OFFBOARDING PROCESS
NGHỆ THUẬT CHIA TAY
Nhiều công ty trải thảm đỏ đón nhân viên vào (Onboarding) nhưng lại "đóng sập cửa" khi họ rời đi. Hãy học cách biến người ra đi thành đại sứ thương hiệu.
1. Offboarding Là Gì?
Offboarding (Quy trình nghỉ việc) không chỉ là thu hồi laptop hay xóa email. Đó là quá trình chuyển đổi trạng thái từ "nhân viên" sang "cựu nhân viên" (Alumni) một cách êm đẹp, đảm bảo an toàn pháp lý và duy trì hình ảnh thương hiệu tuyển dụng.
Coi cựu nhân viên là "Alumni Network". Họ có thể quay lại làm việc (Boomerang Employees) hoặc giới thiệu ứng viên chất lượng. Chia tay là để mở ra cơ hội hợp tác mới.
Tư duy "Dứt áo ra đi". Quy trình thường lạnh lùng, tập trung vào thu hồi tài sản và chấm dứt nghĩa vụ. Nhân viên cảm thấy bị "hắt hủi" vào ngày cuối cùng.
"Theo thuyết 'Peak-End Rule' của tâm lý học: Con người thường chỉ nhớ đến 2 thời điểm của một trải nghiệm: lúc thăng hoa nhất và lúc kết thúc. Dù nhân viên đã cống hiến 5 năm rực rỡ, nhưng nếu ngày cuối cùng họ bị đối xử tệ bạc, họ sẽ mang ký ức tiêu cực đó đi rêu rao khắp nơi. Hãy làm tốt ngày cuối cùng như ngày đầu tiên."
2. Cơ Sở Pháp Lý Cần Nắm Vững
Trước khi nói đến tình cảm, HR phải làm đúng luật để tránh rủi ro pháp lý:
45 ngày (HĐLĐ Vô thời hạn), 30 ngày (HĐLĐ 12-36 tháng).
(Điều 35 BLLĐ 2019)
Trong 14 ngày làm việc, phải thanh toán đầy đủ lương, phép năm, trợ cấp.
(Điều 48 BLLĐ 2019)
NSDLĐ có trách nhiệm chốt và trả sổ BHXH cùng giấy tờ liên quan.
(Khoản 3 Điều 48)
3. Quy Trình 7 Bước Offboarding Chuẩn
Nhận đơn, kiểm tra thời gian báo trước và chốt "Last working day". Nếu nghỉ sớm, cần ký thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ.
Ra thông báo chính thức một cách trân trọng để tránh tin đồn thất thiệt.
Bước quan trọng nhất! Yêu cầu liệt kê task đang dang dở, bàn giao file, contact và hướng dẫn người mới.
Thu hồi Laptop, thẻ xe. Cắt email/hệ thống ngay sau giờ làm cuối cùng để bảo mật dữ liệu.
Cơ hội nghe "lời nói thật" về Lương, Sếp, Văn hóa. Hãy lắng nghe để cải thiện, đừng tranh luận.
Chi trả lương, phép năm, trợ cấp thôi việc. Trả sổ BHXH và các giấy tờ chứng nhận.
Gửi thư cảm ơn, quà chia tay (nếu có). Mời tham gia group "Cựu nhân viên" để giữ kết nối.
4. Ví Dụ: Cú Lội Ngược Dòng Của Công Ty X
Bối cảnh: Anh A (Developer giỏi) nghỉ việc sang Startup. Thay vì trách móc, Sếp tổ chức tiệc chia tay và viết thư giới thiệu (Recommendation Letter) trên LinkedIn cho A.
👉 Kết quả: 1 năm sau, Startup khó khăn. Nhớ lại sự tử tế của công ty cũ, A chủ động xin quay lại. Công ty X có lại được nhân tài đã thấu hiểu văn hóa mà không tốn phí tuyển dụng.