Quy trình giải quyết nghỉ việc (Offboarding process) là gì? Tại sao lại quan trọng?

Nghỉ việc cũng đồng nghĩa với việc chấm dứt quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Ở đây mình chỉ đi sâu vào tình huống nhân viên chủ động xin nghỉ việc.

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng nâng cao cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Quy trình giải quyết nghỉ việc (Offboarding process) là gì? Tại sao lại quan trọng?

Bài viết này mình dự định sẽ đăng sau bài Cách xây dựng Quy trình Onboarding chuyên nghiệp, tuy nhiên do có bạn gửi inbox về Fanpage HRVNACADEMY hỏi về vấn đề này, nên mình sẽ trả lời chung cho mọi người cùng nắm. Và sẽ bổ sung bài học kia sau.

Như các bạn đã biết trong khoá học Tuyển dụng cơ bản cho người mới, mình đã cùng tìm hiểu bài học Nội dung buổi Hội nhập nhân viên mới (Một phần trong quy trình Onboarding). Mục đích của buổi hội nhập nhân viên mới (Orientation programs) để giúp nhân viên mới nắm sơ lược về công ty, các quy định chung, quy trình làm việc, phối hợp giữa các phòng ban… Điều này giúp họ nhanh chóng hòa nhập và bắt đầu công việc sớm. Vậy thì tại sao phải cần có Quy trình giải quyết nghỉ việc (Offboarding process)? Nó có cần thiết không? Cùng tìm hiểu bạn nhé!

{tocify} $title={Xem Menu bài viết}

Quy trình nghỉ việc (Offboarding Process) là gì?

Cũng giống như việc Chào đón nhân viên mới gia nhập công ty; Sau một thời gian làm việc, phát triển thì sẽ đến một lúc nào đó họ quyết định rời đi là quy luật rất bình thường. Lúc này, chúng ta cũng sẽ phải có một quy trình bài bản để đảm bảo giúp nhân viên kết thúc vòng đời nhân viên một cách thuận lợi và tốt đẹp.

Nghỉ việc cũng đồng nghĩa với việc chấm dứt quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Ở đây mình chỉ đi sâu vào tình huống nhân viên chủ động xin nghỉ việc. Các tình huống khác bạn có thể để lại comment bên dưới bài viết để mình hỗ trợ thêm.

Quy trình giải quyết nghỉ việc (Offboarding Process) bao gồm tất cả các hạng mục công việc liên quan đến các thủ tục pháp lý, bàn giao công việc, hoàn tất công nợ, và tiệc chia tay...Quy trình này càng bài bản sẽ càng thể hiện rõ ràng nhất Văn hoá doanh nghiệp, giúp cải thiện danh tiếng công ty.

Tại sao công ty cần có Quy trình giải quyết nghỉ việc (Offboarding Process) bài bản?

Không hiếm các công ty đến thời điểm này vẫn chưa xây dựng một quy trình giải quyết nghỉ việc bài bản. Nhân viên cũng không nắm được sẽ phải hoàn tất các thủ tục gì gọi là hợp lệ khi muốn nghỉ việc; Mà phụ thuộc vào sự "tử tế" của người giải quyết. Một số khác còn xem những nhân viên sắp nghỉ việc là người thiếu sự trung thành, là không còn giá trị...

Và đặc biệt, nếu bạn làm Nhân sự tại các công ty như vậy sẽ gặp các khó khăn vì những Luật rừng, mọi thứ phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người đứng đầu. Mặc dù Luật lao động vẫn có những quy định, tuy nhiên họ vẫn cứ làm khó dễ những nhân viên nghỉ việc. Chúng ta thường gặp tình huống này ở một số công ty gia đình. Cho nên, việc có một quy trình giải quyết nghỉ việc sẽ phần nào giải quyết được điều này.

Quy trình nghỉ việc (Offboarding Process) còn giúp giảm thiểu tối đa sự gián đoạn công việc mà người đang phụ trách sắp nghỉ do được bàn giao hướng dẫn cho người tiếp nhận. Nâng cao trải nghiệm nhân viên bao gồm cả khi họ rời đi. Công ty vẫn giữ mối quan hệ tốt với họ; Vì biết đâu sau này họ là khách hàng tiềm năng, giới thiệu nhân viên khác khi họ hài lòng hoặc có thể quay trở lại làm việc ở một thời điểm thích hợp nào đó.

Đồng thời, quy trình giải quyết nghỉ việc bài bản sẽ thể hiện rõ Văn hoá doanh nghiệp tốt hay không tốt; Góp phần nâng cao hình ảnh, danh tiếng công ty bởi vì có thể sau khi đi nơi khác, họ vẫn luôn nói tốt về nơi họ đã từng gắn bó ở bất kỳ đâu, bất cứ dịp nào có thể như trong sách tự truyện của họ, trên các kênh mạng xã hội, các cuộc phỏng vấn trên truyền hình, hay truyền miệng với các hội nhóm chuyên môn...

Các bước trong quy trình giải quyết nghỉ việc (Offboarding Process)

Các bạn lưu ý là các bước thực hiện trong Quy trình giải quyết nghỉ việc này chỉ mang tính chất tham khảo, có thể do phòng Nhân sự hoặc phòng ban liên quan thực hiện. Tuỳ văn hoá doanh nghiệp, tuỳ thực tế tại mỗi công ty và quyết định từ người đứng đầu mà sẽ thêm hoặc bớt các bước cho phù hợp.

Nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc: Thường sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ luật lao động hiện hành như là tuân thủ số ngày báo trước, mức phạt nếu có khi nhân viên nghỉ không đúng quy định...Và trưởng phòng ban nơi nhân viên làm việc sẽ tiếp nhận, cho ký kiến, phê duyệt ngày nghỉ chính thức, sau đó chuyển phòng Nhân sự.

Quản lý trực tiếp có thể căn cứ trên thực tế mà có thể phê duyệt ngày nghỉ sớm hơn, hay kéo dài hơn tuỳ vào sự thoả thuận của hai bên. Điều này được Pháp luật cho phép nhưng phải đạt được sự đồng thuận của 2 bên; Nếu một trong hai bên không đồng ý thì giải quyết theo quy định của Luật hiện hành.

Đồng thời sẽ thống nhất lộ trình bàn giao công việc, lập checklist các hạng mục bàn giao, deadline hoàn thành, hướng dẫn và chuyển giao chuyên môn cho người mới nhằm đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng và gián đoạn, ảnh hưởng đến kết hoạt động bình thường của công ty.

Phòng Nhân sự kiểm tra và thực hiện tiếp các bước liên quan: Bao gồm kiểm tra tính hợp lệ của đơn nghỉ việc, thông báo mức phạt / bồi thường nếu có, các quyền lợi mà nhân viên có thể sẽ bị mất như: Thưởng quý, KPI...

Exit interview: Phỏng vấn nghỉ việc là quy định bắt buộc ở một số công ty, nó giúp công ty nhận các phản hồi và đóng góp của nhân viên trong quá trình làm việc. Và đặc biệt, nếu công ty muốn giữ họ lại thì có thể cân nhắc một số điều chỉnh để thoả thuận lại; Chẳng hạn nhân viên này làm rất tốt nhưng nghỉ việc vì không nhìn thấy lộ trình thăng tiến, hoặc họ muốn thử sức ở phòng ban khác nhưng không dám chia sẻ...

Hoàn tất các hồ sơ pháp lý liên quan: Bao gồm đơn nghỉ việc hợp lệ, đã hoàn tất và ký biên bản bàn giao, nhắc nhân viên về các điều khoản DNA (Non-Disclosure Agreement) - Thoả thuận bảo mật đã ký với công ty như bảo vệ bí mật kinh doanh bao gồm cả khi nghỉ việc, tài liệu hồ sơ mật, cam kết không cạnh tranh....để họ không vi phạm.

Hướng dẫn thu hồi tài sản: Bao gồm tất cả các tài sản được cấp như Laptop, công cụ làm việc, email, điện thoại, thẻ ra vào, thẻ xe, các phúc lợi cá nhân...Và sẽ ký biên bản, xác nhận hoàn tất các nghĩa vụ tài sản liên quan.

Các khoản thanh toán cuối cùng: Bao gồm lương, thưởng, ngày phép, các khoản trợ cấp, khoản công nợ 2 bên khác nếu có...Và cố gắng hoàn tất thanh toán một lần trong tối đa 30 ngày kể từ lúc nhân viên nghỉ việc. Đừng vì quên hay vì nhân viên không hỏi nên không trả, để họ phải chạy lên chạy xuống thắc mắc nhiều lần.

Công tác bảo mật: Bao gồm việc phối hợp với các phòng ban liên quan để cắt user, email, điện thoại, các phương tiện kết nối khác...để đảm bảo thông tin công ty không bị truy cập trái phép sau khi nhân viên nghỉ việc.

Thông báo các bên liên quan: Tuỳ thực tế bàn giao, trưởng bộ phận trực tiếp hoặc Phòng Nhân sự sẽ có một thông báo chính thức đến các phòng ban liên quan, khách hàng...về việc thay đổi đầu mối phối hợp công việc. Có khá nhiều tình huống trong thực tế, khi nhân viên đã nghỉ việc rồi nhưng vẫn lợi dụng danh nghĩa công ty để làm ăn hoặc trục lợi cá nhân.

Thư cám ơn: Có thể xem xét áp dụng thư cám ơn với tất cả các vị trí. Một số công ty có ngân sách tốt còn có thêm phần quà lưu niệm, hay chi phí tài trợ cho tiệc Farewell (tiệc chia tay) để thể hiện sự trân trọng với những nhân viên gắn bó và có nhiều đóng góp cho sự thành công của công ty. Nó thể hiện tính nhân văn, sự tri ân về hành trình gắn bó, cộng tác của họ.

Giữ kết nối thường xuyên: Với một số vị trí đặc biệt, các công ty còn có cả chính sách cho nhân viên nghỉ việc như tham gia Year End Party hàng năm; Teambuiding, Workshop...Tất nhiên, không phải vị trí nào cũng được hưởng chính sách này. 

Hỗ trợ tìm việc mới: Thường hay gặp ở các công ty nước ngoài; Đối với những nhân viên gắn bó lâu năm và ở các vị trí công việc level thấp. Họ còn có chính sách hỗ trợ nhân viên đã nghỉ việc các bước tư vấn từ chuyên gia độc lập thuê ngoài để giúp họ định hướng lại nghề nghiệp, bao gồm cả việc làm CV sau một thời gian dài rời xa thì trường lao động.

Và theo mình, công ty nên có các quy định rõ về các bước, các chính sách áp dụng với từng đối tượng nhân viên rõ ràng tuỳ theo vị trí, thâm niên, mức độ đóng góp...để tránh sự so sánh hay mập mờ. Vì như vậy, quy trình giải quyết nghỉ việc lại phản tác dụng.

Trên đây là một số nội dung chính mà mình đã cùng nhau trao đổi về Quy trình giải quyết nghỉ việc (Offboarding process) là gì? Tại sao lại quan trọng? Mặc dù đã cố gắng kiểm tra kỹ nội dung cung cấp, tuy nhiên vẫn có thể có những sai sót nhỏ ngoài mong muốn, bạn có thể để lại phản hồi hoặc câu hỏi vào comment bên dưới để mình ghi nhận và giải đáp cho các bạn nhé! Trân trọng!

Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng