Các lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn

 Việc gửi email mời phỏng vấn là bước tiếp theo rất quan trọng trong một quy trình tuyển dụng. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp và có yếu tố quyết định ứng viên có đến tham gia phỏng vấn hay không.

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Các lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn

Trong bài học Cách sàng lọc hồ sơ hiệu quả, mình đã cùng nhau tìm hiểu cách làm sao sàng lọc hồ sơ nhanh và chính xác để chọn được các ứng viên phù hợp nhất tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp.

Vậy thì việc gửi email mời phỏng vấn (Interview Invitation Email) là bước tiếp theo rất quan trọng trong một quy trình tuyển dụng. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp và có yếu tố quyết định ứng viên có đến tham gia phỏng vấn hay không.

Thông thường khi bạn vào làm việc tại một công ty nào đó, thì thường họ đã có sẵn các biểu mẫu trong quy trình tuyển dụng. Bao gồm cả mẫu Thư mời phỏng vấn ứng viên. Tuy nhiên, là một newbie (người mới) đang tìm hiểu công việc tuyển dụng thì bạn cũng nên biết cấu trúc một thư mời phỏng vấn như thế nào.

Vậy một thư mời phỏng vấn như thế nào là đầy đủ và tạo sự tin tưởng cho ứng viên quyết định nhận lời tham gia buổi phỏng vấn của bạn? Chúng ta hãy cùng nhau đi vào nội dung chính của bài học Các lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn các bạn nhé!

{tocify} $title={Xem Menu bài viết}

Phần mở đầu trong thư mời phỏng vấn

Thư mời phỏng vấn thì không quá khó và phức tạp, bạn không cần viết quá dài dòng mà chỉ cần đảm bảo đầy đủ nội dung. Nhưng cần thể hiện sự trang trọng, sự trân trọng vì nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân bạn và thương hiệu tuyển dụng của công ty.

Có thể ứng viên sẽ đồng ý hoặc không đồng ý tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp của bạn vì nhiều lý do khác nhau. Nhưng chắc chắn khi ứng viên đọc lá thư mời phỏng vấn này, ít nhiều sẽ để lại một ấn tượng tuyệt vời trong họ nếu bạn viết tốt. Và biết đâu họ sẽ vẫn là ứng viên tiềm năng của bạn trong những thời điểm khác.

Về phần mở đầu thư mời phỏng vấn có thể là lời cám ơn vì họ đã quan tâm ứng tuyển vào vị trí bạn đăng tuyển. Tiếp đó là giới thiệu một chút về công ty của bạn, đang hoạt động trong lĩnh vực gì.

Đặc biệt bạn cần chú ý viết đúng địa chỉ email để thư không bị trả lại. Đảm bảo có đầy đủ chủ đề (subject) của email. Cùng tham khảo ví dụ mẫu sau:

Tiêu đề thư (subject): Công ty ABC – Thư mời phỏng vấn vị trí xxx.

Lời đầu tiên, Công ty ABC - Chuyên cung cấp dich vụ XYZ số 1 tại thị trường Việt Nam, cám ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí DEF mà chúng tôi đang tuyển dụng.

Nội dung chính của thư mời phỏng vấn

Phần nội dung chính cần đảm bảo đầy đủ nội dung cần cho ứng viên như: Vị trí phỏng vấn, thời gian, địa điểm, người liên hệ…Cùng xem ví dụ mẫu sau:

Sau khi xem xét CV của bạn một cách kỹ lưỡng, chúng tôi rất vui mừng và trân trọng kính mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp theo thông tin như sau:

- Vị trí ứng tuyển:

- Địa điểm:

- Thời gian:

- Người liên hệ:

- Các lưu ý khi đi phỏng vấn:

Các hướng dẫn bổ sung khác trong thư mời phỏng vấn

Ngoài các nội dung chính của thư mời phỏng vấn, bạn có thể ghi chú thêm các dặn dò khác để thể hiện sự quan tâm, chân thành và trân trọng của bạn dành cho họ. Đây cũng là cách để tránh trường hợp ứng viên của bạn gặp các khó khăn không đáng có mà không đến phỏng vấn được, sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng của bạn.

Các ghi chú tham khảo mà bạn có thể bổ sung trong thư mời phỏng vấn cho ứng viên như: Khi đến ứng viên có thể tìm bãi gửi xe ở đâu vì nhiều tòa nhà không có nơi gửi xe; Các hướng dẫn đường đi nếu công ty bạn quá khó tìm; Dặn dò việc ứng viên cần phải nhớ mang CMTND để được vào cổng...Và đừng quên nhắc ứng viên phản hồi thư mời nếu đồng ý hoặc từ chối việc tham gia phỏng vấn.

Một email đầy đủ nội dung và thể hiện sự nhiệt tình, chân thành từ chính câu từ của các bạn sẽ dễ gây thiện cảm cho ứng viên. Đôi khi chỉ vì một vài tiểu tiết nhỏ như vậy lại tạo sự khác biệt cho bạn và thương hiệu tuyển dụng của công ty so với các đối thủ cùng nghành nghề khác. Giúp tăng tỷ lệ ứng viên đến tham gia phỏng vấn xin việc.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về bài học, bạn vui lòng để lại comment hoặc gửi vào phần liên hệ bên dưới blog. Cám ơn bạn đã tham gia khoá học này.

{getButton} $text={Xem mẫu Thư mời phỏng vấn} $icon={Icon Name} $color={Hex Color}

Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng