BLOG NGHỀ NHÂN SỰ · HR CAREER INSIGHT 06
Những năng lực nền đáng rèn khi làm nghề nhân sự gồm hiểu yêu cầu công việc, kiểm tra thông tin, giao tiếp rõ ràng, xử lý thông tin có trách nhiệm và học từ việc mình đã làm. Để biết bắt đầu ở đâu, mình muốn cùng bạn đưa những điều ấy về các hành vi có thể nhìn thấy.
Mình là Thành. Khi đọc một tin tuyển dụng có đủ “cẩn thận, giao tiếp tốt, chủ động, chịu áp lực”, bạn có thể thấy mình thiếu gần như tất cả. Nhưng nếu chỉ tự chấm “mình khá cẩn thận” hoặc “mình giao tiếp kém”, bạn vẫn chưa biết nên thay đổi điều gì vào lần làm việc tiếp theo.
Trong bài này, mình muốn chia sẻ một cách nhìn cụ thể hơn: chọn một việc, nhìn lại cách mình đã làm và tìm ra một hành vi có thể rèn. Cách nhìn này cũng dùng được khi bạn chưa có chức danh HR, nhưng đã từng học nhóm, tổ chức hoạt động hoặc làm một công việc khác.
Khi Minh nhận góp ý “em cần cẩn thận hơn”
Tình huống giả định: Minh đang thực tập ở bộ phận nhân sự, được nhờ tổng hợp danh sách tham gia một buổi hướng dẫn nội bộ. Có hai tệp gần giống tên nhau. Minh dùng tệp được gửi trước, không hỏi lại bản nào đang được cập nhật, nên bản tổng hợp thiếu vài người.
Người hướng dẫn nhắc Minh cần cẩn thận hơn. Minh buồn và nghĩ: “Có khi mình không có tố chất làm HR”. Lần sau, bạn đọc lại danh sách rất lâu nhưng vẫn chưa rõ mình nên kiểm tra từ đâu.
Nếu cùng Minh xem lại, mình muốn hỏi trước: bạn đã nhận hướng dẫn gì, hai tệp khác nhau ở đâu và có ai được xác định là người chốt dữ liệu chưa? Việc bỏ sót cần được sửa, nhưng một câu nhận xét về tính cách chưa giúp tìm ra chỗ vướng trong cách làm.
Ở tình huống này, mình thấy một việc Minh có thể thử ngay: xác nhận nguồn đang dùng và thời điểm chốt trước khi tổng hợp. Người hướng dẫn cũng cần giúp làm rõ cách quản lý phiên bản. Nếu nguồn đầu vào vẫn lẫn lộn, chỉ yêu cầu Minh “tập trung hơn” sẽ để nguyên một phần nguyên nhân.
GÓC NHÌN THÀNH HR
Mình muốn nhìn thấy cách bạn sửa một việc
Khi nghe một bạn nói “em thiếu tố chất”, mình muốn cùng bạn mở lại việc đã xảy ra. Bạn chưa biết cách làm, chưa có đủ thông tin, đang quá tải, hay đã biết điểm cần kiểm tra nhưng vẫn bỏ qua? Với mình, mỗi trường hợp cần một cách hỗ trợ khác nhau.
Mình nhìn sự tiến bộ qua những thay đổi trong cách bạn làm việc: đã hỏi rõ hơn ở đâu, biết tự kiểm tra phần nào, khi nào cần nhờ người có trách nhiệm xem lại. Một bản sửa có giải thích giúp mình hiểu bạn đang học được gì.
Với Minh, mình sẽ muốn nghe: “Lần trước em dùng nhầm bản. Lần này em đã xác nhận nguồn, ghi thời điểm chốt và đánh dấu những dòng còn chờ phản hồi”. Sau đó, mình vẫn cần cùng bạn xem kết quả có đúng không. Biết kể về cách sửa là một phần; thực hiện được và duy trì cách làm ấy mới cho thêm căn cứ.
