HRVN Academy · Chặng 1 · Bài 2/8
Đã hướng dẫn phần mềm.
Vì sao vẫn chưa làm được?
Từ một yêu cầu “đào tạo thêm”, nhìn ra bốn nhóm đóng góp của HRBP: làm rõ mục tiêu, hỗ trợ thay đổi, kết nối các bên và xây cách phối hợp hằng ngày.
Đầu ra của bài: chọn một việc phối hợp; ghi riêng phần HRBP hỗ trợ, phần đề xuất và người có quyền quyết định, kèm dấu hiệu kiểm tra được.
Mở lại phần “Phạm vi vai trò” ở bài 1: HRBP là gì? Bài này giúp bạn bổ sung một việc phối hợp có đầu ra rõ. Xem lộ trình học.
Tình huống giả lập · Mẫu B: dữ kiện ban đầu
12 người, 2 ca làm, một quy trình bàn giao mới
ABC thử phần mềm tiếp nhận và bàn giao đơn giữa Kinh doanh và Vận hành. Mục tiêu quản lý nêu là giảm việc phải hỏi lại thông tin đơn hàng. Nhóm thử gồm 12 người làm theo hai ca.
“HR tổ chức thêm một buổi hướng dẫn, rồi cân nhắc thưởng cho người sử dụng sớm nhé.”
Tại ngày rà soát đầu tiên, gọi là T, mình có ba chỉ báo sau:
Truy cập được
10/12 người
2 người còn lại: nhờ IT kiểm tra tài khoản, phân quyền hoặc lỗi kỹ thuật, rồi cho người dùng thử lại.
Nguồn: IT kiểm tra cùng người dùng.Đã dự hướng dẫn
8/12 người
Đã dự chưa chắc đã làm được. Rà lịch ca, phần chưa học và cơ hội thực hành; chưa quy bốn người vắng là không muốn học.
Nguồn: danh sách tham dự.Có phiếu hoàn thành
5/12 người
7 người chưa có xác nhận: cần xem ai chưa được quan sát, ai vướng truy cập, thao tác hoặc quy trình.
Nguồn: phiếu quan sát trên cùng bài thực hành đơn hàng giả lập.Ba chỉ báo riêng, cùng thang 12 người. Các nhóm có thể trùng nhau, kể cả bốn người nêu băn khoăn bên dưới. Không cộng 10 + 8 + 5 + 4 để đếm người. Chưa có phiếu hoàn thành không tự động có nghĩa đã làm sai hoặc “chống đối thay đổi”.
Ghi đúng câu hỏi và chuyển chủ dự án xác nhận. Chưa có căn cứ nói đã quyết định giảm người hoặc cả nhóm đều có cùng lo lắng.
Quản lý hai nhóm cần thống nhất thông tin bàn giao, người nhận và cách phản hồi; IT rà phần cấu hình theo yêu cầu được duyệt.
ABC, dữ liệu T và T+5 là tình huống học tập, độc lập với nhà máy ở bài 1. Chưa có dữ liệu so sánh kết quả xử lý đơn trước và sau thử nghiệm.
Định vị vai trò trong công việc
Trước khi chọn hoạt động, làm rõ việc cần giải quyết
HRBP cùng quản lý và các nhóm chuyên môn nối mục tiêu hoạt động với vấn đề về con người. Business partnering cần hiểu bối cảnh, kết nối các bên và dùng thông tin để chọn giải pháp phù hợp. [1]
Trong tình huống này, lớp học có thể giúp thao tác; quyền truy cập cần IT; tiêu chí bàn giao cần hai quản lý; câu hỏi về công việc cần chủ dự án. Mỗi vướng mắc cần đúng đầu mối và cách hỗ trợ.
Với mình, “nói cùng ngôn ngữ kinh doanh” bắt đầu từ hai câu hỏi: Đơn vị cần đạt điều gì? và Người thực hiện cần điều kiện gì để làm được?
Phạm vi HRBP còn tùy chiến lược, cơ cấu, nguồn lực và năng lực quản lý. Khi áp dụng tại Việt Nam, đối chiếu JD, phân công và quy trình của chính doanh nghiệp. Các nguồn CIPD không phải khảo sát đại diện riêng cho thị trường Việt Nam. [2]
Mẫu A · Từ tên vai trò đến việc làm và đầu ra
Bốn nhóm đóng góp, nhìn trong cùng một tình huống
Đây là khung học tập của bài, không phải mô hình bốn vai trò nguyên bản của Dave Ulrich hay tiêu chuẩn cho mọi HRBP. Một công việc có thể liên quan nhiều nhóm.
