Nghỉ nhiều ngày không phép: cần làm rõ những gì?

HR LAW NOTES · BÀI 15
HR FOUNDATION · LUẬT LAO ĐỘNG · CHẶNG 4 · KHI CÔNG VIỆC PHÁT SINH VƯỚNG MẮC

Cập nhật: 15/09/2026 · 11:07 (giờ Việt Nam).

Bảng chấm công có năm ô vắng mặt. Trước khi nghĩ đến một quyết định chấm dứt, HR cần biết đó là những ngày nào, người lao động có nghĩa vụ đi làm không và vì sao họ vắng.

Mình là Thành. Khi một người không đến làm và chưa liên lạc được, bộ phận vận hành cần người thay ca, quản lý cần câu trả lời, còn HR có thể chỉ đang có vài dòng chấm công. Trong lúc ấy, việc hữu ích nhất là dựng lại diễn biến cho rõ, rồi mới xác định căn cứ xử lý.

Bài 15 đi từ cách ghi nhận ngày vắng đến hai căn cứ thường được nhắc ở Điều 36 và Điều 125 Bộ luật Lao động. Phần cuối giúp bạn tách câu hỏi về bồi thường khỏi câu hỏi “có được chấm dứt hợp đồng không?”.

1. Ghi nhận vắng mặt trước, kết luận vi phạm sau

“Chưa có đơn nghỉ trên hệ thống” và “tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng” không phải lúc nào cũng là cùng một sự việc. Có thể còn thiếu thông tin về đổi ca, làm việc ở địa điểm khác, người quản lý đã đồng ý cho nghỉ hoặc một tình huống khẩn cấp.

Mình thường muốn có một bảng diễn biến ngắn với các cột sau. Đây là cách tổ chức thông tin để rà hồ sơ, không phải mẫu bắt buộc do pháp luật ban hành.

Thông tin	Cần làm rõ
Ngày và lịch làm việc	Ngày nào, ca nào, lịch đã được thông báo ra sao? Có đổi ca, nghỉ theo lịch hoặc thay đổi phân công không?
Việc vắng mặt	Dữ liệu chấm công, xác nhận của quản lý và công việc thực tế có khớp nhau không? Thiếu lần quẹt thẻ chưa chắc là nghỉ cả ngày.
Thông tin xin nghỉ	Người lao động đã báo cho ai, lúc nào, bằng kênh nào? Có phản hồi hoặc chấp thuận nào cần đối chiếu?
Lý do và tài liệu	Người lao động giải thích thế nào, có tài liệu gì, còn phần nào đang chờ xác nhận?
Việc liên hệ	HR đã liên hệ khi nào, nội dung gì, người lao động đã nhận và phản hồi ra sao?

Hãy ghi “chưa nhận được phản hồi đến thời điểm…” nếu đó là điều mình biết. Đừng đổi ngay thành “không có lý do” hoặc “đã tự nguyện nghỉ việc”. Lưu lại dữ liệu và thông tin liên lạc đúng diễn biến; không bổ sung biên bản lùi ngày để làm cho hồ sơ có vẻ đầy đủ.

2. Hai căn cứ có cách đếm ngày khác nhau

Điểm e khoản 1 Điều 36 và khoản 4 Điều 125 đều nhắc đến hành vi tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng, nhưng điều kiện về thời gian và thủ tục không giống nhau.

Cần phân biệt	Đơn phương chấm dứt	Kỷ luật sa thải
Căn cứ	Điểm e khoản 1 Điều 36	Khoản 4 Điều 125
Điều kiện thời gian	Từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên	05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc
Điều kiện cần xác minh	Tự ý bỏ việc, không có lý do chính đáng; rà thêm trường hợp không được đơn phương chấm dứt	Tự ý bỏ việc, không có lý do chính đáng; đáp ứng nguyên tắc, thời hiệu và thủ tục kỷ luật
Thủ tục chính	Không phải báo trước theo khoản 3 Điều 36, nhưng vẫn cần thông báo chấm dứt bằng văn bản theo Điều 45	Họp xử lý kỷ luật theo Điều 122–123 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Với Điều 36, hãy bắt đầu từ lịch làm việc hợp pháp áp dụng cho chính người lao động đó. Không tự tính những ngày họ không có nghĩa vụ làm việc vào số ngày bỏ việc; cũng không mặc định mọi người đều nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật. Hồ sơ làm theo ca cần được kiểm tra theo lịch phân công thực tế.

Với Điều 125, mốc 30 ngày không đồng nghĩa một tháng dương lịch và mốc 365 ngày không đồng nghĩa một năm dương lịch. Cần xác định ngày đầu tiên tự ý bỏ việc và các ngày nằm trong khoảng thời gian đang xét.

