Buddy là gì? Các lưu ý khi xây dựng chương trình Buddy trong Onboarding

Có thể hiểu nôm na thì Buddy là người bạn đồng hành tin cậy, là người được chọn theo một tiêu chí nào đó chẳng hạn như có tư duy tích cực, am hiểu về công ty, biết lắng nghe, có kiến thức nghiệp vụ tốt và sẵn sàng hỗ trợ, chia sẻ những khó khăn ban đầu cho nhân viên mới gia nhập công ty.

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng nâng cao cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Buddy là gì? Các lưu ý khi triển khai Buddy trong Onboarding.

Trong bài học Onboarding là gì? Các bước trong quy trình Onboarding mình đã có nhắc đến khái niệm Buddy - Người đồng hành tin cậy. Và bài học này, mình sẽ làm rõ hơn về Buddy, cũng như Các lưu ý khi triển khai Buddy trong Onboarding để phát huy hiệu quả cao nhất các bạn nhé!

Buddy là gì?

Buddy là một khái niệm được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, và có thể sẽ mang một ý nghĩa khác nhau khi sử dụng. Chẳng hạn như khi còn là sinh viên, chúng ta có thể đã từng nghe đến khái niệm này; Buddy có nhiệm vụ đón tiếp và giúp đỡ các tân sinh viên làm quen với môi trường học tập mới, môi trường sống mới trong Ký túc xá, các hoạt động ngoại khoá...Ở đây, mình sẽ nói đến Buddy được sử dụng trong Nhân sự, mà cụ thể là chúng ta sẽ thường gặp trong các Quy trình Onboarding của doanh nghiệp.

Có thể hiểu nôm na thì Buddy là người bạn đồng hành tin cậy, là người được chọn theo một tiêu chí nào đó chẳng hạn như có tư duy tích cực, am hiểu về công ty, biết lắng nghe, có kiến thức nghiệp vụ tốt và sẵn sàng hỗ trợ, chia sẻ những khó khăn ban đầu cho nhân viên mới gia nhập công ty. Buddy thường sẽ được tuyển chọn kỹ lưỡng và có thêm một số benefit nhất định nào đó để họ phát huy hết vai trò của mình. 

Tuỳ theo thiết kế của từng công ty, Buddy có thể sẽ hỗ trợ trong tuần đầu tiên nhận việc hoặc có nơi kéo dài đến hết 02 tháng thử việc. Điều này được đưa ra dựa trên mức độ khó của tính chất công việc hoặc quy trình làm quen với môi trường mới ở mỗi công ty.

Một số công ty còn có tên gọi khác là đôi bạn cùng tiến khi áp dụng chương trình buddy, mình thấy cách Việt hoá này cũng khá hay, có thể nó không cần quá sát nghĩa, nhưng cái quan trọng nhất là nêu bật lên được điểm nhấn, cũng như thông điệp và mục tiêu của chương trình được thể hiện rõ ràng.

Tại sao các công ty nên có Buddy trong quy trình Onboarding?

Nếu ai đã từng đi làm thì chắc chắn sẽ luôn cảm thấy ngày đầu gia nhập công ty luôn có những khó khăn nhất định, từ các quy trình công việc, văn hoá phòng ban mình sẽ làm như thế nào, mọi người có hay đi ăn trưa chung hay không, có được ngủ trưa không, nước uống lấy ở đâu, máy in này lạ quá không biết dùng sao?...Vân vân và mây mây, hàng trăm câu hỏi trong đầu nhân viên mới, có thể từ các vấn đề quan trọng phục vụ cho công việc, cho đến các vấn đề nhỏ nhất không biết hỏi ai.

Vậy thì khi một nhân viên mới gia nhập công ty, và họ được một Buddy - người đồng hành tin cậy để giúp họ giải quyết những khúc mắc, khó khăn ban đầu, lắng nghe những phản hồi của họ một cách kịp thời thì còn gì tuyệt vời hơn đúng không nào? Mình cùng liệt kê một vài lợi ích mà chương trình Buddy mang lại nhé!

Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Khi nhân viên mới được Buddy đón tiếp và đồng hành từ ngày đầu gia nhập sẽ cho họ cảm giác không bị lạc lõng, nhanh chóng hoà nhập và cảm thấy mình thuộc về nơi này. Còn tầm quan trọng của Trải nghiệm nhân viên thì mình cũng đã nói đến trong bài học trước, đây là một trong những cách để thu hút người lao động đến với doanh nghiệp và xa hơn là gắn bó, phát triển và cống hiến tại tổ chức.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc trong thời gian thử việc: Đây là điều có thể thấy rõ và quan trọng nhất. Theo một thống kê không chính thức thì trung bình có đến trên 50% nhân viên mới cảm thấy không hoà nhập, không nắm bắt được hết quy trình công việc trong tháng đầu tiên gia nhập và quyết định rời đi. Một số nghành đặc thù như sales, telesales tỷ lệ này có khi lên đến trên 80%. 

Vậy thì Buddy chính là một giải pháp không thể tuyệt vời hơn cho trường hợp này, vì họ có một người bạn đồng hành đáng tin cậy, hỗ trợ những khó khăn khi làm quen, động viên khi bị tụt cảm xúc, hiểu văn hoá phòng ban và nhanh chóng hoà nhập. Tuy nhiên, mức độ hiệu quả còn phụ thuộc vào Chương trình Buddy mà công ty xây dựng có phù hợp hay không.