Mình cũng không muốn biến sự cố gắng thành yêu cầu bạn phải tự xoay xở mọi thứ. Người mới cần hướng dẫn phù hợp, nguồn dữ liệu rõ ràng và một đầu mối để hỏi. Có việc phải được kiểm tra trước khi gửi đi, dù bạn đã làm quen.
Điều mình mong là bạn có thể gọi tên một khoảng trống mà vẫn thấy đường để bước tiếp. “Mình chưa biết xác nhận nguồn” là một điểm có thể cùng tìm cách rèn. Từ một lần làm chưa tốt, mình chưa có đủ căn cứ để kết luận cả con đường nghề nghiệp của bạn.
Thành HR - HRVN Academy
Những năng lực nền hiện ra trong việc hằng ngày
Dưới đây là những điểm mình chọn để cùng người mới quan sát. Đây là gợi ý bắt đầu, không phải bộ tiêu chuẩn tuyển dụng hay danh sách đầy đủ cho mọi vị trí HR.
| Năng lực mình muốn rèn | Một hành vi có thể quan sát |
|---|---|
| Hiểu yêu cầu và bối cảnh công việc. | Trước khi làm, nói lại mục đích, kết quả cần bàn giao và thời hạn để người giao việc xác nhận; hỏi rõ điểm còn mơ hồ. |
| Kiểm tra thông tin và căn cứ. | Xác nhận nguồn, phiên bản, thời điểm chốt; đối chiếu phần mình phụ trách và đánh dấu chỗ chưa đủ dữ liệu, thay vì tự điền theo suy đoán. |
| Lắng nghe và trao đổi rõ ràng. | Tóm tắt điều đã hiểu, tách câu hỏi khỏi nhận định, báo tình trạng và phần cần hỗ trợ để người khác biết bước tiếp theo. |
| Xử lý thông tin có trách nhiệm. | Kiểm tra người nhận và phạm vi được phép chia sẻ; hỏi người phụ trách khi chưa rõ, dùng kênh làm việc được đơn vị cho phép. |
| Học từ công việc và phản hồi. | Ghi lại chỗ đã sửa, lý do sửa và điều sẽ thử lần sau; nhờ người có thể quan sát công việc góp ý về thay đổi đó. |
Mình tham khảo cách CIPD mô tả các hành vi cốt lõi của nghề nhân sự, trong đó có thực hành đạo đức, tìm hiểu bằng chứng, học hỏi và quyết định theo bối cảnh. Bảng trên là cách mình diễn giải để người mới dễ liên hệ với việc đang làm, không phải bản dịch hoặc bài đánh giá chính thức của CIPD.
Chẳng hạn, mình sẽ nhìn “giao tiếp tốt” qua việc hai bên hiểu nhau đến đâu. Một bạn ít nói vẫn có thể đặt câu hỏi rõ và xác nhận đúng nội dung. Một bạn nói rất tự nhiên vẫn có thể cần rèn việc nghe hết câu hỏi. Mình muốn quan sát hành vi trước khi gắn một nhãn tính cách.
Kiến thức nghiệp vụ và công cụ nằm ở đâu?
Các hành vi trên cần đi cùng kiến thức và công cụ của vị trí. Muốn kiểm tra một bảng dữ liệu, bạn cần hiểu từng trường thông tin và biết cách thao tác. Muốn giải thích một nội dung công việc, bạn cần hiểu nội dung ấy và biết phần nào phải hỏi người có thẩm quyền.
Mình sẽ bắt đầu từ nhiệm vụ gần nhất. Nếu đang cập nhật danh sách, bạn có thể cần rèn cách nhập, lọc, đối chiếu dữ liệu và quản lý phiên bản. Nếu đang hỗ trợ một buổi hướng dẫn, bạn cần hiểu người tham gia cần biết gì, nội dung nào đã được xác nhận và cách báo khi kế hoạch thay đổi.
Còn cách tính lương, xử lý một tình huống pháp luật, xây dựng quy trình tuyển dụng hay làm việc ở vai trò HRBP cần phần học chuyên môn tương ứng. Bài này dừng ở cách nhìn năng lực nền để bạn chọn chỗ bắt đầu; các nội dung nghiệp vụ đi theo bốn tuyến Tuyển dụng, C&B, Luật lao động và HRBP của HRVN Academy.
Cùng chọn ba hành vi để rèn, rồi bắt đầu từ một việc
Bạn có thể mở một trang ghi chú và chọn ba hành vi đang liên quan nhất đến việc mình có cơ hội làm. Với mỗi hành vi, ghi thêm mình sẽ thử ở đâu và dùng điều gì để nhìn lại. Nếu thấy quá nhiều, chọn một hành vi để bắt đầu, hai điều còn lại để dành cho những lần tiếp theo.
Xem bản ghi giả định của Minh
Xác nhận yêu cầu: ở lần tổng hợp tiếp theo, mình sẽ hỏi bản nào là nguồn dùng chung và danh sách được chốt vào lúc nào. Mình ghi lại câu trả lời trong kênh làm việc đã thống nhất để có thể đối chiếu.
Kiểm tra trước khi bàn giao: mình sẽ đối chiếu danh sách với nguồn đã xác nhận, đánh dấu những mục còn chờ làm rõ. Mình cùng người hướng dẫn xem phần nào vẫn bị bỏ sót và nguyên nhân.
Xin phản hồi cụ thể: sau khi sửa, mình hỏi: “Ở bản này, còn chỗ nào anh/chị phải kiểm tra lại vì em trình bày chưa rõ?”. Mình ghi một điều sẽ đổi trong lần tiếp theo.
Nếu đọc cùng Minh, mình sẽ hỏi thêm bạn có đủ thời gian và được phép thực hiện những việc này không. Bản ghi cần vừa với công việc thực tế, để bạn có cơ hội làm rồi nhìn lại.
Nếu chưa đi làm, bạn có thể thử trong việc học nhóm, điều phối một hoạt động hoặc bài mô phỏng bằng dữ liệu giả. Mình không khuyến khích lấy hồ sơ nhân viên hay thông tin ứng viên thật để làm bài tập cá nhân. Điều mình muốn giữ lại là dấu vết về cách học và cách sửa, không phải dữ liệu riêng tư của người khác.
Bạn có thể dùng ba câu để tự ghi: “Mình đã làm gì? Điều gì cho thấy việc đó hữu ích hoặc còn vướng? Lần tới mình muốn đổi điều gì?”. Không cần cho điểm bản thân hay biến mọi việc thành một thành tích để đưa vào CV.
Khi nhìn lại, mình sẽ gọi điều gì là tiến bộ?
Với Minh, dấu hiệu có thể là bạn xác nhận được nguồn trước khi bắt đầu, nhận ra một dòng chưa rõ và biết hỏi đúng đầu mối. Người hướng dẫn cũng có thể nhận xét bản bàn giao dễ kiểm tra hơn. Mình muốn nghe cả chỗ đã tốt hơn lẫn chỗ vẫn cần hỗ trợ.
Nếu vẫn có lỗi, mình sẽ xem lại điều đã thử: cách kiểm tra có phù hợp không, bạn đã hiểu dữ liệu chưa, hay lịch bàn giao khiến việc kiểm tra bị bỏ qua? Sau đó mới chọn điều cần điều chỉnh. Mình không đặt một mốc cố định rằng sau vài tuần hay vài tháng ai cũng phải thành thạo.
Nếu muốn nhìn rộng hơn về công việc HR để chọn một phần việc thử sức, bạn có thể quay lại bài 01 về nghề nhân sự. Nếu đang chuyển từ lĩnh vực khác, bài 02 về học trái ngành có thêm gợi ý nhìn lại trải nghiệm đã có.
Chia sẻ từ Thành HR - HRVN Academy. Minh và các trao đổi trong bài là tình huống giả định. Ảnh minh họa được tạo bằng AI cho series HR Career Insight.