Ví dụ giả định: có một ngày đi làm ở giữa

Trong sáu ngày đều có lịch làm việc, một nhân viên vắng ngày 1, 2, 3; đi làm ngày 4; rồi vắng ngày 5, 6. Chưa có chuỗi năm ngày làm việc liên tục vắng mặt để dựa riêng vào điểm e khoản 1 Điều 36.

Năm ngày vắng có thể là dữ kiện để tiếp tục rà khoản 4 Điều 125 nếu nằm trong khoảng 30 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc. Tuy nhiên, còn phải xác minh từng ngày, lý do và toàn bộ điều kiện, thủ tục. Phép cộng 3 + 2 chưa tự tạo ra một quyết định sa thải hợp pháp.

Không nên giới thiệu hai căn cứ này như lựa chọn “cách nhanh” và “cách răn đe”. Đề xuất xử lý phải xuất phát từ sự việc và điều kiện áp dụng, không từ mong muốn chọn một tên quyết định thuận tiện hơn.

3. Lý do chính đáng: kiểm tra cả giải thích và tài liệu

Khoản 4 Điều 125 nêu các trường hợp được coi là có lý do chính đáng gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, cùng trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Vì vậy, cần đọc nội quy đang áp dụng và hỏi thông tin liên quan đến ngày vắng. Một giấy xác nhận y tế cần được đối chiếu về người được xác nhận, thời gian và nội dung; không chỉ kiểm tra xem hồ sơ có một tờ giấy hay chưa.

Điểm e khoản 1 Điều 36 cũng yêu cầu điều kiện “không có lý do chính đáng”. Khi xem xét theo căn cứ này, vẫn phải đánh giá lý do và hồ sơ cụ thể; không mặc định thiếu đơn xin phép là đã đủ điều kiện. Danh mục tại khoản 4 Điều 125 được nêu trong quy định về sa thải, nên khi viện dẫn phải ghi đúng điều khoản và phạm vi.

Nếu lý do vắng được xác nhận là chính đáng, không thể tính ngày đó như một ngày tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng để đủ ngưỡng chấm dứt. Việc chậm báo hoặc không đúng quy trình, nếu có, là vấn đề cần đánh giá riêng theo căn cứ phù hợp; không tự chuyển thành căn cứ sa thải.

4. Đủ số ngày vẫn phải rà thời điểm và thủ tục

Nếu xem xét đơn phương chấm dứt theo Điều 36

Khoản 3 Điều 36 cho phép không báo trước đối với điểm e. Điều này không có nghĩa hợp đồng tự chấm dứt khi người lao động vắng đến ngày thứ năm, hoặc doanh nghiệp được bỏ qua việc xác minh, thông báo và giải quyết quyền lợi.

Trước khi trình quyết định, cần rà Điều 37 về các trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt: đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định trong trường hợp luật quy định; đang nghỉ được đồng ý; lao động nữ mang thai; người đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Ngoại lệ điều trị kéo dài của điểm b khoản 1 Điều 36 không tự áp dụng cho hồ sơ đang dựa trên điểm e.

Thông báo chấm dứt bằng văn bản theo Điều 45 cần xác định rõ căn cứ và thời điểm chấm dứt. Lưu bằng chứng về việc gửi, nhận và thực hiện thông báo; không chỉ đổi trạng thái trên phần mềm nhân sự rồi coi là đã hoàn thành.

Nếu xem xét kỷ luật sa thải theo Điều 125

Điều 122 yêu cầu người sử dụng lao động chứng minh lỗi, bảo đảm quyền bào chữa và sự tham gia của các thành phần theo luật; việc xử lý phải được ghi thành biên bản. Cần kiểm tra cả nội quy, hiệu lực nội quy, thẩm quyền và các trường hợp không được xử lý kỷ luật tại khoản 4, khoản 5 Điều 122.

Với hành vi tự ý bỏ việc đang xét, rà thời hiệu thông thường sáu tháng theo Điều 123. Mốc 30 hoặc 365 ngày dùng để xét ngày bỏ việc không thay cho thời hiệu xử lý kỷ luật. Việc kéo dài thời hiệu chỉ thực hiện khi đáp ứng điều kiện của luật.

Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định các bước cần đối chiếu:

1. Ghi nhận và thu thập chứng cứ: thực hiện theo thời điểm phát hiện hành vi; hồ sơ phải chứng minh được lỗi của người lao động.
2. Thông báo họp: ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, thông báo nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý và hành vi bị xem xét đến các thành phần phải tham dự; bảo đảm họ nhận được thông báo trước cuộc họp.
3. Xử lý việc tham dự: các thành phần xác nhận tham dự. Nếu không thể tham dự theo thông báo, người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận thay đổi thời gian, địa điểm; nếu không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định.
4. Họp và lập biên bản: tiến hành theo thời gian, địa điểm đã thông báo đúng quy định. Biên bản phải được thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký theo quy định; nếu có người không ký, ghi rõ họ tên, lý do không ký nếu có.
5. Ban hành và gửi quyết định: người có thẩm quyền quyết định trong thời hiệu và gửi đến các thành phần phải tham dự theo quy định.