Tiêu chí lựa chọn Buddy

Không phải ai cũng phù hợp để làm Buddy, cho nên sẽ tuỳ thuộc vào thực tế yêu cầu công việc mà quản lý phòng ban đó sẽ đưa ra các tiêu chí lựa chọn cho phù hợp với sự tư vấn từ Phòng Nhân sự. Nếu lựa chọn sai, thì có thể sẽ phản tác dụng và gây nhiều hậu quả nghiêm trọng cho công ty. Mình cùng tham khảo một số tiêu chí bạn nhé!

Có tư duy tích cực: Theo cá nhân mình là đây là tiêu chí quan trọng, bởi vì bạn ấy đại diện cho công ty để đồng hành với nhân viên mới. Nên nếu buddy không có tư duy tích cực sẽ dễ tạo hiệu ứng xấu khi truyền tải những thông tin xấu của công ty, của team. Đặc biệt là hình thành các hội nhóm nói xấu đồng nghiệp, công ty.

Là một nhân viên gương mẫu: Bạn buddy không thể là một nhân viên luôn vi phạm các quy định, nội quy của công ty. Vì như vậy bạn ấy sẽ tạo những thói quen xấu cho nhân viên mới khi đồng hành cùng bạn ấy.

Kết quả thực hiện công việc: Không bắt buộc phải lựa chọn bạn có kết quả làm việc tốt nhất hay best sales...Bởi vì còn nhiều yếu tố khác khi chọn Buddy. Tuy nhiên, cần đảm bảo bạn này ở mức từ hoàn thành công việc trở lên, điều đó đồng nghĩa là bạn này có kết quả công việc tốt là yếu tố ưu tiên chứ không bắt buộc.

Kỹ năng giao tiếp tốt: Bạn buddy rất cần có kỹ năng này để có thể trao đổi, giao tiếp với nhân viên mới, khơi gợi được sự cởi mở và chia sẻ những khó khăn của họ, có khả năng động viên. Và đặc biệt là thích chia sẻ thì mới tạo sự tin tưởng cao, từ đó mới phát huy được vai trò của một Buddy. Bạn cứ hình dung mình mới vào công ty và được một buddy đồng hành mà khi bạn hỏi gì cũng nhăn nhó, khó chịu hay họ thân thiện rất giả tạo, hay phán xét, ra lệnh, sai vặt...thì bạn còn cảm thấy áp lực hơn.

Và, còn rất nhiều các tiêu chí khác mà công ty có thể lựa chọn. Quan trọng nhất là mục tiêu của chương trình và giá trị mà công ty lựa chọn là gì, phù hợp với thực tế của phòng ban đó hay không, chứ không cần áp dụng cứng nhắc các tiêu chí có sẵn.

Các lưu ý khi xây dựng chương trình Buddy

Như mình đã nhấn mạnh, nếu không xây dựng đúng thì Buddy sẽ gây lãng phí về thời gian và tiền bạc mà còn có thể gây hiệu ứng ngược. Sau đây, mình cùng tham khảo một vài lưu ý khi triển khai Buddy các bạn nhé!

Không có khung chương trình và hướng dẫn (Buddy Guidelines): Chương trình được triển khai một cách thô sơ, người được chọn làm Buddy không theo tiêu chí rõ ràng, mà Buddy như là một cánh tay nối dài để thực thi quyền lực, giám sát cho người quản lý của phòng ban đó.

Đặc biệt là không có đào tạo và hướng dẫn cho bạn được chọn Buddy biết họ sẽ làm gì, lộ trình hỗ trợ như thế nào, các công việc trong phạm vi hỗ trợ của họ, mục tiêu của chương trình là gì...Dẫn đến việc Buddy hỗ trợ theo cảm hứng, tuỳ tâm trạng và tuỳ tấm lòng.

Không có đánh giá và quyền lợi đi kèm cho Buddy: Một bạn làm Buddy thường sẽ mất nhiều thời gian cho công tác hỗ trợ, cho nên cần làm rõ các quyền lợi đi kèm mà họ xứng đáng nhận được chứ không phải là làm "từ thiện". Chẳng hạn như Buddy là các bạn Talent - Đội ngũ tài năng kế thừa được học các kỹ năng support, quản lý...hay các phần ghi nhận khi hoàn thành nhiệm vụ, có đánh giá và khảo sát sau mỗi đợt Buddy hỗ trợ để rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp.

Buddy không phải là Coach hay Mentor: Một số quản lý nhầm lẫn về vai trò của Buddy, họ không phải là Coach, Mentor, hay là người quản lý trực tiếp nhân viên mới như Teamleader hay Manager. Các trách nhiệm về hỗ trợ nghiệp vụ chuyên sâu, đào tạo onjob...vẫn thuộc về các team chức năng phụ trách. 

Buddy đơn thuần là người bạn hướng dẫn ban đầu, gần gũi hơn và thấu hiểu các khó khăn thực tế mà họ không dám chia sẻ với quản lý hoặc không biết nên nói hay không. Một số tiêu chí xây dựng cho Buddy có thể hơi nhập nhằng về trách nhiệm, nhưng cần tư duy đúng là họ không phải Coach hay Mentor.

Trên đây là một số nội dung chính mà mình đã cùng nhau trao đổi về Buddy là gì? Các lưu ý khi xây dựng chương trình Buddy trong Onboarding. Mặc dù đã cố gắng kiểm tra kỹ nội dung cung cấp, tuy nhiên vẫn có thể có những sai sót nhỏ ngoài mong muốn, bạn có thể để lại phản hồi hoặc câu hỏi vào comment bên dưới để mình ghi nhận và giải đáp cho các bạn nhé! Trân trọng!