Tư vấn chiến lược
Thay đổi phục vụ mục tiêu nào?
Cùng quản lý làm rõ kỳ vọng giảm hỏi lại thông tin, khoảng cách về năng lực và điều kiện thực hiện. Chuẩn bị phương án có căn cứ để người có thẩm quyền cân nhắc.
Quản lý sự thay đổi
Ai cần làm khác đi, cần hỗ trợ gì?
Cùng quản lý, IT và người hướng dẫn rà quyền truy cập, lịch theo ca, thao tác mới và cách nhận hỗ trợ. Tạo cơ hội thực hành và kiểm tra lại.
Hòa giải và kết nối
Các bên đang hiểu khác điều gì?
Đưa hai mẫu đơn ra đối chiếu, giúp Kinh doanh và Vận hành nói rõ tiêu chí bàn giao. Hai quản lý chịu trách nhiệm về yêu cầu nghiệp vụ.
Kiến tạo văn hóa
Hành vi mong đợi có được hỗ trợ?
Muốn mọi người chủ động hỏi và báo lỗi, quản lý cần dành thời gian, có người tiếp nhận và phản hồi phù hợp. Cùng rà xem cách làm thực tế có khớp lời khuyến khích không.
Một bản ghi dự án có thể chứa cả bốn phần. Không cần tạo bốn bộ hồ sơ hoặc chia đều thời gian. Việc thay đổi cần cả lắng nghe, huy động người liên quan và điều kiện duy trì, theo định hướng của CIPD về Change. [3]
Lưu ý về “hòa giải”: hỗ trợ thống nhất công việc không tự biến HRBP thành người hòa giải trung lập. Acas mô tả hòa giải tại nơi làm việc là tự nguyện, với người hỗ trợ không đứng về một bên. Đây là tham khảo từ Anh; khi có khiếu nại, dấu hiệu vi phạm hoặc xung đột lợi ích, cần chuyển đúng đầu mối, không dùng buổi “làm hòa” thay quy trình cần thiết. [4]
Phân vai trước khi triển khai
Hỗ trợ, đề xuất và quyết định là ba phần khác nhau
HRBP hỗ trợ
Tổng hợp vướng mắc, kết nối đầu mối, ghi điều đã thống nhất và theo dõi phản hồi.
HRBP đề xuất
Phương án hỗ trợ theo ca, cách báo lỗi, mốc rà lại; đề nghị xem xét ghi nhận nếu phù hợp.
Đầu mối có trách nhiệm
IT xử lý chuyên môn theo phân quyền; quản lý bố trí công việc; chủ dự án và người có thẩm quyền quyết định trong phạm vi được giao.
Trao đổi với quản lý
“Em hiểu anh muốn nhóm sớm dùng được phần mềm để bàn giao đơn thuận hơn. Hiện còn hai người chưa truy cập được, lịch hướng dẫn chưa đủ cả nhóm và hai mẫu đơn đang được hiểu khác nhau.
Em đề xuất mình xử lý các điểm này cùng với hướng dẫn thêm. Anh giúp xác nhận thời gian thực hành và đầu mối hai nhóm; em tổng hợp việc cần phối hợp. Phần thưởng mình nhờ C&B và Tài chính rà mục đích, tiêu chí, chi phí rồi trình trước khi thông báo.”
Đã gửi bảng phân công chưa có nghĩa các bên đã nhận việc. Cần xác nhận đầu mối, nguồn lực và mốc hẹn. Thưởng cũng không thay thế quyền truy cập, quy trình rõ ràng hoặc thời gian thực hành.
Đọc sâu · Mẫu C: kế hoạch phối hợp cho đợt thử
Giả định chủ dự án đồng ý cho lập phương án thử trong nhóm 12 người. Đây là đề xuất chờ các đầu mối xác nhận. T+1, T+2… là các ngày làm việc sau T trong bài tập, không phải lịch chuẩn của dự án chuyển đổi số.