Không có quy tắc chung “gửi đủ ba lần là được sa thải”

Điểm c khoản 2 Điều 70 cho phép vẫn tiến hành họp khi một thành phần phải tham dự không xác nhận hoặc vắng mặt, trong khuôn khổ thông báo và sắp xếp cuộc họp đúng quy định. Đừng rút gọn thành “gửi tin nhắn một lần rồi họp ngay”, cũng không dùng số lần gửi thư để thay cho các điều kiện còn lại.

Với người là thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cả đơn phương chấm dứt và kỷ luật sa thải còn cần rà khoản 3 Điều 177 về thỏa thuận bằng văn bản và thủ tục khi không thỏa thuận được. Hồ sơ cụ thể nên được người phụ trách pháp lý rà trước khi trình ký.

5. Nghỉ nhiều ngày có tự phát sinh nghĩa vụ bồi thường?

Không thể chỉ từ số ngày vắng mặt hoặc một quyết định sa thải mà tự động áp dụng Điều 40. Điều này quy định nghĩa vụ của người lao động khi họ đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Để đi đến kết luận đó, cần xác định hành vi chấm dứt của người lao động và đối chiếu Điều 35, Điều 39.

Một tin nhắn thông báo nghỉ hẳn, một đề nghị nghỉ vài ngày và việc chưa trả lời điện thoại có ý nghĩa khác nhau. Cũng phải kiểm tra người lao động có thuộc trường hợp được đơn phương chấm dứt không cần báo trước theo khoản 2 Điều 35 hay không. Không chọn riêng một câu trong tin nhắn để bỏ qua diễn biến còn lại.

Nếu thực sự thuộc trường hợp Điều 40, nghĩa vụ có thể gồm khoản bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng, khoản tiền tương ứng với những ngày không báo trước và hoàn trả chi phí đào tạo theo Điều 62. Tuy nhiên, tên quyết định do doanh nghiệp ban hành không tự chứng minh tất cả những điều kiện này.

Chi phí đào tạo cũng cần rà riêng hợp đồng đào tạo, khoản chi có chứng từ hợp lệ, cam kết và căn cứ hoàn trả. Không mặc định “đã được công ty hướng dẫn công việc thì phải đền phí đào tạo”, hoặc “cứ bị sa thải là phải hoàn trả mọi chi phí”.

Điều 127 cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật. Việc xác định lương theo thời gian làm việc và chế độ nghỉ phải được tính đúng, tách khỏi việc phạt. Khi còn tranh chấp về một khoản bồi thường, không tự lấy khoản đó trừ vào toàn bộ lương còn phải trả mà chưa kiểm tra căn cứ khấu trừ.

6. Hoàn tất quyền lợi và phản hồi rõ ràng

Trường hợp chấm dứt đúng theo điểm e khoản 1 Điều 36 được loại trừ khỏi trợ cấp thôi việc tại khoản 1 Điều 46. Sa thải thuộc khoản 8 Điều 34 cũng không nằm trong nhóm căn cứ được hưởng trợ cấp thôi việc theo Điều 46. Nhưng điều đó không xóa các khoản lương và quyền lợi khác đã phát sinh hợp pháp.

HR vẫn cần rà lương, tiền phép chưa nghỉ thuộc diện thanh toán theo khoản 3 Điều 113, quyền lợi theo hợp đồng và thỏa ước; hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả giấy tờ. Điều 48 quy định thời hạn thanh toán thông thường là 14 ngày làm việc từ ngày chấm dứt; chỉ các trường hợp được luật nêu mới có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Khi chưa đủ hồ sơ, phản hồi ban đầu có thể ngắn và rõ như sau:

“Hiện HR đã ghi nhận các ngày vắng theo bảng chấm công và đang đối chiếu lịch làm việc, thông tin xin nghỉ cùng lý do liên quan. Chưa đủ dữ kiện để kết luận hướng chấm dứt hoặc khoản bồi thường. HR sẽ tổng hợp phần đã xác minh, phần còn thiếu và căn cứ đề xuất trước khi trình quyết định.”

Phân công người xác nhận lịch và dữ liệu, người tiếp nhận giải thích, người rà căn cứ pháp lý và người tính quyền lợi. Đặt mốc phản hồi cụ thể để việc xác minh có đầu ra, đồng thời bố trí công việc thay thế cho bộ phận đang thiếu người.

7. Thực hành: đọc đúng ngày, lý do và thủ tục

Tình huống A: một nhân viên vắng thứ Hai, thứ Ba, thứ Tư; đi làm thứ Năm; rồi vắng thứ Sáu và thứ Hai tuần sau. Cả năm ngày vắng đều là ngày có lịch làm việc. Quản lý đề nghị áp dụng điểm e khoản 1 Điều 36 vì “đủ năm ngày”. HR nên phản hồi thế nào?

Mở gợi ý tình huống A

Chưa có năm ngày làm việc liên tục vắng mặt vì người lao động đã đi làm thứ Năm. Không cộng các ngày rời rạc để đáp ứng điều kiện liên tục của Điều 36. Có thể tiếp tục rà khoản 4 Điều 125 về ngày cộng dồn nếu đáp ứng khoảng thời gian luật định, nhưng vẫn phải xác minh lý do từng ngày và thực hiện đúng thủ tục; chưa thể kết luận sa thải chỉ từ lịch vắng.

Tình huống B: bảng chấm công ghi năm ngày vắng liên tục. Trước khi doanh nghiệp ra quyết định, người lao động cung cấp giấy xác nhận nhập viện trong giai đoạn đó. HR có thể bỏ qua vì “lúc nghỉ chưa nộp đơn” không?

Mở gợi ý tình huống B

Không nên bỏ qua. Cần đối chiếu giấy tờ, thời gian điều trị, các thông tin đã báo và nội quy. Lý do chính đáng và tình trạng đang được bảo vệ có thể làm thay đổi căn cứ hoặc thời điểm xử lý. Thiếu đơn xin nghỉ đúng quy trình không tự chứng minh điều kiện “không có lý do chính đáng”.

Tình huống C: HR gửi thông báo họp kỷ luật hôm nay và dự định họp ngày mai. Một đồng nghiệp nói cứ gửi thêm hai lần nữa là đủ thủ tục. Điểm nào cần sửa?

Mở gợi ý tình huống C

Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, đúng nội dung, đúng thành phần và bảo đảm họ nhận được thông báo trước cuộc họp. Gửi nhiều lần trong một ngày không thay cho thời hạn này. Sau đó còn phải kiểm tra việc tham dự, biên bản, thẩm quyền, thời hiệu và các điều kiện khác.

GÓC NHÌN THÀNH HR

Mình muốn nhìn thấy diễn biến, không chỉ một mã chấm công

Mã “vắng không phép” giúp tổng hợp dữ liệu, nhưng phía sau nó vẫn có những câu hỏi chưa được trả lời: người đó đã báo ai, công việc được phân công thế nào, điều gì xảy ra trong những ngày ấy? Với mình, một hồ sơ rõ là hồ sơ phân biệt được điều đã xác minh với điều mình đang suy đoán.

Cách làm này cũng giúp HR nói chuyện với quản lý cụ thể hơn. Thay vì chỉ nói “chưa xử lý được”, mình có thể chỉ ra đang thiếu xác nhận nào, ai đang bổ sung và khi nào có thể đề xuất. Nhịp xử lý công việc vẫn tiếp tục, còn quyết định về một người được đặt trên dữ kiện đầy đủ hơn.

Thành HR · Chia sẻ cách tiếp cận để cùng thực hành.

Học tiếp trong series

BÀI TRƯỚC · 14Không hoàn thành công việc: đừng vội gọi là “sa thải”BÀI TIẾP THEO · 16Hợp đồng hết hạn và không tái ký

Xem toàn bộ lộ trình Luật lao động · 19 bài, 6 chặng.

Xem thêm cùng YouTube HRVN

Với nội dung video được chia sẻ trước đây, đối chiếu lại điều kiện và quy định tại thời điểm áp dụng. Theo dõi thêm tại kênh YouTube HRVN.

Muốn luyện thêm tình huống, xem chương trình trắc nghiệm Luật lao động cơ bản tại HRHUB Vietnam. Nội dung và điều kiện tham gia được cập nhật tại trang chương trình.

Nguồn để bạn tự đối chiếu

• Văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026 – Bộ luật Lao động: Điều 34–40, 45–48, 62, 102, 113, 118–125, 127 và 177. Đọc đầy đủ điều kiện của từng căn cứ.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP trên Cổng thông tin Chính phủ: Điều 69–70 về nội quy, thẩm quyền và thủ tục xử lý kỷ luật; đọc cùng văn bản sửa đổi, bổ sung có hiệu lực liên quan.
• Bản Công báo của Nghị định 145/2020/NĐ-CP: xem Điều 70 để đối chiếu thông báo họp, việc tham dự, biên bản và quyết định.

Thành HR · HRVN Academy · Biên tập và đối chiếu nguồn: 15/09/2026. Các tình huống là giả định để thực hành. Hồ sơ cụ thể cần được rà đầy đủ trước khi trình người có thẩm quyền quyết định.