã chèn trường và kiểm lại nguồn, danh sách, kết quả trước khi in. Nếu phát hiện sai, bạn đã biết nên quay về Excel, mẫu Word hay bước chọn hồ sơ.
Nguồn tham khảo
Tài liệu Microsoft dùng để đối chiếu thao tác
Đối chiếu ngày 27/10/2026. Tình huống, dữ liệu giả lập và bài tập do HRVN Academy biên soạn; tên lệnh và lưu ý kỹ thuật tham khảo Microsoft Support.
- Use mail merge for bulk email, letters, labels, and envelopes.
- Data sources you can use for a mail merge.
- Prepare your Excel data source for a Word mail merge.
- Mail merge using an Excel spreadsheet.
- Use mail merge to personalize letters.
- Mail merge: Edit recipients.
- Insert mail merge fields.
- Set the rules for a mail merge.
- TEXT function.
- Format field results.
- Save or convert to PDF or XPS in Office Desktop apps.
- Keyboard shortcuts in Word; Update fields.
Cùng trao đổi6 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.