Xử lý truy cập
IT + người dùng: kiểm tra quyền, lỗi và thử lại. HRBP ghi nhu cầu, theo dõi việc còn vướng.
Kiểm: người dùng thực hiện được bước cần dùng theo quyền được cấp.
Thống nhất bàn giao
Hai quản lý: chốt người gửi, người nhận, trường thông tin và cách phản hồi; chủ dự án quyết định phần vượt phạm vi. HRBP ghi kết quả đối chiếu.
Kiểm: có mẫu chung và phần chưa thống nhất được nêu rõ.
Thực hành theo ca
Quản lý + người hướng dẫn + IT: bố trí giờ và hỗ trợ nội dung. HRBP điều phối sau khi đầu mối xác nhận.
Kiểm: từng người có cơ hội làm trên dữ liệu giả lập, có ghi nhận phần cần hỗ trợ.
Trả lời câu hỏi về công việc
Chủ dự án + quản lý: xác nhận nội dung có thể thông tin. HRBP tập hợp câu hỏi và theo dõi lời hẹn.
Kiểm: phần chưa quyết định có người phụ trách và mốc cập nhật.
Thử cách báo lỗi
Quản lý + người hướng dẫn + người dùng: thống nhất nơi nhận và cách phản hồi. HRBP góp ý cách ghi nhận không quy kết.
Kiểm: vướng mắc có người xử lý và phản hồi.
Rà phương án thưởng
C&B + Tài chính: rà mục đích, tiêu chí và chi phí; người có thẩm quyền duyệt. HRBP nêu vấn đề cần giải quyết.
Kiểm: trạng thái đang xem xét, đã duyệt hay chưa áp dụng được ghi đúng.
Khi nhân viên hỏi: “Có giảm người không?”
Nếu chưa có thông tin được xác nhận, có thể nói: “Mình ghi nhận băn khoăn của bạn. Hiện nhóm đang thử quy trình bàn giao mới; ảnh hưởng cụ thể đến từng vị trí mình cần hỏi chủ dự án. Bạn đang lo nhất ở phần việc nào? Mình sẽ cập nhật vào mốc đã thống nhất.”
Thay lời hẹn bằng ngày, giờ thực tế. Nếu đã có quyết định và được phép thông tin, nói đúng quyết định đó. Chỉ ghi, chia sẻ nội dung cần thiết với người xử lý.
Nhìn lại đóng góp · Dữ kiện giả lập tại T+5
Tiến triển ở đâu, còn điều gì chưa biết?
Sau khi các đầu mối xác nhận kế hoạch và thực hiện phần việc, nhóm có kết quả dưới đây. Đây là kết quả phối hợp của quản lý, IT, người hướng dẫn, người dùng và HRBP.
| Chỉ báo trong nhóm 12 người | T | T+5 |
|---|---|---|
| Truy cập được | 10/12 | 12/12 |
| Đã được hướng dẫn | 8/12 | 12/12 |
| Có phiếu hoàn thành bài thực hành chung | 5/12 | 10/12 |
Nguồn theo từng chỉ báo: IT cùng người dùng; danh sách tham dự và lịch hướng dẫn bổ sung; phiếu quan sát bài thực hành chung. Hai người còn lại tại T+5 đã được quan sát và cần hỗ trợ bước xử lý đơn ngoại lệ.
Tách ba lớp khi báo cáo
- Hoạt động đã làm
- 12 người được hướng dẫn. Cho biết phần hỗ trợ đã diễn ra.
- Kết quả thực hành
- 10 người hoàn thành bài chung. Cho biết điều đã làm được trong phạm vi quan sát.
- Kết quả vận hành
- Chưa có dữ liệu trước và sau về đơn cần hỏi lại thông tin. Chưa kết luận giảm lỗi, tăng doanh số hoặc đủ điều kiện mở rộng toàn công ty.
Hai việc vẫn còn mở: ảnh hưởng dài hạn đến công việc chưa được chủ dự án trả lời đầy đủ; thưởng chưa được phê duyệt. Không báo cáo “mọi người đều yên tâm” hoặc “chính sách đã áp dụng”.
Đọc sâu · Mẫu D: bản cập nhật sau đợt thử
- Mục tiêu
- Giúp nhóm sử dụng quy trình bàn giao mới, hướng đến giảm hỏi lại thông tin. Hiệu quả trên đơn thật cần đo riêng.
- Đã xác nhận
- 12/12 người truy cập và được hướng dẫn; 10/12 hoàn thành bài thực hành chung. Hai người cần hỗ trợ đơn ngoại lệ.
- Phần HRBP
- Tổng hợp vướng mắc, kết nối đầu mối, ghi nội dung thống nhất và theo dõi việc chưa xong. Không nhận kết quả chung thành công riêng.
- Còn chờ
- Chủ dự án trả lời ảnh hưởng dài hạn đến công việc; người có thẩm quyền xem xét đề nghị thưởng.
- Đề xuất tiếp
- Quản lý và người hướng dẫn hỗ trợ hai trường hợp còn vướng. Chủ dự án xác nhận mốc cập nhật câu hỏi. Hai quản lý thống nhất cách ghi nhận đơn cần bổ sung thông tin trong kỳ tới; chốt đầu mối, thời gian và nguồn lực trước khi thực hiện.
Thực hành chính · Phiếu phân vai
Chọn một việc phối hợp, làm rõ người quyết định
Quay về thời điểm T. Chọn một vướng mắc: truy cập, lịch thực hành, mẫu bàn giao hoặc câu hỏi về công việc. Viết ba dòng:
- 1 · HRBP hỗ trợ gì?
Thông tin nào cần làm rõ, đầu mối nào cần kết nối, việc nào cần theo dõi?
- 2 · Cần đề xuất điều gì?
Phương án, nguồn lực hoặc mốc hẹn nào cần các bên xem xét?
- 3 · Ai thực hiện, ai quyết định?
Nêu người xử lý chuyên môn, người duyệt và phần bạn chưa được tự chốt.
Làm xong rồi mở gợi ý: trường hợp chưa truy cập được
- Hỗ trợ: cùng quản lý ghi nhu cầu sử dụng của hai người, chuyển đúng IT và theo dõi phản hồi.
- Đề xuất: kiểm tra tài khoản, quyền, lỗi kỹ thuật và thống nhất mốc cho người dùng thử lại.
- Thực hiện / quyết định: IT xử lý theo phân quyền được duyệt; quản lý xác nhận yêu cầu công việc; cấp quyền thuộc đầu mối có thẩm quyền.
Dấu hiệu: hai người đăng nhập và làm được bước cần dùng theo quyền được cấp. Đề nghị thưởng vẫn cần xem xét riêng.
Giữ phiếu trong hồ sơ học tập, ngay sau “Phạm vi vai trò” của bài 1. Các bài tập dưới dùng dữ liệu giả lập; không cần hồ sơ nhân viên thật hoặc triển khai chính sách để hoàn thành.
Luyện thêm 1 · Nhìn vai trò từ yêu cầu
Với mỗi yêu cầu, chọn nhóm vai trò nổi bật; ghi một câu hỏi, một đầu ra nhỏ và người phối hợp:
- A. Mở thêm kênh bán hàng, nhóm hiện tại cần chuẩn bị năng lực gì?
- B. Hai bộ phận hiểu khác tiêu chí hồ sơ đủ điều kiện nhận.
- C. Đã phổ biến phần mềm nhưng có người chưa hoàn thành bước xử lý đơn.
- D. Muốn mọi người báo lỗi, nhưng có ý kiến rằng người hỏi thường bị phê bình trước nhóm.
Gợi ý đối chiếu bốn yêu cầu
- A, tư vấn chiến lược: hỏi công việc mới khác hiện tại ở đâu; cùng quản lý và đào tạo ghi khoảng cách năng lực, chưa mặc định tuyển thêm.
- B, kết nối: đối chiếu tiêu chí trên vài mẫu; hai quản lý thống nhất bàn giao hoặc xác định phần cần cấp trên quyết định.
- C, hỗ trợ thay đổi: kiểm tra truy cập, thao tác, quy trình và thời gian; có kế hoạch với quản lý, IT, người hướng dẫn nhận việc.
- D, văn hóa: nghe và kiểm tra tình huống trước khi kết luận; cùng quản lý thống nhất cách nhận câu hỏi, phản hồi và mốc xem lại.
Mỗi việc có thể liên quan nhiều vai trò. Đây là phần nổi bật để luyện quan sát, không phải cách phân loại duy nhất.
Luyện thêm 2 · Kiểm tra kết luận trước khi đào tạo
Bản ghi tại T viết: “Mới 5 người làm được nên 7 người còn lại không chịu thay đổi. Sáng mai đào tạo lại cả nhóm và thông báo thưởng.”
Chỉ ra phần thiếu căn cứ, chọn ba việc cần kiểm tra và viết lời phản hồi quản lý.
Gợi ý: dữ kiện, phối hợp và quyền phê duyệt
Chưa có phiếu không đồng nghĩa làm sai hoặc phản đối. Có thể ưu tiên kiểm tra truy cập với IT, lịch học theo ca với quản lý và tiêu chí bàn giao giữa hai nhóm; thứ tự tùy mức cản trở. Bốn người nêu băn khoăn cũng cần được phản hồi riêng.
“Em hiểu anh muốn nhóm sớm thao tác được. Hiện mới có xác nhận hoàn thành của 5 người; phần còn lại em đề xuất rà truy cập, lịch hướng dẫn và cách bàn giao trước khi chốt hỗ trợ. Phần thưởng mình cần kiểm tra mục đích, tiêu chí, điều kiện và trình duyệt trước khi thông báo.”
Luyện thêm 3 · Viết báo cáo đúng phạm vi
Dùng T+5 sửa câu: “HRBP đào tạo xong 12 người, đạt 100% chuyển đổi số. Mọi người đều yên tâm, doanh số tăng. Triển khai toàn công ty và thưởng ngay.”
Viết một đoạn có kết quả đã xác nhận, giới hạn và bước tiếp theo.
Gợi ý bản báo cáo ngắn
“Đến T+5, 12 người truy cập được và đã được hướng dẫn; 10 người hoàn thành bài thực hành chung, hai người cần hỗ trợ đơn ngoại lệ. HRBP phối hợp các đầu mối tổng hợp vướng mắc và theo dõi xử lý.
Ảnh hưởng dài hạn đến công việc còn chờ chủ dự án xác nhận; thưởng chưa được duyệt. Chưa có dữ liệu kết quả vận hành hoặc doanh số để kết luận mở rộng. Đề xuất xác nhận lịch hỗ trợ hai người, mốc trả lời câu hỏi và cách theo dõi đơn cần bổ sung thông tin trong kỳ tới.”
Trước khi sang bài tiếp theo
Một phiếu rõ vai có giá trị hơn một danh sách việc dài
- Có mục tiêu: hiểu đơn vị cần cải thiện việc gì.
- Có phân vai: hỗ trợ, đề xuất, thực hiện chuyên môn và quyết định được ghi rõ.
- Có bằng chứng: tách hoạt động đã làm, kết quả thực hành và kết quả vận hành.
Tư duy đối tác cũng dùng được trong tuyển dụng, C&B hoặc vai trò HR khác. Không cần chờ đổi chức danh mới luyện cách làm này. [1]
Học tiếp bài 3 · Kỹ năng cần rèn của HRBP →Video · HRVN Academy
HRBP làm gì? Bốn vai trò qua tình huống
Khi xem, chọn một việc HRBP hỗ trợ và một quyết định thuộc quản lý hoặc đầu mối chuyên môn. Đối chiếu với phiếu phân vai của bạn.
Nguồn tham khảo và phạm vi bài học
Khung bốn nhóm, mẫu A/B/C/D, lời thoại và dữ liệu ABC là học liệu giả lập do HRVN Academy biên soạn, không phải biểu mẫu chính thức hoặc kết quả nghiên cứu của các nguồn sau:
- CIPD · Business partnering: hiểu bối cảnh và kết nối mục tiêu với thực hành nhân sự.
- CIPD · Critical role of HR business partnering: phạm vi, điều kiện tổ chức và trách nhiệm.
- CIPD Profession Map · Change: lắng nghe, tạo điều kiện và phối hợp khi thay đổi.
- Acas · Mediation at work: tham khảo đặc điểm tự nguyện và người hỗ trợ không đứng về một bên; không thay thế quy trình áp dụng tại Việt Nam.
Xem lại bài 1 · Toàn bộ lộ trình HRBP · Danh mục HRBP · Khóa học online
Cùng trao đổi0 bình luận
Bạn có câu hỏi hoặc một cách làm khác? Chia sẻ cùng Thành HR và mọi người nhé.